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Módulos de ERP

Un software ERP sirve para gestionar la actividad de una empresa. Dentro de una empresa hay distintos departamentos. Por eso, hay softwares modulares de ERP. Las empresas pueden contratar los módulos que necesitan para los departamentos que tienen.

Índice:

  1. Entrevista sobre una implantación de un ERP modular
  2. ¿Qué módulos hay?
    1. Paquete de módulos
  3. Tipos de módulos
  4. Ejemplos
    1. Sector cárnico
    2. Producción

Entrevista sobre una implementación de un software ERP modular

En esta entrevista hablamos con Óscar Monsalve, responsable de la implementación del software ERP en el Grupo COPASA. El Grupo COPASA está implementando un software ERP modular. La definición de software ERP modular se encuentra a continuación, a lo largo del artículo. En esta entrevista, el responsable del proyecto nos comenta cómo han hecho la preparación de la elección de los módulos, cómo se han gestionado para alinear las necesidades departamentales con las generales del ERP y las personalizaciones que han llevado a cabo:

¿Qué módulos hay dentro de un software de ERP?

Los módulos de un ERP están compuestos por funcionalidades que están relacionadas entre sí. Estas funcionalidades permiten automatizar y desarrollar actividades concretas de las empresas. Los módulos más comunes dentro de un software ERP son los siguientes:

modulos comunes erp

El módulo de contabilidad es el más básico para las empresas. Esto se debe a que todas las empresas deben llevar sus finanzas. Algunas funcionalidades que pueden encontrarse dentro de este módulo son: finanzas, facturas, purchase to pay e informes financieros.

Con el módulo de gestión de inventario, las empresas se aseguran de gestionar el stock. Tanto si es materia prima para producción o productos finales para la venta. De esta forma, una empresa puede controlar no tener excesivo stock de un ítem ni demasiado poco como para no poder trabajar. Para ello, se valen de la función de planificación y de un sistema de alertas. El sistema de alertas es especialmente importante para algunos sectores. Por ejemplo, el de la alimentación, ya que deben tener en cuenta las fechas de caducidad.

El módulo de gestión de almacenes permite conocer la ubicación de tu stock dentro de uno o varios almacenes y cuál ha sido su recorrido. Esto es importante para sectores cuyos almacenes funcionan como parte de producción. Por ejemplo, las empresas de jamones usan cámaras frigoríficas para la salazón y las gestionan como almacenes. Otras funciones más generales del módulo de almacenes son la gestión de ruta para recoger rápidamente los pedidos (incluso con guía para la recogida con voz) y el escaneo con código de barra.

El módulo de gestión de relaciones con el cliente (CRM) sirve para tener centralizada toda la información de los clientes (datos de contacto, conversaciones, etc.). El módulo de CRM suele usarse por los departamentos de marketing, ventas y/o de atención al cliente.

Importante: algunas empresas posicionan al cliente en el centro de su actividad. Por ello, un módulo de CRM no es suficiente, sino que necesitan un software especializado. Dentro de este tipo de softwares hay muchas posibilidades distintas dependiendo de si va a ser para marketing, ventas o atención al cliente. Por eso, el centro de conocimiento EKCIT ha creado el digiBook Sistema CRM: funcionalidades clave. Las empresas que se están orientando sobre este tipo de software pueden ver fácilmente todas las funcionalidades que hay de CRM.

El módulo de gestión de producción ayuda a las empresas a llevar un mejor control de sus procesos de fabricación. Dentro de este módulo se encuentran funcionalidades como la planificación de la producción, gestión de las órdenes de fabricación, planificación de la capacidad de producción, sistema MES, entre otras.

El módulo de gestión de la cadena de suministro (SCM) puede comprenderse de dos formas. La primera es como la gestión logística de materiales. La otra forma de comprender el SCM es como la gestión desde el proceso de compra de materias primas hasta que llega al usuario final. Por ello, en este módulo nos podemos encontrar funcionalidades como: gestión de aprovisionamiento, MRP (planificación de requerimientos de materiales), etc.

El módulo de gestión de recursos humanos sirve para hacer una gestión general del personal de una empresa. Dentro de este módulo nos podemos encontrar funciones como: portal de empleados y del mánager, reclutamiento, informes y análisis, nóminas, entre muchas otras.

¿Sabías que? El software de RRHH es uno de los que más se suele adquirir por separado. Esto se debe a la complejidad a la hora de gestionar el personal de una empresa. Dentro de este tipo de softwares hay muchas posibilidades. Por eso, el centro de conocimiento EKCIT ha creado el digiBook Sistema RRHH: funcionalidades clave. En su interior se encuentran agrupadas todas las funcionalidades de RRHH.

Este módulo está pensado para las empresas que trabajan con proyectos , ya sean empresas de marketing o empresas de construcción. En su interior se encuentran la gestión de presupuestos, una gestión de los materiales usados por cada proyecto, las horas acumuladas, etc.

El módulo de inteligencia de negocios (Business Intelligence, BI) sirve para analizar los datos empresariales y, así, poder tomar decisiones estratégicas y operativas. A veces, estos informes y/o datos también se muestran en cuadros de mando. Estos cuadros de mandos ofrecen una visión general clara para que los directivos puedan visualizar los datos relevantes y permanecer actualizados sobre el estado de la empresa.

El módulo de ventas sirve para controlar los pedidos de los clientes, gestionar los equipos comerciales y crear las estrategias para aumentar las ventas. Para ello, este módulo se alimenta de la información que obtiene de otros módulos como el de CRM y/o el de e-commerce.

El módulo de compras ayuda a que el departamento de administración pueda llevar un control financiero de los materiales que se compran. Dos de sus funcionalidades más conocidas son: portal de proveedores y purchase-to-pay (P2P). Esta segunda función gestiona el proceso que transcurre desde la solicitud de compra de un elemento hasta su pago.

El módulo de gestión documental se encarga de almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Este módulo se compone de funcionalidades como: control de versiones, colaboración en tiempo real, archivo digital

Importante: algunas empresas tienen que gestionar muchos documentos de una gran variedad de clases distintas. Además, también pueden requerir funcionalidades que no están incluidas dentro de un módulo, pero sí en un sistema especializado en gestión documental. Por ello, el centro de conocimiento EKCIT ha publicado el digiBook Gestión documental: funcionalidades clave. En este digiBook se encuentran todas las funcionalidades y posibilidades de los paquetes de gestión documental.

El módulo de gestión de calidad ayuda a que el trabajo se realice siempre de una forma uniforme y de alta calidad. También, tiene como propósito conseguir la máxima calidad de un producto, de un proceso de producción, o de un servicio u organización. Con ayuda de este módulo, las empresas pueden gestionar mejor sus normas ISO.

Atención: para algunas empresas la gestión de la calidad es vital, ya sea por el sector al que pertenecen o por su modus operandi. Dependiendo del motivo por el que requieren esta gestión y del nivel de especialización que necesitan, puede no ser suficiente con un módulo. Por eso, también hay empresas que contratan un sistema especializado en gestión de la calidad. Por ello, el centro de conocimiento EKCIT ha publicado el Premium digiBook Quality Management: funcionalidades clave. En este Premium digiBook se encuentran todas las funcionalidades y posibilidades de los paquetes de gestión de la calidad.

Este módulo es cada vez más importante debido a la apertura del mercado digital. Se trata de la gestión de las ventas online a través de un webshop (ya sea Magento, WooCommerce u otro). Hay muchas empresas que ya son desde su nacimiento 100% digitales. También hay muchas empresas tradicionales que van cada vez más hacia lo digital y necesitan este módulo.

El módulo de gestión de transporte también es conocido por su término en inglés, Transport Management System (TMS). El TMS es usado por empresas que tienen sus propios vehículos de transporte. Algunas de las funcionalidades más comunes dentro de este módulo son: planificación de viajes; planificación de rutas; navegación; uso óptimo de recursos; gestión de flotas; etc.

El módulo de servicios de gestión de campo, también conocidos como Field Service, es especialmente útil para aquellas empresas que desarrollan su actividad en el terreno del cliente. Con ayuda de este módulo, se hace: creación y seguimiento de órdenes de trabajo, mantenimiento, reparaciones, consulta del inventario, planificación de citas, etc. desde un dispositivo móvil o tablet.

Atención: los módulos de un ERP incluyen las funcionalidades básicas de cada área. No obstante, puede que el módulo no sea suficiente si la empresa necesita una solución muy especializada en un área o con una gran potencia. En ese caso, hay soluciones best-of-breed (específicas) que pueden conectarse con el software ERP.

Paquete de módulos

Cuando se habla de software modular, se tiende a pensar en la adquisición individual de los módulos. No obstante, hay muchos softwares que también ofrecen paquetes de módulos. Estos paquetes incluyen módulos que suelen contratarse juntos a un precio más económico que si se adquirieran uno a uno.

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La empresa Microsoft es uno de los fabricantes que ofrece su software con paquetes de módulos. Su software ERP Dynamics 365 Business Central tiene dos planes: Essentials y Premium. El plan Essentials incluye los módulos de administración financiera, ventas, marketing, entrega, compras, pagos a proveedores, inventario, planificación de suministro y disponibilidad, gestión de proyectos y gestión de almacenes. Este plan cuesta 59€ por usuario completo al mes. El plan Premium incluye todos esos módulos y gestión de servicios y fabricación. El coste de este plan es de 84,30€ por usuario completo al mes.

Importante: aquí se está hablando del coste por licencia. No obstante, en la implementación de un software también hay otros costes imputables que los proveedores no suelen mencionar de primeras. En la Guía ERP hay una lista de los costes ocultos más comunes que hay en un proyecto de implantación de ERP.

Tipos de módulos

Los módulos de un software ERP pueden dividirse en 3 tipos distintos:

  • Básicos: los módulos básicos son aquellos que necesita toda empresa para gestionar su actividad sin importar su tamaño y sector. Por ejemplo, el módulo de contabilidad.
  • Opcionales: los módulos opcionales son aquellos que, aún siendo generales, sólo son necesarios para ciertas empresas. Por ejemplo, una empresa que fabrica por stock necesitará un módulo de gestión de inventario. Sin embargo, otra empresa que fabrique por pedido no necesitará gestión de inventario, ya que se pedirá el stock a medida que se vaya necesitando.
  • Verticales: los módulos verticales son aquellos que están especialmente diseñados para un sector concreto. Es decir, si una empresa se dedica a la fabricación de máquinas, necesitará un módulo de producción. No obstante, si se trata de una empresa de servicios financieros, no tiene sentido que la empresa tenga un módulo de producción. Otro ejemplo de módulo de módulo vertical sería el de gestión de laboratorio (LIMS) para empresas con pequeños laboratorios internos.

Ejemplos de empresas con módulos

Actualmente, hay muchas empresas que implementan softwares ERP modulares. Esto se debe a que los softwares modulares son escalables. Por tanto, si crecen en el futuro, siempre pueden contratar módulos adicionales. Otro motivo por el cual las empresas eligen softwares modulares es para poder realizar implementaciones por fases. Así, primero implementan las más esenciales para su actividad (y que necesitan con más urgencia). Después, se van escogiendo según necesidad.

Debido a la amplitud de módulos y facilidad de escalabilidad, este tipo de software puede ser contratado por todo tipo de empresas.

Uso de un software ERP modular en una empresa cárnica

Debido a su actividad, una empresa de carne puede requerir un sistema ERP con contabilidad y finanzas, producción, gestión de inventarios, CRM, gestión documental y BI. De esta forma, puede controlar toda su producción, para tener la materia prima necesaria siempre lista para hacer frente a los pedidos de los clientes. Además, gracias a los módulos básicos de contabilidad y finanzas, pueden llevar en interno la contabilidad de la empresa sin tener que acudir a una asesoría. Por otra parte, usan el módulo de inteligencia de negocios para poder predecir la demanda.

business intelligence venta carne historico 

Uso de un software ERP modular en una empresa de producción

La adquisición de un software modular puede ser la solución para una empresa de producción de envases. Esta empresa necesitará un sistema ERP con los módulos de contabilidad y facturación, gestión de pedidos de clientes, gestión de proveedores y MRP. Así, puede dar servicio a los pedidos de los clientes y encontrar fácilmente a qué proveedor comprar qué material.

Además, cabe la posibilidad de integrar softwares especializados con sistemas modulares de ERP. De esta forma, pueden controlar todas las áreas de la empresa, sin tener que contratar un software específico para cada necesidad. Por eso, como su actividad es la producción, la empresa de fabricación de envases puede adquirir un software especializado MES e integrarlo con el ERP. Así, consigue obtener un sistema lo más central posible, sin tener que quedarse con un módulo MES que no cubría todas sus necesidades. Además, al hacer esta integración, se mejora la conexión entre las diferentes áreas y se evita la duplicidad de datos, cosa que pasaría si una empresa adquiere un programa para cada necesidad (ventas, producción, compras, producción, etc.).

Atención: cuanto más grande la empresa, más módulos e integraciones con otros softwares se requerirá. Esto significa que el coste de la implementación del software ERP también será mayor. En la Guía ERP se encuentra un planificador de presupuestos que muestra los rangos de presupuestos según el tamaño y necesidades de la empresa.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 16 mayo). Módulos de ERP. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/enterprise-resource-planning/modulos-erp