Índice:

1. ¿Cómo funciona el portal de proveedores?
2. Coste del software
3. Optimizar la gestión de proveedores
4. Diferencias entre CRM y SRM

El portal de proveedor ayuda a escoger la mejor opción de compra

El portal de proveedores es una herramienta de softwareUn software es el componente lógico del que está constituido un equipo informático. Es decir, se trata de una herramienta que está formada por todos los componentes del sistema que no se pueden tocar, pero que hacen posible la realización de tareas específicas, como por ejemplo: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores de imágenes, sistema operativo, etc. que ayuda a las empresas a agilizar el proceso de compra. El portal de proveedores pertenece al ámbito de la gestión de relación con los proveedores (Supplier Relationship Management, SRM). Al igual que la gestión de relaciones con los clientesLa gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente. (Customer Relationship Management, CRM) se encarga de mejorar la experiencia entre una empresa y sus clientes, la de gestión de proveedores se encarga de mejorarla entre una empresa y sus proveedores.

Generalmente, este portal realiza una función muy útil para empresas con muchos proveedores y para entidades públicas que necesitan mostrar que son transparentes en las licitaciones. El portal de proveedores ayuda a las empresas a comparar las distintas opciones de proveedores de forma automatizada. Para ello, primero, las empresas deben otorgarles un usuario y contraseñaLa gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores. a los proveedores, tanto a los que ya tenga como a potenciales proveedores. Estos potenciales proveedores también son añadidos por diferentes motivos: ya sea porque ofrecen productos o servicios que los habituales no tienen; por recomendación; para tener más opciones; porque el proveedor habitual no pueda ofrecer la cantidad suficiente; etc.

Una vez están inscritos los proveedores, crean unas listas para dividirlos según las necesidades que puedan cubrir, ya sea una separación por tipos de productos o servicios. De esta manera, se tendrá un sistema de filtrado y solo se establecerá comunicación con los que tenga ese producto o servicio. Para tener un sistema de filtrado más exhaustivo, las empresas suelen mandarles una solicitud de informaciónLa Solicitud de Información es más conocida por sus siglas del término anglosajón, RFI (Request for Information). El RFI es un documento con el que una empresa solicita información sobre un producto o servicio a los proveedores. Con la respuesta de los proveedores, la empresa obtiene una idea de las posibilidades que le ofrece cada proveedor. La empresa también puede comparar a los distintos proveedores (de manera superficial). (Request For Information, RFI) a los proveedores para saber qué productos o servicios ofrecen exactamente.

Nota: Cada empresa tiene sus propias características, por lo que no todas necesitan lo mismo. Sin embargo, hay situaciones recurrentes en las que pueden necesitar implementar el portal de proveedores. La Guía ERPLa Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  incluye situaciones y consejos sobre posibles integraciones para sacar el máximo provecho al portal de proveedores.

Cuando la empresa necesita uno o varios productos o servicios, redacta una solicitud de propuestaLa Solicitud de Propuesta, o Request For Proposal (RFP) en inglés, es el documento que una empresa crea para pedir propuestas a posibles proveedores de productos o servicios TIC para el proyecto. Un enfoque que suelen tomar las empresas es la combinación de una RFP con una presentación y/o demostración de la solución ofrecida. El RFP suele ir precedido de una Solicitud de Información (Request for Information, RFI), una solicitud de información sobre el paquete y el proveedor más informal. (Request for Proposal, RFP), la cual incluye una lista de sus necesidades. Esta RFP se manda a todos aquellos proveedores que puedan cubrir todo o algo de esa lista. En esa petición también se pueden incluir requisitos que la empresa desea que cumpla el proveedor (una determinada norma ISOLas normas ISO son normativas internacionales para la optimización de los procesos empresariales, fueron elaboradas por la Organización Internacional de la Estandarización (ISO, International Standard Organization). Los miembros de ISO son representantes de los institutos de normalización nacionales, como la UNE en España (Una Norma Española). Estos representantes establecen las normativas ISO en consenso. Las estandarizaciones establecidas por consenso se escriben en un documento en inglés y se facilita su adquisición a través de la plataforma ISO. Las organizaciones nacionales también ofrecen traducciones de dichas normas., tener un software que se pueda comunicar con EDIEl intercambio electrónico de datos (Electronic Data Interchange, EDI) es la tecnología que se encarga de que la comunicación entre empresas sea estándar y electrónica. Generalmente, las empresas mayoristas B2B y las del sector de producción son las que hacen uso del software EDI. La estandarización de la comunicación a través de EDI reduce la cantidad de documentos que se intercambian. Los mensajes que se mandan a través de EDI se llaman transacción. Esta transacción comunica claramente todos los detalles de un pedido o factura al proveedor o cliente. ,…). La principal ventaja del portal es un ahorro de tiempo, ya que se manda automáticamente la solicitud a todos los proveedores correspondientes. Este ahorro de tiempo es tanto para la empresa como para los proveedores, promoviendo así la fidelidad de los proveedores. Las empresas que no tienen esta solución tienen que llamar a cada proveedor de forma individual para conseguir la información.

Los proveedores reciben una notificación de que la empresa les ha mandado una lista con sus necesidades y requisitos adicionales, y ellos le mandan una respuesta a través del portal de proveedores. De esta forma, el encargado de compra de la empresa recibe toda la información automática en su sistema y puede comparar entre las diferentes opciones digitalmente. Por lo que, con esta plataforma, la empresa puede tomar sus decisiones de compras más rápido. Debido a la gran cantidad de opciones de proveedores que pueden salir al comparar, las empresas suelen tener en cuenta el desempeño e historial de ventas de los proveedores. En la Guía ERPLa Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  también se incluye unos consejos sobre cómo una personalización del portal puede ayudar con la toma de decisión de compra.

Si un proveedor tiene alguna duda o sugerencia que hacer a la empresa, en muchos programas, este comentario lo puede hacer a través de un apartado de chat de comentarios. El comentario le llega al encargado de compra con una notificación al email y este se meterá en dicho apartado para contestar. Esto ocurre, por ejemplo, cuando una empresa de construcción ha pedido pintura blanca 1.0. Pero puede ser que un proveedor tenga pintura blanca 1.00, 1.01, 1.02,…y quiere saber en cuál estaría verdaderamente interesada en comprar la empresa. O, también, en el caso de que una oficina requiera papel, un proveedor puede intentar destacar en calidad al comunicar que cumple con la norma ISO 9706, que trata sobre la calidad del papel.

El portal del empleado puede funcionar como un módulo independiente o integrado dentro del ERP de la empresa. Si es un módulo aparte, entonces, cuando se elige proveedor, el resto de la interacción, por ejemplo finanzasLa administración financiera de una empresa que incluye, entre otras funciones, la contabilidad (en sus vertientes contable, financiera y analítica), el control de costes, la gestión de cobros y pagos, la gestión de tesorería, y la presupuestación, no suele ser la parte más atractiva de gestionar. Todo lo relacionado con la gestión financiera y administrativa de la organización – desde la gestión de bancos hasta la elaboración y presentación de las cuentas anuales-, suele ser un tema secundario para los empleados. y ventasLa gestión de ventas consiste en controlar los pedidos de los clientes y, además, gestionar los equipos comerciales y crear las estrategias para incrementar el número de ventas. Esta gestión forma parte del core de una empresa, ya que, si no hay ventas, no hay dinero. Dependiendo del tamaño de la empresa, esta gestión puede llevarse con un Excel. Sin embargo, cuando ya se llega a cierto volumen de ventas, gestionar las ventas con un excel se hace imposible., se maneja con Excel o con otro sistema manual que la empresa tenga establecido.

Si está integrado con el sistema ERP, entonces, es comparable a la integración de un ecommerce con el ERPUna tienda virtual es un  buen canal de venta, pero sin la información subyacente no se podría vender nada ni llevar bien la gestión de pedidos y la contabilidad. Entrar esta información de forma manual (a tiempo real) en la tienda online no es factible para la mayoría de las empresas. Por ello, las organizaciones quieren conectar su tienda virtual con el sistema ERP. De esta forma, tienen automáticamente una indicación del inventario, de los precios y de las especificaciones de los productos son esenciales para el funcionamiento del entorno web. . En cuanto se escoge un proveedor, se avisa automáticamente al proveedor y pasa toda la información al departamento de compras y finanzas. La facturaLa facturación se manda cada vez más de forma electrónica, pero no es suficiente para llamarlo factura electrónica. Una versión PDF de una factura sí que es un documento electrónico, pero no se procesa automáticamente de manera inmediata. En una factura electrónica sí que sucede esta factura automática. El software de contabilidad de la empresa que lo envía, crea un archivo digital estructurado que hace que el sistema de contabilidad de la empresa que lo recibe lo pueda procesar electrónicamente. y el albarán de compra también se crean automáticamente y el proveedor puede consultar cuando desee en el portal. Además, el portal de proveedores también ofrece la posibilidad de tener un control de trazabilidadEl control de trazabilidad consiste en el seguimiento de un elemento desde su origen hasta que llega a su destino final. Cada vez más exigido por ley a las empresas. Por tanto, muchas empresas contratan un software de gestión (ERP) que incluya la función de control de trazabilidad (sobre todo, aquellas que se dedican a la alimentación, farmacia, producción y/o distribución). De esta forma, se puede hacer el seguimiento de las materias primas o productos básicos que hayan salido de la empresa o que se necesiten para llevar a cabo la actividad empresarial.. Este control puede servir tanto para los documentos que se crean a partir de la comunicación y la compra a proveedores como el seguimiento del producto en sí para ver en qué estado o dónde está.

Coste de un portal de proveedores

El precio final de un portal de proveedores está sujeto a múltiples factores. Los principales factores en la diferencia de precio residen en si se adquiere como compra o como software como servicioEl SaaS (Software as a Service, o software como servicio, en español) es una modalidad para la adquisición de software. Con esta modalidad, la empresa que implementa el software no es dueña del sistema, pero consigue acceso a distancia a un paquete de software que está instalado en el servidor del proveedor. Este acceso se realiza a través de una conexión en la nube. Por lo tanto, el modelo SaaS pertenece a la categoría de “Todo como servicio” o XaaS (Anything as a Service). (Software as a Service, SaaS); en la cantidad de personalizaciónPersonalizar un software consiste en hacer adaptaciones en el software para que se ajuste a los procesos y a la cultura de una empresa. Estas adaptaciones ayudan a que el sistema cumpla con las necesidades de la empresa y evitan tener que hacer tareas manualmente. Cuando se contrata un software, éste tiene unos módulos y unas funcionalidades estándares. No obstante, no hay una forma “estándar” de trabajar, sino que cada empresa tiene su propia forma de proceder.; y, en la cantidad de administradores que requiere el portal. Por ejemplo, una mensualidad de un portal de proveedores sencillo con SaaS rondaría los 250-400€. Sin embargo, a este precio hay costes ocultos que se les añade al principio de una implementación. En la Guía ERP 2021La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  se incluye una lista con los costes ocultos que pueden aparecer en una implementación de ERP.

¿Qué supone esta herramienta para los proveedores?

El portal de proveedores ayuda a fidelizar proveedores. Este portal ofrece facilidades también para los proveedores. A través de este portal, los proveedores pueden:

• recibir una notificación en su email cada vez que el cliente necesite algo que él ofrezca con las necesidades y requisitos de la empresa;
• poder contestar desde la plataforma de forma automática y consultar el historial de la empresa para ofrecer una propuesta personalizada;
• comunicación con la empresa en forma de chat de comentarios por si se tiene alguna duda o propuesta respecto a la compra que la empresa quiere hacer;
• una vez que se produce una compra, el proveedor puede consultar cuando quiera el albarán, las facturas, contratos y el historial de compra en el portal de proveedores.

Diferencias entre CRM y SRM

Como se ha mencionado anteriormente, el portal de proveedores se encuentra dentro de la gestión de relaciones de proveedores (SRM). El parecido con el término CRM es algo lógico debido a que ambos gestionan las relaciones con externos. Sin embargo, son dos caras de un mismo enfoque, el de cuidar las relaciones. En la siguiente tabla se establece una comparación entre ambos conceptos: