Portal de proveedores
El portal de proveedor ayuda a escoger la mejor opción de compra
El portal de proveedores es una herramienta de software que ayuda a las empresas a agilizar el proceso de compra. El portal de proveedores pertenece al ámbito de la gestión de relación con los proveedores (Supplier Relationship Management, SRM). Al igual que la gestión de relaciones con los clientes (Customer Relationship Management, CRM) se encarga de mejorar la experiencia entre una empresa y sus clientes, la de gestión de proveedores se encarga de mejorarla entre una empresa y sus proveedores.
Generalmente, este portal realiza una función muy útil para empresas con muchos proveedores y para entidades públicas que necesitan mostrar que son transparentes en las licitaciones. El portal de proveedores ayuda a las empresas a comparar las distintas opciones de proveedores de forma automatizada. Para ello, primero, las empresas deben otorgarles un usuario y contraseña a los proveedores, tanto a los que ya tenga como a potenciales proveedores. Estos potenciales proveedores también son añadidos por diferentes motivos: ya sea porque ofrecen productos o servicios que los habituales no tienen; por recomendación; para tener más opciones; porque el proveedor habitual no pueda ofrecer la cantidad suficiente; etc.
Una vez están inscritos los proveedores, crean unas listas para dividirlos según las necesidades que puedan cubrir, ya sea una separación por tipos de productos o servicios. De esta manera, se tendrá un sistema de filtrado y solo se establecerá comunicación con los que tenga ese producto o servicio. Para tener un sistema de filtrado más exhaustivo, las empresas suelen mandarles una solicitud de información (Request For Information, RFI) a los proveedores para saber qué productos o servicios ofrecen exactamente.
Nota: Cada empresa tiene sus propias características, por lo que no todas necesitan lo mismo. Sin embargo, hay situaciones recurrentes en las que pueden necesitar implementar el portal de proveedores. La Guía ERP incluye situaciones y consejos sobre posibles integraciones para sacar el máximo provecho al portal de proveedores.
Cuando la empresa necesita uno o varios productos o servicios, redacta una solicitud de propuesta (Request for Proposal, RFP), la cual incluye una lista de sus necesidades. Esta RFP se manda a todos aquellos proveedores que puedan cubrir todo o algo de esa lista. En esa petición también se pueden incluir requisitos que la empresa desea que cumpla el proveedor (una determinada norma ISO, tener un software que se pueda comunicar con EDI,…). La principal ventaja del portal es un ahorro de tiempo, ya que se manda automáticamente la solicitud a todos los proveedores correspondientes. Este ahorro de tiempo es tanto para la empresa como para los proveedores, promoviendo así la fidelidad de los proveedores. Las empresas que no tienen esta solución tienen que llamar a cada proveedor de forma individual para conseguir la información.
Los proveedores reciben una notificación de que la empresa les ha mandado una lista con sus necesidades y requisitos adicionales, y ellos le mandan una respuesta a través del portal de proveedores. De esta forma, el encargado de compra de la empresa recibe toda la información automática en su sistema y puede comparar entre las diferentes opciones digitalmente. Por lo que, con esta plataforma, la empresa puede tomar sus decisiones de compras más rápido. Debido a la gran cantidad de opciones de proveedores que pueden salir al comparar, las empresas suelen tener en cuenta el desempeño e historial de ventas de los proveedores. En la Guía ERP también se incluye unos consejos sobre cómo una personalización del portal puede ayudar con la toma de decisión de compra.
Si un proveedor tiene alguna duda o sugerencia que hacer a la empresa, en muchos programas, este comentario lo puede hacer a través de un apartado de chat de comentarios. El comentario le llega al encargado de compra con una notificación al email y este se meterá en dicho apartado para contestar. Esto ocurre, por ejemplo, cuando una empresa de construcción ha pedido pintura blanca 1.0. Pero puede ser que un proveedor tenga pintura blanca 1.00, 1.01, 1.02,…y quiere saber en cuál estaría verdaderamente interesada en comprar la empresa. O, también, en el caso de que una oficina requiera papel, un proveedor puede intentar destacar en calidad al comunicar que cumple con la norma ISO 9706, que trata sobre la calidad del papel.
El portal del empleado puede funcionar como un módulo independiente o integrado dentro del ERP de la empresa. Si es un módulo aparte, entonces, cuando se elige proveedor, el resto de la interacción, por ejemplo finanzas y ventas, se maneja con Excel o con otro sistema manual que la empresa tenga establecido.
Si está integrado con el sistema ERP, entonces, es comparable a la integración de un ecommerce con el ERP. En cuanto se escoge un proveedor, se avisa automáticamente al proveedor y pasa toda la información al departamento de compras y finanzas. La factura y el albarán de compra también se crean automáticamente y el proveedor puede consultar cuando desee en el portal. Además, el portal de proveedores también ofrece la posibilidad de tener un control de trazabilidad. Este control puede servir tanto para los documentos que se crean a partir de la comunicación y la compra a proveedores como el seguimiento del producto en sí para ver en qué estado o dónde está.
Coste de un portal de proveedores
El precio final de un portal de proveedores está sujeto a múltiples factores. Los principales factores en la diferencia de precio residen en si se adquiere como compra o como software como servicio (Software as a Service, SaaS); en la cantidad de personalización; y, en la cantidad de administradores que requiere el portal. Por ejemplo, una mensualidad de un portal de proveedores sencillo con SaaS rondaría los 250-400€. Sin embargo, a este precio hay costes ocultos que se les añade al principio de una implementación. En la Guía ERP 2020 se incluye una lista con los costes ocultos que pueden aparecer en una implementación de ERP.
¿Qué supone esta herramienta para los proveedores?
El portal de proveedores ayuda a fidelizar proveedores. Este portal ofrece facilidades también para los proveedores. A través de este portal, los proveedores pueden:
- recibir una notificación en su email cada vez que el cliente necesite algo que él ofrezca con las necesidades y requisitos de la empresa;
- poder contestar desde la plataforma de forma automática y consultar el historial de la empresa para ofrecer una propuesta personalizada;
- comunicación con la empresa en forma de chat de comentarios por si se tiene alguna duda o propuesta respecto a la compra que la empresa quiere hacer;
- una vez que se produce una compra, el proveedor puede consultar cuando quiera el albarán, las facturas, contratos y el historial de compra en el portal de proveedores.
Diferencias entre CRM y SRM
Como se ha mencionado anteriormente, el portal de proveedores se encuentra dentro de la gestión de relaciones de proveedores (SRM). El parecido con el término CRM es algo lógico debido a que ambos gestionan las relaciones con externos. Sin embargo, son dos caras de un mismo enfoque, el de cuidar las relaciones. En la siguiente tabla se establece una comparación entre ambos conceptos:
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