Índice:
- ¿Qué es Purchase-to-pay?
- Fases
- Proceso P2P en las empresas
- Purchase-to-pay independiente vs. dentro del ERP
¿Qué es un sistema de Purchase-to-pay?
Purchase-to-pay (P2P), también conocido como Procure-to-pay o de la compra al pago, es el proceso que transcurre desde la solicitud de compra de un elemento hasta su pago. Es decir, este proceso consiste en gestionar el aprovisionamiento, desde que se descubre que se requiere un producto o servicio, pasando por su compra, su entrega, hasta su pago y su gestión contable.
Este proceso es especialmente importante en empresas comerciales, grandes y/o internacionales. Esto se debe a la cantidad de productos y servicios que requieren. Por tanto, estas empresas generan muchas líneas de contabilidad con diferentes proveedores. Al tener varios elementos a considerar en la compra de un servicio o producto, es muy fácil que una empresa pierda la visión global del proceso de P2P. Algunas empresas intentan controlar este proceso con Excel, pero llegado a cierto nivel de cantidad de transacciones, esta tarea se complica. Por eso, hay organizaciones que se ayudan de software para gestionar el proceso de la compra al pago.
¿Sabías que? A la hora de adquirir un producto o servicio es muy importante tener una buena comunicación con los proveedores. Si no fuera así, es posible que una empresa pierda un detalle relevante del producto que ha comprado y que este finalmente no le valga. En la Guía ERP encontrará trucos y consejos para sacar el máximo provecho a las comunicaciones con sus proveedores.
¿De qué fases se compone el Purchase-to-pay?
Un proceso de purchase-to-pay pasa por distintas fases. Cómo avanzan las empresas por estas fases varía dependiendo de su forma de trabajar, de su tamaño y de su sector, entre otros factores. No obstante, independientemente de estos factores, todo proceso de purchase-to-pay pasa por: una solicitud de proceso de compra; (muchas veces) la aprobación del responsable; la adquisición del producto o servicio en sí; la entrega del producto o la realización del servicio por parte del partner; la recepción de la factura; y, finalmente, la tramitación, contabilización y pago de la factura.
¿Qué hay que tener en cuenta al adquirir un servicio o producto?
Según sea la empresa, la adquisición de un producto o servicio la puede llevar a cabo el director del departamento pertinente, siempre que esté dentro de su presupuesto, o un departamento de compras. Las peticiones de compra son rellenadas por el responsable del departamento que necesite el producto o servicio y la solicitud debe ser validada por el responsable de compra.
Muchas empresas optan por automatizar este proceso, creando la posibilidad de hacer la petición de la compra desde el mismo software ERP o módulo de compras. De esta forma, queda registrado quién comenzó el proceso de compra y cuándo sucedió. También se registra cuáles son las especificaciones acerca del servicio o producto requerido.
El departamento de compras recibe, por tanto, toda la información pertinente junto con la petición. Desde el propio sistema puede validar la compra y mandar una solicitud de propuesta a los proveedores.
Es importante tener en cuenta los posibles acuerdos con los distintos proveedores. La gestión de los contratos de este tipo es importante para poder sacarle el máximo rendimiento a las adquisiciones de los proveedores.
Por ejemplo, una empresa de telecomunicaciones requiere 300 kilos de cobre. Al contemplar los proveedores que tiene para dicho material, vé que tiene 2. El primer proveedor vende el kilo de cobre a 5,74€/kg, mientras que el proveedor 2 vende el kilo de cobre a 5,70€/kg. Por lo tanto, podría parecer que el segundo proveedor es el que tiene un precio más asequible. No obstante, si miramos los contratos, a veces hay cláusulas que pueden variar el precio a partir de cierta cantidad. Es posible que el proveedor 1 tenga un acuerdo con la empresa por el cual le vende el cobre a 5,74 €/kg hasta 200 kg y, a partir de esa cantidad, todo el cobre que se compre saliera un 10% más barato (a 5,17€/kg). En dicho caso, el primer proveedor sería más asequible para esta compra.
| Ejemplo de costes con descuento por acuerdo con un proveedor | |
|---|---|
| Proveedor 1 | Proveedor 2 |
|
1kg de cobre = 5,74 € (A partir de 200, el kg sale 10% más barato =5,17€) |
1 kg de cobre = 5,70€ |
| Precio por 300 kg de cobre | Precio por 300 kg de cobre |
|
5,74€ * 200 = 1148€ 5,17€ * 100 = 517€ |
5,70€ * 300 = 1710€ por 300kg |
| Total = 1665€ por 300kg | Total = 1710€ por 300kg |
Los acuerdos con los proveedores y los productos y servicios que ofrecen cada uno son fáciles de pasar por alto si no se tiene una buena gestión de ellos. Por ello, hay empresas que adquieren un portal de proveedores. Desde este portal, los encargados de compras pueden comparar fácilmente los diferentes proveedores y tener en esa misma pantalla los acuerdos a la vista para tenerlo en cuenta. En la Guía ERP hay un análisis de cuándo es recomendable tener un portal de proveedores y qué coste puede rondar.
Nota: a veces, el canal de compra también es importante. Esto es importante ya que el precio de un producto o servicio de un mismo proveedor puede variar dependiendo de si se solicita desde su web, su aplicación o una plataforma de terceros.
Cuando por fin se le hace el pedido a un proveedor, la solicitud de pedido pasa del estado de “validada” a “comprada”. En este paso, muchas empresas optan por subir al sistema un documento de confirmación de compra para llevar un mayor control.
Llevar una gestión del producto/servicio recibido
Cuando un pedido se recibe, se registra en el sistema. Generalmente, se registra el recibo del pedido escaneando un código de barras o la etiqueta de identificación por radiofrecuencia (RFID, Radio-Frequency Identification). De esta forma, se actualiza el estado de la compra a “recibida” y se incluyen los productos recibidos en el inventario. El albarán debe almacenarse. Para tenerlo más a mano, hay empresas que optan por tenerlo en formato digital, así que si le llega en papel, escanean el albarán para guardarlo en el sistema. De esta forma, se consigue tener un control más centralizado de la compra.
Cuando lo que se ha comprado ha sido un producto, hace falta guardarlo en el almacén (correspondiente). Una vez se pone en el almacén, se registra en el lugar que se ha colocado para que el sistema sepa que ya está colocado. Así, el estado de la compra pasa de “compra recibida” a “compra colocada”.
Recepción y tramitación de la factura del proveedor
Las facturas de los pedidos pueden recibirse de distintas formas: una a una o recapitulativas; y, en papel o en digital. Al llegar, el estado de la compra pasa de “compra colocada” a “factura recibida” o “factura pendiente”.
Cuando se recibe una factura en papel, las empresas tienen que meter los datos de forma manual dentro del sistema financiero. Algunas empresas intentan digitalizar esta fase y lo hacen con un sistema de OCR. Así, se puede volcar la información dentro del sistema sin tener que introducirlo manualmente y se almacena una copia de la factura fácil de encontrar.
¿Sabías que? Es posible eliminar el original de una factura en papel. Sin embargo, para que la copia digital sea legalmente válida es importante que se haga con un software de digitalización certificado por la AEAT. Si desconoce qué softwares de digitalización son válidos para la AEAT, no dude en ponerse en contacto telefónico y un consultor del centro de conocimiento EKCIT le ayudará: +34 954 040 045.
Si se recibe la factura en formato digital , las empresas pueden volcarlas directamente en el sistema financiero y conservarlas digitalmente. En muchas ocasiones, las facturas necesitan ser validadas por el responsable de la compra antes de ser contabilizada. Esto puede verse dentro del proceso purchase-to-pay, comprobando quién fue el que solicitó la compra del producto. Cuando el responsable apruebe la factura, el estado del proceso purchase-to-pay pasa de “factura pendiente/recibida” a “factura aprobada” y se crea el asiento contable para pagar al proveedor.
Para automatizar el procesos de los correos entrantes, algunas empresas tienen un digital mailroom (o automatización de la sala de correo) que distribuye los emails entrantes entre las diferentes áreas dependiendo de si son facturas, quejas, contratos, etc. A su vez, el flujo de trabajo de la factura se acelera con ayuda de una automatización robótica de procesos (RPA). Este sistema puede crear el flujo de aprobación de la factura haciendo que pase por las personas responsables. Una vez que esté validada por todos, puede crear el asiento contable de ajuste de IVA y adjuntar la factura al sistema contable y subirla al sistema SII. Una vez que se ha hecho el pago al proveedor, el estado del proceso P2P pasa de “factura aprobada” a “factura pagada” y se termina el proceso.
¿Cómo suelen llevar las empresas el proceso purchase-to-pay?
Todas las empresas necesitan llevar un control exhaustivo de sus compras para su gestión de la contabilidad. Por ello, hay algunas que llevan esta gestión con un módulo especializado de purchase-to-pay o como módulo integrado dentro del ERP. Cuando el módulo está dentro del ERP, el seguimiento de las compras se puede actualizar automáticamente. De hecho, hay algunos módulos de compras que vienen con un sistema de inteligencia de negocio (BI). Así, pueden tener una visualización del estado de las compras con un cuadro de mando e informes. Otras veces, las empresas conectan el sistema de compras o el de P2P con sistemas de BI, como Power BI o SAP BusinessObjects, para poder ver la situación empresarial de forma visual. Además, de esta forma, la dirección también se la puede mostrar fácilmente a los accionistas.
El seguimiento de las compras para una empresa de comercio
Las empresas de comercio tienen que prestar una atención especial a las compras. Con un sistema para la gestión del proceso de P2P, las empresas de comercio pueden controlar:
- Que no acumulan más productos de los que les cabe en el almacén, pero que siempre tienen stock para poder vender.
- El beneficio total que sacan de cada producto que comercializan.
- El histórico de las compras realizadas para hacer previsiones de ventas.
Dependiendo de si las empresas de comercio producen (por stock o por pedido) o si sólo comercializan, los procesos P2P serán distintos. Una empresa de producción por stock, tendrá que asegurarse de tener siempre el inventario suficiente para poder producir, mientras que en el caso de producción por pedido, la compra se pondrá en marcha en cuanto la empresa reciba el pedido del cliente.
Si por el contrario la empresa se dedica sólo a la comercialización, entonces, la empresa se fijará en el histórico para tener el inventario justo necesario. Dependiendo de la temporada, se pueden establecer parámetros y ampliar los procesos P2P. Por ejemplo, una empresa que vende juguetes, en navidad necesitará ampliar sus procesos P2P y que se lleven a cabo de forma más ágil. Por lo que el sistema que lo gestione, probablemente obtendrá más información de cantidad de pedidos, de usuarios con acceso e, incluso, puede que de un mayor número de almacenes.
Las empresas internacionales tienen necesidades especiales para los procesos de purchase-to-pay
Otras empresas que deben controlar bien sus compras son las empresas internacionales, sobre todo, cuando sus proveedores son extranjeros. Cuando la compra se recibe, por ejemplo, de un país asiático, ésta deberá pasar por un control de aduanas y tener lista toda la información pertinente para que no haya problema. En estos casos, el proceso purchase -to-pay se alarga y se vuelve más complejo debido a la burocracia. Esto significa que hay bastantes más pasos que se registrarán dentro del sistema que gestiona el proceso P2P: solicitud del permiso de entrada del pedido; control en el país del proveedor; envío al país dónde lo ha pedido recibir la empresa; recepción en aduana; pase por el control de aduana; transporte desde la aduana hasta la ubicación del cliente o de la empresa dependiendo de dónde se necesite. Además, por motivos de auditoría y gestión es muy importante preservar todos los documentos de aduana.
Las comprobaciones de compras en las administraciones públicas
Las administraciones públicas tienen que ser lo más transparentes posible. Por ello, hay muchas que tienen un portal de proveedores, de esta forma consiguen demostrar que se ha escogido la mejor opción.
Por tanto, para estas instituciones el proceso de purchase-to-pay es especialmente importante al principio. No obstante, si han recibido alguna ayuda del gobierno o de otra entidad, como la Unión Europea, estas organizaciones exigen que se lleve un control exhaustivo de las compras para los proyectos para los cuales se les concedió la ayuda.
Grandes volúmenes de producción requieren muchas compras
El proceso de purchase-to-pay es muy relevante para las empresas de producción. Esto se debe a que deben prestar gran atención a su gestión de cadena de suministro o podrían quedarse sin poder fabricar.
Por tanto, el proceso de P2P no sólo consiste en adquirir los elementos correctos, sino que también lleguen a tiempo. Por eso, algunas empresas, con pocos proveedores o proveedores fijos para cierto inventario, automatizan las compras de stock. Esta automatización se realiza con la ayuda de la gestión de inventario. Cuando hay un producto del inventario que está bajo mínimos, realiza la petición al proveedor o avisa al encargado para que realice la compra.
¿Cuándo escoger un sistema independiente de purchase y cuándo uno integrado en el ERP?
Existe tanto la posibilidad de adquirir un software especializado en el proceso purchase-to-pay como la de que esté integrado dentro del software ERP. La ventaja en el caso de escoger un software especializado es que se centra mucho más en todos los pasos por los que pasa un proceso P2P. Sin embargo, cuando se tiene integrado dentro del software ERP, el sistema de purchase-to-pay se alimenta directamente de los datos del sistema, pudiendo actualizar en tiempo real y revelando información relacionada importante. También cabe la posibilidad de conectar el sistema especializado de P2P con el ERP, pero hay que tener en cuenta que no todos los sistemas P2P se pueden conectar a todos los softwares ERP.
Muchos softwares incluyen la gestión de P2P, como Dynamics 365, Oracle, entre otros. El precio de implementación de un software ERP que incluya purchase-to-pay para 5 licencias completas puede ir desde los 15.000 hasta los 45.000€ el primer año (implementación y licencias del uso por un año) y después anualmente un 20-30% de la inversión inicial para el mantenimiento, soporte y (actualización de las) licencias.
En el caso de los sistemas especializados, también hay fabricantes conocidos con soluciones como Oracle Cloud Procurement o SAP Ariba integrado con e-Procurement. Por ejemplo, esta segunda solución puede tener un coste de 2.775 €/mes, con un periodo mínimo de contratación de 3 años, para usuarios ilimitados y transacciones que no superen los 50 millones de euros.
Si necesita orientarse mejor sobre cuál sería la mejor opción para su situación específica, puede ponerse en contacto telefónicamente con el centro de conocimiento EKCIT al: +34 954 040 045.