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Sistemas de ERP para el sector alimentario: ¿Qué software es el adecuado?

El sector de la alimentación y de las bebidas es difícil de comparar con otros sectores. Las empresas de este sector saben que un sistema ERP “normal” para el comercio o la producción no es apto para la rama alimentaria. La fecha de caducidad y los requisitos estrictos de calidad son solo algunos de los aspectos cruciales que el sistema tiene que ser capaz de manejar. Pero, ¿Qué caracteriza exactamente al software ERP para la industria alimentaria y de bebidas? ¿Qué sistemas pueden ayudar a las empresas de este tipo para que se mantengan en este sector tan competitivo?

Índice:

  1. Procesos del sector
  2. Producción
  3. Comercialización
  4. Seguimiento y rastreo para retiradas del producto
  5. Transparencia con los requisitos del cliente
  6. Trato especial de los productos frescos
    1. Ajustes en la gestión de almacenes por caducidad
    2. Finanzas para el comercio de patatas, frutas y verduras
    3. Unidades variables para artículos de peso
  7. Costes de un ERP para alimentación

¿Cuáles son los procesos empresariales del sector de la alimentación?

Un sistema ERP se elige teniendo en cuenta los procesos centrales de la empresa. Hay importantes diferencias entre las empresas de alimentos y bebidas (food & beverage) en lo que respecta a los procesos empresariales. Algunas organizaciones producen los productos de alimentación ellas mismas, mientras que otras están especializadas en el comercio de productos alimentarios. Por eso, ciertos paquetes ERP se centran específicamente en la producción o en el comercio. Además, existen soluciones completas que integran ambos procesos empresariales en el mismo sistema. Un error muy común que cometen las empresas es el de subestimar los procesos empresariales, por lo que terminan eligiendo un paquete muy limitado.

La Guía ERP 2022 puede resultar de ayuda durante la búsqueda de un sistema adecuado especialmente para la industria alimentaria.

El proceso de producción en el sector de la alimentación

Cada empresa productora tiene requisitos básicos para el ERP. La planificación de la producción es central. Tiene que saberse en todo momento qué debe hacerse y qué máquinas, materiales y mano de obra está disponible para ello. Además de los requisitos generales de la producción, las empresas productoras de alimentos tienen algunos requisitos específicos para el ERP. Estos requerimientos se surgen debido a los crecientes criterios de calidad que las empresas tienen que cumplir.

Respecto a la gestión de calidad, las empresas de producción de comida y bebida no quieren correr ningún riesgo. Estas empresas esperan que con el ERP se puedan cumplir los altos requisitos de calidad. Los siguientes aspectos son esenciales para garantizar la calidad:

  • La gestión de vida útil
  • Las medidas de calidad
  • La gestión de recetas y lotes

En una empresa de producción se llevan a cabo muchas medidas de calidad. A través de los procedimientos establecidos en el ERP, la empresa se asegura de que no se omitan las pruebas periódicas. Además, los resultados de la prueba también se guardan inmediatamente de forma central. De esta manera, un ingrediente que no cumple con los requisitos de calidad se excluye inmediatamente y se realiza un nuevo pedido.

Finalmente, también la gestión de recetas y lotes está inextricablemente ligada a la gestión de la calidad (quality management). En primer lugar, esto significa que las recetas se deben seguir de cerca. Una conexión con básculas industriales puede, por ejemplo, hacer que no haya variación en la cantidad de azúcar en las galletas. En segundo lugar, un módulo de recetas también se encarga de que se mejore cada vez más la composición de los productos alimenticios. Las recetas se pueden cambiar en base a los comentarios de los clientes o los estudios de mercado de la empresa.

Empresas que comercian con alimentos

En base a los requerimientos de ERP de las empresas que comercializan con los productos alimenticios son parecidos a los de otra empresas de comercio. Por supuesto, la industria alimentaria también tiene que encargarse de la gestión de compras, ventas e inventario. Sin embargo, es importante que este ERP de base común se implemente con soluciones específicas del sector de la alimentación. Para aquellas empresas comerciales que pueden omitir el proceso de producción, las siguientes funcionalidades son cruciales:

  • Seguimiento y rastreo
  • Gestión de información del producto (PIM, Product Information Management)
  • Gestión de almacenes en función de vida útil

Control de seguimiento y rastreo para evitar retiradas

La industria de la comida y la bebida tiene cada vez más problemas relacionados con la seguridad del alimento o la legislación. De esta manera, ocurre que a pesar de todos los controles de calidad durante el proceso de producción y comercio, todavía hay que retirar algún artículo del mercado. Para evitar una pérdida mayor de ingresos, es importante que estas acciones de retirada se realicen de la manera más eficiente posible.

gestion retirada alimento erp

Un aspecto importante en la recogida de productos es el rastreo de los bienes. Un comerciante suministra, a menudo, a diferentes minoristas y, por lo tanto, necesita saber qué clientes compraron el producto en cuestión. Si los productos aún están de camino, hay que hacerse cargo de que el producto no se entregue. Gracias a los códigos de barras o las etiquetas SSCC, el ERP se mantiene al tanto de la localización actual de un cierto lote. De esta forma, la retirada se puede realizar eficazmente y rápido.

Aparte de la retirada del producto (product recall), también se deben realizar ajustes sobre el método de producción del artículo de alimentación. Por lo tanto, la trazabilidad de los ingredientes, los procesos y las actividades de procesamiento son muy importantes. Al volver al ciclo de producción de un producto, se puede determinar dónde reside el problema. Por ejemplo, con esta comprobación se puede evitar que se use un pesticida nocivo en el futuro.

Una retirada de un producto del mercado, siempre implica una pérdida de ingresos, pero la trazabilidad proporciona la posibilidad de reducir la retirada de otros productos. Por ejemplo, en el caso de la crisis del fipronil: las empresas de procesamiento de alimentos que pudieron rastrear de dónde procedían sus huevos comprados y con qué productos se trataron las gallinas, fueron capaces de destruir inmediatamente aquellos que estaban infectados. Sin esta trazabilidad, los huevos contaminados se habrían utilizado para hacer pasteles y otras recetas, y, finalmente tendrían que ser retirados más tarde. Eso hubiera costado mucho más dinero que la destrucción inmediata de los huevos infectados.

Por lo tanto, un módulo de seguimiento y rastreo puede encargarse de que una acción de retirada siga siendo posible. Sin embargo, es más importante saber que el funcionamiento del módulo se basa principalmente en la cooperación dentro de toda la cadena: desde el productor al minorista. La Guía ERP 2022 contiene consejos prácticos para el uso óptimo del módulo de seguimiento y rastreo.

Transparencia para cumplir con los requisitos del cliente

Además de la trazabilidad y el rastreo, la transparencia hacia el cliente también es muy importante en la industria alimentaria. Los clientes requieren cada vez una mayor sinceridad sobre los ingredientes y los procesos de procesamiento de los alimentos que se encuentran en las tiendas. Cada vez más requisitos de los clientes se convierten en legislación real. Por tanto, para la mayoría de las empresas es obligatorio indicar la fecha de caducidad, pero también el total de calorías que hay en una porción o qué alérgenos puede contener. Al expresar las especificaciones del producto, las empresas de producción y comercialización pueden protegerse contra cualquier queja ocasional de los clientes.

Las especificaciones del producto se les comenta al cliente a través de etiquetas. Las empresas de producción que empaquetan o los comerciales que empaquetan los alimentos comprados, deben tener en el ERP un módulo de producción de etiquetas. Por supuesto, la información compleja del producto debe convertirse desde el momento de la producción en una etiqueta claramente legible para el cliente final.

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¿Qué trato especial requieren los productos frescos?

Todos los productos de alimentación son mercancía frágil, pero esto se complica aún más cuando se comercializa con productos frescos. Este comercio es rápido y con pequeños márgenes de ganancias y los precios se ajustan con regularidad. Todo esto da como resultado una serie de requisitos específicos de ERP. Dentro del Premium digiBook Funcionalidades ERP: Producción se encuentran recopiladas todas las funcionaliades de producción específicas para el sector de la alimentación.

Ajustes en la gestión de almacenes para determinadas fechas de caducidad

Al comercializar con productos frescos, la atención se centra principalmente en evitar la pérdida de calidad. Debido a la presta fecha de caducidad, los productos no pueden ser almacenados hasta que el precio de venta sea más favorable. Por supuesto, cada minuto que un producto fresco se pierde en la cadena de comercio este está un minuto más cerca de caducar. Ciertos departamentos muy específicos (micro verticales) dentro de la industria alimentaria tienen requisitos muy estrictos que se encargan de esto. Por ejemplo, el pescado fresco debe estar en los estantes el mismo día.

Una gestión de almacén optimizada es muy importante para una rápida comercialización de productos frescos. Aquellos productos frescos con la fecha de caducidad más corta, deben ser entregados los primeros. Generalmente, la gestión de almacenes sigue el principio de First-in, First-out (el primero en entrar es el primero en salir, en español) o incluso First-expired, First-out (el primero en caducar es el primero en salir, en español). Generalmente, las empresas que comercializan con productos frescos de alimentación usan, a menudo, este último principio. Para ellos, no es necesariamente obligatorio que el primero en entrar sea el primero también en salir. Eso se debe a que puede que un producto que llegue antes tenga una fecha de caducidad más larga que la de un producto que llegue más tarde.

Aparte del diseño del almacén, también la recogida de pedidos influye sobre el comercio de productos frescos. Cuanta mayor fluidez en la recogida, con mayor rapidez y frescura se entregan los alimentos a los clientes. Por lo tanto, el sistema ERP también se puede utilizar de manera óptima durante la recogida de pedidos. Por ello, la Guía ERP 2022 proporciona tres consejos para evitar los fallos más comunes.

Sistema financiero avanzado para el comercio de patatas, frutas y verduras

El comercio de patatas, frutas y verduras constituye una categoría dentro de la industria alimentaria. El rendimiento variable de la cosecha hace que sea un comercio bastante impredecible. Una escasez repentina o una cosecha fallida en otra región pueden aumentar los precios de venta, mientras que un excedente puede hacer que este tipo de agroalimentación sea muy barata en el mercado.

Debido a las grandes fluctuaciones de precio en el mercado, el precio de compra y venta de un lote de frutas y verduras no se suele fijar por adelantado. Muchos comerciantes de patatas, frutas y verduras trabajan siguiendo un principio de subasta y, por tanto, consiguen una comisión. Ellos son el canal de venta de (una cooperativa) de cultivadores. Este tipo de comerciante organiza la venta a clientes, pero no hay ningún propietario de los productos. Por lo tanto, el cultivador tampoco recibe un pago por adelantado por los productos. Una vez que se ha vendido toda la cosecha, el comerciante analizará cuáles han sido los costes de su servicio y los deducirá de los beneficios de la venta de la cosecha. Después de haber retenido la comisión acordada, el productor recibe el pago. Después de que el comerciante se haya quedado con la comisión acordada, el cultivador cobra su dinero.

Las particularidades de un sistema ERP en la subasta de productos de patatas, frutas y verduras:

  1. La compra de un producto a un cultivador no va seguido inmediatamente por una factura.
  2. Hay inventario que aún no se ha pagado.
  3. El precio de venta puede subir o bajar (desmesuradamente) en cualquier momento.
  4. El módulo financiero del comerciante calcula el precio de pago.

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Unidades variables para artículos de peso

Otra categoría específica dentro de la alimentación fresca son los artículos de peso. Estos son productos alimentarios que se miden tanto en piezas como en kilogramos. El precio de los productos como la carne y el pescado, se expresa generalmente en kilogramos. Por tanto, esa es la unidad en la que se factura. Sin embargo, en la gestión de inventario los productos suelen ser registrados por piezas. Esto sucede, por ejemplo, con los productos que el cliente pide por piezas. Incluso si el peso es variable, una visualización del stock por pieza puede ser más conveniente. Por ejemplo cuando el pescado puede perder un poco de humedad o las cortezas de queso reducen el peso total del inventario. En este caso, los pedazos presentes (o paquetes ocasionales) proporcionan una mejor visión del inventario exacto que hay.

En este caso, la gestión de inventario y el módulo financiero utilizan una unidad diferente. El sistema ERP debe poder tratar con estas unidades duales. En algunos casos, el comerciante vende tanto por piezas como en kilogramos. Por lo que también se puede escoger usar dos unidades distintas dentro de la gestión de inventario.

Costes de un sistema ERP para la industria de la alimentación

La industria alimentaria es un mercado enorme y diverso. Las distintas especialidades y actividades dentro de una industria influyen considerablemente en la elección de un determinado paquete ERP. Por ejemplo, una empresa alimentaria que corta la carne que compra no necesitará el mismo sistema ERP que el de una empresa comercial que ya recibe la carne por piezas. Por tanto, ambas empresas también tendrán que pagar un precio diferente por sus paquetes ERP.

Los ingresos procedentes del software son más importantes que los costes de un sistema ERP. Se trata de conseguir un retorno de la inversión (ROI) relativamente alto y rápido. En el sector alimentario, el ROI tiene una conexión inextricable con la reducción de acciones de retirada y las quejas de calidad de los clientes. Por lo tanto, una empresa busca la mejor solución para los puntos débiles específicos relacionados con la gestión de calidad.

Muchas soluciones ERP para la comida están construidas en forma de “capa” de un paquete ERP de marcas conocidas, como Microsoft Dynamics, Exact, SAP o Infor. En este caso, el proveedor está sujeto a los costes de licencia del paquete básico. Pero también hay proveedores de ERP que ofrecen su propio paquete para la industria alimentaria y, de esta forma, ellos mismos controlan los precios de las licencias. La Guía ERP 2022 analiza los pros y los contras de ambas formas de paquete con respecto a un ROI rápido.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 3 julio). Sistemas de ERP para el sector alimentario: ¿Qué software es el adecuado? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/enterprise-resource-planning/erp-sector-alimentario