Implantación de un ERP: ¿cuáles son sus fases, pasos y metodologías?

La implantación de un ERP es un proceso por el que la mayoría de empresas pasarán más de una vez. El estudio pormenorizado de los datos y las necesidades de la empresa (blueprint) marcará el camino a seguir dentro del proyecto de implantación.

Índice:

1. Implementación de un ERP
1. Fases desde el punto de vista de las empresas
2. Tiempo de implantación
3. Metodologías para un proyecto ERP
4. Riesgos de la instalación

Proceso de implementación de un ERP y pasos a seguir

Toda implantación que se precie debe estar sustentada por un proyecto bien definido y con pilares sólidos. Existen diferentes metodologías y técnicas de implantación, dependiendo del tamaño de la empresa, la complejidad de los procesosUn proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización. y el software elegido. Sin embargo, se pueden destacar algunas fases comunes por las que debe pasar todo proceso de implantación de un ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros..

• Análisis: durante esta fase la empresa deberá definir el proyecto y los requisitos que deberá cumplir este nuevo software durante el tiempo que funcione en la empresa.
• Diseño: se desarrollará todo lo relacionado con las aplicaciones y funcionalidades principales del ERPSegún las funcionalidades de un sistema ERP, éste será más útil para un tamaño, sector y actividad empresarial. Hay una gran variedad de funciones dentro del universo de los softwares ERP, sin embargo, hay algunas que son las más comunes o requeridas. Algunas de las más comunes son: contabilidad, finanzas, gestión de almacenes, CRM, gestión de ventas, entre otras. . Además, se configurarán los procesos principales del sistema y comenzará la migración de datosUna migración de datos (data migration) es el proceso por el cual se traspasan los datos de un sistema a otro. Las empresas realizan migraciones de datos por distintos motivos, como: cuando se cambia de software o se implementa uno nuevo; cuando se actualizan las bases de datos; o cuando se establece un nuevo almacén de datos. Así, se consigue que los datos del antiguo programa se encuentren en el nuevo para poder seguir operando como si no hubiera sucedido ningún cambio ni teniendo que empezar de cero. desde el software antiguo.
• Implementación: esta fase es crucial dentro de todo el proyecto. Aquí se realizará la instalación del software y la puesta en marcha del nuevo programa.
• Post-implementación: durante esta etapa se realizarán ajustes a detalles, se intentará mejorar el sistema en cada problema que pueda encontrarse y finalmente se realizará el análisis final del proyecto.

¿Cómo perciben las empresas las fases de implementación de un sistema ERP?

Aunque las empresas contraten de forma externa la implantación de un ERP, la supervisión de cada una de las fases es fundamental para el éxito del proyecto. La etapa de análisis y diseño es probablemente la que más vigilancia necesitará, ya que la organización debe asegurarse de transmitir una imagen real de la compañía. Las modificaciones que se realicen una vez que el sistema ya esté instalado en la empresa harán que el coste y la productividad de la organización se vean afectados considerablemente. En el siguiente vídeo, Paco CTO de Geotexan nos cuenta cuáles son las fases de implementación y cómo se está viendo reflejando en la implantación que ellos están llevando a cabo.

El hecho de que haya fases no significa que todo salga según lo planeado. Conseguir que la implementación se realice en el tiempo estipulado y cumpliendo las expectativas cuesta mucho esfuerzo, dedicación y tiempo. En la Guía ERP 2023La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  podrá encontrar 5 aspectos cruciales con los que conseguir mantener la implantación de un ERP según lo planeado.

¿Cuánto tiempo tarda la implantación de un sistema ERP?

Esta es probablemente la pregunta más realizada a los proveedores de ERPExisten multitud de proveedores de ERP en el mercado. Cada uno de ellos trabaja para ser el mejor en su campo y para su público. Dentro de la variedad de motivos que le harán decantarse por un proveedor, la calidad del servicio ofrecido será un aspecto determinante en el proceso de selección. El mercado de proveedores de ERP en España es un mercado en alza. , sin embargo, no existe una respuesta sencilla. El contrato que realice con su proveedor deberá contener una sección en la que se establezca el calendario aproximado del proyecto. Siempre debe tener en cuenta que esa planificación suele ser estimada, ya que pueden surgir inconvenientes que ralenticen la aplicación funcional del sistema.

El tiempo de implantación dependerá principalmente del tipo de software escogido, la dificultad de los procesos de la empresa y las modificaciones necesarias para adaptarlo a las exigencias de la compañía. Por ello, en caso de que se haya elegido un ERP on-premise (en localEl término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ.), el tiempo de implantación supondrá un proyecto de entre 6 meses a 1 año. Por el contrario, los ERP en la nube (cloudLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet.) presentan una aplicación más rápida e intuitiva, por lo que los plazos de implementación suelen acotarse en pocas semanas.

Metodologías para la gestión de un proyecto ERP

Hay varias maneras de desarrollar una solución ERP para cubrir las necesidades de una empresa. La elección de la metodología adecuada depende del tamaño de la organización, del nivel de personalizaciónPersonalizar un software consiste en hacer adaptaciones en el software para que se ajuste a los procesos y a la cultura de una empresa. Estas adaptaciones ayudan a que el sistema cumpla con las necesidades de la empresa y evitan tener que hacer tareas manualmente. Cuando se contrata un software, éste tiene unos módulos y unas funcionalidades estándares. No obstante, no hay una forma “estándar” de trabajar, sino que cada empresa tiene su propia forma de proceder. necesario, del presupuesto disponible y sobre todo de la complejidad de sus procesos. La elección del proveedor estará condicionada en gran medida por la metodología con la que la organización considere mejor trabajar. Las más usadas son las metodologías waterfallLa metodología waterfall o "modelo de desarrollo en cascada" consiste en el desarrollo de un proyecto de manera secuencial. Se redacta para el proveedor una lista de requisitos que el producto final debería tener. Tras esta intervención en la fase inicial por parte de la organización, no sería necesario que volviera a participar en el proceso de diseño. Una vez el proyecto queda en manos del equipo de desarrollo, este realizaría las tareas de manera secuencial. Una tarea no dará comienzo hasta que no se haya finalizado la inmediatamente anterior. y agileAgile es una metodología donde los requisitos presentados por la organización y las soluciones ofrecidas por el proveedor cambian con el tiempo. Cuando se instala un programa nuevo en una empresa y los usuarios empiezan a probar las funcionalidades que ofrece, puede que echen en falta algo. O quizá opinan que si se cambiase alguna característica el programa les sería mucho más útil. Es por ello que este método se basa en la colaboración y el trabajo en equipo, y se caracteriza por la capacidad de adaptación y flexibilidad..

El tiempo necesario para la implementación de un ERP suele ser mucho más largo que el de otras soluciones TIC. Teniendo en cuenta esta peculiaridad, lo ideal sería colaborar con el proveedor durante todo el proceso de diseño. La metodología agile podría ser la elección más adecuada en estos casos.

Para empezar, el proveedor no entregaría el programa completo, sino parte por parte para que los empleados de la empresa, o al menos un grupo de ellos, puedan ir probándolo. Esto abre la puerta a la introducción de modificaciones sobre la marcha, sin tener que esperar a que el software haya sido entregado. Sería posible incorporar funcionalidades que no se acordaron en un principio, mejorando la calidad del programa y su usabilidad.

Sin embargo, hay que tener cuidado con la implementación continua de nuevas herramientas. Se puede caer en el errorLa implementación de un sistema ERP supone tiempo de dedicación, análisis y testeo, y un alto grado de responsabilidad, ya que el futuro de la empresa se verá afectado por esta decisión. Por ejemplo, la multinacional deportiva Nike perdió más de 100 millones de dólares en la implantación fallida de una solución para su cadena de suministros. El motivo de dicho fallo: la falta de testeo previo de la herramienta. de alargar el proceso innecesariamente, entrando en un ciclo sin fin de entregas de prototipos y mejoras continuas.

Riesgos derivados de la instalación

Existen multitud de riesgos a tener en cuenta en la implantación de un ERP para cualquier compañía. Todos estos riesgos deben estar contemplados y analizados por el personal de la empresa contratante con anterioridad a comenzar la implantación. Entre dichos riesgos destacan:

• Software que no cubre las necesidades básicas de la empresa.
• Migración de datos defectuosa.
• Falta de empleados involucrados en el proyecto.
• Costes ocultos desorbitados.
• Calendario de implantación poco realista.

La implantación de un ERP supone un cambio drástico y un gasto cuantioso para cualquier empresa. Muchas organizaciones actuales incluso se han visto obligadas a frenar sus procesos de implantación por motivos económicos. La falta de consideración de todos los factores relativos a una nueva implantación puede llevar a cualquier compañía a perder grandes cantidades de dinero difícilmente recuperable. En la Guía ERP 2023La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  encontrará algunas claves para que su compañía consiga ahorrar dinero durante el proceso de implantación del nuevo ERP.