Implantación de un ERP: ¿cuáles son sus fases, pasos y metodologías?
La implantación de un ERP es un proceso por el que la mayoría de empresas pasarán más de una vez. El estudio pormenorizado de los datos y las necesidades de la empresa (blueprint) marcará el camino a seguir dentro del proyecto de implantación.
Proceso de implementación de un ERP y pasos a seguir
Toda implantación que se precie debe estar sustentada por un proyecto bien definido y con pilares sólidos. Existen diferentes metodologías y técnicas de implantación, dependiendo del tamaño de la empresa, la complejidad de los procesos y el software elegido. Sin embargo, se pueden destacar algunas fases comunes por las que debe pasar todo proceso de implantación de un ERP.
- Análisis: durante esta fase la empresa deberá definir el proyecto y los requisitos que deberá cumplir este nuevo software durante el tiempo que funcione en la empresa.
- Diseño: se desarrollará todo lo relacionado con las aplicaciones y funcionalidades principales del ERP. Además, se configurarán los procesos principales del sistema y comenzará la migración de datos desde el software antiguo.
- Implementación: esta fase es crucial dentro de todo el proyecto. Aquí se realizará la instalación del software y la puesta en marcha del nuevo programa.
- Post-implementación: durante esta etapa se realizarán ajustes a detalles, se intentará mejorar el sistema en cada problema que pueda encontrarse y finalmente se realizará el análisis final del proyecto.
Aunque las empresas contraten de forma externa la implantación de un ERP, la supervisión de cada una de las fases es fundamental para el éxito del proyecto. La etapa de análisis y diseño es probablemente la que más vigilancia necesitará, ya que la organización debe asegurarse de transmitir una imagen real de la compañía. Las modificaciones que se realicen una vez que el sistema ya esté instalado en la empresa harán que el coste y la productividad de la organización se vean afectados considerablemente. En la Guía ERP 2020 podrá encontrar 5 aspectos cruciales con los que conseguir mantener la implantación de un ERP según lo planeado.
¿Cuánto tiempo tarda la implantación de un sistema ERP?
Esta es probablemente la pregunta más realizada a los proveedores de ERP, sin embargo, no existe una respuesta sencilla. El contrato que realice con su proveedor deberá contener una sección en la que se establezca el calendario aproximado del proyecto. Siempre debe tener en cuenta que esa planificación suele ser estimada, ya que pueden surgir inconvenientes que ralenticen la aplicación funcional del sistema.
El tiempo de implantación dependerá principalmente del tipo de software escogido, la dificultad de los procesos de la empresa y las modificaciones necesarias para adaptarlo a las exigencias de la compañía. Por ello, en caso de que se haya elegido un ERP on-premise, el tiempo de implantación supondrá un proyecto de entre 6 meses a 1 año. Por el contrario, los ERP en la nube presentan una aplicación más rápida e intuitiva, por lo que los plazos de implementación suelen acotarse en pocas semanas.
Metodologías para la gestión de un proyecto ERP
Hay varias maneras de desarrollar una solución ERP para cubrir las necesidades de una empresa. La elección de la metodología adecuada depende del tamaño de la organización, del nivel de personalización necesario, del presupuesto disponible y sobre todo de la complejidad de sus procesos. La elección del proveedor estará condicionada en gran medida por la metodología con la que la organización considere mejor trabajar. Las más usadas son las metodologías waterfall y agile.
El tiempo necesario para la implementación de un ERP suele ser mucho más largo que el de otras soluciones TIC. Teniendo en cuenta esta peculiaridad, lo ideal sería colaborar con el proveedor durante todo el proceso de diseño. La metodología agile podría ser la elección más adecuada en estos casos.
Para empezar, el proveedor no entregaría el programa completo, sino parte por parte para que los empleados de la empresa, o al menos un grupo de ellos, puedan ir probándolo. Esto abre la puerta a la introducción de modificaciones sobre la marcha, sin tener que esperar a que el software haya sido entregado. Sería posible incorporar funcionalidades que no se acordaron en un principio, mejorando la calidad del programa y su usabilidad.
Sin embargo, hay que tener cuidado con la implementación continua de nuevas herramientas. Se puede caer en el error de alargar el proceso innecesariamente, entrando en un ciclo sin fin de entregas de prototipos y mejoras continuas.
Riesgos derivados de la instalación
Existen multitud de riesgos a tener en cuenta en la implantación de un ERP para cualquier compañía. Todos estos riesgos deben estar contemplados y analizados por el personal de la empresa contratante con anterioridad a comenzar la implantación. Entre dichos riesgos destacan:
- Software que no cubre las necesidades básicas de la empresa.
- Migración de datos defectuosa.
- Falta de empleados involucrados en el proyecto.
- Costes ocultos desorbitados.
- Calendario de implantación poco realista.
La implantación de un ERP supone un cambio drástico y un gasto cuantioso para cualquier empresa. Muchas organizaciones actuales incluso se han visto obligadas a frenar sus procesos de implantación por motivos económicos. La falta de consideración de todos los factores relativos a una nueva implantación puede llevar a cualquier compañía a perder grandes cantidades de dinero difícilmente recuperable. En la Guía ERP 2020 encontrará algunas claves para que su compañía consiga ahorrar dinero durante el proceso de implantación del nuevo ERP.
