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Sistema de contabilidad: ¿cómo gestionar los ingresos y gastos de una empresa?

Índice:

  1. ¿Qué es un sistema contable?
    1. Problemas en la contabilidad con Excel
  2. Funcionalidades más comunes
    1. Conciliación bancaria
    2. Impuestos y declaraciones
    3. Informes contables
  3. Elementos adicionales
    1. Multiempresa
    2. Proveedores extranjeros
    3. Operar internacionalmente
  4. ¿Sistema independiente o integrado?

¿Qué es un sistema de contabilidad y para qué sirve?

Un sistema de contabilidad es un software financiero que sirve para registrar las actividades operacionales y las transacciones económicas de una empresa. De esta forma, se controlan los gastos e ingresos de una organización, mostrando claramente su estado económico.

Para ello, las empresas tienen un libro diario, un libro mayor y un libro de inventario y cuentas anuales. El libro diario es obligatorio legalmente para llevar la contabilidad de una empresa. Éste se encarga de registrar cada día todas sus actividades económicas. Estos registros se componen tanto de activos, pasivos y patrimonios netos (tanto de la parte de gastos como de la de ingresos). En cambio, el libro mayor es opcional y ofrece una visión más global. Este libro recoge los datos del libro diario para anotar los movimientos de las cuentas y, así, tener una visión general.

  Libro de diario Libro mayor
Carácter Obligatorio Opcional
Compuesto por Activos, pasivos y patrimonios netos Datos del libro de diarios para ver los movimientos de cuentas
Visión Detallada Global

Por último, el libro de inventario y de cuentas anuales también es obligatorio. En él se incluyen el balance inicial, los balances de sumas y saldos, el inventario de cierre del ejercicio, y las cuentas anuales. Las cuentas anuales están compuestas a su vez por: el balance general de la empresa; la cuenta de resultados (o cuenta de pérdidas y ganancias, P&G); el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto del ejercicio (ECPN); el Estado de Flujos de Efectivo (EFE); y la memoria del ejercicio. Todos estos libros se rellenan de forma automática en el sistema de contabilidad. Gracias a ello, la empresa evita posibles errores del registro manual de los datos y ahorra tiempo en esta tarea.

Un sistema de contabilidad no sólo ayuda a gestionar la empresa, sino también a cumplir con la legislación vigente. Desde 2011, las empresas están obligadas a cumplir con el Plan General de Contabilidad (PGC). Este plan está basado en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIFF). Con estas normativas se intenta uniformar la forma de realizar, valorar y presentar las cuentas anuales de las organizaciones con fines de lucro. Los sistemas de contabilidad cumplen con estas normativas y se actualizan cada vez que hay una modificación. Así, las empresas no tienen que preocuparse demasiado por si cambian las leyes y cómo adaptarse a ellas.

Atención: el PGC ha sido reformado recientemente en el Real Decreto 1/2021. Si quiere saber qué cambios conlleva, puede consultarlos aquí.

Problemas de llevar la contabilidad con Excel

Algunas pequeñas empresas llevan la contabilidad con Excel. Sin embargo, esto no es una práctica muy recomendable. A continuación se encuentran los principales motivos por los cuales no es aconsejable llevar la contabilidad con Excel:

  • Si hay alguna modificación en el BOE, no se actualiza el Excel de forma automática de acuerdo a la nueva normativa. Eso quiere decir que la empresa tiene que estar muy pendiente de la legislación y ser capaz de adaptar el Excel a tiempo. Si se falla en ello, es posible que se reciba una multa de Hacienda por no hacerlo bien.
  • Cuando hay muchos asientos, se vuelve muy difícil gestionarlos con claridad y rapidez.
  • La conciliación bancaria se haría manual, lo cual puede acabar en errores humanos por despistes.
  • La contabilidad no se actualiza en tiempo real, por lo que se puede estar tomando decisiones erróneas por no tener la información necesaria.

Funcionalidades más comunes dentro de un sistema de contabilidad

Cada empresa tiene una actividad y una forma de trabajar diferente. Esto se ve reflejado en la contabilidad de la empresa. Por ejemplo, una empresa proveedora de SaaS generará sus ingresos gracias a las suscripciones, mientras que un e-commerce será por cada venta realizada. Estas formas de operar influyen en las funcionalidades de contabilidad que se requieren. No obstante, algunas de ellas son más habituales que otras en las empresas.

¿Sabías que? El departamento financiero se basa en la contabilidad para poder hacer la previsión económica de la empresa. Dentro del área de las finanzas hay muchas funcionalidades y posibilidades distintas. Por ello, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Sistema financiero: recopilación de funcionalidades clave. Este digiBook es una publicación interactiva que sirve para investigar e indicar cuáles son las funcionalidades que se requieren de un sistema financiero.

Conciliación bancaria de una empresa

La conciliación bancaria (también conocida como conciliación de cuentas bancarias) es un proceso que se lleva a cabo en todas las empresas. La conciliación consiste en comparar los libros contables de la cuenta corriente (o cuenta de bancos) de una empresa con la información que tiene el banco sobre esa misma cuenta. Para ello se comprueba que todas las facturas, cobros y pagos coincidan con el flujo de caja real dentro de un periodo específico.

Atención: a menudo esta conciliación no coincide porque un gasto o ingreso no se refleja en el banco hasta unos días más tarde.

Para que se haga de forma automática, las empresas necesitan poder conectar los bancos con su sistema de contabilidad. De no ser así, la conciliación debería realizarse manualmente, perdiendo así bastante tiempo. Asimismo, para agilizar esta tarea, hay empresas que usan la automatización robótica de procesos (RPA).

En el siguiente vídeo, Jesús Collado, experto en RPA de Cruz Roja nos explica cómo usan esta tecnología dentro de la organización para la conciliación:

Pago de impuestos y las declaraciones pertinentes

Las empresas tienen que pagar impuestos directos e indirectos. Algunos de estos impuestos son: el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF); el Impuesto de Sociedades (IS); el Impuesto de Actividades Económicas; y el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Todas las empresas están obligadas a presentar las declaraciones del IVA periódicamente, sin importar si hubo operaciones durante ese periodo o no. Dependiendo del perfil de la empresa, ésta debe ser trimestralmente o mensualmente. Las empresas que deben presentar la declaración mensual son:

  • Aquellas cuyo volumen de negocios del año anterior superara los 6.010.121 euros.
  • Empresas inscritas en grupos de IVA.
  • Empresas inscritas en el Régimen de Devolución Mensual del IVA (REDEME).
  • Todas aquellas empresas que, voluntariamente, decidan sumarse al sistema telemático de gestión del IVA.

Estas declaraciones se componen de los registros de facturación que se encuentran dentro de los Libros Registro del IVA. Se deben hacer a través del Suministro Inmediato de Información (SII). Por ello, cuando las empresas están buscando un sistema contable, establecen como requisito que se pueda conectar con el sistema SII. Normalmente, cuando un sistema tiene esta conexión, también tienen una conexión directa con los distintos modelos (303, 340, 390,347,349 y 140, entre otros).

Informes contables para conocer el estado de la empresa

Cada vez más paquetes de contabilidad incluyen una funcionalidad de reporting. Se trata de la creación de informes financieros sobre el estado de la empresa. Estos informes ayudan al equipo directivo a conocer el desempeño de la empresa y a tomar decisiones a conciencia. Asimismo, también sirven para mostrarle la situación a los inversores, accionistas e, incluso, para proporcionarlos en caso de una auditoría.

Los informes pueden obtenerse en cuadros de mando, o ser descargables en Excel o PDF. Por ejemplo, un informe contable puede tratarse de un Balance de Sumas y Saldos, de Situación con comparativa de trimestres.

Elementos adicionales a tener en cuenta

En la sección anterior se han visto las funcionalidades más comunes de un sistema contable. No obstante, debido a las características de una empresa, como la presencia internacional o el sector, también influyen al buscar un sistema de contabilidad.

La gestión contable de una multiempresa

Algunas organizaciones están formadas por distintas sociedades. Por ejemplo, un grupo de empresas sanitarias cuyas sociedades se dedican a: la logística sanitaria; otra es una aseguradora; otra a la atención de personas ancianas y con dependencia; y otra es una clínica. En este caso, se puede tener un sistema de contabilidad que sirva para que cada empresa se autogestione sin que tengan acceso a la contabilidad de las otras. Sólo la empresa matriz tiene acceso a la contabilidad de todas las sociedades del grupo. De esta forma, puede tener una visión global y puede hacer gestiones como la consolidación contable. En una consolidación, también se deben eliminar las transacciones que las entidades se han hecho mutuamente (eliminación de saldos recíprocos). En la Guía ERP se explica cómo un paquete financiero toma estas eliminaciones de saldos recíprocos en cuenta.

ejemplo saldo informe anual grupo

La gestión de proveedores extranjeros

Cuando los proveedores de la empresa son del mismo país, no hay problema. No obstante, cada vez se adquieren más productos cuyos proveedores se encuentran en otros países. Estos pueden ser intracomunitarios (de países que se encuentran dentro de la Unión Europea) o extracomunitarios (de países que se encuentran fuera de la UE).

Cuando se trata de proveedores intracomunitarios (por ejemplo, alemanes o franceses), dependiendo del tipo de actividad que se lleve a cabo, la factura llevará IVA o no. Por ejemplo, cuando se trata de compra o venta de bienes a empresas o profesionales no necesita IVA si tanto la empresa que compra como la que venden están dadas de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Asimismo, si se trata de una compra o venta de servicios a empresas y profesionales no habrá IVA, pero la empresa que lo vende deberá realizar el procedimiento de inversión del sujeto pasivo (VAT Reverse Charge).

Por otra parte, si el proveedor es extracomunitario (por ejemplo, China o EEUU), entonces, depende de si se trata de una importación o una exportación y si son bienes o servicios. Las exportaciones, tanto de bienes como de servicios, no llevan IVA. En cambio, en las importaciones de bienes hay que pagar IVA en la aduana; y, en el caso de ser un servicio, hay que liquidar el IVA.

Todos estos detalles hay que tenerlos en cuenta a la hora de hacer la contabilidad. Por ello, las empresas requieren sistemas contables que sean capaces de gestionar estos detalles y que les lleven directamente a los modelos correspondientes. Cualquier error de impuestos puede acarrear problemas legales, por lo que es importante hacerlo bien.

A la hora de escoger un sistema financiero, la capacidad del paquete para las normas fiscales (inter)nacionales es sólo una de los muchos detalles a tener en cuenta. Complete el Premium digiBook Sistema financiero: recopilación de funcionalidades clave para estar bien preparado al empezar la selección de un sistema adecuado.

Empresas que operan en diferentes países

Cada país tiene su propia Hacienda, sus propios impuestos (por ejemplo, el IVA de España es del 21% mientras que el de Alemania es de 19%), etc. Por ello, las empresas que tienen sedes en distintos países tienen una complejidad añadida en este asunto. Además, hay softwares que están configurados para funcionar en un país, pero no en otros. Por eso, a la hora de seleccionar un paquete para una empresa internacional es importante preguntarle al proveedor de software si la solución también sería capaz de llevar esta gestión en el resto de sedes. Si no fuera así, la empresa deberá valorar sus opciones:

  • Buscar otra solución de software que sea capaz de llevar esta gestión en el resto de países donde tienen presencia. Esta puede parecer la opción más sencilla, pero no siempre es posible. Solo las grandes compañías de software tienen mayor presencia y capacidad para hacerlo. Además, esto implicaría que quizá varios proveedores de dicha solución deberían colaborar. Asimismo, a veces también existe la opción de obtener una solución global que se pueda adaptar para cada sede. Sin embargo, esto conlleva mucho tiempo y dinero.
  • Buscar una solución contable para cada país en el que se tenga presencia. No obstante, esto supondría hacer otro proyecto de software. Otro proyecto de búsqueda, selección e implementación de software requiere mucho tiempo. Además, si en algunas de esas sedes no hay muchos trabajadores, puede que no merezca la pena.
  • Contratar a una empresa que se encargue de la contabilidad de las sedes en las que el software que se va a contratar no puede operar. Estas empresas son expertas en esta materia. La desventaja es que se trata de personal externo y hay que encontrar aquellos que conozcan el sector y sean capaces de comunicarse bien con la empresa.

internalizacion contable

Nota: decantarse por cualquiera de estas opciones es difícil. Si se encuentra en una situación de orientación sobre sistemas de contabilidad que opere nacional (e internacionalmente), puede ponerse en contacto con TIC Portal: +34 954 040 045.

¿Sistema contable independiente o integrado en el ERP?

El sistema de contabilidad se puede encontrar como una solución independiente o como software financiero dentro de un ERP. Cuando la contabilidad de una empresa es un poco más compleja y/o grande puede ser que necesite bien un sistema financiero. La ventaja del sistema financiero es que es un software especializado. Éste es muy útil para grandes empresas con procesos complejos.

Sin embargo, los sistemas financieros tienen una serie de desventajas: la primera es que hay que introducir los datos del resto de módulos manualmente (a no ser que esté integrado con el ERP); un sistema financiero especializado cuesta bastante. Por ejemplo, un sistema financiero medio para un país y 10 usuarios puede tener un coste que va desde los 50.000€ de implementación y 400€ mensuales para las licencias y mantenimiento.

En cambio, un sistema ERP tiene la ventaja de que el módulo financiero se alimenta directamente de los datos necesarios que se encuentran en el resto de módulos. Por tanto, se ahorra tiempo de meter datos y se pueden llevar más gestiones de la empresa. La desventaja es que no está tan especializado como un sistema financiero. Si está dudando sobre qué tipo de software necesita para gestionar su contabilidad, puede ponerse en contacto con TIC Portal: +34 954 040 045.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 29 noviembre). Sistema de contabilidad: ¿cómo gestionar los ingresos y gastos de una empresa? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/enterprise-resource-planning/funciones-erp/sistema-contabilidad
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