Sistema ERP para la fabricación de máquinas

Las empresas de fabricación de máquinas pertenecen al sector de la fabricación discreta. Estas empresas tienen un requisito de calidad aún más alto que en otros sectores, dado que las máquinas que construyen también tienen que ser fabricadas con precisión para que realicen bien su actividad. A veces, las máquinas que se fabrican son muy específicas y se gestionan como proyectos. Otras veces, las máquinas que se venden se producen con frecuencia. Además, no es lo mismo gestionar una empresa que solo se dedica a la producción que una que también se encarga de las reparaciones y el mantenimiento. Entonces: ¿podemos hablar de unos requisitos homogéneos? ¿cómo puede contribuir un software ERP a la planificación de esta variedad de empresas?

Índice:

1. ¿Cómo optimizar la planificación de la producción y evitar errores con un ERP?
2. ¿Cómo tener el inventario necesario para los pedidos entrantes automáticamente?
3. El uso de software para el trato con el cliente con proyectos de maquinaria
4. ¿Qué información no se debe olvidar al fabricar maquinaria?
5. Gestión de mantenimiento y reparaciones
6. Otras funcionalidades requeridas del ERP
7. Costes de un ERP para la fabricación de máquinas

¿Cómo se pueden solucionar los problemas de producción con un software?

Toda empresa de fabricación tiene una determinada cantidad de máquinas de fabricación y de personal. Esto significa que también hay un límite en cuenta a la capacidad de trabajo que pueden realizar. Para intentar sacarle el máximo provecho a los recursos (materiales y humanos) de la empresa, hay algunas empresas que usan el sistema MES para mejorar su producción basándose en metodologías. Gracias a la conexión del sistema MES con el software ERP, el ERP obtiene información de la planta de producción. Algunas de las metodologías más habituales son: agile; scrum; lean manufacturing; quick response manufacturing; entre otras.

La planificación de la producción es muy importante para todas las empresas que fabrican. Bien sea porque hay que producir una cierta cantidad de máquinas para la temporada alta como por poder proporcionarle una fecha de entrega (aproximada) al cliente. Este segundo caso suele tener dificultades en las empresas cuando no se tiene una visión actualizada de la disponibilidad de las máquinas de la empresa y del personal.

Por ejemplo, un comercial cierra un trato con un cliente sobre la producción de una máquina. El comercial calcula que se tardarán unas 3 semanas en producir la máquina y pone una fecha de entrega de acorde a sus cálculos. Sin embargo, después llega a la empresa con la orden de pedido y otro compañero ya ha dado la orden de fabricación para fabricar otras máquinas, provocando que se retrase el pedido del comercial. En cuanto el cliente se entere, es bastante probable que esté descontento con la noticia y que cancele su pedido y lo haga con la competencia.

Para evitar este tipo de problemas, los comerciales pueden echar un vistazo al módulo de planificación de la producción para tener una visión general de la capacidad de producción. El módulo de la producción está muy relacionado con el de control de planta. El módulo de control de planta gestiona los procesos de producción y montaje y está conectado con el inventario para controlar también si se tiene el material necesario para un pedido. Esta comprobación se hace comparando la lista de materiales (Bill Of Materials, BOM) con el inventario actual de la empresa para producir el pedido.

¿Qué se puede hacer para tener siempre el material necesario disponible automáticamente?

Como se ha podido comprobar en el apartado anterior, el aprovisionamiento del material para producir es muy importante. Por ello, las empresas de fabricación de maquinaria, como muchas otras, no deben tener fallos en la gestión del inventario. Con un módulo de gestión de inventario dentro del software ERP o independiente se pueden controlar la cantidad de stock disponible por artículo y crear alertas cuando se llegue a un máximo y a un mínimo. Algunos de estos módulos incluso tienen la posibilidad de proponer una orden de compra automáticamente, con el proveedor habitual de dicho(s) material(es) y sus precios, para que el departamento de compras realice la compra.

Cuando solo se tiene un proveedor para un artículo o serie de artículos, el sistema puede crear una orden de compra para enviársela al proveedor. Sin embargo, muchas veces una empresa tiene bastantes proveedores para un mismo artículo. Entonces, para poder comparar las diferentes artículos, características y precios de los proveedores, algunas empresas adquieren el portal de proveedores. Con este portal, no solo se ve quién es el más barato o quién podría traer el material más rápido, sino que también permite mostrar la transparencia de la empresa fabricante. Esta transparencia en las empresas privadas hace que los accionistas estén más tranquilos con la gestión de la empresa. Por ejemplo, con este programa se puede ver que se ha hecho una verdadera comparación entre los distintos proveedores y se ha escogido al que más convenía a la empresa. De esta forma, los accionistas se aseguran de que no se esté haciendo tratos con un proveedor porque sea de un conocido.

Atención: el portal de proveedores compara las distintas opciones de productos o servicios de diferentes proveedores y facilita la comunicación con los proveedores. En la Guía ERP 2020 se encuentra una lista de las situaciones más comunes en las que se suele adquirir un portal del proveedor, y se habla de su coste.

Sin embargo, el portal de proveedores solo sirve para agilizar el proceso de gestión de compra. El departamento de compras también se encarga de que haya una buena planificación de las órdenes de compra. Así se puede tener todo el material necesario para la fabricación a tiempo, a la vez que se reduce la ocupación del almacén.

Cada cliente puede tener una exigencia para el producto o una personalización

En la fabricación de maquinaria hay empresas que se dedican a fabricar máquinas en serie (fabricación por stock), pero también hay empresas que fabrican por lo que se les pida (fabricación por pedido) o que hacen las dos cosas (mixta). En el caso de la fabricación por pedido, cada máquina que se construye tiene unas características específicas que se tiene que hablar con el cliente. Es por ello que la gestión de relaciones con el cliente adquiere bastante importancia. Con la ficha del cliente y su historial, se puede comprobar qué tipo de máquinas ha adquirido con anterioridad y cuáles son sus preferencias o características. Además, cuando se va a fabricar maquinaria, la comunicación e intercambio de documentos de diseño asistido por ordenador (CAD) de la maquinaria es imprescindible. En muchos casos incluso hay una serie de verificaciones y controles de versiones.

Debido a las particularidades de cada pedido, la fabricación se gestiona por proyectos. Por ello, con un módulo de proyectos se puede ver en él qué material se ha requerido y las facturas de coste de dichos materiales, los planos de ingeniería de la máquina, las horas empleadas por los empleados para terminarla, etc.

Por ejemplo, cuando una empresa se dedica a la fabricación de máquinas láser, tiene que estudiar qué desea el cliente que realice dicha máquina. El diseño, tamaño y complejidad del proyecto dependerá de si la máquina debe servir para: impresión láser; grabar en madera o en metal con láser; cortar; etc. Todos estos requisitos del cliente se guardan en el módulo de gestión de proyectos, junto con el inventario que se necesita para su creación, los diferentes diseños intercambiados entre el cliente y la empresa, las ofertas realizadas al cliente, el presupuesto, escandallo, las horas empleadas en su fabricación por empleado, los manuales de uso, garantías, etc.

Si toda esta información no se guardara en el módulo, se perdería la visión del proyecto y podría realizarse un proyecto o una versión anterior del cliente o, incluso, perder visión de los costes que supone el proyecto y que no salga rentable.

La información del producto es importante tanto durante la venta como en el proceso posterior

Tanto si la empresa fabrica maquinaria en serie, por proyecto o mixta, hoy en día es vital que la empresa tenga presencia online. Algunas, de hecho, tienen e-commerce para vender sus máquinas online y/o darse a conocer. Junto a las máquinas se coloca la información acerca de los productos (PIM) para que se sepa qué hacen, de qué están hecha y cualquier otra información que le pueda interesar a un posible comprador.

Aparte de la información que se proporciona online, hay que poder gestionar los pedidos entrantes con omnicanalidad. Es decir, que haya sincronización tanto si viene por la web, como por teléfono, e-mail, redes sociales, o por cualquier otro canal que tenga la empresa. Si no estuviera sincronizado, podría tenerse un pedido al que no se le está prestando servicio por desconocimiento y perder una venta. También podría ocurrir que la empresa viera tarde el pedido y se retrase más de lo debido en empezar con el pedido o que ya no se tenga. Estas situaciones son bastante perjudiciales para la satisfacción del cliente y puede hacer que el cliente no vuelva a pedir a la empresa.

Otro aspecto importante del proceso para el cliente de una empresa de fabricación es la trazabilidad. Desde la confirmación de que se ha recibido la orden de pedido, poder ver que se está recogiendo el pedido, que se ha enviado y cuándo llegará.

Nota: cuando se procede a recoger los productos del almacén, a veces se emplea más tiempo del debido. En la Guía ERP 2020 se encuentra una lista de cuáles son los fallos más comunes en la recogida de pedidos y cómo solucionarlo.

Por otra parte, muchas veces hay que generar información extra sobre el control de calidad de la fabricación de maquinaria. Esta información se puede encontrar en forma de manual, garantías; pero también con contenido exigido por ley o normas ISO como la ISO 9001.

Gestión desde el ERP de la reparación y mantenimiento de la maquinaria fabricada

Algunas empresas que fabrican máquinas, también se encargan de su mantenimiento y de sus reparaciones. Para ello, tiene servicios de alertas para el mantenimiento necesario por tipos y por momentos en los que se deba hacer para que haya una buena organización. El mantenimiento puede evitar reparaciones futuras, pero también ayuda a localizar posibles reparaciones necesarias que no se hubieran notado. Por ejemplo, una máquina con IoT (Internet of Things) puede comunicarse con el software para informar al cliente o al fabricante de la falta de grasa o de una mala conexión entre las correas o engranajes.

Importante: durante la reparación y mantenimiento de las máquinas hay que llevar una serie de registros para llevar un control de los recursos empleados. En la Guía ERP 2020 se encuentran las diferentes formas de registrar el progreso y los recursos utilizados durante un proyecto de mantenimiento y/o reparación.

Por otra parte, los clientes que hayan comprado dichas máquinas y que tengan contratado su mantenimiento y reparación pueden avisar a la empresa fabricante en caso de que requieran uno de estos servicios. La empresa fabricante registra dicha petición del cliente y comienza el sistema de ticket. Con este sistema se avisa al equipo adecuado para que vayan a solucionar el problema lo antes posible. Al usar este sistema de tickets, se puede hacer un seguimiento de las veces que se ha tenido que reparar dicha máquina, cuándo fue construidas, qué piezas la componen, qué se ha necesitado para repararla, cuantas horas y cualquier otra información relacionada pertinente.

Otras funcionalidades necesarias del ERP

Las funcionalidades mencionadas anteriormente son aquellas que suelen ser las más específicas para este sector. No obstante, también hay otras funciones que se suelen requerir de forma estándar. Por ejemplo, contabilidad, finanzas y facturación. Estas funcionalidades son especialmente importantes cuando se comercializa con empresas fuera de España y de Europa, para tener en consideración los distintos impuestos y documentación (como la de aduanas).

También, en la parte de facturación, hay empresas que requieren la facturación electrónica. De esta forma, desean evitar el uso del papel y que sus procesos sean automáticos. Con todos los datos de las facturas, ventas, clientes, entre otros, las empresas también pueden sacar informes y análisis concretos y detallados para mejorar sus procesos y decisiones.

Por otra parte, no solo hay que pensar en las funciones comunes, también en las más innovadoras. Muchas empresas ya no se pueden quedar atrás en la industria 4.0. Para ello, hacen uso de funciones como la inteligencia de negocios (Business Intelligence, BI), para tomar estratégicas y operativas. Una empresa fabricante de maquinaria innovativa es una buena carta de presentación frente a clientes con proyectos complejos.

¿Cuánto cuesta un software ERP para empresas fabricantes de maquinaria?

A pesar de realizar la misma actividad, cada empresa tiene sus características y requisitos particulares. Por tanto, los precios de ERP varían dependiendo de muchos factores: el software elegido y su proveedor; las funcionalidades que se adquieran; las personalizaciones; si se implementa en el ERP en la nube u on premise; las horas de consultoría necesarias; etc.

Importante: a la hora de valorar el presupuesto de un software ERP es relevante valorar los costes ocultos de este software. En la Guía ERP 2020 hay una lista de costes ocultos que no se aprecian a simple vista o que no se especifican de primeras.

Hay empresas que tienen un presupuesto para el primer año de 20.000€ para 5 licencias. Mientras tanto también hay otras empresas que para 5 licencias tienen un presupuesto de 40.000€ ya que sus requisitos son más numerosos y específicos. Otras empresas tienen un presupuesto inicial de 50.000€ para 20 usuarios. Por tanto, aunque se pertenezca al mismo sector, a veces la diferencia de necesidades puede ser bastante grande. Para poder orientarse mejor para su situación específica puede ponerse en contacto telefónicamente con el centro de conocimiento EKCIT al: +34 954 040 045.