Sistema ERP para la fabricación de máquinas
Las empresas de fabricación de máquinas pertenecen al sector de la fabricación discreta. Estas empresas tienen un requisito de calidad aún más alto que en otros sectores, dado que las máquinas que construyen también tienen que ser fabricadas con precisión para que realicen bien su actividad. A veces, las máquinas que se fabrican son muy específicas y se gestionan como proyectos. Otras veces, las máquinas que se venden se producen con frecuencia. Además, no es lo mismo gestionar una empresa que solo se dedica a la producción que una que también se encarga de las reparaciones y el mantenimiento. Entonces: ¿podemos hablar de unos requisitos homogéneos? ¿cómo puede contribuir un software ERP a la planificación de esta variedad de empresas?
Índice:
- Solucionar los problemas de producción con software
- Tener el inventario para los pedidos
- Exigencias y personalizaciones por cliente
- ¿Qué información incluir al fabricar?
- Gestión de mantenimiento y reparaciones
- Otras funcionalidades del ERP
- Costes de un ERP del sector
¿Cómo se pueden solucionar los problemas de producción con un software?
Toda empresa de fabricación tiene una determinada cantidad de máquinas de fabricación y de personal. Esto significa que también hay un límite en cuenta a la capacidad de trabajo que pueden realizar. Para intentar sacarle el máximo provecho a los recursos (materiales y humanos) de la empresa, hay algunas empresas que usan el 
El sistema MES (Manufacturing Execution System) de optimizar las gestiones de la planta de producción. MES intenta reducir el tiempo y coste de la producción usando el análisis de los datos de planta para planificar la producción. Es decir, un sistema MES se usa con la intención de aumentar la eficiencia general de los equipos (maquinaria) (OEE, Overall Equipment Effectiveness). El sistema MES es muy usado para empresas con producción en masa, por ejemplo, en el sector automovilístico.sistema MES para mejorar su producción basándose en metodologías. Gracias a la conexión del sistema MES con el 
Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros.software ERP, el ERP obtiene información de la planta de producción. Algunas de las metodologías más habituales son: 
Agile es una metodología donde los requisitos presentados por la organización y las soluciones ofrecidas por el proveedor cambian con el tiempo. Cuando se instala un programa nuevo en una empresa y los usuarios empiezan a probar las funcionalidades que ofrece, puede que echen en falta algo. O quizá opinan que si se cambiase alguna característica el programa les sería mucho más útil. Es por ello que este método se basa en la colaboración y el trabajo en equipo, y se caracteriza por la capacidad de adaptación y flexibilidad.agile; scrum; 
Lean Manufacturing o Producción Lean es una metodología que consiste en optimizar la eficiencia de la producción a través de la simplificación del proceso de producción. Con esta forma de producir, todos los elementos innecesarios o ineficientes se eliminan del proceso de producción. En la planificación de producción, por lo tanto, se tendrá en cuenta que los plazos de entrega serán más cortos y, así, a su vez, poder atender a los clientes más rápido.lean manufacturing; 
La fabricación de respuesta rápida o Quick Response Manufacturing (QRM) es una metodología desarrollada desde el punto de vista de la logística. Su estrategia se basa en la eliminación total de tiempos muertos durante las fases de operaciones de fabricación y oficina (como las colas, esperas, sobre procesos, etc).La finalidad de esta metodología es reducir el tiempo de ruta crítica de fabricación (Manufacturing Critical-path Time, MCT), la cual se basa en fabricación y tiempos de entrega más rápidos.quick response manufacturing; entre otras.
La 
La planificación de la producción consiste en establecer un plan de trabajo dependiendo de la cantidad de pedidos o de las ventas esperadas. Esta planificación se hace teniendo en cuenta: materiales disponibles o sus plazos de entrega; número de trabajadores; y capacidad de producción de las máquinas y los empleados.planificación de la producción es muy importante para todas las empresas que fabrican. Bien sea porque hay que producir una cierta cantidad de máquinas para la temporada alta como por poder proporcionarle una fecha de entrega (aproximada) al cliente. Este segundo caso suele tener dificultades en las empresas cuando no se tiene una visión actualizada de la disponibilidad de las máquinas de la empresa y del personal.
Por ejemplo, un comercial cierra un trato con un cliente sobre la producción de una máquina. El comercial calcula que se tardarán unas 3 semanas en producir la máquina y pone una fecha de entrega de acorde a sus cálculos. Sin embargo, después llega a la empresa con la orden de pedido y otro compañero ya ha dado la orden de fabricación para fabricar otras máquinas, provocando que se retrase el pedido del comercial. En cuanto el cliente se entere, es bastante probable que esté descontento con la noticia y que cancele su pedido y lo haga con la competencia.
Para evitar este tipo de problemas, los comerciales pueden echar un vistazo al módulo de planificación de la producción para tener una visión general de la capacidad de producción. El módulo de la producción está muy relacionado con el de 
El control de planta o Shop Floor Control (SFC) gestiona los diferentes procesos de producción y montaje. El SFC se encuentra generalmente dentro del sistema ERP en forma de módulo. Algunas de las funcionalidades que el control de planta ofrece son: planificación del trabajo; la creación de órdenes de producción; seguimiento de materias primas; seguimiento de bienes dentro de un proceso de producción; mediciones; control de los procesos de embalaje; la cancelación de materiales; registro de horas de trabajo reales; creación de informes sobre el progreso, las horas de producción y materiales usados.control de planta. El módulo de control de planta gestiona los procesos de producción y montaje y está conectado con el inventario para controlar también si se tiene el material necesario para un pedido. Esta comprobación se hace comparando la 
Una lista de materiales o, Bill of Materials (BOM) en inglés, es un listado con todas las necesidades de producción o de ensamblaje de un artículo. Esto puede referirse a materias primas como la harina para el pan, pero también a la infraestructura necesaria, como las máquinas de amasar y los hornos. Además, se proporcionan las instrucciones sobre cómo debe funcionar exactamente la producción y el ensamblaje.lista de materiales (Bill Of Materials, BOM) con el inventario actual de la empresa para producir el pedido.
¿Qué se puede hacer para tener siempre el material necesario disponible automáticamente?
Como se ha podido comprobar en el apartado anterior, el 
La gestión de aprovisionamiento, o procurement management en inglés, se encarga de la adquisición de los recursos, suministros o materias primas necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa. La gestión de aprovisionamiento se divide en 3 partes: gestión de compras; gestión de inventario; y gestión de almacenes.aprovisionamiento del material para producir es muy importante. Por ello, las empresas de fabricación de maquinaria, como muchas otras, no deben tener fallos en la 
La gestión de inventario es un concepto muy amplio, el cual entiende cada persona de diferente forma. En general, se distinguen tres conceptos dentro de la gestión de inventario: visión general del inventario (referencias y cantidad disponible); planificación del inventario (equilibrio para que haya el stock necesario, pero no en exceso); y planificación de la ubicación del stock.gestión del inventario. Con un módulo de gestión de inventario dentro del software ERP o independiente se pueden controlar la cantidad de stock disponible por artículo y crear alertas cuando se llegue a un máximo y a un mínimo. Algunos de estos módulos incluso tienen la posibilidad de proponer una orden de compra automáticamente, con el proveedor habitual de dicho(s) material(es) y sus precios, para que el departamento de compras realice la compra.
Cuando solo se tiene un proveedor para un artículo o serie de artículos, el sistema puede crear una orden de compra para enviársela al proveedor. Sin embargo, muchas veces una empresa tiene bastantes proveedores para un mismo artículo. Entonces, para poder comparar las diferentes artículos, características y precios de los proveedores, algunas empresas adquieren el 
El portal de proveedores es una herramienta de software que ayuda a las empresas a agilizar el proceso de compra. El portal de proveedores pertenece al ámbito de la gestión de relación con los proveedores (Supplier Relationship Management, SRM). Al igual que la gestión de relaciones con los clientes (Customer Relationship Management, CRM) se encarga de mejorar la experiencia entre una empresa y sus clientes, la de gestión de proveedores se encarga de mejorarla entre una empresa y sus proveedores.portal de proveedores. Con este portal, no solo se ve quién es el más barato o quién podría traer el material más rápido, sino que también permite mostrar la transparencia de la empresa fabricante. Esta transparencia en las empresas privadas hace que los accionistas estén más tranquilos con la gestión de la empresa. Por ejemplo, con este programa se puede ver que se ha hecho una verdadera comparación entre los distintos proveedores y se ha escogido al que más convenía a la empresa. De esta forma, los accionistas se aseguran de que no se esté haciendo tratos con un proveedor porque sea de un conocido.
Atención: el portal de proveedores compara las distintas opciones de productos o servicios de diferentes proveedores y facilita la comunicación con los proveedores. En laLa Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. En su interior están las situaciones más comunes en las que se puede aprovechar mejor un portal de proveedores.Guía ERP 2020 se encuentra una lista de las situaciones más comunes en las que se suele adquirir un portal del proveedor, y se habla de su coste.
Sin embargo, el portal de proveedores solo sirve para agilizar el proceso de gestión de compra. El departamento de compras también se encarga de que haya una buena planificación de las órdenes de compra. Así se puede tener todo el material necesario para la fabricación a tiempo, a la vez que se reduce la ocupación del almacén.
Cada cliente puede tener una exigencia para el producto o una personalización
En la fabricación de maquinaria hay empresas que se dedican a fabricar máquinas en serie (
La fabricación por stock (MTS, Make To Stock) consiste en producir los artículos de acuerdo con la demanda esperada. La cantidad y el tipo de artículos que se hace, se determina de acuerdo con la gestión de inventario. El inventario deseado se determina teniendo en cuenta las previsiones de ventas. Aquellas empresas que sólo ensamblan hablan de Assemble to Stock (ATS, o ensamblaje por stock, en español).fabricación por stock), pero también hay empresas que fabrican por lo que se les pida (
La fabricación por pedido (MTO, Make To Order) consiste en producir un producto bajo pedido. Por lo tanto, no se trabaja con un inventario fijo. Sólo cuando llega un pedido, se le piden los materiales necesarios para la producción a los proveedores. También, aquellas empresas que no producen realmente, pero que realizan algunos ajustes pequeños en la mercancía, tienen su propia variante de MTO, llamada ensamblaje por pedido (Assemble To Order, ATO).fabricación por pedido) o que hacen las dos cosas (mixta). En el caso de la fabricación por pedido, cada máquina que se construye tiene unas características específicas que se tiene que hablar con el cliente. Es por ello que la 
La gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente.gestión de relaciones con el cliente adquiere bastante importancia. Con la ficha del cliente y su historial, se puede comprobar qué tipo de máquinas ha adquirido con anterioridad y cuáles son sus preferencias o características. Además, cuando se va a fabricar maquinaria, la comunicación e intercambio de documentos de 
El Diseño Asistido por Ordenador (CAD, Computer-Aided Design) consiste en hacer dibujos técnicos digitalmente. El CAD ha crecido a medida que avanzaba la tecnología. Uno de los cambios más significativos fue el de la adición de la tercera dimensión (3D). El CAD se usa en sectores tan diversos como la arquitectura y la automoción. Por ello, dependiendo de los diferentes tipos de diseños hay también diferentes tipos de CAD. En general, se distinguen tres: CAD 2D; 2 ½D CAD; y CAD 3D.diseño asistido por ordenador (CAD) de la maquinaria es imprescindible. En muchos casos incluso hay una serie de verificaciones y controles de versiones.
Debido a las particularidades de cada pedido, la fabricación se 
A la hora de gestionar proyectos hay que tener en cuenta que cada proyecto es único y que pueden ser de sectores muy diversos. Por tanto, cada proyecto también tendrá diferentes documentos, materiales, personal, duraciones, presupuestos, requisitos, etc. Desde un software ERP, se puede coordinar toda esta información de forma centralizada y sacar informes para llevar un seguimiento y previsiones del proyecto.gestiona por proyectos. Por ello, con un módulo de proyectos se puede ver en él qué material se ha requerido y las facturas de coste de dichos materiales, los planos de ingeniería de la máquina, las horas empleadas por los empleados para terminarla, etc.
Por ejemplo, cuando una empresa se dedica a la fabricación de máquinas láser, tiene que estudiar qué desea el cliente que realice dicha máquina. El diseño, tamaño y complejidad del proyecto dependerá de si la máquina debe servir para: impresión láser; grabar en madera o en metal con láser; cortar; etc. Todos estos requisitos del cliente se guardan en el módulo de gestión de proyectos, junto con el inventario que se necesita para su creación, los diferentes diseños intercambiados entre el cliente y la empresa, las ofertas realizadas al cliente, el presupuesto, escandallo, las horas empleadas en su fabricación por empleado, los manuales de uso, garantías, etc.
Si toda esta información no se guardara en el módulo, se perdería la visión del proyecto y podría realizarse un proyecto o una versión anterior del cliente o, incluso, perder visión de los costes que supone el proyecto y que no salga rentable.
La información del producto es importante tanto durante la venta como en el proceso posterior
Tanto si la empresa fabrica maquinaria en serie, por proyecto o mixta, hoy en día es vital que la empresa tenga presencia online. Algunas, de hecho, tienen 
El comercio electrónico (e-commerce o e-business) abarca todas las formas de comercio en línea. La mayoría de las personas piensa directamente en una tienda online (o webshop, en inglés) para consumidores, pero el término también se utiliza para, por ejemplo, transacciones financieras entre bancos. Con este último sentido de comercio electrónico, el término se remonta a los años 70.e-commerce para vender sus máquinas online y/o darse a conocer. Junto a las máquinas se coloca la 
La gestión de información del producto (PIM, Product Information Management) se encarga de que todo el contenido que describe a los productos esté siempre disponible y uniforme. La PIM se ocupa de que el contenido proporcionado por proveedores, los partners y los consumidores también se incluya en el mismo sistema de forma uniforme.información acerca de los productos (PIM) para que se sepa qué hacen, de qué están hecha y cualquier otra información que le pueda interesar a un posible comprador.
Aparte de la información que se proporciona online, hay que poder gestionar los pedidos entrantes con omnicanalidad. Es decir, que haya sincronización tanto si viene por la web, como por teléfono, e-mail, redes sociales, o por cualquier otro canal que tenga la empresa. Si no estuviera sincronizado, podría tenerse un pedido al que no se le está prestando servicio por desconocimiento y perder una venta. También podría ocurrir que la empresa viera tarde el pedido y se retrase más de lo debido en empezar con el pedido o que ya no se tenga. Estas situaciones son bastante perjudiciales para la satisfacción del cliente y puede hacer que el cliente no vuelva a pedir a la empresa.
Otro aspecto importante del proceso para el cliente de una empresa de fabricación es la 
El control de trazabilidad consiste en el seguimiento de un elemento desde su origen hasta que llega a su destino final. Cada vez más exigido por ley a las empresas. Por tanto, muchas empresas contratan un software de gestión (ERP) que incluya la función de control de trazabilidad (sobre todo, aquellas que se dedican a la alimentación, farmacia, producción y/o distribución). De esta forma, se puede hacer el seguimiento de las materias primas o productos básicos que hayan salido de la empresa o que se necesiten para llevar a cabo la actividad empresarial.trazabilidad. Desde la confirmación de que se ha recibido la orden de pedido, poder ver que se está recogiendo el pedido, que se ha enviado y cuándo llegará.
Nota: cuando se procede a recoger los productos del almacén, a veces se emplea más tiempo del debido. En la
Por otra parte, muchas veces hay que generar información extra sobre el 
La gestión de calidad consiste en conseguir la máxima calidad de un producto, de un proceso de producción, o de un servicio u organización. Es una forma general de gestión empresarial que garantiza que el trabajo se realice siempre de una forma uniforme y de alta calidad. La gestión de calidad también incluye controles y evaluaciones con regularidad. De esta manera, se evalúa y mejora la calidad de una organización, tanto a nivel micro como a nivel macro.control de calidad de la fabricación de maquinaria. Esta información se puede encontrar en forma de manual, garantías; pero también con contenido exigido por ley o 
Las normas ISO son normativas internacionales para la optimización de los procesos empresariales, fueron elaboradas por la Organización Internacional de la Estandarización (ISO, International Standard Organization). Los miembros de ISO son representantes de los institutos de normalización nacionales, como la UNE en España (Una Norma Española). Estos representantes establecen las normativas ISO en consenso. Las estandarizaciones establecidas por consenso se escriben en un documento en inglés y se facilita su adquisición a través de la plataforma ISO. Las organizaciones nacionales también ofrecen traducciones de dichas normas.normas ISO como la ISO 9001.
Gestión desde el ERP de la reparación y mantenimiento de la maquinaria fabricada
Algunas empresas que fabrican máquinas, también se encargan de su mantenimiento y de sus reparaciones. Para ello, tiene servicios de alertas para el mantenimiento necesario por tipos y por momentos en los que se deba hacer para que haya una buena organización. El mantenimiento puede evitar reparaciones futuras, pero también ayuda a localizar posibles reparaciones necesarias que no se hubieran notado. Por ejemplo, una máquina con IoT (Internet of Things) puede comunicarse con el software para informar al cliente o al fabricante de la falta de grasa o de una mala conexión entre las correas o engranajes.
Importante: durante la reparación y mantenimiento de las máquinas hay que llevar una serie de registros para llevar un control de los recursos empleados. En la
Por otra parte, los clientes que hayan comprado dichas máquinas y que tengan contratado su mantenimiento y reparación pueden avisar a la empresa fabricante en caso de que requieran uno de estos servicios. La empresa fabricante registra dicha petición del cliente y comienza el 
El sistema de ticketing o de seguimiento de incidentes consiste en crear, gestionar y hacer un seguimiento de las incidencias y peticiones de los clientes. Cuando un cliente contacta con atención al cliente, el personal que atiende dicha incidencia abre un “ticket” con la información de la incidencia o duda a tratar. Este ticket permanecerá abierto durante todo el seguimiento de la incidencia hasta que se haya facturado y/o resuelto la incidencia. Este tipo de sistemas se suele usar con bastante frecuencia en empresas de instalaciones y mantenimiento.sistema de ticket. Con este sistema se avisa al equipo adecuado para que vayan a solucionar el problema lo antes posible. Al usar este sistema de tickets, se puede hacer un seguimiento de las veces que se ha tenido que reparar dicha máquina, cuándo fue construidas, qué piezas la componen, qué se ha necesitado para repararla, cuantas horas y cualquier otra información relacionada pertinente.
Otras funcionalidades necesarias del ERP
Las funcionalidades mencionadas anteriormente son aquellas que suelen ser las más específicas para este sector. No obstante, también hay otras funciones que se suelen requerir de forma estándar. Por ejemplo, contabilidad, finanzas y facturación. Estas funcionalidades son especialmente importantes cuando se comercializa con empresas fuera de España y de Europa, para tener en consideración los distintos impuestos y documentación (como la de aduanas).
También, en la parte de facturación, hay empresas que requieren la 
La facturación se manda cada vez más de forma electrónica, pero no es suficiente para llamarlo factura electrónica. Una versión PDF de una factura sí que es un documento electrónico, pero no se procesa automáticamente de manera inmediata. En una factura electrónica sí que sucede esta factura automática. El software de contabilidad de la empresa que lo envía, crea un archivo digital estructurado que hace que el sistema de contabilidad de la empresa que lo recibe lo pueda procesar electrónicamente.facturación electrónica. De esta forma, desean evitar el uso del papel y que sus procesos sean automáticos. Con todos los datos de las facturas, ventas, clientes, entre otros, las empresas también pueden sacar informes y análisis concretos y detallados para mejorar sus procesos y decisiones.
Por otra parte, no solo hay que pensar en las funciones comunes, también en las más innovadoras. Muchas empresas ya no se pueden quedar atrás en la 
La industria 4.0 revoluciona las tecnologías y capacidades existentes dentro del sector de la fabricación y la producción, gracias al uso de nuevas tecnologías como la robótica, la inteligencia artificial (Artificial Intelligence, IA) y el internet de las cosas (Internet of Things, IoT), entre otros. Al incorporar estas tecnologías, aumentan los niveles de automatización y digitalización en las instalaciones de una empresa.industria 4.0. Para ello, hacen uso de funciones como la 
La Inteligencia de Negocios (Business Intelligence, BI) se basa en el análisis de datos de la información de la compañía. Con esos datos se intenta obtener información valiosa para tomar decisiones comerciales estratégicas y operativas (información comercial). Generalmente, los datos en “bruto” provienen de los diferentes softwares de la compañía, tales como ERP, RRHH, gestión documental u otro software especializado. Los datos en bruto son: datos de ventas, tendencias del mercado, resultados financieros, etc.inteligencia de negocios (Business Intelligence, BI), para tomar estratégicas y operativas. Una empresa fabricante de maquinaria innovativa es una buena carta de presentación frente a clientes con proyectos complejos.
¿Cuánto cuesta un software ERP para empresas fabricantes de maquinaria?
A pesar de realizar la misma actividad, cada empresa tiene sus características y requisitos particulares. Por tanto, los precios de ERP varían dependiendo de muchos factores: el software elegido y su proveedor; las funcionalidades que se adquieran; las personalizaciones; si se implementa en el 
Un ERP en la nube puede definirse como un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales operado a través de internet. Actualmente, muchos fabricantes de sistemas ERP han optado por publicar versiones de su software ERP en la nube para hacerlos más accesibles.ERP en la nube u on premise; las horas de consultoría necesarias; etc.
Importante: a la hora de valorar el presupuesto de un software ERP es relevante valorar los costes ocultos de este software. En la
Hay empresas que tienen un presupuesto para el primer año de 20.000€ para 5 licencias. Mientras tanto también hay otras empresas que para 5 licencias tienen un presupuesto de 40.000€ ya que sus requisitos son más numerosos y específicos. Otras empresas tienen un presupuesto inicial de 50.000€ para 20 usuarios. Por tanto, aunque se pertenezca al mismo sector, a veces la diferencia de necesidades puede ser bastante grande. Para poder orientarse mejor para su situación específica puede ponerse en contacto telefónicamente con el centro de conocimiento EKCIT al: +34 954 040 045.
