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¿Qué son las licencias?
Las licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos.
Por tanto, las licencias son los permisos que un fabricante o desarrollador proporciona para la distribución, uso y/o modificación del software. Las licencias pueden estar limitadas a periodos de tiempo, variar según el territorio donde se aplica (ya que las licencias deben cumplir con las leyes locales), etc.
En el siguiente vídeo, Ignacio Ferrete, Consultor de EKCIT, nos comenta un caso real de una compañía que hizo una mala gestión de licencias y acabó gastando bastante dinero en un software que no necesitaba:
¿Sabías que? Otra repercusión bastante común que sufren las empresas que no llevan una buena gestión de sus licencias de software, es que acaban adquiriendo licencias que ya tenían. Por ello, es recomendable estudiar qué licencias tiene la empresa para evitar adquirirlas dos veces. Este es uno de los 6 consejos que están dentro de la Guía ERP para ahorrar dinero durante una implementación de software.
¿Qué tipos de licencias hay?
Las licencias de software autorizan el uso de software dependiendo del rol contratado. Cuantos más derechos tenga un usuario, mayor será el coste de la licencia. Los roles más comunes en las licencias son los siguientes:
- Administrador: suele ser adquirida por el director TIC o el encargado de la solución. Este tipo de licencia es la que otorga más derechos al usuario. Los usuarios con estas licencias pueden: activar y desactivar licencias; cambiar los permisos de las licencias (completos a limitados y viceversa); y gestionar a qué información tienen acceso el resto de licencias de menor calibre. Por ejemplo, ellos pueden hacer que una persona de administración tenga acceso completo a los datos financieros, pero ninguno a la parte de recursos humanos.
- Completa: los usuarios completos son aquellos que pueden consultar y editar el contenido al que tienen información dentro del software.
- Limitada: los usuarios limitados son aquellos con el menor nivel de derechos. Los usuarios con esta licencia sólo pueden consultar la información a la que tienen permitido mirar. En algunas ocasiones, hay softwares que permiten que este tipo de usuarios también pueda hacer pequeñas modificaciones o ediciones.
Por ejemplo, una empresa de construcciones gestiona sus documentos con un sistema de gestión documental. Si esta empresa trabaja en base a proyectos, el administrador creará los proyectos y permitirá el acceso a dichos proyectos a los usuarios que trabajen en él. Los arquitectos de la empresa constructora deberán tener acceso a sus proyectos y poder editar la información a medida que vayan avanzando con su trabajo. Por tanto, estos arquitectos necesitarán una licencia completa. Si colabora un arquitecto externo a la empresa, este no hace falta que tenga licencia completa, sólo una limitada que sólo le permita subir ciertos documentos y consultar ciertos datos del proyecto en el que está participando. Asimismo, en el caso de los operarios, estos sólo necesitarán acceso al sistema para ver ciertos detalles del edificio que están construyendo. Así que estos usuarios necesitarán una licencia limitada.
Nota: cuando se implementa un nuevo sistema, es muy común que salga mal el proyecto si los usuarios no tienen una buena adaptación al sistema. Uno de los puntos clave para que los usuarios reciban bien al sistema es involucrando al administrador y a los usuarios claves (key users), que son los representantes departamentales que ayudan a escoger la solución. En la Guía de Gestión documental hay consejos y trucos para que haya una mayor aceptación del sistema.
¿Cuánto suele costar una licencia de software?
El coste de una licencia depende de muchas variantes. Lo primero sería ver si el software es: freeware (cuyas licencias son gratuitas); shareware (son gratuitas, pero con funcionamiento limitado); libre (puede ser cambiado, usado y redistribuido con las modificaciones); propietario (tanto de código abierto como cerrado).
Atención: planificar el coste de implementación de software es bastante difícil. Los jefes de proyecto pueden orientarse con ayuda de la Guía ERP, la cual incluye un planificador de presupuestos con ejemplos.
Coste según tipo de adquisición
Los proveedores pueden ofrecer sus licencias en modo:
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- Compra: el coste inicial de este tipo de licencias es bastante superior a si se alquila. Esto se debe a que es un pago único. Este es el modelo tradicional de las soluciones que se instalan on-premise. Sin embargo, eso no quiere decir que todas las licencias on-premise sean de pago único, ni que ninguna licencia en la nube sea de compra única (aunque sí que es algo muy poco común).
Atención: aunque se adquiera una licencia con una compra única, las licencias de software requieren actualizaciones. Por lo tanto, es importante saber que las actualizaciones de las licencias también supondrán un coste.
- Alquiler: el modelo más común es el Software como servicio (SaaS). Estas son cada vez más comunes y, especialmente, en las implementaciones cloud. Con este modelo de pago de licencias, la empresa paga una cantidad bastante menor de coste inicial. Algunos proveedores permiten que el número de licencias usadas cambie de mes en mes, otros requieren que las licencias se alquilen por periodos de tiempo más largos.
Coste según el tipo de usuario
El precio de las licencias variará dependiendo de si son para administradores, para usuarios completos o limitados. Cuanto más derechos tenga la licencia, mayor será el coste. Además, tampoco valdrán lo mismo las licencias de administrador o completo una solución de SAP que la de una herramienta menos conocida o compleja. Por ejemplo, una licencia en un software ERP medio de administrador puede costar 130€/mes, mientras que la de un usuario completo será de 80€/mes y la de un limitado de 40€/mes.
Coste según si se adquieren una a una o por paquetes
Dependiendo del software, del proveedor y del fabricante, las licencias se podrán adquirir individualmente o por paquetes (o volumen). En algunas ocasiones, cuando se adquieren las licencias por paquetes, el proveedor permite adquirir una cierta cantidad extra de forma individual. Generalmente, esto sucede cuando la diferencia del número de licencias entre un paquete y otro es bastante grande.
| Individual | Paquete de 50 licencias | Paquete de 100 licencias | Paquete de 200 licencias |
|---|---|---|---|
| 20 € usuario/mes | 900€* mes | 1750€** mes | 3200€*** mes |
* 15€ por usuario extra con un máximo de 20 usuarios extra
** 12€ por usuario extra con un máximo de 40 usuarios extra
*** 10€ por usuario extra con un máximo de 60 usuarios extra
Cuando se adquiere un descuento por adquirir un paquete es necesario prestar atención a qué ocurre si quieres prescindir de una de las funcionalidades contratadas. Al eliminar una funcionalidad de un paquete, puede que la oferta desaparezca y la empresa tenga que acabar pagando un precio mayor que si sigue teniendo la funcionalidad.
¿Sabías que? Hay que tener en cuenta si el proveedor ofrece licencias fijas o nominales (Named User License, NUL) y licencias concurrentes (Concurrent User License, CUL), y cuáles se necesitan. Las licencias fijas son aquellas que tienen un único usuario (fijo), mientras que las concurrentes permiten varios usuarios. Los usuarios de las licencias concurrentes pueden hacer uso de una misma licencia, pero tiene que ser en distintos momentos. Es decir, sólo puede haber un usuario usando esa licencia, no puede haber 2 a la vez.
Coste según tipo de paquetes
Algunos softwares se ofrecen en distintos tipos de paquetes. Por ejemplo, los paquetes pueden venir en versión básica, business y enterprise. La versión básica tiene licencias con derechos muy reducidos y para pocos usuarios. Esta versión suele ser para start-ups y autónomos.
En el caso de las business, el precio es superior que el de la versión básica y permite el uso a más usuarios. Este modelo suele ser escogido por empresas pymes. Por último, las licencias enterprise son las más costosas, pero también son las que más derechos y funcionalidades otorgan a los usuarios. Este tipo de licencias suelen ser adquiridas por empresas grandes.
Atención: algunas veces, estos paquetes tienen un máximo de licencias. Es decir, un proveedor de software puede establecer que se pueden tener hasta un máximo de 50 licencias básicas. Si una empresa requiriera 52 licencias, ya deberían adquirir la versión business del paquete.