Licencias de software

Índice:

1. Definición de licencia
2. Tipos
3. Coste de las licencias
   1. Según tipo de adquisición
   2. Según tipo de usuario
   3. Según si son individuales o por paquetes
   4. Según tipo de plan

¿Qué son las licencias?

Las licencias de softwareUn software es el componente lógico del que está constituido un equipo informático. Es decir, se trata de una herramienta que está formada por todos los componentes del sistema que no se pueden tocar, pero que hacen posible la realización de tareas específicas, como por ejemplo: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores de imágenes, sistema operativo, etc. son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos.

Por tanto, las licencias son los permisos que un fabricante o desarrollador proporciona para la distribución, uso y/o modificación del software. Las licencias pueden estar limitadas a periodos de tiempo, variar según el territorio donde se aplica (ya que las licencias deben cumplir con las leyes locales), etc.

En el siguiente vídeo, Ignacio Ferrete, consultor de TIC Portal, nos comenta un caso real de una compañía que hizo una mala gestión de licencias y acabó gastando bastante dinero en un software que no necesitaba:

¿Sabías que? Otra repercusión bastante común que sufren las empresas que no llevan una buena gestión de sus licencias de software, es que acaban adquiriendo licencias que ya tenían. Por ello, es recomendable estudiar qué licencias tiene la empresa para evitar adquirirlas dos veces. Este es uno de los 6 consejos que están dentro de la Guía ERPLa Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. para ahorrar dinero durante una implementación de software.

¿Qué tipos de licencias hay?

Las licencias de software autorizan el uso de software dependiendo del rol contratado. Cuantos más derechos tenga un usuario, mayor será el coste de la licencia. Los roles más comunes en las licencias son los siguientes:

• Administrador: suele ser adquirida por el director TIC o el encargado de la solución. Este tipo de licencia es la que otorga más derechos al usuario. Los usuarios con estas licencias pueden: activar y desactivar licencias; cambiar los permisos de las licencias (completos a limitados y viceversa); y gestionar a qué información tienen acceso el resto de licencias de menor calibre. Por ejemplo, ellos pueden hacer que una persona de administración tenga acceso completo a los datos financieros, pero ninguno a la parte de recursos humanos.
• Completa: los usuarios completosUn usuario completo es aquel que puede consultar y editar los datos de un sistema de software. Un usuario completo no tiene acceso inmediato a toda la información almacenada en el software, solo a aquella a la que tenga derecho de acceso. Además de la diferenciación entre usuario completo y usuario limitado, también están las autorizaciones. Los trabajadores de recursos humanos puede ser, por ejemplo, usuarios completos, pero sólo ven los datos de los trabajadores de los que son responsables. Los datos personales de los trabajadores de los que se encarga un compañero se protegen a través de controles de acceso. son aquellos que pueden consultar y editar el contenido al que tienen información dentro del software.
• Limitada: los usuarios limitadosEl usuario limitado es aquel que puede consultar el software, pero que no pueden hacer ningún cambio (grande). De esta manera, los empleados del departamento de producción pueden, por ejemplo, consultar en el sistema ERP la planificación de la producción, que se encuentra en el módulo de Shop Floor Control (SFC) o control de planta en español. A veces, se les puede ofrecer la oportunidad de completar ciertas tareas que difieren de sus ocupaciones. Sin embargo, un usuario completo tiene más derechos y poderes (a menudo, completos). son aquellos con el menor nivel de derechos. Los usuarios con esta licencia sólo pueden consultar la información a la que tienen permitido mirar. En algunas ocasiones, hay softwares que permiten que este tipo de usuarios también pueda hacer pequeñas modificaciones o ediciones.

Por ejemplo, una empresa de construccionesEn las empresas del sector de la ingeniería, como empresas de arquitectura, construcción, mecánica, aeronáutica, eléctrica, las formas de trabajo se centran en proyectos. Estos proyectos se realizan con diferentes organizaciones colaboradoras y clientes que aportan y reciben información a lo largo de todo el proyecto. Este concepto de colaboración engloba la mayoría de los requisitos que se piden a los gestores documentales en ingeniería. gestiona sus documentos con un sistema de gestión documental. Si esta empresa trabaja en base a proyectosA la hora de gestionar proyectos hay que tener en cuenta que cada proyecto es único y que pueden ser de sectores muy diversos. Por tanto, cada proyecto también tendrá diferentes documentos, materiales, personal, duraciones, presupuestos, requisitos, etc. Desde un software ERP, se puede coordinar toda esta información de forma centralizada y sacar informes para llevar un seguimiento y previsiones del proyecto., el administrador creará los proyectos y permitirá el acceso a dichos proyectos a los usuarios que trabajen en él. Los arquitectos de la empresa constructora deberán tener acceso a sus proyectos y poder editar la información a medida que vayan avanzando con su trabajo. Por tanto, estos arquitectos necesitarán una licencia completa. Si colabora un arquitecto externo a la empresa, este no hace falta que tenga licencia completa, sólo una limitada que sólo le permita subir ciertos documentos y consultar ciertos datos del proyecto en el que está participando. Asimismo, en el caso de los operarios, estos sólo necesitarán acceso al sistema para ver ciertos detalles del edificio que están construyendo. Así que estos usuarios necesitarán una licencia limitada.

Nota: cuando se implementa un nuevo sistema, es muy común que salga mal el proyecto si los usuarios no tienen una buena adaptación al sistemaLa instalación del software en sí no es más complicada que el de otras soluciones TIC. Pero la adaptación de los trabajadores de la empresa al manejo del nuevo sistema presenta a menudo una serie de problemas. La realidad es que un sistema de gestión documental no supone un cambio meramente tecnológico. Para los empleados de la empresa supone un cambio en su trabajo, en su manera de hacer las cosas y de pensar. Normalmente los cambios tecnológicos son rápidos, pero las personas necesitan un período de aclimatación para aprender a manejarse en entornos que les son desconocidos.. Uno de los puntos clave para que los usuarios reciban bien al sistema es involucrando al administrador y a los usuarios claves (key usersUn key user, en español usuario clave, son esas personas dentro de una empresa que tienen un papel decisivo en la elección e implementación de un nuevo software. Los key users suelen actuar como representantes de ciertos departamentos, de forma que todos puedan contribuir al avance global de la empresa. Otras denominaciones que pueden usarse para referirse a key user son: SuperUser o User ++. A veces, se les llama también administradores descentralizados.), que son los representantes departamentales que ayudan a escoger la solución. En la Guía de Gestión documentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. hay consejos y trucos para que haya una mayor aceptación del sistema.

¿Cuánto suele costar una licencia de software?

El coste de una licencia depende de muchas variantes. Lo primero sería ver si el software es: freeware (cuyas licencias son gratuitas); shareware (son gratuitas, pero con funcionamiento limitado); libre (puede ser cambiado, usado y redistribuido con las modificaciones); propietario (tanto de código abiertoOpen source o código abierto es el término empleado al software distribuido bajo una licencia que permite al usuario acceso al código fuente. Este tipo de licencia posibilita el estudio y la modificación del software con total libertad. Además, su redistribución está permitida siempre y cuando esta posibilidad vaya en concordancia con los términos de licencia bajo la que se adquiere el software. como cerrado).

Atención: planificar el coste de implementación de software es bastante difícil. Los jefes de proyecto pueden orientarse con ayuda de la Guía ERPLa Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. , la cual incluye un planificador de presupuestos con ejemplos.

Coste según tipo de adquisición

Los proveedores pueden ofrecer sus licencias en modo:

• • Compra: el coste inicial de este tipo de licencias es bastante superior a si se alquila. Esto se debe a que es un pago único. Este es el modelo tradicional de las soluciones que se instalan on-premiseEl término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ.. Sin embargo, eso no quiere decir que todas las licencias on-premise sean de pago único, ni que ninguna licencia en la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet. sea de compra única (aunque sí que es algo muy poco común).

Atención: aunque se adquiera una licencia con una compra única, las licencias de software requieren actualizaciones. Por lo tanto, es importante saber que las actualizaciones de las licencias también supondrán un coste.

• Alquiler: el modelo más común es el Software como servicio (SaaS)El SaaS (Software as a Service, o software como servicio, en español) es una modalidad para la adquisición de software. Con esta modalidad, la empresa que implementa el software no es dueña del sistema, pero consigue acceso a distancia a un paquete de software que está instalado en el servidor del proveedor. Este acceso se realiza a través de una conexión en la nube. Por lo tanto, el modelo SaaS pertenece a la categoría de “Todo como servicio” o XaaS (Anything as a Service).. Estas son cada vez más comunes y, especialmente, en las implementaciones cloud. Con este modelo de pago de licencias, la empresa paga una cantidad bastante menor de coste inicial. Algunos proveedores permiten que el número de licencias usadas cambie de mes en mes, otros requieren que las licencias se alquilen por periodos de tiempo más largos.

Coste según el tipo de usuario

El precio de las licencias variará dependiendo de si son para administradores, para usuarios completos o limitados. Cuanto más derechos tenga la licencia, mayor será el coste. Además, tampoco valdrán lo mismo las licencias de administrador o completo una solución de SAP que la de una herramienta menos conocida o compleja. Por ejemplo, una licencia en un software ERP medio de administrador puede costar 130€/mes, mientras que la de un usuario completo será de 80€/mes y la de un limitado de 40€/mes.

Coste según si se adquieren una a una o por paquetes

Dependiendo del software, del proveedor y del fabricante, las licencias se podrán adquirir individualmente o por paquetes (o volumen). En algunas ocasiones, cuando se adquieren las licencias por paquetes, el proveedor permite adquirir una cierta cantidad extra de forma individual. Generalmente, esto sucede cuando la diferencia del número de licencias entre un paquete y otro es bastante grande.

* 15€ por usuario extra con un máximo de 20 usuarios extra

** 12€ por usuario extra con un máximo de 40 usuarios extra

*** 10€ por usuario extra con un máximo de 60 usuarios extra

Cuando se adquiere un descuento por adquirir un paquete es necesario prestar atención a qué ocurre si quieres prescindir de una de las funcionalidades contratadas. Al eliminar una funcionalidad de un paquete, puede que la oferta desaparezca y la empresa tenga que acabar pagando un precio mayor que si sigue teniendo la funcionalidad.

¿Sabías que? Hay que tener en cuenta si el proveedor ofrece licencias fijas o nominales (Named User License, NUL) y licencias concurrentes (Concurrent User License, CUL), y cuáles se necesitan. Las licencias fijas son aquellas que tienen un único usuario (fijo), mientras que las concurrentes permiten varios usuarios. Los usuarios de las licencias concurrentes pueden hacer uso de una misma licencia, pero tiene que ser en distintos momentos. Es decir, sólo puede haber un usuario usando esa licencia, no puede haber 2 a la vez.

Coste según tipo de paquetes

Algunos softwares se ofrecen en distintos tipos de paquetes. Por ejemplo, los paquetes pueden venir en versión básica, business y enterprise. La versión básica tiene licencias con derechos muy reducidos y para pocos usuarios. Esta versión suele ser para start-ups y autónomos.

En el caso de las business, el precio es superior que el de la versión básica y permite el uso a más usuarios. Este modelo suele ser escogido por empresas pymes. Por último, las licencias enterprise son las más costosas, pero también son las que más derechos y funcionalidades otorgan a los usuarios. Este tipo de licencias suelen ser adquiridas por empresas grandes.

Atención: algunas veces, estos paquetes tienen un máximo de licencias. Es decir, un proveedor de software puede establecer que se pueden tener hasta un máximo de 50 licencias básicas. Si una empresa requiriera 52 licencias, ya deberían adquirir la versión business del paquete.