¿Por qué registrar por lotes?
Diferentes empresas reciben los bienes por lotes o “batch” en inglés. Este puede ser una (gran) entrega de artículos que pertenecen al mismo grupo. Un lote puede componerse de varios productos, pero tienen que tener características comunes importantes. Por ejemplo, las peras y las manzanas del mismo frutero pueden venir dentro del mismo lote, a pesar de que deben almacenarse de una manera un tanto distinta. Con el registro de un lote, su historial y descripciones se pueden guardar directamente en el ERP cuando ingresa en el almacén.
Por lo tanto, el registro por lotes (o registro de lotes) está estrechamente relacionado con la gestión de almacenes. Una empresa mantiene una visión actualizada del inventario. Los registros por lote son especialmente importante para los sistemas ERP para el sector de la alimentación o del farmacéutico. Estas empresas deben indicar de forma muy precisa la fecha de caducidad de los diferentes lotes. También, se espera, incluso más que en otro tipo de compañías, que puedan rastrear las series y los lotes, tanto dentro como fuera de la empresa.
El registro por lote no se limita a los lotes entrantes. Para los clientes empresariales, también se componen, a menudo, lotes de salida. Aquí también es importante el registro, pero con un enfoque diferente. Para los lotes de salir es importante que la empresa comercial proporcione la información necesaria. Esta información se le proporciona al cliente en forma de código. Por ejemplo, un farmacéutico necesita saber exactamente qué reglas de almacenamiento se aplican a un lote de medicamentos. Por ejemplo, también para la facturación de artículos que se venden por peso, como el pescado, es importante registrar bien el lote. De esta manera, el departamento financiero sabe lo que tiene que cobrarle al cliente.
¿Cómo funciona el registro por lote?
Por lo tanto, el registro por lotes está vinculado a la gestión de la información del producto (Product Information Management, PIM). La idea es que todos los socios de la cadena de suministro hagan uso de los mismos datos. De esta manera, los artículos se guardan, procesan y usan de forma óptima. La comunicación de estos datos ocurre generalmente a través de un código de barras. Un empleado escanea la llegada de un lote al almacén. Este código de barras contiene información necesaria para un almacenamiento, procesamiento y seguimiento correcto.
A menudo, el registro por lote está incluido en el sistema de ejecución de fabricación (Manufacturing Execution System, MES), o dentro del módulo MES del ERP. Este tipo de sistemas se encarga de crear comunicación entre el departamento de comercio y el de producción de una empresa (o entre socios de comercio y de producción). Por este motivo, el registro por lote resulta esencial. Al estar monitorizados los lotes, todos los departamentos o socios pueden estar al tanto del estado del lote presionando un solo botón. De esta forma, un representante puede informar de forma clara al cliente sobre el progreso o ubicación exacta de un pedido realizado.
Un sistema MES planifica la producción y distribución de los productos en función de los pedidos entrantes y teniendo en cuenta los requisitos específicos de los clientes. El sistema determina los materiales específicos a utilizar, realiza la planificación de la producción y monitoriza los lotes desde la producción hasta el registro.
