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¿Cómo seleccionar un proveedor de ERP?

Los proveedores ERP abundan en el mercado español y todos parecen poder hacer de todo. Sin embargo, no todos los sistemas pueden cumplir con todos los requisitos ni los proveedores son expertos en todos los sectores. ¿Cómo sé cuál es el proveedor más adecuado para mi caso? ¿Qué factores influyen en la selección?

Índice

  1. ¿Por qué es importante elegir bien?
  2. ¿Cómo se escoge al proveedor?
  3. Criterios para la evaluación
    1. Tamaño
    2. Nube o local
    3. Distancia geográfica
    4. Experiencia
  4. Preguntas para el proveedor
  5. Conclusión

¿Por qué es crucial realizar una selección seria de proveedores?

Generalmente, las empresas buscan un sistema ERP que ayude a reducir los costes de la empresa y que, a la vez, ayude a aumentar las ganancias. Muchas empresas cometen el error de enfocarse más en la selección del paquete y no tanto en la elección del proveedor. Sin embargo, la elección del proveedor es tan importante como la del paquete adecuado. En la Guía ERP se encuentran los factores vitales a tener en cuenta para elegir al proveedor adecuado.

Por ejemplo, un proveedor puede ofrecer un sistema muy potente, pero si no entiende el sector de la empresa y/o sus procesos, entonces la configuración irá mal. Si la configuración va mal, el sistema no funciona como debería y los empleados buscarán formas alternativas de trabajar, haciendo que sea una mala inversión y manteniendo los problemas que se tenía antes de la implementación.

En el siguiente vídeo, un consultor de EKCIT nos cuenta varias malas experiencias con proveedores que han sufrido algunas empresas con las que ha tratado:


La selección del proveedor suele hacerse basándose en una serie de demos de diferentes proveedores. Sin embargo, no siempre es fácil comparar bien a los proveedores y sus demos. Por eso, TIC Portal ha desarrollado el Premium digiBook ¡Ayuda, tengo una demo!. En su interior, los jefes de proyecto encontrarán consejos prácticos y una guía para llevar de forma estratégica las primeras conversaciones con los proveedores, y hacer una selección a conciencia.

¿Cómo se escoge al proveedor de ERP adecuado?

Antes de contactar con los proveedores, se recomienda hacer una análisis de requisitos y determinar el presupuesto del proyecto. También habrá que considerar el soporte técnico y los requisitos técnicos necesarios.

Una vez se tenga toda esta información interna, será más fácil buscar y analizar proveedores. Cuando encuentre un proveedor cuya solución parezca que cubre los requisitos de la empresa, contáctele para pedirle información. Tenga en cuenta que esta información puede ser bastante comercial.

¡Ojo! Dejarse influenciar por el aspecto comercial es muy tentador y peligroso. Contacte con TIC Portal para obtener una selección personalizada e imparcial de proveedores que cumplan con sus requisitos: +34 954 040 045.

Hay ciertos puntos que se pueden observar para comprobar si el proveedor está siendo muy comercial o si de verdad puede prestar el servicio. Uno de estos puntos es a través de las cláusulas del contrato. En el siguiente vídeo, Maitane Valdecanto, nos comenta qué cláusulas hay que mirar en el contrato de software para saber si un proveedor es de fiar o no:

Tener información independiente para poder analizar y comparar bien no siempre es posible. En la Guía ERP hay una comparación neutra de paquetes ERP (más y menos conocidos) y sus proveedores.

Criterios para la evaluación de los proveedores de ERP

No todos los proveedores podrán cumplir con las expectativas de todas las empresas. No existe un modelo estándar o una lista de control para evaluar al proveedor, pero sí que hay criterios y elementos importantes a la hora de seleccionar un proveedor de ERP. En la Guía ERP se encuentran una serie de elementos en los que no suelen caer a la hora de seleccionar a un proveedor, pero que son cruciales para el éxito final de la colaboración.

seleccion proveedores erp

Tamaño del proveedor

El proveedor más grande no es siempre la mejor opción. Al igual que un proveedor grande puede dar servicio a una empresa grande y una pequeña, un proveedor de menor tamaño también puede. No obstante, hay que tener en cuenta varios puntos.

Si la empresa es más pequeña que las empresas con las que suele trabajar, puede que el proveedor no le preste la atención suficiente. Por tanto, es recomendable preguntar al proveedor si tiene más clientes del mismo tamaño de la empresa y, si es así, ponerse en contacto con ellos para verificar qué tal es la relación con el proveedor.

Si la empresa es mucho más grande que el proveedor, es posible que el proveedor no tenga los recursos suficientes para dar el servicio que la empresa necesita. En este caso, se puede preguntar al proveedor por cómo van a afrontar toda la carga de trabajo y si tienen los recursos suficientes.

¿Sistema en la nube o en local?

Cada vez hay más sistemas de ERP en la nube. Además, los proveedores que siempre se han centrado en implementaciones on-premise se ven ahora casi obligados a ofrecer también soluciones en la nube. No obstante, sigue habiendo empresas que prefieren las soluciones que se implementan on-premise (en local).

Ambas formas de implementación tienen sus ventajas y sus desventajas. El motivo de la tendencia a implementar en la nube es porque la implantación suele ser más rápida e (inicialmente) más económica. No obstante, no todas las empresas están preparadas para implementar en la nube. En la Guía ERP se encuentran los puntos principales a considerar antes de implementar un sistema en la nube.

Distancia geográfica con el proveedor

Con la llegada de los sistemas ERP en la nube, este factor ha perdido un poco de importancia. Esto se debe a que la configuración y personalización del software se puede realizar en remoto. No obstante, si hay que hacer una integración en local o quisiera consultoría in situ, entonces es crucial que el proveedor tenga una sede cerca.

Otro caso en el que la ubicación del proveedor juega un papel importante es si la empresa tiene varias oficinas internacionales. Si el proveedor tiene sedes en los mismos países que la empresa, eso quiere decir que su sistema también opera en dicho país. Por lo tanto, el sistema cumplirá con las normativas locales.

Experiencia en el sector

Un proveedor puede conocer mucho su sistema y haber realizado muchas implementaciones. Sin embargo, si no conoce el sector, es difícil que entienda las necesidades y requisitos de la empresa.

Cuando un proveedor tiene experiencia, la comunicación y el intercambio de ideas es mucho más fluido y directo. Esto se debe a que, como lo ha tratado con anterioridad, conoce ya de antemano los puntos principales.

Algunos proveedores incluso se vuelven nicho porque hacen desarrollos verticales de software. Ya sea un fabricante que hace un sistema totalmente vertical para un sector, o un proveedor que hace un desarrollo para añadir funcionalidades sectoriales a un software horizontal. Aunque este nivel de nicho sea muy atractivo, no todas las empresas necesitan un sistema tan vertical. Primero, porque esta verticalidad, se paga. Y segundo, porque puede que sus procesos sean más generales que los que incluye el propio software.

software horizontal versus vertical

¿Qué debo preguntarle a un proveedor de ERP durante una demo?

Es comprensible que se preparen ciertas preguntas para hacerle a los proveedores antes de los primeros contactos. A continuación mostramos algunas de las preguntas más comunes:

¿Sois fabricantes e implementadores de ERPs o solo vendéis e implementáis ERPs de otros?
¿Cuántos años de experiencia tenéis vendiendo / implementando ERPs?
¿Cuántos ERPs habéis implementado en total? ¿Cuántos en los últimos 3 años?
¿De cuántos ERPs diferentes hacéis implementaciones? (En caso de trabajo con varios ERPs), ¿Cuál es el ERP principal, del que tienes más implementaciones?

¿Implementáis ERPs a todo tipo de empresas? (Sin ninguna especialización por tipos de actividad / sectorial)

¿Implementáis ERPs a empresas de todos los tamaños? En caso de estar más especializados en un tamaño de empresas, ¿en cuál?

  • ¿Micro-empresas? (Menos de 10 empleados)
  • ¿Pequeñas empresas? (Menos de 50 empleados)
  • ¿Medianas empresas? (Menos de 250 empleados)
  • ¿Grandes empresas?¿Multinacionales / Grupos de empresas? (Más de 250 empleados)

¿Estáis especializados en empresas de nuestra actividad? (En caso afirmativo), ¿En qué sector(es)/actividad(es) estáis especializados / tenéis más implementaciones?

¿Cuántos consultores implantados tenéis en vuestro equipo?

¿Cuántos directores de proyecto tenéis en vuestro equipo?

¿Cómo organizáis el equipo de implementación con el cliente? (Roles necesarios por cada parte, nº de personas por cada parte, liderazgo operativo, etc.)

¿Qué metodología(s) de implementación usáis? ¿Alguna propia? ¿A demanda del cliente?

En lo relativo a los plazos de implementación, ¿trabajáis más con proyectos cerrados con un plazo fijo inamovible, o con proyectos que tienen una estimación concreta pero admiten una desviación en el plazo de entrega?

¿Qué tipo de documentación generáis y entregáis a los clientes relativa a la implementación?

¿Cuántos técnicos de soporte tenéis en vuestro equipo?

¿Cuál es vuestro modelo de servicio en lo relativo al soporte y mantenimiento?

  • ¿Tenéis diferentes niveles de soporte?
  • ¿Canales de contacto habilitados?
  • ¿Canales de resolución de incidencias?
  • ¿Horarios generales de disponibilidad?
  • ¿Plazos de respuesta ante las incidencias?
  • ¿Plan de contingencia con el fabricante para casos graves y urgentes?

¿Qué tipo de documentación de soporte y mantenimiento generáis y entregáis a los clientes?

El contrato que estipula el mantenimiento y el soporte que se recibe de parte del proveedor se llama acuerdo de nivel de servicio (SLA). En él se encuentran muchas cláusulas que se pueden dividir en dos tipos: requisitos de actuación y restricciones. En el Premium digiBook Asuntos legales de una contratación de software hay una plantilla de SLA lista para usar.

¿Tenéis medido el nivel de satisfacción de vuestros clientes de implementación? En caso afirmativo, ¿Cuál es el nivel medio de satisfacción de vuestros clientes?

¿Cuántos “casos de éxito” o “ clientes referencia” tenéis en vuestra trayectoria?

¿Vuestra política comercial contempla el darles acceso a vuestros clientes a estos “casos de éxito” o “ clientes referencia”?

Conclusión: ¿cómo elegir un buen proveedor para su proyecto ERP?

La selección de un proveedor de ERP no es tarea fácil. La forma de funcionar de la empresa influye mucho en la elección. Los procesos de selección no duran sólo un par de días o semanas. Hay muchos puntos que considerar del proveedor y del sistema que ofrece, por lo que el proceso requiere más tiempo. Es recomendable empezar con tiempo el proceso de selección. Asimismo, es necesario tener todos los procesos optimizados, y los requisitos y deseos de la empresa claramente definidos. Si lo desea, puede ponerse en contacto telefónico con TIC Portal (+34 954 040 045) para que un consultor le proporcione información independiente y personalizada para su proceso de selección. TIC Portal dispone de listas de control, para realizar el proceso de selección de una forma objetiva y cualitativa.

Asimismo, aunque se tenga ya una pre-selección de soluciones y proveedores, no siempre es fácil comparar bien estos proveedores y sus demos. Por ello, EKCIT ha desarrollado el Premium digiBook ¡Ayuda, tengo una demo!. En él, los jefes de proyecto encontrarán consejos y guías para llevar una estrategia en las primeras conversaciones con los proveedores y, así, poder tomar la decisión a conciencia.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2022, 1 julio). ¿Cómo seleccionar un proveedor de ERP? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/enterprise-resource-planning/seleccion-proveedor-erp
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