Gestión documental: funcionalidades clave
Esta herramienta digital ayuda a especificar los requisitos de software para un nuevo sistema de gestión documental (DMS).
Prioriza las funcionalidades mediante listas de selección. Presenta una recopilación exhaustiva de las características de los paquetes de software disponibles en el mercado.
- Afina tu programa de necesidades con una visión completa
- Estructura las funciones deseadas según su prioridad
- Prepara las entrevistas con los proveedores con descripciones claras de las funciones
El resumen de funcionalidades de DMS se basa en el método MosSCow, una forma cómoda y eficaz de priorizar requisitos. El método clasifica las funcionalidades en cuatro niveles de prioridad:
- Must-Have: Son las funcionalidades esenciales que no deben faltar en absoluto. Son cruciales para el funcionamiento básico del sistema y, sin ellas, el sistema DMS es inútil.
- Should-Have: Funcionalidades muy deseables que son importantes para la eficiencia y eficacia del sistema, pero que no son necesariamente imprescindibles.
- Could-Have: Funcionalidades interesantes y útiles si el presupuesto lo permite. Añaden valor, pero no son esenciales para el funcionamiento principal del sistema.
- Would-Have: Funcionalidades que no son necesarias actualmente pero que pueden ser útiles en el futuro. No se incluyen en la fase inicial de implantación, pero pueden considerarse más adelante.
La descripción general de las funciones de DMS se ofrece en forma de lista de comprobación exhaustiva. Repase la lista y marque las funcionalidades deseadas. Los datos completados y guardados pueden enviarse a TIC Portal a través del botón «Ayuda para la selección» situado en la parte inferior del digibook. En función de los deseos y requisitos especificados, se le presentarán varias opciones de software adecuadas. Éstas cumplen en gran medida los criterios que usted ha establecido. Además, puede utilizar este resumen de funcionalidades cuando prepare una solicitud de información (RFI), o consultarlo para inspirarse a la hora de seleccionar un paquete.
La descripción general de las funciones de DMS está dirigida a profesionales de ventas y marketing, directores de TI y responsables de la toma de decisiones de organizaciones que estén pensando en adquirir un nuevo sistema DMS o en actualizar el que ya tienen.
La visión de conjunto acelera el proceso de definición de sus necesidades y requisitos. Haciendo clic en las casillas de verificación, usted indica qué características considera importantes. El resultado es una lista de especificaciones hecha a medida que puede utilizarse al evaluar diferentes sistemas DMS.
Sí, la descripción general de las funciones de DMS está diseñada para que puedan utilizarla organizaciones de distintos tamaños y sectores.
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