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Sistema de producción: ¿Cómo ayuda el software ERP a optimizar la fabricación de la empresa?

Índice:

  1. ¿Qué es y para qué sirve un sistema de producción?
  2. Fabricación vs. ensamblaje
  3. Conexiones con otros sistemas
    1. Planificación de la producción
    2. Predicción de la demanda
    3. Gestión de inventario
    4. Conocimiento al detalle de la producción
    5. Otras conexiones comunes
  4. ¿Software independiente o integrado?
  5. Coste de un sistema de producción

¿Qué es y para qué sirve un sistema de producción?

Un sistema de producción es un software que sirve para que las empresas de fabricación lleven un mejor control de sus procesos de fabricación. Es decir, con este sistema se puede hacer un seguimiento en detalle del proceso de producción en el que se encuentra el producto. Este sistema está dirigido a la directiva de una empresa, ya que sirve para analizar la eficiencia de la/s planta/s de producción; colas de fases; estado de pedidos.

En el siguiente vídeo, Paco Rodríguez, jefe de informática de Geotexan (empresa fabricante y comercializadora de geotextiles), nos cuenta por qué necesitan un software ERP para gestionar la producción y otros procesos de la empresa:

Atención: no todos los softwares de ERP son aptos para el sector de la producción. Si se contrata un software genérico, este no podrá ayudar con las funciones específicas de la industria, perdiendo automatización de los procesos. En la Guía ERP se encuentra un listado de las soluciones según los sectores en los que operan.

Durante la fabricación de los productos, se deben tener muchos elementos en cuenta. Una misma empresa puede fabricar más de 100 productos distintos. Cada producto tendrá un diseño distinto y requerirá unas materias primas distintas. Además, el tiempo de fabricación de un producto diferirá de un producto a otro. Por ejemplo, una empresa fabricante de electrodomésticos tardará más en hacer un frigorífico que en hacer una tostadora. Por ello, con un software de fabricación se controlan:

  • las órdenes de fabricación: esto implica la fabricación de todas las piezas necesarias para la creación del producto final. Al crear la orden, se ve cuando se debe crear cada pieza para que todo esté listo en el momento adecuado. Por ejemplo, si se está fabricando un reloj, no tiene lógica que se empiece por producir las manecillas, ya que no debe montarse hasta un proceso bastante tardío. Asimismo, si la fabricación de un producto para un cliente tiene mayor prioridad que otro ya ordenado, se le puede indicar al sistema para que se reajuste de acuerdo con la prioridad de cada pedido.
  • la planificación y reserva de los recursos: cada máquina, material y empleado tiene un número de horas y/o cantidades disponibles. Por ejemplo, una máquina puede trabajar hasta un máximo de 10 horas y después hay que dejarla descansar durante media hora para que se enfríe y para realizarle el mantenimiento. Entonces, el software de producción lo tiene en cuenta. Igual si hay 10 empleados en el taller y 9 de ellos ya están ocupados en la fabricación de otros productos. En dicho caso, el sistema lo reconoce y ajustará la fabricación basándose en el tiempo disponible. También, hay que informar al sistema si un empleado no está disponible (por vacaciones, baja, etc.), una máquina (por rotura o mantenimiento) o no hay material suficiente para producir. De esta forma, el sistema recalcula todo el proceso de fabricación para ajustarlo de acuerdo a las condiciones cambiadas.
  • Control de los talleres donde se realizan las distintas piezas y/o procesos. Un taller puede estar destinado al corte de la materia prima, a preparar el acabado o incluso a la soldadura. Si por algún casual un taller queda inutilizado o es remodelado para la optimización de sus prestaciones, estos datos se incluyen en el sistema para que se reajusten los tiempos y requisitos de fabricación de dicho taller.

base sistema fabricacion modulo erp

¿Cuál es la diferencia entre fabricación y ensamblaje?

Muchas empresas comprenden el proceso de ensamblaje como si fuera todo un proceso de fabricación, sin embargo, esto no es así. El ensamblaje es sólo uno de los procesos por los que tiene que pasar una materia prima para ser producida.

En sí mismo, el proceso de ensamblaje puede ser: sencillo o complejo. Un ejemplo de ensamblaje sencillo sería el de una empresa que vende lotes de té. La empresa compra diferentes bolsas de té, las pone en un envase bonito y las vende. En cambio, en un ensamblaje complejo, se obtienen las diferentes piezas necesarias para obtener el producto final y se montan o se fijan las piezas con pegamento industrial o fundiéndolas. Un ejemplo de ensamblaje complejo sería el de una empresa que vende mesas. Esta empresa compra todas las partes de una mesa (las patas, el tablero, los tornillos, las tapas de fieltro, etc.) y las juntas. Por lo tanto, la propia empresa no produce nada, sino que compra las partes y las ensambla. Este proceso incluye mucha más edición que el del ejemplo del ensamblaje de las bolsas de té. No es producción porque la empresa no sierra la madera, ni la lija ni le hace ningún tipo de tratamiento para obtener las patas, pero sí que realiza bastante montaje, por lo que ya está más relacionado con la producción.

Un software para el montaje se fija en la cantidad de personas y máquinas disponibles para el montaje. Por lo tanto, este tipo de sistema sólo lo requieren empresas cuyo proceso de ensamblaje es muy complejo y que deban tener en cuenta factores como la temperatura o la humedad, la disponibilidad de las máquinas y/o del personal. En dicho caso, es preciso tener un software para llevar el control del ensamblaje. No obstante, en la mayoría de los casos, los procesos suelen ser sencillos y pueden gestionarse con Excel.

Atención: algunos proveedores específicos de fabricación no aceptan como clientes a empresas que sólo se dedican al ensamblaje. Esto se debe a que ven a los procesos como más simples. Para obtener ayuda o información sobre los proveedores que sí llevan la parte de ensamblaje, puede ponerse en contacto telefónico y un consultor del centro de conocimiento EKCIT le atenderá: +34 954 040 045.

Los procesos de fabricación son más complejos que los de ensamblaje. Esto se debe a que la fabricación incluye múltiples procesos específicos que se han de gestionar. Algunas de estas empresas tienen que diseñar el producto, transformar la materia prima, cortar, soldar, proporcionar un acabado e, incluso, ensamblar las piezas, entre otros.Todos y cada uno de los procesos de producción deben tenerse en cuenta en el software. Los softwares de producción suelen estar muy personalizados para cada empresa. Esto se debe a que han de adaptarse por completo a la forma de trabajar de la empresa para poder reunir todos los datos de los procesos por los que ha pasado cada producto. Por ejemplo, la temperatura a la que estaba la máquina, la cantidad de capas de refinamiento que ha pasado un producto, el tiempo que ha estado en un proceso químico, etc. Toda esta información ayuda a tener una imagen global de dónde se podría mejorar, generar órdenes de fabricación y poder hacer una trazabilidad de todo el proceso en caso de que una serie de productos fuera mal, para ver por qué pasó y remediarlo.

Por ejemplo, una empresa farmacéutica tiene que llevar un control muy exhaustivo de las medicinas que fabrican. Desde el procedimiento adecuado por todas y cada una de las máquinas a una temperatura y forma establecida, como el seguimiento de las recetas de acuerdo con los protocolos de seguridad y calidad existentes.

Conexiones con otros sistemas

El sistema de producción es el eje central de software de una empresa de fabricación. Sin embargo, para que vaya bien, tiene que estar bien conectado a otros softwares que gestionen otros procesos relacionados. De esta forma, se tendrá la información necesaria para que la producción vaya fluida.

Planificar la producción para que esté a tiempo

Cada empresa fabrica de una manera específica, por lo que la planificación de la producción será distinta en cada caso. La planificación de una empresa que fabrica por pedido no será la misma que la de una que fabrica por stock. En la segunda, la producción es siempre de los mismos productos, por lo que la planificación suele estar más controlada. También hay empresas que combinan los distintos tipos de fabricación, y que, por lo tanto, necesitan implementar las dos formas de planificación.

básicos triángulo planificación proyecto

En el caso de las empresas que fabrican por pedido, muchas de ellas interpretan cada pedido como un proyecto. En algunos casos, estos proyectos contienen documentos CAD. Esto se debe a que son diseños específicos y/o con mucha personalización. En esta situación, el módulo de producción suele ir conectado con el de gestión de proyectos para alimentarse de su información.

Por ejemplo, una empresa de fabricación de vitrinas refrigeradoras para la hostelería fabrica tanto vitrinas de forma continua, como por proyectos. Las vitrinas por proyecto están personalizadas según las preferencias del cliente. De esta forma, el cliente escoge el material, el color e, incluso en algunos casos, que ponga el nombre del hotel o restaurante. Toda esta información es recopilada por el software de producción. De esta forma, se genera la orden de producción, con todos los procesos ordenados según el momento en que se deban hacer, los materiales que se van a requerir y todos los detalles relevantes para la fabricación de la vitrina.

De todas formas, tanto si se va a fabricar de forma continua o por un pedido específico, la empresa deberá obtener la lista de materiales (Bill of Material, BoM) necesarios para producir. Hay softwares que incluyen una funcionalidad de generación de listas de materiales. Esta funcionalidad se ejecuta en paralelo con la planificación de la producción, para poder calcular qué materiales harán falta y en qué momento. Así, se evita que se tenga todo el material desde el principio, ocupando espacio que podría ser necesario para otros elementos. Muchos módulos de producción incluyen esta parte de lista de materiales y lo combinan con un asistente de gestión de aprovisionamiento. De esta forma, si algún material falta en el inventario, el asistente de gestión de aprovisionamiento puede avisar para que se adquiera el material necesario para que llegue cuando se va a necesitar.

Volviendo al ejemplo anterior de la empresa de vitrinas, esta podría tener conectado el módulo de listas de materiales al de pedidos. De esta forma, mientras el cliente escoge las personalizaciones del producto según las posibilidades disponibles, se va creando la lista de materiales necesarios para la producción de dichas vitrinas.

Atención: cuando una empresa fabrica sus productos gestionándolos como proyectos, es importante que realice un buen seguimiento de ellos. En la Guía ERP están las formas más comunes para registrar el progreso de un proyecto.

La predicción de la demanda para poder hacer frente a los pedidos

Es importante que las empresas puedan preceder el volumen de la demanda de sus productos. Por ello, muchas de ellas conectan el sistema de producción a un sistema de inteligencia de negocio (BI), como Power BI o SAP BusinessObjects. Estos sistemas se basan en las tendencias de los comportamientos de los clientes y del historial de ventas y de los datos de fabricación de otros años para conocer cuánta producción ha de ser capaz de realizar.

Asimismo, puede ser que en determinadas temporadas la demanda de la producción aumente considerablemente. Por eso, ciertas empresas aumentan el número de personal y alquilan espacios y/o máquinas para poder fabricar según la demanda esperada. Este incremento de recursos se vuelca en el sistema de producción. De esta forma, se reajustan de nuevo todas las órdenes de fabricación para producir de la forma más eficiente posible teniendo en cuenta las nuevas condiciones.

Esto es especialmente relevante en aquellas empresas cuya producción tarda cierto tiempo y/o para aquellas que dependen de las tendencias actuales. Por ejemplo, una empresa de ropa puede apoyarse en un sistema de BI para predecir que en navidades aumentará la venta de pijamas, y que, además, este año los que más se venderán serán los que son lisos y 100% algodón. Al obtener esta información el software de producción, se incrementa la cantidad de órdenes de fabricación para dicho tipo de pijama.

Una buena gestión de inventario para evitar tener abarrotados los almacenes

Toda empresa de fabricación necesita gestionar bien su inventario para poder producir. Sin embargo, cada empresa tiene distintas formas de gestionar almacenes y con capacidades de almacenamiento distintas.

Por ejemplo, una empresa que fabrica jaulas para granjas opera fabricando en masa, pero intentando no abarcar todo el espacio disponible del almacén. Esto se debe a que si la empresa produce más jaulas de las que venden, tendrá que almacenar los productos que no se venden y eso resulta bastante costoso. Por ello, una empresa debe gestionar cuánto inventario fabricado tiene disponible. Si estuvieran con una ocupación del 60%, pueden producir normal. Sin embargo, si hubiera menos del 30%, la empresa tendría que aumentar la producción. Por el contrario, si hubiera más de 85% de ocupación, entonces se recomienda disminuir y/o, incluso, parar la producción. Al conectar el módulo de producción con el de inventario y almacén, el propio sistema de producción reconoce si hay mucho o poco y manda un aviso al usuario encargado de la producción para que sepa que se le recomienda parar o de acelerar la producción.

En algunas empresas, los propios almacenes son salas de producción. Por ejemplo, una empresa que hace jamones, necesitará tener almacenes que funcionan como salas frigoríficas o de salazón, en las que los productos han de quedarse cierto tiempo para que se transforme el producto. Por lo que, este tipo de empresas deberá tener una excelente conexión entre almacenes y producción. Esta conexión entre módulo se debe a que, aunque comparten ciertos datos (como la cantidad de jamón en una cámara), el módulo de almacén necesita también unos datos que el de producción no, y viceversa. Por ejemplo, si se detectara que hay un jamón en mal estado, se ha de comprobar con la parte de producción si es por las condiciones de la sala y con el módulo de almacenes, si es por algo del proveedor.

El conocimiento al detalle de la producción

Una empresa de producción debe estar al tanto de hasta el más mínimo detalle para poder producir bien y que no haya fallos durante la producción. Para llevar bien el seguimiento de la producción hay que involucrar tanto a los empleados como a las máquinas.

Hay empresas que adquieren el módulo o sistema de control de planta, para que cada operario sepa la serie de órdenes que debe llevar a cabo y que pueda introducir información del estado en el que se encuentra, o si hubo alguna incidencia. Es importante que cada empleado sepa lo que tiene que hacer, para excitar que haya parones por desconocimiento u operarios haciendo tareas que no deberían hacer (ya sea por falta de experiencia y conocimiento de la tarea o porque se le requiere en otro punto).

Para la parte de máquinas, se sirven del sistema MES (Manufacturing Execution System), el cual es un sistema parecido al control de planta pero está conectado a las máquinas. Esta funcionalidad genera y almacena información de los estados de las máquinas, como: la temperatura a la que está, la humedad, etc. Por lo que, al conectar el sistema MES con el de producción, se pueden tomar medidas para optimizar la fabricación. Por ejemplo, con los datos obtenidos del sistema MES, el sistema de producción puede reconfigurar las prioridades de las órdenes de fabricación o tener en cuenta los nuevos tiempos de conexión, desconexión y mantenimiento de las máquinas necesarias para producir.

Asimismo, las empresas de producción necesitan llevar una buena trazabilidad de su procesos de producción. De esta forma, si una materia prima viene defectuosa o en mal estado, o si una de las máquinas falla y ha podido estropear la calidad del producto, se puede retirar del mercado. También, hay muchas empresas que llevan esta trazabilidad para ver cuánto tiempo emplean en cada fase de su producción e intentar mejorar su eficiencia, rapidez y calidad.

control trazabilidad produccion

Otras frecuentes conexiones con otros sistemas

Ciertas empresas necesitan conectar otros sistemas, en principio no muy relacionados con la fabricación, con la parte de producción. Por ejemplo, con el sistema de facturación porque se le facture teniendo en cuenta el número de horas empleadas por los trabajadores o porque haya modificado o aumentado el material utilizado.

Otro sistema con el que se puede encontrar conectado, es con el software de CRM. De esta forma, se puede hacer un seguimiento de qué se ha producido anteriormente para cada cliente. Así, si lo vuelve a pedir, ya se tienen todos los datos necesarios para poder fabricarlo de nuevo.

Software especializado o parte del sistema ERP

Generalmente, las empresas de fabricación adquieren un software ERP con un módulo potente de producción, debido a su función central dentro de su actividad. No obstante, también hay empresas que contratan un software especializado sólo para la producción.

El software ERP con módulo de producción permite que todos los procesos de la empresa estén integrados entre sí. Es decir, los diferentes módulos se pueden alimentar de la información que necesitan de otros módulos. Sin embargo, los módulos de producción de un sistema ERP suelen ser menos específicos que los de una solución que ha sido específicamente desarrollada para la producción de un sector. Asimismo, cuando se usa un software específico para la producción, falta la conexión con los otros módulos, por lo que se tiene que, o bien replicar la información, o hacer conexiones entre sistemas con conectores como API o REST.

Atención: las empresas de producción tienen requisitos muy específicos para los sistemas ERP. Existen decenas de softwares ERP para la producción y cada uno tiene unas funcionalidades parecidas, pero no hacen lo mismo. Para que la selección sea más rápida y fluida es recomendable hacer un análisis de requisitos. Para ayudar con este análisis, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Funcionalidades ERP: Producción. En él se encuentran todas las funcionalidades existentes para las empresas de producción y se pueden indicar cuáles se necesitan exactamente y con qué prioridad.

¿Cuánto cuesta un sistema de producción?

El coste de un sistema de producción depende de diferentes factores. Lo primero que se ha de pensar es si se quiere que el sistema forme parte de un ERP o si se requiere un software específico. También hay que tener otros elementos en cuenta como el número de usuarios para la herramienta, la división entre usuarios completos (full users) y usuarios limitados (limited users), si se quiere en la nube o local, la cantidad de módulos adicionales del ERP o la cantidad de conexiones y personalizaciones que debe tener el sistema, etc.

Por ejemplo, una empresa requiere el software ERP con un módulo de producción. Este sistema ERP debe tener también un total de 15 usuarios, y otros módulos como: finanzas, ventas, compras, gestión de almacenes, inventario, MRP, producción por proyecto y CRM. El coste de esta solución puede rondar los 50.000€ para el primer año y un 20-30% cada año posterior (para las licencias, mantenimiento y soporte).

Sin embargo, una empresa de fabricación aditiva puede requerir un software especializado. Un software de este tipo, con personalizaciones y conexiones con otros sistemas y para 25 usuarios puede tener un coste de 15.000€ para el primer año y un 15-20% cada año posterior (para las licencias, mantenimiento y soporte).

Hay una gran diferencia entre ambos ejemplos, por lo que hay un gran espectro de diferentes situaciones que se pueda dar. Cada empresa es un mundo, es por eso que si necesita orientación al respecto, puede ponerse en contacto con el equipo de TIC Portal al +34 954 040 045.

ERP de producción para sectores específicos:

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 9 febrero). Sistema de producción: ¿Cómo ayuda el software ERP a optimizar la fabricación de la empresa? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/enterprise-resource-planning/funciones-erp/sistema-produccion