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ERP para pequeñas empresas: ¿hay sistemas que se adaptan y crecen con las empresas?

Las empresas pequeñas también deben ser capaces de llevar sus gestiones de forma ágil. En algunas ocasiones, cuando una empresa empieza a operar puede apañárselas con Excel. Sin embargo, cuando la empresa tiene ya una base, para poder seguir operando y creciendo debe empezar a usar un sistema ERP. Pero, ¿hay sistemas ERP sencillos para comenzar? ¿puede ser que se necesite un sistema grande a pesar de ser una empresa pequeña?

Índice:

  1. Crecimiento de las empresas
  2. Preocupaciones comunes
    1. ¿Es demasiado caro un ERP?
    2. ¿Soluciones pequeñas para pequeñas empresas?
    3. ¿Nube o local?

El crecimiento impulsa el uso de los sistemas ERP en las empresas

Muchas empresas empiezan usando Excel para inscribir sus datos o, incluso, con aplicaciones de contabilidad. No obstante, cuando crecen, estas formas de trabajar se quedan cortas. Dependiendo del tipo de crecimiento, las empresas pueden tener unas u otras necesidades. Los diferentes tipos de crecimiento en las empresas pueden ser a nivel:

  • Operacional: debido al incremento de la demanda, de la calidad o por motivos legales, la cantidad y/o la complejidad de los procesos de una empresa puede verse incrementada. Por ejemplo, una empresa ha tenido que incorporar nuevos procesos para mejorar la calidad de su producto. Estos procesos pueden ser: que un técnico compruebe visualmente al detalle que el producto final está bien, sin arañazos ni ningún otro tipo de desviación del estado ideal; y la incorporación de una nueva capa de embalaje para evitar que se dañe el producto durante su distribución. Con un sistema ERP, se puede llevar un mayor registro de los procesos y verificaciones por los que ha pasado un producto. Además, se pueden sacar informes de distintos tipos (financieros, coste por producción, ventas, etc.) y mostrar los procesos llevados a cabo en caso de tener una auditoría (por ejemplo, máquinas, salas, temperaturas y empleados por las que ha pasado un lote de productos).
  • De productos: porque la empresa haya ampliado el número de productos que vende. Por ejemplo, una empresa de yogures empieza a producir también quesos. Al aumentar la cantidad de productos, también lo hace la cantidad de inventario para gestionar. Por eso, muchas empresas tienen que buscar un sistema ERP que les ayude con la gestión de su creciente inventario.
  • De líneas de negocio: algunas empresas apuestan por ampliar las líneas de negocio. De esta forma, si, por algún motivo, una no da los beneficios que debiera, siempre está la otra para equilibrar. Por ejemplo, una empresa de pinturas empieza a vender online. Estas ventas online se producen en las tiendas virtuales de la empresa. Estas tiendas virtuales pueden gestionarse con ayuda del ERP.
  • De personal: cuando se habla del crecimiento de una empresa rápidamente se piensa en la cantidad de empleados nuevos que ésta tiene. Al aumentar el número de trabajadores, se complica la gestión de las vacaciones, bajas, entre otras tareas. Por ello, algunas empresas contratan un sistema ERP con un módulo de RRHH.
  • De clientela: cuando hay un mayor número de clientes hay que ser capaces de gestionarlos. En este caso, es muy común que las empresas busquen un sistema de ERP que incluya un módulo de gestión de relaciones con el cliente (CRM).

Generalmente, un tipo de crecimiento conlleva también un crecimiento en otras áreas. Por tanto, es normal que no haya un único motivo para empezar a buscar un sistema de ERP. Es importante hacer un mapeo de los procesos de la empresa, para así poder ver cómo se pueden mejorar y cómo se pueden agilizar con ayuda de software. Mapear los procesos de una empresa es una tarea bastante difícil y, si nunca se ha hecho, puede causar problemas durante la implementación de un software por no haberse realizado bien. Por eso, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Blueprint de procesos empresariales. En él, los responsables del mapeo de los procesos pueden aprender cómo plasmar los procesos empresariales y ver ejemplos de blueprints reales para comparar y asegurarse de que no les falta ningún detalle.

Las preocupaciones más comunes de las pequeñas empresas que buscan un ERP

Al buscar un software todas las empresas dicen que quieren uno BBB, “Bueno, Bonito y Barato”, y que se implemente rápido. En el caso de las empresas pequeñas, estas características tienden a centrarse en que sea asequible, que se adapte a ellas a medida que crezcan y que sea rápido de implementar. Sin embargo, esta búsqueda genera una serie de dudas en este tipo de empresas:

¿Un sistema ERP no es demasiado caro para una pequeña empresa?

La implementación, licencias y la personalización de un sistema ERP tiene un coste. Asimismo, posteriormente también se debe lidiar con los costes de mantenimiento y soporte. Sin embargo, hay opciones para los diferentes tipos de presupuesto.

El hecho de tener un presupuesto bajo no quiere decir que deba dejarse el proyecto de ERP para más adelante. Hay muchos sistemas ERP modulares que pueden ayudar en estos casos. Por tanto, lo que debe valorarse es qué funcionalidades se requieren y cuáles tienen mayor prioridad. De esta forma, se puede empezar con los módulos más necesarios e ir ampliando con más módulos a medida que se necesiten.

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Atención: que un sistema ERP tenga muchos módulos no significa que se vayan a necesitar todos. Cuantos más módulos, mayor coste. Este es sólo un aspecto de los que puede hacer que el coste de un ERP suba rápidamente. En la Guía ERP se encuentran los 6 puntos más importantes para ahorrar dinero durante una implementación de ERP.

¿Soluciones pequeñas para pequeñas empresas?

Al pensar en una empresa pequeña contratando un software ERP se suele tender a caer en el error de pensar que van a necesitar un sistema básico. En muchos casos, esto es así. Una empresa pequeña busca un ERP con el que llevar sus finanzas (administración, contabilidad y crear presupuestos), su almacén e inventario, por ejemplo.

No obstante, esto no tiene por qué ser siempre así. Hay empresas de este tamaño que necesitan sistemas complejos capaces de soportar sus procesos empresariales. Por ejemplo, una empresa de distribución con importaciones y exportaciones extracomunitarias necesita un sistema ERP de cierto tamaño que pueda gestionar finanzas complejas con notas de gastos, costes de aduana, analíticas, etc.

Por ello, algunos fabricantes de software conocidos también tienen soluciones para pequeñas empresas, como SAP Business One o Dynamics 365 Business Central de Microsoft.

¿Un ERP de una pequeña empresa debe estar en la nube o local?

Un sistema ERP de una pequeña empresa puede estar tanto en la nube como en local (también conocida como on-premise). Hay algunas empresas que prefieren implementar el ERP en local porque ya tienen un servidor o porque prefieren tener ellos el control por completo.

No obstante, los ERP en la nube están ganando fuerza en las implementaciones en las empresas pequeñas debido a su modelo de negocio de software como servicio (SaaS, Software as a Service). Con el modelo SaaS, las empresas pueden pagar de forma mensual en vez de tener un coste inicial de implementación muy alto, como cuando se implanta en local.

pro contra implementacion on premise

Sin embargo, que se pague periódicamente no significa que la solución sea más barata. Tenga en cuenta que si se usa ese sistema durante varios años, es posible que el coste de un ERP en local sea más barato. Esto es porque si se usa el software durante varios años, puede llegar un momento en el que el coste total de la propiedad sea menor que lo acumulado en el pago de la herramienta por el pago por uso.

Atención: entender los costes que supone un ERP en la nube o en local y los elementos que influyen no es tarea fácil. En la Guía ERP se encuentran en detalle las diferencias entre un ERP en la nube y en local y una explicación de los costes.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 1 noviembre). ERP para pequeñas empresas: ¿hay sistemas que se adaptan y crecen con las empresas? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/enterprise-resource-planning/tamano-empresarial/erp-pequenas-empresas
ERP Cloud Contabilidad CRM ERP On-premise RRHH

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