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¿Cómo optimizar el proceso de reclutamiento y selección en su empresa?

El proceso de reclutamiento y selección influye a todas las empresas, independientemente del tamaño o sector al que pertenezcan. Todas presentarán la situación de cubrir un puesto existente en la empresa. O la necesidad de crear uno nuevo, debido al crecimiento o la evolución y adaptación al cambio. ¿Cuentan las empresas con una estrategia de recursos humanos para estas situaciones? ¿Qué tendencias seguirán los procesos de reclutamiento y selección de personal? ¿Favorecerá la evolución a los beneficios de las empresas? Si aún no cuenta con un software que optimice este proceso, primeramente, debe definir la situación y necesidades de la empresa. Evite los errores descritos en la Guía Software RRHH y llegue a una solución adaptada a su organización.

Índice:

  1. Proceso de reclutamiento y selección
  2. Evolución
  3. Tendencias del proceso de reclutamiento y selección
  4. Software de reclutamiento y selección
  5. Optimización del coste del proceso de selección
  6. Ventajas y desventajas
  7. Siguientes pasos
Consejo: un paquete de gestión de recursos humanos puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el digiBook Sistema RRHH: funcionalidades clave los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un sistema de RRHH.

¿En qué consiste el proceso de reclutamiento y selección?

El proceso de recruiting & hiring cuenta con diferentes fases que cada empresa define a su medida. Definimos el concepto básico de las etapas, que poco a poco, van variando con los avances tecnológicos.

  1. Detección de necesidad. El equipo de recursos humanos debe llevar un registro de los puestos de trabajo con los que cuenta la empresa. Si existe necesidad de ampliar personal, puestos de nueva creación, suceder puesto por jubilación… Todo el análisis necesario para saberlo es la primera fase de un proceso de reclutamiento y selección de personal. Así, la empresa podrá actuar de forma diferente dependiendo de la situación que se presente. Esta fase conlleva un continuo estudio, tanto interno (de la empresa) como externo (del mercado), para que la empresa obtenga la información necesaria y llegue a la toma de decisión. Una vez la necesidad se analiza y define, se continúa la fase de reclutamiento.
  2. Reclutamiento. Dependiendo de la vacante definida, el reclutamiento podrá ser interno o externo. En el caso de ser interno, se elegirá a un empleado dentro de la misma empresa para cubrir el puesto, ya sea similar al que ocupa o superior. Es una manera de ofrecer crecimiento y movilidad a los empleados, en definitiva, generar o mantener la motivación. Y en la situación de un reclutamiento externo, la empresa buscará nuevas personas de fuera de la empresa. Ayuda a completar la empresa en conocimientos y habilidades nuevas, un background que objetiva enriquecer la corporación.
  3. Según el tipo de reclutamiento las técnicas serán diferentes. Es decir, la manera de comunicar el puesto vacante, de dónde recibir currículums o necesidad de ayuda externa, serán diferentes. La evolución que todas han sufrido con las tecnologías, merece ser tratado de forma más completa en el siguiente apartado. Con las técnicas que se elijan, la empresa recibirá las solicitudes para el puesto vacante y podrá continuar con el proceso de selección.
  4. Selección. Una vez la empresa cuenta con todas las solicitudes para el puesto vacante, existe un paso previo antes de comenzar con las entrevistas. La descripción del puesto vacante y del perfil profesional del empleado. Este paso ayudará a realizar la primera clasificación y llegar a los candidatos que por su currículum se adecúan más a esta definición. Así, se comienza con el proceso de entrevistas, que a razón de cada empresa, será más o menos largo. Los métodos de selección también serán tratados en la evolución del proceso.
  5. Incorporación. El candidato seleccionado y la empresa llevarán a cabo la contratación. Definirán con exactitud funciones, condiciones laborales, remuneración, entre otras. Una vez todo el proceso ha finalizado, el nuevo candidato comenzará en su nuevo puesto. Es ideal en estos casos integrar a la nueva persona, mostrarle la empresa, presentarle su equipo de trabajo y herramientas que vaya a utilizar. Además de facilitarle la documentación necesaria para comenzar lo antes posible.

¿Qué evolución ha sufrido el proceso de reclutamiento y selección?

Inicialmente, cuando una empresa pensaba cubrir una vacante, tenían a su alcance técnicas de reclutamiento diferentes. Entre otras, la publicación del puesto en los periódicos, el boca a boca, recurrir a universidades, sindicatos o agencias de reclutamiento. Todo el proceso se realizaba manualmente, además, la recepción de los CV’s era por medio de correo ordinario y fax.

proceso reclutamiento seleccion medios

Con internet, llegan poco a poco los avances en este proceso, aparecen los portales de empleo online. Agilizan las búsquedas a una sencilla publicación de la descripción de la vacante, ahorrando muchos costes a las empresas. Además, la facilidad de los registros de candidatos hace que puedan acceder a mayor número de vacantes. Esta digitalización trae de la mano la gestión y tratamiento de bases de datos de candidatos (internos y externos).

A día de hoy, con el avance que ha experimentado la tecnología, estas técnicas se han adaptado. Los portales de empleo están especializados en sectores de trabajo, además de la nueva técnica, el uso de las redes sociales. Medios como LinkedIn, red social laboral, ayudan a los candidatos con perfiles ejecutivos a diferentes niveles, conocer empresas y solicitar la candidatura vacante. Actualmente, también se están utilizando redes sociales que no iban destinadas a temas laborales, como Facebook o Twitter. Facilitan masificar el alcance, gracias la difusión que se consigue con ellas.

De la mano de estas últimas técnicas van las soluciones de software especializadas en los procesos de reclutamiento y selección. Sistemas que publican automáticamente la definición del puesto vacante en diferentes medios y portales. Reciben CV’s que pueden clasificarse dependiendo de la correspondencia con la definición del puesto, lo que se conoce como Applicant Tracking System (ATS). Paquetes que permiten: adquirir mayor información de medios online sobre los candidatos; llevar un seguimiento automatizado y organizado del proceso desde la publicación a la selección del candidato adecuado. En la Guía de Software RRHH 2022 puede encontrar una orientación sobre qué software especializado será más recomendable para la optimización de su proceso de selección.

No se puede dejar atrás, en el proceso de selección, las entrevistas. Es cierto que su avance no ha sido tan significativo. Pero actualmente se han incorporado técnicas de entrevistas digitalizadas con la introducción de la video-llamada. Agiliza las primeras fases de selección, aunque normalmente, se realiza al menos una entrevista presencial en la fase final.

Tendencias del proceso de reclutamiento y selección

En una era hiperconectada, el perfil que cada candidato ha generado a lo largo de su vida online marcará una importancia mayor en los reclutamientos. Cada vez se tratará más de contratar personas y no roles de trabajo. Es por ello que, los curriculums irán quedando a un lado, para darle mayor importancia a la colección de datos online asociados a un candidato. Así, las referencias que estén ligadas a los candidatos tendrán un peso mayor en momentos de decisión.

La adquisición de talentos sigue en el top de tendencias de los recursos humanos. Llegar a las personas correctas para las vacantes adecuadas. Se trata de encontrar personas valiosas para su puesto de trabajo y, junto con la formación adecuada, maximizar su desempeño. La adquisición de talento se inicia con una descripción estratégica de los puestos vacantes en el proceso de reclutamiento y selección.

adquisicion talento tendencia

Otro trend que ganará más y más valor, será el employer branding o marca del empleador. Este concepto, en reclutamiento y selección, es la reputación que una empresa tiene como lugar de trabajo.

Las generaciones Y o Millennial (1981-1995) y la Z o Centennial (1996-2009) empiezan a hacerse hueco en el mercado laboral. Según un estudio de Manpower realizado durante la pandemia del COVID-19 en 2020, «La generación millennial es la que más valora la flexibilidad que le proporciona el teletrabajo y se muestra más reacia a desplazarse en transporte público. La generación centennial, sin embargo, valoraría un regreso al lugar de trabajo con el objetivo de impulsar su aprendizaje y contactos».

Otro trend que gana más valor es el employer branding o marca del empleador. Este concepto, en reclutamiento y selección, es la reputación que una empresa tiene como lugar de trabajo. Las generaciones millenials y centennials son los culpables de que employer branding sea tan trending. Estas generaciones son más exigentes y difíciles de satisfacer únicamente con dinero. Quieren que su lugar de trabajo, condiciones y equipo, sea algo de lo que presumir. En el momento que un candidato va a mandar una solicitud o recibe una oferta, su primera reacción será ver qué empresa es o cómo está valorada en internet. De manera que, las empresas invertirán mayor esfuerzo en crear un gran sitio de trabajo, que ayude a la atracción del talento y su posterior mantenimiento. En el siguiente video (en inglés, 5.50 min.) se ve un claro ejemplo del líder en employer branding, Google:

Una tendencia más tecnológica es la que afecta a los datos y su análisis. Actualmente, los datos que se sacan de internet de cada candidato, son desglosados y analizados de manera todavía manual. Con las funciones que conseguimos de talent intelligence, las empresas pueden llegar a muchos datos y analizarlos pero aún con este aporte humano. Para los próximos años se espera la llegada de sistemas de inteligencia que traten los datos minuciosamente. Incluso, con la funcionalidad de resumir la información más importante de toda la localizada online. Se pretende seguir optimizando el tiempo en el proceso de reclutamiento y selección.

¿Qué programas de reclutamiento y selección existen?

El proceso de reclutamiento y selección de personal es el primer proceso en el que se piensa cuando se habla de recursos humanos. Un 40% de las empresas en España disponen de un software de gestión de RRHH. Pero cuando se trabaja con software general, en ocasiones provoca que la empresa no encuentre la profundidad necesaria en algunos procesos concretos. Es por esto que, muchas empresas incluyen software o aplicaciones específicas.

Para la optimización de reclutamiento y selección mostramos 2 software destacados en España. En su mayoría estas soluciones o aplicaciones son SaaS (Software as a Service) y se pagan por uso, además de incluir los últimos avances de ATS.

  • Talent Clue: centraliza todos los datos de este proceso en un solo sistema. Talent Clue se conecta con portales de empleo, redes sociales, pero centraliza en un solo sitio toda la información que recibe de ellos. Optimiza la búsqueda y clasificación de candidatos por medio de palabras claves. Posee automatización en comunicaciones con los candidatos, además de opciones de reclutamiento colaborativo, por ejemplo con agentes externos a la empresa. En españa es usada por Groupon, Media Markt o Iberdrola entre otros. Su precio se estructura en relación a las funcionalidades necesarias y el tamaño de su base de datos generada, con planes de diferente complejidad (plan básico 100-300€ por mes). Se diferencia de los otros sistemas en su estructura de precio, ya que no cuenta por número de usuarios.
  • CareerBuilder: software de selección de personal utilizado por grandes empresas con volúmenes de reclutamiento bastante grandes e internacionales. Es un sistema usado por empresas de gran tamaño muy conocidas como por ejemplo Indra, Mango, Inditex Career, entre otras. Además de todas las tecnologías más avanzadas en reclutamiento y selección de personas, ofrece la conexión con el portal de búsqueda de empleo CareerBuilder.es o en sus portales especializados por sectores. Así las empresas pueden tanto publicar como acceder a la base de datos internacional que CareerBuilder posee. Con su software pone especial atención en las tendencias como el employer branding. Crea embajadores de su marca de trabajo y recompensa a sus empleados, de manera que su reputación consiga el posicionamiento deseado.

Si su empresa necesita un software menos específico o para empresa de gran tamaño, pero que también incluya este proceso, existen soluciones completas. Una de ellas, SuccessFactors, destaca por su módulo de reclutamiento, el cual está bastante desarrollado. En la Guía Software RRHH se muestran comparativas entre sistemas como SuccessFactors, Meta4 o Workday. Son programas que gestionan el capital humano, pero tienen módulos especializados en los procesos de reclutamiento y selección.

¿Qué cambios sufren los costes con la optimización?

Es cierto que actualmente el tiempo que se dedica al proceso de selección es cada vez mayor, un mes de media. Las empresas requieren de talentos más específicos, con determinados requisitos personales y profesionales. Además del volumen de candidatos activos y pasivos a los que una empresa puede acceder. Todo ello incide en el aumento de este tiempo, pero no significa que el coste sea mayor que antes. Ya que los costes de sistemas y las personas involucradas, es menor que los costes que conllevaba un proceso de reclutamiento y selección en sus comienzos.

Respecto a la evolución antes mencionada de los procesos de reclutamiento y selección, podemos destacar costes que se tenían y que actualmente se optimizan con los software.

Todos los pasos y documentos generados en el proceso son centralizados por medio del software. Las empresas ahorran espacio físico para almacenar y clasificar las candidaturas. Con los algoritmos de correlación entre palabras claves, las búsquedas entre todos estos documentos archivados, cuentan con una reducción de tiempo y esfuerzo.

Anunciar un perfil de empleado para la búsqueda del candidato ideal, conllevaba un alcance mucho menor y con un coste incrementado. El coste de publicación, normalmente en prensa, significaba un 50% más de inversión de media que la que actualmente se realiza. Los portales de empleo tienen precios entre 100 y 200€ para la publicación de ofertas de trabajo. Pero estas ofertas son muy solicitadas y la masa de CVs es muy amplia. Analizar y seleccionar qué CVs entre tantos son válidos, se optimiza gracias al talent intelligence que los paquetes ofrecen.

Un software especializado en el proceso de selección supone de media unos 20.000€ anuales, permitiendo la optimización del tiempo, coste y de errores. Inversión que evita el error de elegir candidatos no válidos para el puesto deseado, que supuso a las empresa perder unos 25.000€ de media en el año 2012 (infografía de Mindflash “The staggering cost of a bad hire”. Fuente: CareerBuilder).

Ventajas y desventajas de trabajar el proceso con un software especializado

Es recomendable siempre analizar en profundidad si realmente se necesita o no un software especializado, aplicaciones o uno de gestión de capital humano. Para la ayuda a la toma de decisión es importante saber los pros y contras de la implementación de un software de reclutamiento y selección.

Las ventajas de trabajar con un sistemas de optimización del proceso

  • Reducción del trabajo más tedioso para el equipo encargado del reclutamiento y selección. Como tiempo invertido en buscar cada medio de publicación de ofertas o en examinar una a una las candidaturas recibidas.
  • Conseguir un alcance o difusión de la oferta mayor. Con las exigencias que se encuentran hoy día, la difusión facilita encontrar el talento correcto para el puesto vacante.
  • Primeras cribas automatizadas gracias al ATS y su tecnología con las palabras claves relacionadas con el talento buscado. Facilita también localizar los talentos dentro de la propia empresa.
  • Para empresas con un volumen de contratación o rotación, ahorra tiempo e inversión en el proceso. Con la gran cantidad de datos a los que se acceden y analizan, los márgenes de error se reducen enormemente.

Y algunas desventajas

  • Añadir a la inversión en el software formar al equipo para el uso del software. Generalmente el nivel tecnológico de los integrantes de departamentos de RRHH es básico, de usuario. Si no se aprovecha al máximo la herramienta, la optimización buscada se convierte en pérdida.
  • Talent intelligence sigue teniendo puntos a mejorar respecto a correspondencia y análisis de los datos. Además, en aspectos tecnológicos, ATS necesita llegar a una comprensión de información para la correspondencia sin errores.
  • Realmente los avances siguen favoreciendo a la parte de recruitment pero no tanto a la de selección. En relación a las entrevistas, estas soluciones no tienen opciones desarrolladas. Provoca que la empresa necesite buscar aplicaciones que complementen el software en este aspecto.

¿Qué hacer después de la optimización de este proceso?

Optimizar el proceso de recruiting & hiring significa que los tiempos y esfuerzos que inviertes en elegir a la persona adecuada para el puesto adecuado son eficientes. Para que este proceso tenga sentido, se debe trabajar en la optimización de los siguientes procesos como el de formación, desarrollo, desempeño, entre otros. Estos procesos conseguirán que la inversión realizada en la selección del empleado generen beneficios.

El problema que se encuentran los departamentos de recursos humanos no es sólo encontrar la persona perfecta, es su lealtad a la compañía. Los talentos que llegan, sobre todo la generación millennials, esperan un cuidado y un desarrollo profesional dentro de su compañía. Que sienta que pertenece a su equipo se consigue con un trato cercano, de seguimiento, no de control sino de mejora.

Todo proceso puede ser optimizado de manera independiente o con una estrategia y software de gestión de recursos humanos globales. En la Guía Software RRHH se muestran una orientación sobre qué software puede ser más recomendado según las características de la empresa (tamaño, funcionalidades, presupuesto). Si su caso es concreto, póngase en contacto con EKCIT y su equipo de investigación le guiará para solucionar sus necesidades.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2016, 24 noviembre). ¿Cómo optimizar el proceso de reclutamiento y selección en su empresa? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/software-gestion-recursos-humanos/optimizar-reclutamiento-seleccion