SAP S/4 HANA: ¿qué incluye el ERP de SAP para grandes empresas?

SAP S/4 HANA es el software de planificación de recursos empresariales (ERP, Enterprise Resource Planning) más reciente de SAP, lanzado en febrero de 2015. El software SAP S/4 HANA es la nueva generación de Business Suite de SAP para grandes empresas y multinacionales. SAP S/4 HANA toma las riendas de sus antecesores R/3 (también conocido en la actualidad como Business All-in-One) y ECC (Enterprise Central Component). ¿Qué funcionalidades ofrece este software? ¿Qué hace que SAP S/4 HANA sea distinto a otros productos de SAP?

¿Qué es SAP S/4 HANA?

SAP S/4 HANA es el software ERP más actual de SAP. El ERP SAP S/4 HANA está escrito en el lenguaje del sistema de gestión de base de datos SAP HANA.

La solución SAP S/4 HANA combina ERP y BI (Business Intelligence, Inteligencia de negocios). De esta forma, esta solución ofrece datos simplificados, realiza cálculos complejos y maneja grandes cantidades de datos. El factor BI de la solución proviene del sistema de gestión de base de datos de SAP, SAP HANA. Y, es que, SAP S/4 HANA solo funciona con SAP HANA. El software SAP S/4 HANA se puede contratar como una solución en la nube (cloud), on premise y, también, de forma híbrida.

SAP S/4 HANA no es SAP HANA

Al ver dos productos de SAP con nombres tan parecidos, es normal que más de uno se sienta confundido. No obstante, no son lo mismo. Como se ha mencionado en el apartado anterior, SAP HANA es el sistema de gestión de base de datos in memory de SAP. Un sistema de gestión de base de datos in memory es aquella cuyos datos se encuentran en la memoria principal del ordenador para optimizar el tiempo de respuesta. SAP HANA destaca por su uso de enormes cantidades de datos (big data) y su habilitación en tiempo real. En ella pueden operar tanto aplicaciones de SAP como de otras empresas.

SAP S/4 HANA es un software ERP. SAP S/4 HANA es la versión in-memory del ERP Business Suite, ya que solo funciona en SAP HANA. Por tanto, SAP S/4 HANA es la abreviación de SAP Business Suite 4 HANA.

Nota: SAP quiere promover su sistema de gestión de base de datos, SAP HANA, y su nuevo ERP, SAP S/4 HANA. Es por ello que, a partir del 31 de diciembre de 2025, dejará de actualizar y de dar soporte a las soluciones SAP R/3 (Business All-in-One) y ECC. Lee el artículo acerca del apagón de algunos softwares de SAP para más información.

¿Qué funcionalidades se encuentran dentro de SAP S/4 HANA?

A la hora de analizar las funciones que ofrece el software de gestión de recursos empresariales básica de SAP S/4 HANA (Enterprise Management) hay que saber que, aparte tiene LoB (Line of Business, Líneas de trabajos) y LoB por sectores específicos.

Las LoB son módulos especializados de las funcionalidades principales más avanzadas que las que incluye SAP S/4 HANA Enterprise Management. Las LoB por sectores también son módulos con las funciones y características propias o más avanzadas para sectores específicos. LoB y LoB por sectores se pueden adquirir tanto de forma independiente como junto con el ERP básico de SAP S/4 HANA.

Por tanto, una empresa cuya actividad se centra en las finanzas podría tener el LoB de finanzas. Otro caso podría ser el de una empresa petrolífera que ya tiene SAP S/4 HANA Enterprise Management para su actividad general pero quiere adquirir el LoB de Oil y Gas (sector del gas y del petróleo) para llevar una mejor contabilidad de la producción y de los ingresos. Las principales funcionalidades disponibles tanto en Enterprise Management como en LoB y LoB por sectores se encuentran en la siguiente tabla:

Nota: Para conocer más en detalle qué funciones incluyen estos módulos, se puede ver en el documento de SAP sobre SAP S/4 HANA.

Además, cada país tiene sus propias leyes que hay que obedecer y/o existen tendencias en su forma de trabajar. Es por ello que SAP también incluye funciones adicionales dependiendo del país. Por ejemplo, en España, hay funcionalidades especiales para el procesamiento de documentos electrónicos y para procesos relacionados con las finanzas y el IVA.

¿A qué sectores va dirigido SAP S/4 HANA?

Por lo que se ha podido ya ver en el apartado de LoB por sectores, ya se puede deducir la gran amplitud de sectores y las funciones específicas que puede ofrecer. Sin embargo, aunque ofrece servicio para todos esos sectores, los sectores principales a los que se dedican son:

• Seguridad y defensa
• Ingeniería, construcción y operaciones
• Educación superior e investigación
• Productos manufacturados
• Petróleo y gasolina
• Sector público
• Retail

¿Con qué otros sistemas se puede integrar?

SAP S/4 HANA se puede conectar con sistemas y módulos de otras casas como Oracle o Microsoft. No obstante, siempre es importante consultar con los proveedores correspondientes hasta qué punto se puede hacer la conexión y cómo se haría. Esta conexión puede ser complicada no solo con otros softwares del propio SAP, sino también al hacer la conexión con softwares de otros fabricantes.

A la hora de integrar otros productos de SAP a S/4 HANA hay una serie de ellos que tienen una gran facilidad de integración. La integración con estos sistemas puede implicar que se deba pagar una licencia aparte. Los siguientes sistemas son los que tienen una mayor capacidad de integración con SAP S/4 HANA:

• Ariba Network: es una red de negocios para conectar a las empresas con sus proveedores. Optimiza las órdenes de compras y los procesos de colaboración de facturas.
• Fieldgrass: sirve para gestionar la fuerza de trabajo externa (freelances, temporales, contratistas, etc.).
• SAP SuccessFactors Employee Central: se encarga de replicar los datos de los empleados, organizaciones y centros de costes.
• Concur Solutions: administra los gastos y facturas de forma simplificada. Se suele usar en los sectores de exportación de datos maestros y de contabilidad financiera.
• SAP Global Trade Services: ofrece funcionalidades adicionales para la cadena de suministro de empresas que operan a nivel internacional.
• Visual Enterprise Solutions: permite volver a usar la visualización de datos ingenieriles para distintos flujos de trabajo.

¿Cuál es el coste de SAP S/4 HANA?

El coste de implementación de SAP S/4 HANA depende de múltiples factores. Hay que tener en cuenta si se va a adquirir con todos sus módulos, si se quiere un LoB por productos o LoB por sectores. Otro factor que puede influenciar en el precio es si se quiere realizar en local (on-premise) o en la nube.

Una empresa que adquiere SAP S/4 HANA para 4 usuarios con licencia completa puede rondar los 20-30.000€ para todo lo concerniente al primer año. En cambio, si la empresa es muy grande y quiere que unos 1.000 usuarios tengan acceso a SAP S/4 HANA, entonces, el precio podría ascender a unos 200-300.000€ para la implementación.

¡Atención!: Durante la implementación de un software de ERP surgen a veces costes inesperados o imprevistos. En la Guía ERP 2020 se encuentra una lista de los costes ocultos más recurrentes que se pueden encontrar.