¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación se manda cada vez más de forma electrónica, pero no es suficiente para llamarlo factura electrónica. Una versión PDF de una factura sí que es un documento electrónico, pero no se procesa automáticamente de manera inmediata. En una factura electrónica sí que sucede esta factura automática. El software de contabilidad de la empresa que lo envía, crea un archivo digital estructurado que hace que el sistema de contabilidad de la empresa que lo recibe lo pueda procesar electrónicamente.
Lenguaje universal para el software de contabilidad
Para entenderse mutuamente, los sistemas de contabilidad de la empresa que envía la factura electrónica y de la que lo recibe deben hablar el mismo “idioma”. A menudo, hay diferentes códigos dentro de una factura digital. Para el programa de contabilidad, estos códigos son “palabras” y “frases” comprensibles. Hay varios idiomas en los que se pueden elaborar facturas electrónicas, pero uno de los más usados es el Universal Business Language (UBL). El UBL es un idioma de contabilidad que surgió del estándar de EDIFACT para el intercambio electrónico de datos (Electronic Data Interchange, EDI).
La factura electrónica y el negocio electrónico
La factura electrónica se encuentra dentro de la automatización de los procesos empresariales. Actualmente, los programas de contabilidad dependen generalmente de un sistema ERP. Esta integración se encarga de que la facturación se vincule inmediatamente con otros procesos empresariales. De esta manera, por ejemplo, el sistema ERP de un comerciante puede enviar una factura inmediatamente sobre la base de un pedido de cliente entrante.
