SAP Business ByDesign es la solución de SAP basada en la nube especialmente dirigida a pequeñas y medianas empresas. Tanto el tiempo de implantación como el coste se reducen gracias a este software, lo que permite a muchas más empresas acceder a un sistema ERP efectivo y completo. Sin embargo, SAP Business ByDesign no incluye de base todas las funcionalidades que sí incluyen otras versiones de los ERP de SAPSAP es una de las mayores empresas de software para negocios, con sedes en más de 140 países, cerca de 75.000 empleados y una cartera de más de 200.000 clientes. SAP fue fundada por cinco exempleados de IBM en 1972 y su nombre proviene del alemán Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamientos de datos). El ERP de SAP fue lanzado por primera vez en 1973, bajo el nombre SAP R/1, y ofrecía un sistema único para distintas tareas propias de un negocio. Este sistema fue mejorado en 1979 y 1992, y durante esos años la popularidad de SAP como solución para empresas creció, llegando incluso a salir a bolsa en 1988.. Entonces, ¿qué ventajas y desventajas tiene SAP Business ByDesign? ¿Cuánto cuesta?

Índice:

1. ¿Qué es SAP Business ByDesign?
2. Ventajas y desventajas del ERP
3. Funcionalidades del software
4. Costes e implantación de SAP

¿Qué es SAP Business ByDesign?

SAP Business ByDesign es una solución de SAP de 2007. Este sistema se presenta en forma de un software como servicio (SaaSEl SaaS (Software as a Service, o software como servicio, en español) es una modalidad para la adquisición de software. Con esta modalidad, la empresa que implementa el software no es dueña del sistema, pero consigue acceso a distancia a un paquete de software que está instalado en el servidor del proveedor. Este acceso se realiza a través de una conexión en la nube. Por lo tanto, el modelo SaaS pertenece a la categoría de “Todo como servicio” o XaaS (Anything as a Service)., Software as a Service) para ofrecer un ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros. sólido y completo que no necesita ser instalado de forma local. SAP Business ByDesign es una herramienta que puede combinarse con instalaciones on-premiseEl término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ. de SAP, permitiendo conectar, por ejemplo, una sucursal mucho más grande con sus propias filiales sin tener que realizar instalaciones locales en todas ellas.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que SAP es conocido por la complejidad de sus sistemas, que pueden provocar que algunos usuarios tengan dificultad a la hora de poner en marcha este ERP. Además, en el mercado hay más sistemas ERP en la nubeUn ERP en la nube puede definirse como un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales operado a través de internet. Actualmente, muchos fabricantes de sistemas ERP han optado por publicar versiones de su software ERP en la nube para hacerlos más accesibles. que pueden conectarse de la misma forma y que pueden adaptarse mejor a sus procesos de negocioUn proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización.. En la Guía ERP 2021La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. podrá encontrar una comparación entre diversos ERP en la nube para tener una visión de las alternativas.

SAP Business ByDesign: Beneficios y desventajas

Uno de los principales beneficios de SAP Business ByDesign es propio de cualquier software en la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet.: su facilidad para trabajar desde cualquier lugar. Ya sea desde un ordenador, un móvil o una tablet, el acceso a la nube de SAP es posible mientras haya un dispositivo con conexión a Internet. Además, al ser un SaaS, su mantenimiento y actualizaciones se realizarán de forma casi inmediata por el propio proveedor, con el consecuente beneficio para el usuario. También hay que tener en cuenta que el coste de un ERP en la nube será menor que el de su versión on-premise, con el consecuente alivio a la hora de adquirir el producto.

Sin embargo, esto puede ser un arma de doble filo a la hora de adquirir SAP Business ByDesign. Muchos de los módulosUn software modular es aquel que se construye únicamente a partir de las funcionalidades requeridas por el cliente. De esta forma, solo se tiene y se paga por lo que se necesita. Si se desea, se pueden ampliar o disminuir las funcionalidades contratadas del software para ajustarse a sus requisitos. y opciones que vienen en las opciones on-premise tendrán que ser adquiridos por separado, lo que puede provocar que el precio se dispare, sobre todo si su empresa tiene una lógica de negocio compleja. Además, al tener su ERP en la nube tendrá que aceptar que sus datos no están alojados en su propia empresa. Estos datos estarán a merced del proveedor, por lo que habrá que asegurarse que el acuerdo de licenciaLas licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos. de usuario no permite el accesoLa gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores. a terceros a dichos datos bajo ningún concepto. Puede conocer más acerca de los peligros de los sistemas en la nube en la Guía ERPLa Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. .

¿Qué funcionalidades incluye SAP Business ByDesign?

Las funcionalidades de SAP Business ByDesign lo convierten en un ERP en la nube bastante sólido. Todas estas características se pueden integrar en un único sistema:

• CRM - Gestión de clientesLa gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente..
• HRM – Gestión de personal y recursos humanosEl software de recursos humanos se utiliza en empresas que disponen un departamento de RRHH o un responsable dedicado a planificar y administrar la gestión del personal. Dentro de las funciones de este departamento puede encontrarse la atención al personal, el registro de ausencias, bajas y horas trabajadas, la gestión de nóminas y salarios, la asignación de vacaciones y otras solicitudes directas del personal. Además, también pueden encargarse de los distintos procesos de selección para puestos vacantes, las evaluaciones de desempeño de trabajadores o la planificación de ascensos..
• SCM – Gestión de la cadena de suministroLa gestión de cadena de suministro (Suppy Chain Management, en inglés) se refiere al conjunto completo de la cadena de producción y comercio, desde la compra de materias primas hasta que llega al usuario final. Sin embargo, a menudo, la gestión de cadena de suministro se limita a la gestión de cadena logística de materiales. Por tanto, se basa en hacer que una empresa sepa qué materiales o productos debe pedir y de que estos lleguen a tiempo. Para que esta planificación vaya bien, la gestión de cadena de suministro saca los datos del sistema ERP..
• Business IntelligenceLa Inteligencia de Negocios (Business Intelligence, BI) se basa en el análisis de datos de la información de la compañía. Con esos datos se intenta obtener información valiosa para tomar decisiones comerciales estratégicas y operativas (información comercial). Generalmente, los datos en “bruto” provienen de los diferentes softwares de la compañía, tales como ERP, RRHH, gestión documental u otro software especializado. Los datos en bruto son: datos de ventas, tendencias del mercado, resultados financieros, etc..
• FinanzasLa administración financiera de una empresa que incluye, entre otras funciones, la contabilidad (en sus vertientes contable, financiera y analítica), el control de costes, la gestión de cobros y pagos, la gestión de tesorería, y la presupuestación, no suele ser la parte más atractiva de gestionar. Todo lo relacionado con la gestión financiera y administrativa de la organización – desde la gestión de bancos hasta la elaboración y presentación de las cuentas anuales-, suele ser un tema secundario para los empleados..
• ComprasLa gestión de aprovisionamiento, o procurement management en inglés, se encarga de la adquisición de los recursos, suministros o materias primas necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa. La gestión de aprovisionamiento se divide en 3 partes: gestión de compras; gestión de inventario; y gestión de almacenes..
• Gestión de proyectosA la hora de gestionar proyectos hay que tener en cuenta que cada proyecto es único y que pueden ser de sectores muy diversos. Por tanto, cada proyecto también tendrá diferentes documentos, materiales, personal, duraciones, presupuestos, requisitos, etc. Desde un software ERP, se puede coordinar toda esta información de forma centralizada y sacar informes para llevar un seguimiento y previsiones del proyecto..
• Gestión de almacenesLa gestión de almacenes (Warehouse Management System, WMS) se encarga de conocer de forma actualizada los procesos que se llevan a cabo en los almacenes. Esta gestión no solo permiten conocer dónde y cómo se almacena el stock, sino que también permite obtener información sobre todo el recorrido que realiza la mercancía desde que entra en el almacén hasta que se le da salida..
• Gestión de distribución y ventaLa gestión de ventas consiste en controlar los pedidos de los clientes y, además, gestionar los equipos comerciales y crear las estrategias para incrementar el número de ventas. Esta gestión forma parte del core de una empresa, ya que, si no hay ventas, no hay dinero. Dependiendo del tamaño de la empresa, esta gestión puede llevarse con un Excel. Sin embargo, cuando ya se llega a cierto volumen de ventas, gestionar las ventas con un excel se hace imposible..

En el siguiente vídeo se pueden apreciar la interfaz y funcionalidades de SAP Business ByDesign (en inglés, 14:19 min):

Costes e implantación de SAP Business ByDesign

En general, la implantación de un sistema ERP es un proyecto que suele durar bastante tiempoLos proyectos ERP suponen implementaciones más largas y complejas que el resto de programas relacionados con las TIC. Los sistemas ERP significan un impacto casi en la totalidad de una empresa, por lo que cada paso del proyecto debe ser analizado y estudiado minuciosamente. Por ello, la duración de un proyecto ERP puede llegar a tardar, como máximo, varios años.. En el caso de SAP Business ByDesign se sitúa entre 3 y 10 semanas de media, como otros productos SaaS del mercado, dependiendo de su configuración de negocio y la cantidad de módulos extra en el ERP. Esto permite comenzar a trabajar en poco tiempo tras la adquisición del sistema, aunque hay que tener en cuenta si se necesitará proporcionar formación a los empleados para el uso del ERP.

Los costes iniciales de un sistema como SAP Business ByDesign suelen ser menores que los de un ERP on-premise, ya que no hay que realizar inversión en infraestructura y hardwareUn hardware es el componente material que conforma un equipo informático, es decir, todo aquello que se puede tocar, como por ejemplo: la pantalla, el ratón, el teclado, etc. Esto actúa en contraposición al software, que se refiere al componente lógico de un equipo informático (todos los componentes que no se pueden tocar pero que hacen posible la realización de tareas específicas): sistema operativo, procesadores de texto, etc. Gracias a la combinación de software y hardware, un equipo informático funciona correctamente.. Sin embargo, a largo plazo los costes de un sistema en la nube pueden superar los de una instalación on-premise si, como ya se mencionó anteriormente, se le añaden más módulos y funcionalidades según el negocio los vaya necesitando. Para conocer los aspectos a tener en cuenta durante el proceso de implantación y los costes que pueden conllevar los sistemas ERP en la nube, consulte la Guía ERP 2021La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. .