¿Cómo involucrar a los usuarios claves en el proceso de selección de un ERP?

Índice

1. Importancia de usuarios clave
2. ¿Cómo involucrarlos?
3. Caso real de involucración
4. Consejos y recomendaciones

¿Por qué es necesario involucrar a los usuarios clave?

Cada vez los departamentos están más relacionados e interconectados mediante las tecnologías empresariales y los nuevos modelos organizativos. La interconectividad de los procesos empresariales y sus actividades toman una forma parecida a la de un sistema de vasos comunicantes. A través de esos vasos comunicantes, uno o varios usuarios realizan una actividad concreta que influye en el resto de actividades de ese proceso y otros procesos, y del conjunto de las operaciones de la empresa.

Hay ciertos empleados que conocen en profundidad los procesosUn proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización. porque los realizan a diario. Al conocer tan bien estos procesos, saben cómo son, qué se podría mejorar, qué se podría hacer para mejorar la productividad y evitar errores, etc. Por tanto, estos empleados son los usuarios claves (key user) que deberían involucrarse en los procesos de selección e implementación de un software. Una vez reunida toda la información, comienza la ingeniería de procesos. Si el jefe de proyecto no tiene experiencia con la optimización de procesos, no se le sacará todo el partido posible al proyecto. Por eso, algunas empresas contratan a terceros para que les haga una consultoría de procesos. TIC Portal dispone de consultores de procesos con muchos años de experiencia, contáctenos y le ayudaremos a rediseñar sus procesos para que sean lo más eficientes posible.

No olvide que, incluso si se tiene un consultor de procesos, es importante involucrar a varios usuarios clavesUn key user, en español usuario clave, son esas personas dentro de una empresa que tienen un papel decisivo en la elección e implementación de un nuevo software. Los key users suelen actuar como representantes de ciertos departamentos, de forma que todos puedan contribuir al avance global de la empresa. Otras denominaciones que pueden usarse para referirse a key user son: SuperUser o User ++. A veces, se les llama también administradores descentralizados. en el proceso de selección. Esto se debe a que:

• Aporta una visión transversal del conjunto: al involucrar a diferentes personas de diferentes áreas o departamentos, se entiende mejor cómo fluyen los procesosUn flujo de trabajo, o workflow en inglés, es una secuencia de pasos que se atraviesa para completar un proceso empresarial, desde su inicio hasta su finalización. El flujo de trabajo define en el sistema cómo se gestiona un documento o tarea e indica quién debe completar cada paso. Al establecerse el flujo, se automatizan las tareas. Además, hay un mejor traspaso de información, el control es más rígido y la tarea o el documento se gestiona más rápido. , cómo interconectan las diferentes áreas, qué tareas se hacen en cada una, etc. Por ejemplo, así se puede conocer todo el proceso de una empresa de fabricación por pedido. Un comercial recibe una orden de pedido de un cliente, la mete en el sistema, le llega un aviso al taller, se recoge la materia prima del almacén y se descuenta del stock, se fabrica, se envía y cuando la recibe el cliente se manda la factura. Esta es la descripción de un flujo transversal, pero en cada área hay unos puntos importantes que sólo conoce el usuario clave de ese área.
• Contribuye a enriquecer y optimizar el proceso de preparación: si sólo hubiera un usuario clave, éste sólo conocería los requisitos y necesidadesUn análisis de requisitos consiste en la recopilación de las necesidades de una empresa para ponerle solución. Para ello, se ha de hacer un estudio interno de la situación actual de la empresa y las problemáticas a las que se enfrenta. Dependiendo del conocimiento e indagación que se haya hecho del problema, el análisis será más o menos complicado. de su área. Así que el resto de áreas no tendría representación y se buscaría un software sin la información suficiente. Al implicar un usuario clave de cada área es más fácil recopilar qué deberá incluir, el alcance funcional del proyecto (y los requisitos asociados), los requerimientos técnicos y de conectividad, el rediseño de los procesos, los perfiles de usuarios, los inputs de datos (y los outputs), la estructura documental, etc. Y, así, encontrar un sistema que valga para todas las áreas.
• Ahorra tiempo: porque los responsables del proyecto y los usuarios claves pueden repartirse las tareas de preparación, selección de ERP y proveedores, preparación y asistencia a las demos, elaboración de informes de valoración, así como otras muchas tareas.

¿Sabías que? El ahorro de tiempo también puede suponer un ahorro de costes ocultos. Para saber más sobre de dónde surgen los costes ocultos y cómo prevenirlos consulte este artículo.

¿Cómo podemos involucrarlos?

En nuestra experiencia, la involucración de usuarios claves en el proceso de selección de ERP no debe hacerse de forma improvisada. Tampoco se debe hacer sin que el responsable o los responsables del proyecto lo hayan regulado/ordenado primero el proceso. Para aprovechar al máximo la visión y la colaboración de estas personas, la dirección del proyecto deberá liderarlas mediante un plan que incluya hitos, momentos, alcance general y detalles.

Las principales variables a la hora de planificar una involucración de usuarios claves son:

Un caso real de involucración de usuarios claves

Una empresa pyme de fabricación y distribución de productos textiles para diferentes sectores (industria, construcción, obra civil, servicios, etc.) buscaba un nuevo sistema de ERP. Para asegurar el éxito de la selección e implementación del software decidieron hacer un plan de involucración de los usuarios claves.

El jefe de proyecto seleccionó uno o dos usuarios claves de cada área de la empresa. Estos usuarios claves estaban involucrados tanto a la hora de preparar la demo (viendo qué preguntar durante la demo) como durante las demos.

De cada solución se vieron varias demos. Las primeras demos de los proveedores eran generales y, en ellas estaban todos los usuarios claves y el jefe de proyecto. Las siguientes demos eran más concretas. En ellas los proveedores mostraban cómo se podían hacer ciertos procesos de cada área. En este tipo de demos, lo que se hizo fue que el jefe de proyecto estuviera siempre presente, pero los usuarios claves solo entraban en la demo cuando se explicaba su área. Los usuarios claves no estaban solo presentes, sino que, además, podían preguntar y hacer comentarios. Tras cada demo, realizaban informes. Estos informes contenían valoraciones (de puntos fuertes y débiles del sistema visto) y una conclusión sobre qué les pareció el software.

Este tipo de involucración no es de tipo vinculante, sino consultiva. La opinión era tomada en cuenta, pero no tenían la última palabra. De hecho, la empresa les hizo una encuesta a los usuarios claves sobre qué sistema preferían contratar y el 90% de ellos coincidieron en que querían el mismo paquete ERP.

¿Te gustaría saber cómo fue todo el proceso de selección e implementación en esta empresa? Acceda al Premium digiBook FieldCase: Selección e implementación del ERPEn este caso práctico (FieldCase) va a ponerse en la piel de Paco, el jefe de proyecto del trayecto de selección e implementación de la empresa Geotexan, S.A. Se le acompaña en su búsqueda de un nuevo sistema ERP. También se conocen de primera mano los retos y obstáculos concretos a los que se enfrentan Paco y su empresa, y qué medidas toman para solucionar los problemas con los que se van encontrando..

Consejos y recomendaciones

A la hora de pensar el Plan de Involucración de recursos / usuarios claves, se recomienda seguir una de estas dos líneas de pensamiento:

1. Pensar en grande: esta línea de pensamiento aporta mucho valor, pero requiere bastante tiempo. De acuerdo con esta línea, cualquier usuario del sistema puede contribuir de manera positiva al proceso siempre que su perfil, experiencia y rol dentro de la empresa aporten algo específico y/o relevante.
2. Pensar SMART: esta línea es la que se debe llevar a cabo si no hay mucho tiempo para el proyecto. En este caso no se puede involucrar a todo el mundo en el proceso. No se puede paralizar el día a día de la empresa porque los usuarios deban dedicar excesivo tiempo al proceso de selección. No es operativo ni ágil involucrar a una gran cantidad de personas. El Plan de Involucración que establezca el director del proyecto tiene que ser SMART: Specific (específico), Measurable (medible), Achievable (alcanzable), Realist (realista) y Time-related (delimitado en el tiempo). El Manual de gestión de proyectos TICLiderar un proyecto TIC no es tarea fácil. No obstante, garantizar el éxito del proyecto es crucial para una empresa. ¿Cómo se consigue que un proyecto sea exitoso? ¿Qué factores contribuyen a que un proyecto salga bien? En este digiBook ampliamos y completamos la visión de la gestión de proyectos, de una forma más cercana a la realidad empresarial. comenta cómo se usa el criterio SMART para establecer los objetivos empresariales durante la definición del alcance inicial de un proyecto TIC.

Hay que estar abiertos a complementar el Plan de Involucración diseñado con la participación de usuarios concretos en momentos específicos. Los procesos de selección e implementación de un ERP suelen estar plagados de situaciones imprevistas. Y la mejor forma de resolverlas y hacerlas avanzar, en muchos casos, es con la involucración “on demand” y no planificada de algún usuario clave.