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Best of Breed (BOB)

Índice:

  1. Definición
  2. Elección de BOB
  3. Posibilidades de integración
  4. Mantener la visión general
  5. Consejos

¿Qué es best of breed?

El término best of breed se refiere a un software que ha sido desarrollado para optimizar una actividad empresarial específica. Se trata de aplicaciones que están especializadas en un nicho. Por ejemplo, registro de tiempo o control de trazabilidad de ingredientes o materiales. A este tipo de software también se le suele conocer con el nombre de best of feature.

Lo contrario a los best of breed son los sistemas monolíticos, también conocidos como todo en uno (all-in-one). Estos son paquetes generales que se pueden implementar para gestionar todos los procesos empresariales (o al menos, una gran cantidad de ellos). Para cada proceso se usa otra parte del sistema, pero los datos y las actividades superpuestas se encuentran en un mismo sistema.

La diferencia entre monolíticos y best of breed no siempre está del todo clara. Con frecuencia, cuando alguien habla de un sistema monolítico quiere decir sistema ERP, porque este tipo de paquetes es visto como un software genérico. Según esa lógica, los paquetes de gestión documental y las soluciones de RRHH son siempre best of breed. Sin embargo, en el mundo de los RRHH, también podría decirse que un paquete general para los recursos humanos es un sistema monolítico, y, por tanto, que las soluciones de registro de tiempo y de planificación de fuerzas de trabajo son best of breed.

¿Por qué escogen las empresas un best of breed?

La primera razón es por la especialización que genera. Estas herramientas pueden, por ejemplo, ofrecer una forma muy específica de crear horarios flexibles. De esta forma, una empresa es segura de implementar la solución que mejor se adapta a ese proceso específico. A menudo, las soluciones están creadas por desarrolladores que llevan muchos años trabajando concretamente en ese sector.

puntos positivos bob

Un segundo motivo es el rápido retorno de la inversión (ROI) de una solución best of breed. La combinación de costes bajos y una rápida puesta en marcha aseguran que se recupera pronto la inversión. Concretamente, el ROI se recupera tan rápido debido a:

  • Nada o muy poca personalización necesaria (la solución ya se ha desarrollado para una situación y actividad empresarial específica)
  • Paquete pequeño: sin pago por funcionalidades que no se usan
  • Se necesita menos formación
  • La implementación toma menos tiempo en general
Importante: como con cualquier implementación de software, es importante hacer un estudio previo interno de la empresa y de la solución que se va a escoger para conocer cuándo se recuperará la inversión. En la Guía ERP hay consejos para ahorrar costes al implementar software y obtener un mejor ROI.

Finalmente, cuando se lleva a cabo una implementación de una solución best of breed hay una menor distancia entre los que toman las decisiones y los que usan la solución de software. Son los mismos jefes de equipo o los directores de departamentos quienes, junto con los empleados, toman la decisión de qué software es el mejor para su punto de dolor o departamento. De esta manera, las empresas se aseguran de que la solución realmente se ajusta a la necesidad real, y la opinión de los usuarios se utiliza para garantizar que el software sea fácil de usar. Todo este proceso favorece la adopción de los usuarios de la solución.

¡Atención! En la implementación de un software best of breed piense también en la facilidad de uso. Al acceder a cada nueva aplicación, se deberá volver a iniciar sesión. Tenga en cuenta que, quizás, usar una contraseña para cada aplicación puede ser una barrera.

Las posibilidades de integración de un software best of breed

Cuando se escoge una solución best of breed, recuerde que casi siempre se deben hacer integraciones. Las diferentes soluciones de software especializados son componentes independientes y se tienen que comunicar las unas con las otras. Por ejemplo: el software de producción se debe conectar con la planificación de horarios, el cual a su vez se tiene que vincular con el módulo de nóminas (para pasar los datos del salario) y con el de contabilidad.

Normalmente, la integración de los paquetes de software best of breed se hace a través de API’s. Esta es una forma simple de conectar, pero la transferencia de datos no siempre funciona sin problemas. Si una empresa se quiere asegurar de que todos los datos están conforme y de la compatibilidad de las funcionalidades, es mejor que escoja un software todo-en-uno.

Sin embargo, también hay una desventaja: existen pocas soluciones monolíticas que realmente cubran todos los deseos y requisitos dentro de una empresa. Por lo tanto, la mayoría de las empresas suelen tener un software best of breed junto con su software todo-en-uno. Pero la integración entre un paquete general y un best of breed no es tarea fácil. Los paquetes monolíticos no están hechos para integrarse con software que estén fuera de su “ecosistema” (es decir, soluciones que no pertenezcan a su portfolio). Así, a veces, se aseguran de que se tenga “dependencia” del proveedor (vendor lock-in). Este problema no lo tiene una organización cuando opta al cien por ciento por soluciones best of breed.

Asegúrese de que se mantiene la visión general

El “peligro” más grande de los best of breed es que se pierda la visión general de los distintos sistemas. Esto puede influenciar sobre el trabajo diario, o incluso, en el rendimiento general de la empresa. Los problemas más comunes son:

  • Escasa conexión interna de los sistemas (cross connectivity), resultando en una difícil integración de los diferentes sistemas y los datos no se pueden compartir fácilmente;
  • Una gran cantidad de proveedores distintos y, por tanto, se pierde la visión global sobre el soporte y el mantenimiento de los diferentes sistemas;
  • Duplicidad de los datos y poca claridad sobre cuáles son los datos correctos;
  • La gestión de la información está repartida por las distintas aplicaciones.

Consejos para cambiar a best of breed

Una empresa que quiere cambiar a una aplicación best of breed, debe tener en cuenta una serie de asuntos. Dependiendo del entorno de software actual el impacto será mayor o menor, pero los siguientes consejos son útiles para cualquier empresa que quiera realizar el cambio:

  • Realice un roadmap: establezca una clara visión general de la duración planificada de la(s) implementación(es) y monitorice esta planificación. Cuando se implementan varias soluciones, este roadmap ayuda a mantener la visión global y se encarga de que las implementaciones no duren más de lo necesario (y, por tanto, no cuesten más dinero de lo planeado).
  • Establezca una estrategia de gestión de cambio (change management): es importante que todos los usuarios estén al tanto de lo que los cambios supondrán para ellos, y cómo deben adaptar su manera de trabajar. Por lo tanto, establezca un plan de transición que incluya formación para los usuarios que lo necesiten y un periodo en el que, en caso de emergencia, los empleados aún puedan volver a usar el antiguo sistema.
  • Piense en un plan de emergencia: como con cualquier gran transición, también debería haber una red de seguridad si algo sale mal. Por lo tanto, piense en cómo se deberá trabajar si la solución no se implementa a tiempo, o si surgen otros problemas. Las posibles precauciones incluyen: la capacidad de trabajar en paralelo con los sistemas antiguos y nuevos; y realizar copias de seguridad (back-ups) inmediatamente antes de la implementación y la migración de datos.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2020, 28 julio). Best of Breed (BOB). TIC Portal. https://www.ticportal.es/glosario-tic/best-of-breed-bob
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