Índice:

1. Definición
2. Elección de BOB
3. Posibilidades de integración
4. Mantener la visión general
5. Consejos

¿Qué es best of breed?

El término best of breed se refiere a un softwareUn software es el componente lógico del que está constituido un equipo informático. Es decir, se trata de una herramienta que está formada por todos los componentes del sistema que no se pueden tocar, pero que hacen posible la realización de tareas específicas, como por ejemplo: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores de imágenes, sistema operativo, etc. que ha sido desarrollado para optimizar una actividad empresarial específica. Se trata de aplicaciones que están especializadas en un nicho. Por ejemplo, registro de tiempoEl registro de tiempo consiste en el control detallado de la hora de entrada y de salida de los empleados y de sus pausas. Este registro ha de guardarse durante 4 años por ley. Este control de las horas ya lo hacían muchas empresa debido a su actividad, en la que, por ejemplo, necesitaban llevar el registro de horas para poder facturar a sus clientes. Algunos ejemplos de estas empresas que ya registraban las horas o a las que les ha ayudado a gestionar su actividad son las que trabajan en base a proyectos y las de servicios. o control de trazabilidadEl control de trazabilidad consiste en el seguimiento de un elemento desde su origen hasta que llega a su destino final. Cada vez más exigido por ley a las empresas. Por tanto, muchas empresas contratan un software de gestión (ERP) que incluya la función de control de trazabilidad (sobre todo, aquellas que se dedican a la alimentación, farmacia, producción y/o distribución). De esta forma, se puede hacer el seguimiento de las materias primas o productos básicos que hayan salido de la empresa o que se necesiten para llevar a cabo la actividad empresarial. de ingredientes o materiales. A este tipo de software también se le suele conocer con el nombre de best of feature.

Lo contrario a los best of breed son los sistemas monolíticos, también conocidos como todo en uno (all-in-one). Estos son paquetes generales que se pueden implementar para gestionar todos los procesos empresarialesUn proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización. (o al menos, una gran cantidad de ellos). Para cada proceso se usa otra parte del sistema, pero los datos y las actividades superpuestas se encuentran en un mismo sistema.

La diferencia entre monolíticos y best of breed no siempre está del todo clara. Con frecuencia, cuando alguien habla de un sistema monolítico quiere decir sistema ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros., porque este tipo de paquetes es visto como un software genérico. Según esa lógica, los paquetes de gestión documentalUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla. y las soluciones de RRHHEl software de recursos humanos se utiliza en empresas que disponen un departamento de RRHH o un responsable dedicado a planificar y administrar la gestión del personal. Dentro de las funciones de este departamento puede encontrarse la atención al personal, el registro de ausencias, bajas y horas trabajadas, la gestión de nóminas y salarios, la asignación de vacaciones y otras solicitudes directas del personal. Además, también pueden encargarse de los distintos procesos de selección para puestos vacantes, las evaluaciones de desempeño de trabajadores o la planificación de ascensos. son siempre best of breed. Sin embargo, en el mundo de los RRHH, también podría decirse que un paquete general para los recursos humanos es un sistema monolítico, y, por tanto, que las soluciones de registro de tiempoEl registro de tiempo consiste en el control detallado de la hora de entrada y de salida de los empleados y de sus pausas. Este registro ha de guardarse durante 4 años por ley. Este control de las horas ya lo hacían muchas empresa debido a su actividad, en la que, por ejemplo, necesitaban llevar el registro de horas para poder facturar a sus clientes. Algunos ejemplos de estas empresas que ya registraban las horas o a las que les ha ayudado a gestionar su actividad son las que trabajan en base a proyectos y las de servicios. y de planificación de fuerzas de trabajo son best of breed.

¿Por qué escogen las empresas un best of breed?

La primera razón es por la especialización que genera. Estas herramientas pueden, por ejemplo, ofrecer una forma muy específica de crear horarios flexibles. De esta forma, una empresa es segura de implementar la solución que mejor se adapta a ese proceso específico. A menudo, las soluciones están creadas por desarrolladores que llevan muchos años trabajando concretamente en ese sector.

Un segundo motivo es el rápido retorno de la inversión (ROI)El retorno de la inversión (ROI, Return On Investment), sirve para calcular la eficiencia de una inversión. Es decir, con la fórmula de ROI se analizan los costes y beneficios de una inversión para estudiar si es o será positiva o negativa una inversión. Con la compra de un software, los jefes de proyecto reciben órdenes de la dirección para que realicen una estimación del ROI. En este caso, el retorno de la inversión es una medida de ayuda para determinar si una inversión de software concreta merece la pena. de una solución best of breed. La combinación de costes bajos y una rápida puesta en marcha aseguran que se recupera pronto la inversión. Concretamente, el ROI se recupera tan rápido debido a:

• Nada o muy poca personalización necesaria (la solución ya se ha desarrollado para una situación y actividad empresarial específica)
• Paquete pequeño: sin pago por funcionalidades que no se usan
• Se necesita menos formación
• La implementación toma menos tiempo en general

Importante: como con cualquier implementación de software, es importante hacer un estudio previo interno de la empresa y de la solución que se va a escoger para conocer cuándo se recuperará la inversión. En la Guía ERPLa Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. hay consejos para ahorrar costes al implementar software y obtener un mejor ROIEl retorno de la inversión (ROI, Return On Investment), sirve para calcular la eficiencia de una inversión. Es decir, con la fórmula de ROI se analizan los costes y beneficios de una inversión para estudiar si es o será positiva o negativa una inversión. Con la compra de un software, los jefes de proyecto reciben órdenes de la dirección para que realicen una estimación del ROI. En este caso, el retorno de la inversión es una medida de ayuda para determinar si una inversión de software concreta merece la pena..

Finalmente, cuando se lleva a cabo una implementación de una solución best of breed hay una menor distancia entre los que toman las decisiones y los que usan la solución de software. Son los mismos jefes de equipo o los directores de departamentos quienes, junto con los empleados, toman la decisión de qué software es el mejor para su punto de dolor o departamento. De esta manera, las empresas se aseguran de que la solución realmente se ajusta a la necesidad real, y la opinión de los usuarios se utiliza para garantizar que el software sea fácil de usar. Todo este proceso favorece la adopción de los usuarios de la soluciónLa instalación del software en sí no es más complicada que el de otras soluciones TIC. Pero la adaptación de los trabajadores de la empresa al manejo del nuevo sistema presenta a menudo una serie de problemas. La realidad es que un sistema de gestión documental no supone un cambio meramente tecnológico. Para los empleados de la empresa supone un cambio en su trabajo, en su manera de hacer las cosas y de pensar. Normalmente los cambios tecnológicos son rápidos, pero las personas necesitan un período de aclimatación para aprender a manejarse en entornos que les son desconocidos..

¡Atención! En la implementación de un software best of breed piense también en la facilidad de uso. Al acceder a cada nueva aplicación, se deberá volver a iniciar sesión. Tenga en cuenta que, quizás, usar una contraseña para cada aplicación puede ser una barreraEl inicio de sesión único, o Single Sign-On (SSO), es el método de trabajo por el cual los trabajadores consiguen acceso a diferentes aplicaciones empresariales a través de un procedimiento de registro. Por ejemplo, al iniciar sesión desde su ordenador se conectan directamente a todo el software del ordenador..

Las posibilidades de integración de un software best of breed

Cuando se escoge una solución best of breed, recuerde que casi siempre se deben hacer integraciones. Las diferentes soluciones de software especializados son componentes independientes y se tienen que comunicar las unas con las otras. Por ejemplo: el software de producción se debe conectar con la planificación de horarios, el cual a su vez se tiene que vincular con el módulo de nóminasUn software de nóminas sirve para generar las nóminas de los empleados. Con este software se puede: almacenar y gestionar los datos de los empleados; calcular y emitir las nóminas; elaborar e imprimir cheques; administrar impuestos; gestionar fechas clave y de otros trámites administrativos comunes; depositar directamente los cheques en la cuenta bancaria de los empleados; deducir automáticamente; gestionar planes de pensiones.; gestionar el finiquito; entre otras. (para pasar los datos del salario) y con el de contabilidad.

Normalmente, la integración de los paquetes de softwareLa integración de software consiste en conseguir que distintos softwares se pasen información de uno a otro sin que el usuario lo note. Esta integración hace que el usuario pueda pasar de un sistema a otro en tiempo real. Se pueden encontrar integraciones en casi todas las empresas. Esto es común en empresas que usan distintas aplicaciones para llevar a cabo un proceso en el que participan varios departamentos. best of breed se hace a través de API’sUna interfaz de programación de aplicaciones (Application Programming Interface, API) hace posible que haya una interfaz entre sistemas. Se encarga de que las peticiones de una aplicación se comuniquen eficientemente a la otra. La aplicación solicitante consigue acceso a la información o funcionalidad de la otra.. Esta es una forma simple de conectar, pero la transferencia de datos no siempre funciona sin problemas. Si una empresa se quiere asegurar de que todos los datos están conforme y de la compatibilidad de las funcionalidades, es mejor que escoja un software todo-en-uno.

Sin embargo, también hay una desventaja: existen pocas soluciones monolíticas que realmente cubran todos los deseos y requisitos dentro de una empresa. Por lo tanto, la mayoría de las empresas suelen tener un software best of breed junto con su software todo-en-uno. Pero la integración entre un paquete general y un best of breed no es tarea fácil. Los paquetes monolíticos no están hechos para integrarse con software que estén fuera de su “ecosistema” (es decir, soluciones que no pertenezcan a su portfolio). Así, a veces, se aseguran de que se tenga “dependencia” del proveedorLa dependencia del proveedor (vendor lock-in) es un fenómeno por el cual los clientes se encuentran retenidos con un proveedor. Los proveedores buscan crear un entorno en el que los clientes dependan de ellos para así sacarles el máximo partido posible. Por eso, crean un sistema con el que es difícil cambiar a otro software o integrarse con aplicaciones externas, ya sea por motivos técnicos o financieros. Dependiendo de cómo se tengan almacenados los sistemas y los datos, la dependencia del proveedor se puede dar de una u otra forma. (vendor lock-in). Este problema no lo tiene una organización cuando opta al cien por ciento por soluciones best of breed.

Asegúrese de que se mantiene la visión general

El “peligro” más grande de los best of breed es que se pierda la visión general de los distintos sistemas. Esto puede influenciar sobre el trabajo diario, o incluso, en el rendimiento general de la empresa. Los problemas más comunes son:

• Escasa conexión interna de los sistemas (cross connectivity), resultando en una difícil integración de los diferentes sistemas y los datos no se pueden compartir fácilmente;
• Una gran cantidad de proveedores distintos y, por tanto, se pierde la visión global sobre el soporte y el mantenimiento de los diferentes sistemas;
• Duplicidad de los datos y poca claridad sobre cuáles son los datos correctos;
• La gestión de la información está repartida por las distintas aplicaciones.

Consejos para cambiar a best of breed

Una empresa que quiere cambiar a una aplicación best of breed, debe tener en cuenta una serie de asuntos. Dependiendo del entorno de software actual el impacto será mayor o menor, pero los siguientes consejos son útiles para cualquier empresa que quiera realizar el cambio:

• Realice un roadmap: establezca una clara visión general de la duración planificada de la(s) implementación(es) y monitorice esta planificación. Cuando se implementan varias soluciones, este roadmap ayuda a mantener la visión global y se encarga de que las implementaciones no duren más de lo necesario (y, por tanto, no cuesten más dinero de lo planeado).
• Establezca una estrategia de gestión de cambio (change management): es importante que todos los usuarios estén al tanto de lo que los cambios supondrán para ellos, y cómo deben adaptar su manera de trabajar. Por lo tanto, establezca un plan de transición que incluya formación para los usuarios que lo necesiten y un periodo en el que, en caso de emergencia, los empleados aún puedan volver a usar el antiguo sistema.
• Piense en un plan de emergencia: como con cualquier gran transición, también debería haber una red de seguridad si algo sale mal. Por lo tanto, piense en cómo se deberá trabajar si la solución no se implementa a tiempo, o si surgen otros problemas. Las posibles precauciones incluyen: la capacidad de trabajar en paralelo con los sistemas antiguos y nuevos; y realizar copias de seguridadUna copia de seguridad (backup) es un duplicado de los datos que se hace para poder recuperarlos ante cualquier pérdida o incidente. Por lo tanto, las copias de seguridad forman una parte muy importante de la seguridad TIC de la empresa, ya que sin ellas una empresa podría quedarse sin sus datos. Por ello, en la norma ISO 27001, de seguridad informática y de información, exige que se hagan backups regularmente, que se comprueben que sean correctas y restaurables. (back-ups) inmediatamente antes de la implementación y la migración de datosUna migración de datos (data migration) es el proceso por el cual se traspasan los datos de un sistema a otro. Las empresas realizan migraciones de datos por distintos motivos, como: cuando se cambia de software o se implementa uno nuevo; cuando se actualizan las bases de datos; o cuando se establece un nuevo almacén de datos. Así, se consigue que los datos del antiguo programa se encuentren en el nuevo para poder seguir operando como si no hubiera sucedido ningún cambio ni teniendo que empezar de cero..