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Gestión de nóminas: pagar a tiempo a los empleados y correctamente requiere software y servicios específicos

Cuando se habla de RRHH, se suele hablar de la gestión de las nóminas casi de inmediato. Sin embargo, esta es una disciplina muy especializada, y no se puede considerar como una funcionalidad más dentro del software de RRHH. Además, a su vez, la gestión de nóminas comparte aspectos con diferentes áreas de la empresa, como contabilidad, el departamento legal o la gestión de proyectos. Debido a la gran variedad en los procesos empresariales y a las distintas normativas de los diferentes sectores, automáticamente hay una gran diferencia entre los distintos sistemas y servicios que hay para las nóminas. Para tomar las decisiones adecuadas, por lo tanto, hace falta tener un buen conocimiento sobre los procesos de nóminas y sus posibilidades de automatización.

Índice:

  1. Flujos de trabajo de las nóminas
  2. Sistemas de entrada de nóminas
  3. Comprobación antes del procesamiento
    1. Controles condicionales
    2. Redireccionar hacia el responsable
  4. Encargarse internamente del cálculo de la nómina
  5. Pago de la nómina
  6. Informes y declaraciones nominales
  7. Elección del software de nóminas
    1. conocimiento interno sobre nóminas
    2. Tipo de empleadores
    3. Nóminas extranjeras
    4. ¿Paquete independiente o integrado?
  8. Costes de un software de nóminas

¿Cómo es el flujo de trabajo para la gestión de nóminas?

Cuando una empresa se está orientando en búsqueda de un (nuevo) sistema de nóminas es muy importante que primero se comprenda bien el flujo de trabajo de las nóminas. Cada empresa tiene su propia variante dentro del proceso estándar para las gestiones de las nóminas. Este estándar consiste en la recopilación de los datos de la nómina durante un cierto periodo de tiempo (input), el cálculo salarial en base a estos datos (procesamiento) y la ejecución del pago y creación de nóminas (output).

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La forma específica que toma el flujo de trabajo de las nóminas varía según la empresa. En un principio, el proceso puede proceder de forma completamente manual. Los empleados pueden anotar manualmente sus horas, permisos y vacaciones en un papel o en un Excel. El gerente puede calcular los salarios sobre la base de las reglas del contrato, la legislación y el convenio colectivo de trabajo aplicable. Después, el contable lleva a cabo el pago de las nóminas. Sin embargo, en la práctica esto es casi imposible, incluso para pequeñas empresas. ¿Quién se encarga de controlar que todos los datos estén correctos? ¿Qué ocurre si después viene una baja? ¿Y qué gerente está al corriente de todas las regulaciones aplicables?

Para evitar problemas con las nóminas, las organizaciones buscan sistemas o servicios que les aseguren que sus empleados recibirán sus pagos correctamente y en tiempo. La elección del paquete o del servicio depende mucho de la situación. Por ejemplo, en países con legislación y sistemas de nómina complejos como España, es muy común que las empresas acudan a asesorías para que se las lleven a cabo. No obstante, hay empresas que prefieren llevarlas de forma interna. La Guía de RRHH contiene distintos escenarios y sus correspondientes soluciones de software o servicios.

Registro y compartición de la entrada de datos para procesar correctamente las nóminas

La entrada de los datos de las nóminas procede en gran parte de los que se registra dentro del sistema de RRHH. Son datos básicos que necesita un empleado para hacer el cálculo correcto del pago del salario. La entrada para el procesamiento de datos puede dividirse en datos (relativamente) estáticos y datos variables. Los datos estáticos son las reglas de cálculo, leyes y acuerdos fijos que se aplican al cálculo correspondiente. Los datos variables son los datos que pueden cambiar durante cada periodo. De esta forma, es posible que un empleado haya trabajado menos horas de las previstas, porque se haya tomado una baja por maternidad o paternidad, o porque se haya puesto enfermo, etc. Todos estos datos pueden influir en el procesamiento efectivo de la nómina.

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En principio, los datos estáticos no tienen por qué ser introducidos más de una vez en un sistema de nóminas, a no ser que algo cambie. Probablemente, un empleado que cambie de puesto recibirá diferentes términos, condiciones y beneficios. Las nuevas reglas que se apliquen al contrato deben traducirse también inmediatamente en otras reglas de cálculo para el cálculo del salario. Esto mismo también es válido para los cambios que proceden de fuera de la organización, como los cambios en los convenios colectivos de trabajo o una determinada legislación laboral.

¡Consejo! Tenga siempre un apoyo legal. El apoyo legal puede venir en forma de abogados internos, asesoría de un proveedor de recursos humanos especializado en nóminas, o, incluso, una asesoría legal, fiscal, o financiera. Mantenerse al día de los constantes cambios de legislación como persona no jurídica es una tarea casi imposible. Además, las consecuencias (financieras) de un cálculo erróneo de nóminas pueden ser muy serias.

Los datos variables requieren un conocimiento mucho menos especializado. Generalmente, los empleados gestionan las horas, declaraciones, bajas y permisos ellos mismos. A menudo, esta tarea se lleva a cabo en Excel, por e-mail o a través de portales para el autoservicio del empleado y autoservicio del mánager.

Para llevar un control extra sobre el tiempo realmente trabajado, a menudo también se utiliza un sistema de registro de tiempo. Este sistema es una combinación de software y hardware que controla en tiempo real quién está presente e incluso, a veces, en qué está trabajando dicha persona. Por ejemplo, un sistema de registro de tiempo puede tomar forma de un sistema de fichaje o un temporizador incorporado en los ordenadores de los miembros del personal. En este último caso, el reloj empieza a contar desde el momento en el que se enciende el ordenador hasta cuando se vuelve a apagar. A menudo, el registro de tiempo se combina con el control de acceso. Un torno de acceso para el cual necesitas una tarjeta verifica si las personas están autorizadas a entrar. A la vez, también se registran los tiempos de trabajo de los trabajadores.

Existen muchos sistemas diferentes, especialmente para la entrada de los datos variables de la nómina. La elección del sistema más adecuado depende principalmente del paquete o la funcionalidad con la que se realiza el cálculo del salario real. A menudo, la entrada debe realizarse de una forma específica para evitar que haya errores en los cálculos. En la Guía de RRHH hay una visión general de las distintas formas en las que se pueden hacer las entradas para el procesamiento de la nómina. Estas formas pueden luego compararse con los posibles sistemas y servicios para los cálculos reales de la nómina.

Controles provisionales en el flujo de trabajo de la nómina

En lo que se refiere a la nómina, los controles son esenciales. Un empleado que no recibe su salario entero, después debe obtener una compensación. Esta compensación cuesta tiempo y dinero. Por el contrario, si se le pagara de más, esto suele dificultar la recuperación administrativa y legal. Por lo tanto, es necesario hacer controles adicionales en un flujo de trabajo de nóminas. Existen distintos tipos de controles de salario antes de que se realice el verdadero cálculo. Los más importantes son:

Controles condicionales

Las reglas y los acuerdos quedan plasmados en el sistema. De esta forma, se aseguran que las solicitudes incorrectas se detengan automáticamente. Por ejemplo, esto puede tratarse de un empleado que declara más costes de lo que permite el presupuesto máximo de viaje. A través de la integración con otras partes del paquete de RRHH también se puede realizar el control para evitar que se olviden de hacer las declaraciones. Por ejemplo, al final del mes, se le puede recordar a un empleado que envíe los costos de un almuerzo con un cliente. Si hay una desviación de una de las reglas y acuerdos establecidos, se muestra un mensaje de error y el procesamiento de la nómina no continuará.

Cambio de ruta hacia la persona autorizada

Ciertos bonos, declaraciones o modificaciones no pasan por controles condicionales, sino que requieren la aprobación de un supervisor específico. Por ejemplo, un empleado que obtiene un presupuesto de 1.000 euros para los almuerzos empresariales con sus clientes, pero el empleado debe dividir este presupuesto de forma más o menos uniforme entre los diferentes almuerzos (si son 10 almuerzos, entonces unos 100 euros cada almuerzo). Cuando este empleado haga una declaración de un almuerzo empresarial que haya costado más de 400 euros, entonces, es posible que tenga que justificar el alto coste de esta cantidad. Por tanto, la declaración se redirigirá hacia la persona correcta, a menudo, el director financiero (CFO).

¡Consejo! Incluso después de los controles provisionales pueden seguir surgiendo fallos en un cálculo de la nómina. Sobre todo, suben las probabilidades en las empresas que tienen reglas de cálculos complicadas. Estas organizaciones hacen bien en contratar un paquete o servicio que permita hacer distintos tipos de simulaciones de nóminas o correcciones con poderes retroactivos. Las ventajas y desventajas de estas funcionalidades o servicios están descritas dentro de la Guía de RRHH .

¿Hasta qué punto puede procesarse la nómina internamente?

Una vez que todos los insumos se han transmitido y verificado correctamente, puede comenzar el cálculo real de nóminas específicas. Si todas las reglas de cálculo se establecen correctamente en el sistema de nóminas, entonces, en teoría esto es muy simple. En el mejor de los casos, un gestor de nóminas debería simplemente hacer clic en un botón y el sistema haría los cálculos de forma correcta. Estos cálculos se muestran visualmente en una nómina para el empleador y mandan una orden de pago a contabilidad.

Sin embargo, en la práctica, este escenario ideal es muy difícil que ocurra. Generalmente, hay más avisos de fallos y errores de cálculo que veces que salgan del todo bien a la primera. Por ejemplo, puede ser que una baja inicialmente se considere ilegal debido a un justificante del médico enviado más tarde. También puede ser necesario ajustar manualmente, por ejemplo, la fecha de entrada a trabajar de aquellos empleados que comenzaron en una fecha posterior a la prevista originalmente. En este último caso, el registro de tiempo no coincidirá con los datos de la fecha de inicio del contrato, lo que probablemente genere un mensaje de error.

Para evitar los fallos en los cálculos de las nóminas, las empresas necesitan como mínimo personal con conocimiento de gestión de nóminas. Para las empresas que tienen un procesamiento de nóminas relativamente simple, puede ser suficiente con que el proveedor del sistema de nóminas proporcione una capacitación de los usuarios y se encargue de las actualizaciones legislativas. En otros casos, es necesario contratar especialistas. El especialista puede ser un abogado interno o gestores de nóminas especializados, pero también a través de la subcontratación contable especializado, un asesor de nóminas. En la Guía RRHH se encuentran los enfoques más adecuados para las distintas situaciones.

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¿Quién realiza el pago de la nómina?

Tras el cálculo de la nómina se continúa con el pago del salario. Esto es lo que los empleados realmente esperan. Esta tarea recae sobre el departamento de contabilidad de la empresa de la que dependa el empleado. En la mayoría de los casos, también lo hará la empresa que le da las órdenes de trabajo a realizar.

En la búsqueda de servicios o sistemas para el procesamiento de las nóminas, una empresa también se encontrará con los términos payroll services y payrolling. En ambos servicios, los empleados serán pagados por una empresa diferente que la de la empresa que le da las órdenes de trabajo. Con el payroll services, el empleado es realmente contratado por la empresa que le da las órdenes de trabajo. Su empleador es la empresa que le da las órdenes de trabajo, pero el pagador (que a menudo también se encarga de los cálculos) tiene el poder sobre las cuentas del empleador y, por lo tanto, se encarga del pago. Por el contrario, con payrolling, el pagador también es el empleador. Por lo tanto, el empleado no está contratado por la empresa para la que realiza el trabajo.

Cada vez resulta más importante tener documentos de salida directamente utilizables

La gestión de la nómina no termina en el momento en el que se paga al empleado. De hecho, la salida del cálculo de la nómina es lo menos importante. Los cálculos de las nóminas se almacenan en una base de datos. De esta forma, se guardan de forma correcta dentro del archivo de RRHH y pueden ser usadas para informes internos o externos, o para hacer ciertas declaraciones.

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¿Qué factores influyen en la elección de un software de nóminas?

Una vez que se ha optado por llevar a cabo la gestión de las nóminas de forma parcial o total internamente, la pregunta es: ¿qué paquete incluye esta función? Hay muchas soluciones en el mercado de RRHH. Lo que es una buena combinación para la organización depende de una serie de factores importantes. En la Guía de RRHH se encuentra un plan paso a paso para ver qué tipo de software de nóminas se adecúa mejor a la empresa.

Tener conocimiento interno sobre nóminas

Algunas empresas tienen mucha experiencia en asuntos de nóminas, o tienen personal a su servicio que fue contratado justamente para eso. Así, estas empresas pueden encargarse de nóminas relativamente complicadas de forma interna. Por lo tanto, esperan tener un paquete que cumpla con sus complejos requisitos. Este tipo de empresas suelen elegir un sistema que pueda ser bastante configurable por las propias empresas. El software que está diseñado y utilizado correctamente para una situación empresarial específica evita muchos errores y correcciones, aunque a menudo es menos fácil de usar.

El tipo de empleadores

Las condiciones de retribución suelen ser muy diferentes según el tipo de empleados (personal fijo, temporal, adscrito…) que emplea una empresa. Por ejemplo, un trabajador adscrito trabaja en condiciones diferentes a las de un empleado fijo o un trabajador temporal. Todas estas condiciones salariales inciden en los cálculos y, por tanto, requieren conocimientos específicos. Especialmente en aquellas empresas dan las órdenes de trabajo de empleados, los empleados se contemplan bajo diferentes estatutos o convenios colectivos y tendrán que ver si el paquete puede manejar todos estos sistemas.

Procesamiento eventual de nóminas extranjeras

El país donde se encuentre una empresa influye mucho en el procesamiento de la nómina. Los empleados con contratos extranjeros, tendrán otras condiciones de trabajo, convenios y legislaciones. Además, se debe tener en cuenta la moneda para los cálculos, los acuerdos para el plazo de pago pueden ser diferentes, etc. Hay pocos paquetes de nóminas que estén ya diseñados para poder hacer el procesamiento de nóminas externas. A menudo, hará falta otros sistemas o servicios para las sedes en otros países. Por lo tanto, muchas organizaciones optan por comprar un paquete de nóminas local de cada país y los vinculan al paquete general de recursos humanos. Algunos proveedores ofrecen de inmediato este tipo de colaboración, sin embargo, con otros la empresa tendrá que buscar posibilidades de procesamiento de nóminas extranjeras que cumplan con los requisitos salariales locales de ese país. Así que es importante que la empresa se asegure de preguntar al proveedor sobre esto. Si se está orientando sobre un software de nómina válido para varios países, puede contactar telefónicamente y un consultor le atenderá: +34 954 040 045.

¿Integración o un paquete independiente?

Aparte de los paquetes de nóminas especializados, también existen módulos de nóminas dentro de los paquetes estándares de RRHH o, incluso, dentro de los paquetes de ERP. Sin embargo, estos paquetes generalmente no proporcionan el cálculo real de la nómina. Sirven más bien para el envío correcto de las entradas de datos y utilizan la salida, por ejemplo, para la preparación de informes a través de inteligencia de negocios (BI, Business Intelligence). Por tanto, las empresas suelen solicitar un enlace (la forma más sencilla) o una integración real con este tipo de sistemas. En la Guía de RRHH hay un plan de ruta para saber en qué casos conviene llevar las nóminas con un software especializado y cuando como módulo dentro de un software más grande.

Cuando una empresa opta por subcontratar todo el cálculo de la nómina, también puede ser suficiente a nivel interno con tener una solución de RRHH o ERP. De esta forma, proporcionan la entrada y reciben la salida solicitada. La condición es que la propia solución se comunique bien con los sistemas utilizados por el socio externo.

¡Consejo! Al elegir el software de salario, no se deje guiar únicamente por el nombre del paquete. El término nómina tiene muchos significados. Algunos proveedores solo ofrecen el sistema básico para la entrada, mientras que otros han desarrollado un programa de cálculo completo para el procesamiento efectivo. Por lo tanto, es especialmente importante qué requisitos tiene la empresa para la nómina. Para ayudar a los líderes de proyectos exploratorios, se ha desarrollado el Premium digiBook Sistema RRHH: funcionalidades clave, una lista de control extensa con todas las posibilidades de los paquetes de recursos humanos, incluidas las funcionalidades para el procesamiento de salarios.

¿Cuánto cuestan un servicio y un software de nóminas?

Dentro de la gestión de nóminas se encuentra una gran variedad de posibles escenarios, por lo que los costes pueden diferir bastante. En principio, el paso a la tramitación de la nómina interna es bastante accesible. Una pequeña empresa con 10 empleados puede comenzar con una herramienta simple con costes de implementación de menos de 500-1.000 euros y una contribución anual de aproximadamente 200-300 euros. Pero, este precio sólo se daría si nada salió mal. En la práctica, las pequeñas empresas necesitan el apoyo de un asesor de nóminas externo. Así, se aseguran de que los cálculos estén verificados, para evitar multas y problemas. Por tanto, cuando se estudian los costes del software también se deben tener en cuenta los costes adicionales por servicios de consultoría, comprobaciones intermedias y correcciones.

Para una empresa en la que el procesamiento de la nómina es tremendamente complejo, suele ser más económico tener un departamento de nómina interno con especialistas en nóminas que subcontratar los cálculos de nómina a un tercero. Los costes de consultoría externa serían tan altos que sería mejor gastar un salario mensual en un especialista interno que realice el procesamiento salarial. Una condición para el procesamiento interno es que el paquete de nóminas cubra adecuadamente todos los requisitos salariales complejos. Una empresa con 50 empleados puede adquirir un sistema más complejo por unos 7.000-10.000 euros de costes de implementación y un par de cientos de euros en costes de licencia recurrentes por mes.

Los indicadores de precios anteriores se aplican a paquetes que solo proporcionan nómina. Por lo tanto, estos paquetes no tienen opciones (o son muy limitadas) para otras funcionalidades de RRHH como gestión de competencias, gestión de talento, reclutamiento, etc. A veces, es posible comprar el sistema básico para RRHH o ERP del proveedor a un coste adicional. En otros casos, una empresa puede vincular sus sistemas básicos existentes al software de nómina.

Otra opción es un módulo de nóminas dentro de un paquete básico para RRHH o ERP. Sin embargo, al elegir una solución de gestión de recursos humanos, especialmente para la nómina, generalmente se da preferencia a la solución independiente (Best-of-breed). Esto aumenta el precio del panorama de recursos humanos total, porque paga por dos paquetes y posiblemente por el enlace. Sin embargo, algunos sistemas de RRHH ya han incorporado vínculos estándar con algunos paquetes de nóminas conocidos. El coste adicional de un paquete de nóminas especializado también casi siempre se compensa con las opciones y especializaciones que ofrece el software de nóminas por separado. Los módulos en paquetes de RRHH o ERP no están lo suficientemente especializados para la mayoría de las empresas, especialmente para las organizaciones que desean hacer su propia gestión de las nóminas. Esto da como resultado limitaciones y errores, que requieren correcciones o incluso multas.

¡Atención! Los precios comentados en este apartado solo describen las diferencias básicas entre los distintos costes de nómina. Además, cada empresa tiene una situación completamente diferente. La Guía RRHH proporciona una visión general de los diversos factores de coste que influyen en el precio final del software elegido.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 14 octubre). Gestión de nóminas: pagar a tiempo a los empleados y correctamente requiere software y servicios específicos. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/software-gestion-recursos-humanos/funciones-software-rrhh/software-nominas