¿Cómo elegir su software de gestión de nóminas?
Software de gestión de nóminas hace referencia a un programa informático encargado del registro, creación y control de todos los aspectos relacionados con la nómina de los trabajadores de las empresas, incluyendo los impuestos. Esta herramienta puede adquirirse como módulos integrados dentro de una solución completa para la gestión de recursos humanos o como instrumento independiente.
¿Quién necesita un software de nóminas?
Las compañías pequeñas que emplean un número reducido de trabajadores acostumbran a manejar las nóminas de forma manual. Esto frente a las grandes empresas que encuentran grandes dificultades en el modo tradicional.
Muchas compañías no son conscientes de la cantidad de tiempo que invierten en el control manual de las nóminas de los trabajadores de su empresa. Esto además supone un desembolso económico. Además, la falta de tiempo o un departamento de recursos humanos muy saturado pueden llevar a errores que se traducirían en multas de grandes sumas de dinero.
Datos del IRS (Internal Revenue Service) de EE.UU.
A pesar de las multas que se establecen cada año, el desembolso económico suele ser uno de los principales aspectos que frenan a las compañías a la hora de adquirir un software de gestión de nóminas. La Guía Software RRHH contiene una calculadora de precios con la que comprobar el tipo de software de nóminas que puede adaptarse a las necesidades económicas de cada empresa.
Funcionalidades del software de nóminas
Actualmente existen innumerables funcionalidades dentro de un software de nóminas. Tener una idea de las carencias que una empresa precisa cubrir será crucial para buscar las características que se adecúen a sus necesidades.
Funciones básicas
Las funcionalidades básicas que pueden encontrarse en cualquier software de recursos humanos delimitan la elección del programa. No todas las empresas tienen las mismas necesidades, pero en algunas ocasiones los módulos de nóminas básicos no cubren los requisitos las compañías.
Una de las funciones más básicas que ha de incluir este tipo de programas es el almacenamiento y gestión de los datos de los empleados. Ésta se ha de llevar a cabo de forma segura, ya que se incluye información personal, salarios, documentos relacionados, etc.
Por otro lado, el cálculo y emisión de las nóminas es también una funcionalidad elemental. Como regla general, se puede ajustar la configuración del programa para determinar el cálculo del salario líquido o bruto, la forma de cobro (semana, mensual, diario…), el tipo de jornada (parcial, a tiempo completo, horas trabajadas a la semana…), etc. Se podría también incluir los salarios o las limitaciones horarias marcadas por los respectivos convenios colectivos de los trabajadores.
Hay programas que pueden enviar toda esta información directamente al software de contabilidad, si hay uno implementado en la compañía, para agilizar el flujo de trabajo. Asimismo, la elaboración e impresión de cheques se podría llevar a cabo a través del propio programa de nóminas, lo que ahorra tiempos de gestión.
La administración de impuestos con este tipo de software es sencilla, ya que se calculan de manera automática. Incluso cabe la posibilidad de integrar la solución con el Sistema RED de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Así se facilitan los trámites y se reduce el tiempo empleado en su gestión.
También se puede llevar a cabo la gestión de fechas clave y de otros trámites administrativos comunes, como las altas de los contratos, los partes de baja, vacaciones, ausencias, accidentes, etc.
Funciones avanzadas
Existen empresas cuyos requisitos, en cuanto a nóminas, requieren un trabajo más específico. Para estas empresas existen funcionalidades avanzadas. Normalmente, dichas funcionalidades no pueden ser adquiridas de forma individual, por ello se recomienda que las empresas estudien detenidamente las necesidades que presenta su compañía y las compare con las características ofrecidas por el sistema.
El depósito directo de los cheques en la cuenta bancaria de los empleados puede ser una opción interesante para una empresa, ya que ahorra trámites administrativos, que además se suelen repetir cíclicamente. Evita problemas con la pérdida de cheques y quejas por parte de los empleados porque su ingreso se retrasa.
De la misma manera, se pueden programar deducciones automáticas en las nóminas de los empleados a los que se ha proporcionado un adelanto, por ejemplo. O quizá para su plan de pensiones.
La funcionalidad de simulación de nómina permite realizar cambios en el sistema sin perder la información anterior. De esta manera, se pueden hacer modificaciones para ver cómo afectarían a la gestión global, sin miedo a que ello afecte a las nóminas actuales. Si se está conforme con los cambios, se podría aprobar la simulación para aplicar los cambios a la gestión real, una vez se está seguro de que funciona.
Si se señala la fecha de finalización del contrato de un empleado, la gestión del finiquito se podría llevar a cabo de automáticamente. El programa calcularía la cantidad a pagar al trabajador teniendo en cuenta el número de días trabajados o la antigüedad en la empresa.
El acceso remoto, desde cualquier ubicación, puede ser una característica interesante para aquellas empresas que necesiten movilidad. O quizá para asesores que se encargan de la gestión de las nóminas de varias empresas simultáneamente. Gracias a los dispositivos móviles, varias personas podrían trabajar con el programa de forma simultánea.
Errores más comunes que soluciona el software de gestión de nóminas
Los problemas en la elaboración de nóminas son comunes en las empresas actuales. Algunas empresas se enfrentan a grandes multas por pequeños errores relacionados principalmente por la dificultad de seguir los cambios en la regulación o por el desconocimiento de las fechas límite de entrega. Por ejemplo, los cálculos ineficientes de las nóminas pueden derivar en dificultades a la hora de pagar impuestos. En los casos en los que esta situación se repite de forma habitual, puede desembocar en algo mayor como una auditoría por parte de la hacienda pública.
Datos del Departamento de Tesorería de los Estados Unidos de América.
Del mismo modo, el software de nóminas contiene un calendario que soluciona los aspectos relacionados con las fechas límite. La entrega tardía de documentación relacionada con el ejercicio fiscal o los salarios de los empleados, deriva en multas e intereses que incrementarán considerablemente el gasto de la compañía.
Estos son algunos de los ejemplos más significativos de los errores que cometen las empresas relacionados con las nóminas y los impuestos. La Guía de Software RRHH 2020 recoge cómo esos errores pueden ser solucionados gracias al software de nóminas.
