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Programas ERP: empezar el proceso de selección de software

La gran cantidad de programas ERP que existen es una muestra de la gran versatilidad de este tipo de sistemas. Pero, ¿cómo puede averiguar cuáles son los programas ERP más adecuados para su empresa? ¿Quién ofrece la mejor relación calidad-precio?

Índice

  1. Programas más usados
  2. Diferentes programas ERP
    1. SAP Business One
    2. SAP S/4 HANA
    3. Microsoft Dynamics 365
    4. Microsoft Business Central
    5. Oracle Cloud ERP
    6. NetSuite
    7. Exact Globe
    8. Ekon
    9. Sage X3
    10. Sage200
  3. Aspectos importantes
    1. ¿Nube o local?
    2. ¿Mejor open source o propietario?
    3. ¿Sistema vertical u horizontal?
  4. ¿Cómo seleccionar un ERP?
  5. Ejemplos de paquetes ERP

¿Cuáles son los programas ERP más usados?

Los programas ERP más conocidos son los de SAP, Oracle y Microsoft. Estos tres proveedores llevan largo tiempo en este campo y son los más usados entre las empresas que optan por este tipo de programas. No obstante, la popularidad de un ERP no significa que sea el más adecuado para su empresa, pues uno menos conocido puede incluir funciones que le resulten imprescindibles. Existen otros que pueden plantearse como otra opción a tener en cuenta para su negocio. La Guía ERP incluye una comparativa ERP que muestra los aspectos más relevantes de todos aquellos programas ERP que puedan resultar útiles para su empresa.

programas erp cuota

* Gráfico elaborado a partir de datos de Gartner Media Studio 2014

Diferentes programas ERP en el mercado

Los sistemas ERP ayudan a las empresas a agilizar las gestiones generales (como contabilidad, compras y ventas) desde un software central. Como existen muchos tipos de empresas, también hay una gran variedad de sistemas ERP. Algunos de estos sistemas son:

SAP Business One

SAP Business One es el ERP de SAP para las pequeñas y medianas empresas. Esta solución de software es modular, por lo que si la empresa crece, puede escalar ampliar los módulos contratados.

SAP Business One tiene dos modalidades de pago de licencias: pago por uso (SaaS) y pago completo (sólo para implementaciones en local). Estas modalidades de pago influyen en el coste de las licencias. En la Guía ERP se encuentran ejemplos de coste de las versiones de SAP Business One en la nube y en local.

SAP S/4 HANA

El software SAP S/4 HANA va dirigido a las grandes empresas. Se llama así porque está basado en el lenguaje de la base de datos SAP HANA. Este lenguaje común hace que la comunicación entre el ERP y la base de datos sea muy fluida.

SAP va a dejar de dar soporte y actualizaciones en 2027 a las versiones de los softwares ERP de SAP Business Suite 7, SAP R/3 (conocido actualmente como Business All-in-One) y ECC. Esto se debe a que estos sistemas han llegado a su fin de vida. En este artículo se comenta por qué SAP ha lanzado SAP S/4 HANA y deja de dar mantenimiento a su software anterior, y qué opciones tienen las empresas que dejan de tener soporte.

El software de SAP S/4 HANA incluye los mismos módulos, características y funcionalidades tanto para quienes lo implementan tanto en local (on-premise) como en la nube (cloud). No obstante, la forma de implementación sí que supone una gran diferencia en cuanto al modelo de las licencias, las infraestructuras, el grado de personalización del software, entre otras. Dentro de la Guía ERP se encuentran todas las diferencias que hay entre implementar SAP S/4 HANA en la nube y en local para ver qué opción es la mejor en su caso.

Microsoft Dynamics 365

El software de Dynamics 365 es el sistema ERP de Microsoft para las medianas y grandes empresas. Este sistema combina ERP y CRM y está totalmente basado en la nube.

Dynamics 365 usa la inteligencia artificial principalmente en su CRM. Con ayuda de esta tecnología, el sistema agiliza la búsqueda de relaciones y conexiones entre los diversos datos de un contacto. Además, si estadísticamente el proceso que realiza no da los frutos esperados, el sistema de inteligencia artificial lo reconoce y propone un cambio para mejorar el resultado.

Las aplicaciones que componen Dynamics 365 se dividen en 3 temas: ERP, CRM y RRHH. Algunas de las aplicaciones son: finanzas y operaciones, Project Service Automation, Marketing, Ventas y contratación y formación de los empleados. Además de estas aplicaciones, las funciones de Dynamics 365 se pueden ampliar con la plataforma Power Apps que ofrece Microsoft.

El precio de Dynamics 365 depende de varios factores: el número de usuarios y sus tipos de licencias, los módulos que se contratan, la forma de implementación, entre otros. En la Guía de Dynamics 365 se explica cómo se construyen los costes, incluye ejemplos de costes e, incluso, se trata sobre cuáles suelen ser costes ocultos de este sistema.

Microsoft Business Central

Para las pequeñas y medianas empresas, Microsoft ofrece su sistema Business Central. Al igual que Dynamics 365, también incluye CRM, y funcionalidades de inteligencia artificial y BI.

* Fuente: Microsoft

El coste de Dynamics Business Central depende de varios elementos. Uno de ellos es el precio de las licencias. Business Central dispone de 3 tipos de licencias: Essentials (59€ usuario/mes), Premium (84,30€ usuario/mes) y Team members (6,70€ usuario/mes). Las licencias Essentials son las de la versión básica para empresas. Las licencias Premium proporcionan acceso a todo lo de las licencias Essentials, además de otorgar las funciones de administración de servicios y fabricación. Y, finalmente, las licencias team member son sólo para usuarios limitados.

Oracle Cloud ERP

Oracle Cloud ERP, anteriormente conocido como Oracle Fusion Cloud, incluye funcionalidades de inteligencia artificial y está totalmente basado en la nube. Este sistema va dirigido a medianas y grandes empresas e incorpora funcionalidades de inteligencia artificial.

El sistema Oracle Cloud ERP puede ayudarse de la inteligencia para diversas áreas. Por ejemplo, para ventas y finanzas. El departamento de ventas puede usar la IA para crear un perfil de cliente ideal e identificar empresas similares en la base de datos. Por otra parte, la inteligencia artificial simplifica el trabajo al departamento financiero ya que aplica automáticamente tasas de descuento prenegociadas con los proveedores.

NetSuite OneWorld

A finales de 2016, Oracle adquirió NetSuite. Este sistema también está basado en la nube y tiene un fuerte core financiero. Este sistema es modular y se implementa en la nube.

*Fuente: NetSuite

Aparte de las funcionalidades financieras, NetSuite tiene funcionalidades especiales para retail, ecommerce, fabricación y proyectos. Sin embargo, no son las únicas. En la Guía de NetSuite podrá ver todos sus módulos y funcionalidades y hasta un ejemplo de coste de este software.

El coste de NetSuite depende de varios factores. Por ejemplo, en el caso de una empresa que contrate NetSuite con los módulos de fabricación y almacén para 5 usuarios con licencias completas su precio puede rondar los 40.000€ para todo lo que concierne al primer año. Posteriormente, hay que pensar en los costes de las licencias, mantenimiento y soporte, los cuales estarían en unos 15.000-20.000€. Si la implementación es para una ONG, NetSuite reduce el coste de las licencias al 0% o al 10% del coste total, dependiendo del caso.

Exact Globe

El sistema ERP de Exact es una solución SaaS para medianas y grandes empresas. Se puede implementar en la nube, en local o de forma híbrida. Exact Globe es un software bastante general, por lo que sirve para una amplia gama de sectores.

Al igual que con otros sistemas ERP, su precio depende del tipo de implementación, del número y tipo de licencias, de las personalizaciones, horas de consultoría, entre otros elementos. En el caso de Exact, sus licencias se dividen en cuatro: heavy (administrador) cuyo precio es 99€ usuario/mes; medium (usuario completo) por 51,45€ usuario/mes; light (limitado) por 8,25€ usuario/mes; y, finalmente, Basic por 1,90€ usuario/mes, la cual da acceso a los trabajadores al portal del empleado.

Ekon

Ekon es un sistema ERP para las pymes desarrollado en España. Este ERP tiene versiones diferentes por lo que se puede contratar como un software general, como uno específico para determinados sectores o sólo para determinados departamentos.

El precio final del software de EKON varía dependiendo de los requisitos, personalizaciones, módulos que se contraten, tipo de implementación y cantidad de usuarios entre otros. Un ejemplo de un presupuesto de una empresa real de producción fue de 30.000€ para el primer año y de unos 4.000 para los años posteriores (3.000€ licencias + 1000€ soporte). La implementación fue en local y se contrató para 10 usuarios.

Sage X3

Sage X3 es el software ERP que Sage ha desarrollado para las grandes empresas. Este sistema está basado en la nube, pero también puede implementarse en local. Sus principales funcionalidades son la gestión financiera, la producción y la gestión de la cadena de suministro.

El precio de Sage depende de los módulos, licencias y modo de implementación, entre otras variantes. Por ejemplo, 5 licencias de usuarios completos para el bloque de módulos de fabricación (manufacturing) cuesta unos 22.500€.

Sage 200

Sage es el sistema ERP de Sage para las pymes. Este software es modular y tiene funcionalidades como: finanzas, ventas, CRM, BI, gestión de catálogo de productos, gestión de almacenes, producción, ventas e, incluso, un asistente virtual (Alisio).

*Fuente: Sage

Anteriormente, Sage contaba con los sistemas Murano y Contaplus para las pymes, pero éstos llegaron a su fin de vida. Al llegar a su fin, Sage propuso a sus clientes migrar a sus nuevas soluciones (Sage 200 y Sage 50). Haga clic aquí para acceder al artículo.

Atención: estos son sólo algunos de los sistemas ERP existentes. En la Guía ERP encontrará información de otros sistemas ERP y a qué sectores dan servicio.

Aspectos a tener en cuenta en un programa ERP

Antes de comenzar la búsqueda de sistemas ERP, debemos conocer algunos aspectos que influyen en la forma de operar con el sistema. Estos aspectos van desde el tipo de instalación, la accesibilidad al código hasta su nivel de especialización.

¿Es mejor un programa ERP en la nube o en local?

Actualmente, los fabricantes de software tienden a crear sistemas ERP basados en la nube. No obstante, todavía es posible implementar muchos de ellos en los servidores locales de las empresas e, incluso, con una implementación híbrida.

Para entender mejor qué supone implementar en la nube y qué en local, en el siguiente vídeo, 4 expertos comentan su preferencia sobre trabajar con sus sistemas en la nube o en local y por qué:

Atención: gracias a este vídeo se obtiene una primera impresión sobre las implementaciones y en local. En la Guía ERP hay una tabla que compara punto por punto las implantaciones en la nube y en local para que analice cuál es la mejor opción para su empresa.

¿Qué supone tener un software ERP de código abierto o uno de código cerrado?

Con un sistema de código cerrado (closed source o propietario) la empresa no tiene acceso al código. Al no tener acceso al código, sólo el proveedor de la herramienta puede hacer modificaciones y personalizaciones. Por tanto, hay cierta dependencia del proveedor. Sin embargo, así nos aseguramos que, cuando haya una actualización, la modificación seguirá funcionando.

Mientras, con un sistema de código abierto (open source), la empresa puede tocar el código del sistema. Esta particularidad hace que la empresa no dependa tanto del proveedor y hace que la herramienta sea muy flexible. No obstante, para cambios importantes, es recomendable contar con un proveedor autorizado para evitar que surjan bugs y asegurarse de que la personalización funciona tras una actualización.

¿Cuándo elegir un sistema ERP horizontal y cuándo uno vertical?

Un sistema ERP horizontal es aquel que tiene un carácter genérico. Esta generalidad permite que estos sistemas sean utilizados en todos los sectores. No obstante, un sistema tan general no es suficiente para algunas empresas con procesos complejos y requisitos legales muy específicos. Para este tipo de empresas existen los sistemas ERP verticales.

Los sistemas verticales están especializados en el sector y/o área de la empresa. Esta especialización está basada en el expertise y la experiencia de muchas otras empresas del sector, por lo que sus procesos suelen ser buenas prácticas (best practices). No obstante, el coste de este tipo de sistemas suele ser elevado y no siempre cubren las necesidades de todas las áreas de una empresa.

¿Cómo seleccionar un programa ERP para su empresa?

Antes de empezar a seleccionar un sistema es importante seguir una serie de pasos. Lo primero es hacer un análisis de requisitos para ver qué se necesita exactamente. Para hacer este análisis es importante reunirse con las personas responsables que vayan a usar este software para oír su input sobre lo que necesitan. Una vez que se hayan recopilado los requisitos, hay que estudiar el retorno de la inversión (ROI) del software. Estudiar el ROI ayuda a ver los beneficios, cuándo se obtendría el retorno y qué presupuesto se puede destinar al proyecto de implementación de software.

Finalmente, teniendo pleno conocimiento de los requisitos y del presupuesto para obtener un buen ROI, es el momento de empezar a buscar sistemas ERP. Hay tantos sistemas y proveedores distintos que este proceso puede resultar confuso, largo y tedioso. Si necesita ayuda con el análisis de requisitos o durante su proceso de búsqueda de sistemas puede contactar con TIC Portal a través de Consulta o llamando al:+34 954 040 045.

Ejemplos de paquetes ERP:

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 1 octubre). Programas ERP: empezar el proceso de selección de software. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/enterprise-resource-planning/programas-erp