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SAP BusinessObjects BI Suite

Índice:

  1. ¿Qué es SAP BusinessObjects?
    1. Diferencias entre SAP BO y SAC
  2. Composición del software
    1. Complementos
    2. Complementos que desaparecen con la nueva versión
  3. Caso práctico en una empresa de telecomunicaciones
    1. Atención al cliente
    2. Marketing y ventas
    3. Otros departamentos
  4. Costes de SAP BO

¿Qué es SAP BusinessObjects BI?

SAP BusinessObjects BI Suite (SAP BO) es una plataforma on-premise de SAP de inteligencia de negocios (Business Intelligence, BI) para la creación de informes, visualización en cuadros de mando, exploración y análisis de datos empresariales. Para aquellas empresas que no deseen tener un sistema de BI on-premise, SAP ha desarrollado una solución en la nube, SAP Analytics Cloud.

* Fuente: SAP

¿Sabías que? En 1990, Bernard Liautaud y Denis Payre crean la empresa de inteligencia de negocios, Business Objects, en París. SAP compró esta compañía en 2007 por valor de 6.8 billones de dólares (4.8 mil millones de euros de la época) y añadió la solución a su portfolio. Otras compañías importantes de software también adquirieron empresas especializadas en soluciones de BI. Por ejemplo, Oracle compró Hyperion en 2007, IBM compró Cognos en 2007 y Microsoft compró 90 degree software en 2008.

Para conectarse con las diferentes fuentes y bases de datos (de dentro y de fuera del entorno SAP), SAP BusinessObjects lo hace a través de Data Services (servicios de datos) o de la herramienta Information Design Tool (IDT). La IDT es una herramienta de diseño de universos. Gracias a estas herramientas, el usuario puede interactuar con los datos sin que necesite saber de lenguaje SQL, ni de qué base de datos proceden, ni qué estructura tienen.

Atención: Generalmente, las bases de datos están en SQL, pero eso no significa que sean todas iguales, ni todas las empresas necesitan la misma base de datos. En la Guía ERP hay una comparación en detalles de distintas bases de datos.

¿Qué diferencia hay entre SAP BusinessObjects BI y SAP Analytics Cloud?

SAP Analytics Cloud (SAC) también es una solución de inteligencia de negocios que contiene complementos que se llaman igual que los complementos de SAP BO. Sin embargo, estos complementos en SAC aún no están tan maduros como los desarrollados en SAP BusinessObjects. Además, SAC se diferencia de SAP BusinessObjects principalmente en 2 cosas: está en la nube; también sirve para la planificación y predicción analítica (aunque para estas funcionalidades hay que pagar un coste extra). La predicción y planificación analítica permite pronosticar qué va a suceder en ciertas áreas (como producción o ventas) basándose en el histórico de la empresa y con ayuda del machine learning (aprendizaje automático). Por ejemplo, si un usuario ha estado consultando comportamientos de un cierto perfil de clientes, la propia solución SAC puede proponerle hacer un informe de ello.

¿De qué se compone esta solución de SAP?

La solución de SAP BusinessObjects es una solución que puede apoyarse en complementos para mejorar sus funciones de análisis, informes y visualización. De todos los complementos disponibles para SAP BusinessObjects, esta solución sólo incluye la herramienta de Web Intelligence (Webi). Eso significa que si se desea algún otro complemento tendrá que ser adquirido aparte, aunque formen parte del mismo portfolio. SAP BusinessObjects BI 4.3 es la versión más reciente del software (octubre 2020) y, con ella, desaparecen algunas de las herramientas con las que contaba el portfolio hasta ahora.

* Fuente: SAP

¿Sabías qué? La última versión de SAP BusinessObjects BI (4.3) fue lanzada el 12 de junio de 2020. SAP ha anunciado que su fin de vida útil (end-of-life, EOL) no llegará hasta mínimo 2027. El fin de vida de la versión anterior, SAP BusinessObjects BI 4.2 llegará en 2024.

Complementos de SAP BusinessObjects BI 4.3

  • Web Intelligence (Webi): es una de las herramientas más usadas de SAP BusinessObjects. Webi es una herramienta web que permite a los usuarios realizar análisis usando los almacenes de datos, producir informes y almacenarlos dentro de la plataforma de SAP BO o exportarlos a pdf o excel. Dentro de esta misma solución se pueden crear algunos cuadros de mandos muy básicos. Si se desea tener unos cuadros de mando más elaborados, la empresa deberá adquirir el complemento de SAP BO, Lumira. En el siguiente vídeo (en inglés), SAP muestra cómo se pueden combinar varias consultas con Webi (el vídeo muestra una versión anterior):
  • Analysis for Microsoft Office: también es de los complementos más usados dentro de la suite de SAP Business Objects. Esta herramienta es un add-in que se integra dentro de Microsoft Office. Esto permite que, mientras se trabaje con un documento de Office (Excel o Powerpoint), se pueda crear análisis basados en los universos seleccionados sin tener que salir del propio documento. Analysis for Microsoft Office es el sucesor de SAP BEx Analyzer, ya que este último sólo podía trabajar con los documentos de Excel. Este tipo de complemento es muy importante porque el programa de Excel está muy arraigado dentro del mundo empresarial.
  • Crystal Reports: es una herramienta de análisis de datos y de informes. Los informes se pueden consultar con o sin internet, desde la app y desde distintos tipos de dispositivos. Esta herramienta se compone a su vez de otras 2 soluciones:
    1. Reports: sirve para crear informes formateados y dinámicos con datos procedentes de fuentes de datos tanto del entorno SAP como de fuera.
    2. Server: sirve para acceder a informes, distribuirlos automáticamente, verlos en un cuadro de mando y explorar los datos.

    * Fuente: SAP

  • SAP BusinessObjects Lumira (antes conocido como SAP Visual Intelligence): es la herramienta que sustituye a SAP Business Explorer. Esta herramienta crea visualizaciones de informes de datos en tiempo real. Además, SAP Lumira se compone a su vez de 3 herramientas:
    1. Discovery: está pensada para usuarios empresariales (sin conocimientos técnicos). Con esta herramienta pueden explorar y analizar datos empresariales, con o sin conexión a internet, y generar visualizaciones de los datos.
    2. Designer: está pensada para personal IT. Estos usuarios serán diseñadores de aplicaciones de análisis, creando y descomponiendo aplicaciones, y generando informes analíticos.
    3. Server: es la herramienta para los administradores de la solución Lumira. Esta herramienta funciona como servidor, ya que en ella se almacenan los documentos creados a partir de Lumira Discovery y Lumira Designer. De esta forma, si los usuarios de Discovery o de Designer quieren compartir sus documentos con sus compañeros, pueden hacerlo a través de esta herramienta. Además, también permite generar visualizaciones, exportar datos de la empresa, e imprimir documentos de Lumira.

Complementos que desaparecen en la nueva versión de SAP BusinessObjects BI

Con la llegada de SAP BO 4.3 desaparecen algunos complementos bastante conocidos de las versiones anteriores. Por ejemplo, SAP BusinessObjects Dashboards (antes conocido como Xcelsius) es una de los complementos que desaparece. Esto se debe a que se ha quedado obsoleta porque estaba basada en software Flash. Xcelsius servía para crear visualizaciones de datos en cuadros de mandos con gráficos interactivos, medidores y widgets.

Otro complemento que ha desaparecido es SAP BusinessObjects Explorer, la cual permitía explorar los datos empresariales. Es decir, Explorer permitía analizar la información dentro de grandes volúmenes de datos de varias fuentes (Big Data) sin estar buscando nada en concreto. De esta forma, se podían detectar ciertos patrones importantes que se pueden haber pasado por alto. Sin embargo, se ha dejado de usar porque consumía muchos recursos.

Atención: a ambos complementos, SAP BusinessObjects Explorer y SAP BusinessObjects Dashboards, les llegó su fin de vida el 31 de diciembre de 2020. Aquellas empresas que los tengan ya instalados los podrán seguir usando, pero no recibirán soporte por parte de SAP.

Caso práctico de uso de BusinessObjects en una empresa de telecomunicaciones

Hay muchos tipos de empresas que usan SAP BusinessObjects, desde farmacias, gasolineras hasta empresas de telecomunicaciones. Una empresa de telecomunicaciones tiene muchas áreas y datos que analizar, ya que tiene interacciones con los clientes constantemente. Por ejemplo, la solución de SAP BO puede ser usada por los usuarios de los siguientes departamentos:

La necesidad de brindar una buena y rápida atención al cliente

Los clientes de las empresas de telecomunicaciones tienen altas exigencias, por lo que el servicio de atención al cliente es muy importante. Por eso, basándose en las preguntas más frecuentes se pueden establecer diferentes caminos para que se solucione el problema del cliente lo antes posible y de la forma más sencilla.

Por ejemplo, al proponerle al cliente las preguntas más frecuentes al teléfono y tener ya preparadas las respuestas, se ahorra tiempo de los empleados. Además, a través de las incidencias que llegan a los empleados de atención al cliente, SAP BusinessObjects muestra con qué frecuencia se suele dar un fallo y actuar consecuentemente. Por ejemplo, varios clientes que llevan ya más de 5 años con la compañía llaman para avisar de que no tienen Wi-Fi. Entonces, la empresa saca un informe en el que se resalta los puntos en común de los distintos clientes. Gracias al informe se detecta que el problema proviene del modelo de router que está obsoleto. En este caso, la empresa lo puede solucionar cambiando ese modelo de router por uno nuevo y, así, evitar una gran fuga de clientes.

Marketing y ventas en la industria de telecomunicaciones

Los departamentos de marketing y ventas tienen que conocer las tendencias para conseguir nuevos clientes y, a la vez, retener a los que ya tienen. Uno de los grandes problemas de las empresas de telecomunicaciones es que los clientes no suelen quedarse en una misma compañía mucho tiempo. Eso quiere decir que los churn rates (tasa de abandono) suelen ser muy altos y no se consigue todo el beneficio deseado. Por lo tanto, estos departamentos necesitan sacar informes para conocer qué quieren sus clientes. Estos informes suelen estar basados en los temas consultados en la web, en la página de la propia empresa, en los datos del sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM); las comunicaciones realizadas entre los comerciales y los clientes, etc.

Al integrar los datos del CRM dentro de SAP BO, el departamento de marketing puede sacar informes sobre los perfiles de sus clientes objetivos. De esta forma, crean ofertas y campañas más certeras en base a los distintos perfiles de los clientes. Por ejemplo, los perfiles pueden definirse según el cliente sea: particular o empresa; edad; género; su ubicación geográfica; su uso de internet o minutos consumidos llamando; etc.

Por ejemplo, se puede lanzar una campaña de marketing mandando un email a todos los clientes que tengan de 40 a 60 años, ofreciéndoles una promoción de telefonía, internet y televisión con fútbol y/o plataformas (como Netflix, Amazon Prime, HBO). O llamar a todos los clientes que usen de media más de 20 GB de internet en el móvil, para ofrecerles el último modelo de un móvil por 30€ al mes durante 18 meses.

En el siguiente vídeo, la organización grupotec enseña cómo realiza un informe de ventas en una versión anterior de SAP BusinessObjects:

Otros departamentos que hacen uso de un sistema de BI

Hay muchas áreas que pueden hacer uso de SAP BO, como recursos humanos o finanzas. Por ejemplo, con los datos del software de RRHH, el departamento de recursos humanos puede sacar análisis de: desempeño de personal, absentismo y abandono de personal por departamento.

El equipo de recursos humanos puede detectar con un informe de SAP BO que hay empleados que abandonan la empresa porque no tiene conocimientos en ciertas áreas que afectan a su trabajo. De esta forma, pueden diseñar programas de formación para ofrecérselo a sus empleados. Al tener formación, aumenta su conocimiento y sienten que la empresa invierte en ellos. Esa sensación les hace sentir importantes y ver que hay un plan de carrera para ellos, mejorando así su satisfacción dentro de la empresa y evitando que se vaya de su puesto de trabajo.

En el caso del departamento financiero, pueden sacar informes con un desglose de los costes de la empresa para hallar sobrecostes. De esta forma, se analizan los presupuestos para el año siguiente y se estudia cómo se puede reducir en las áreas que se llevan la mayor inversión. Por ejemplo, si el mantenimiento de los servidores de una sede en Álava está subcontratado, quizá sale más rentable contratar a personal propio.

Costes de SAP BusinessObjects

El precio de SAP BusinessObjects BI depende de una serie de detalles a tener en cuenta. Por ejemplo, no es lo mismo que la empresa tenga ya un servidor, a que se tenga que comprar este hardware para poder instalar la solución. Además, la complejidad y el número de conexiones que se tenga que hacer entre las diversas fuentes de datos y SAP BusinessObjects BI también puede aumentar considerablemente el precio.

Cuando se creó SAP BusinessObjects no existía SAP HANA. Por lo tanto, SAP BO no requiere que la empresa tenga una base de datos de SAP. De hecho, aunque aumenta el uso combinado de SAP BusinessObjects con SAP HANA, también funciona con otras bases de datos de otros fabricantes, como Oracle o Azure de Microsoft.

Para adquirir SAP BO se requiere un número mínimo de 10 licencias. El precio de las 10 licencias suele rondar los 25.000-30.000€ anuales, por el mantenimiento y actualización de estas. No obstante, este es el precio base y aumenta dependiendo del número de herramientas adicionales que se necesiten. Por ejemplo, el coste de Crystal Reports es de 479€ por usuario (licencia de pago único), mientras que el coste de Crystal Server es de 695€ por usuario (licencia de pago único). Por lo que si se quisiera añadir esos complementos para SAP BusinessObjects, habría que añadirle ese coste a las licencias que ya se tienen.

Atención: el precio final de SAP BusinessObjects depende en gran medida del partner escogido. Por ello, es importante evaluar bien a los diferentes partners antes de adquirir la solución. En el Premium digiBook ¡Ayuda, tengo una demo! encontrará consejos para sacar el máximo provecho de las demostraciones de producto de los proveedores. Si no está seguro sobre qué partners de esta solución podrían ser los adecuados para su empresa, póngase en contacto y un consultor del centro de conocimiento EKCIT le atenderá: +34 954 040 045.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2020, 9 noviembre). SAP BusinessObjects BI Suite. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/enterprise-resource-planning/programas-erp/sap-businessobjects-bi-suite
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