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Exact Globe: ¿sistema ERP para tener las finanzas bajo control?

Exact es un fabricante de software que ofrece soluciones de ERP y BPM para las medianas y grandes empresas. Sus soluciones empresariales están centradas en la gestión financiera y en la automatización de procesos empresariales. Pero, ¿qué ofrece exactamente? ¿para qué sectores resulta interesante?

Índice:

  1. Origen
  2. Soluciones y público
    1. Sectores
  3. Exact Globe versus Synergy
  4. Características
    1. Funcionalidades
  5. Implementación
  6. Costes
  7. Estrategia y futuro
  8. Ideas generales

¿Cómo nace Exact?

Exact se fundó en 1984 en los Países Bajos y lleva en España desde 1995. Tiene presencia en 16 países, unos 1.800 empleados a nivel global y más de 100.000 clientes (de los cuales 3.000 están en España).

Exact tiene un origen financiero, pero ha ido aumentando su portafolio mediante la adquisición de nuevas compañías en los diferentes países en los que opera. Por ejemplo, en 2001 compró el software financiero español Dimoni software. En otros países ha adquirido recientemente otras soluciones como ProQuro para obtener la función de purchase-to-pay o SRXP para la gestión de gastos.

exact globe contabilidad

La estrategia de ampliación de funcionalidades a través de la compra de otras empresas se ha visto reforzada desde que, en 2019, Exact entró a formar parte de KKR & Co. LP, uno de los grupos de inversión más grandes del mundo. El objetivo de este grupo de inversión es la innovación e incorporación de soluciones tecnológicas en la nube.

A pesar de esta tendencia a la nube, los productos de Exact se pueden implementar también en local, en un data center de elección del cliente o en la nube privada de la empresa (ya sea de la Exact o la de cualquier otro como Amazon o Azure).

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¿Qué soluciones tiene Exact y a qué público va dirigido?

Exact ofrece una serie de soluciones. Para autónomos y micropymes que se dedican a la contabilidad, tienen una solución SaaS de gestión empresarial llamada Exact Online. Para pymes que requieren principalmente la parte financiera, ofrecen la posibilidad de contratar Exact Dimoni a través de sus partners.

No obstante, el sistema ERP más conocido de Exact es Exact Globe. Es un sistema ERP para medianas y grandes empresas. Las empresas que contratan Exact Globe tienen desde 40-50 empleados y una facturación de 4 millones de euros hasta empresas que tienen unos 3.000 empleados. Una vez se supera la barrera de los 3.000 empleados, las empresas suelen requerir sistemas más especializados.

Aparte de esas soluciones, también cuentan con un sistema BPM conocido como Exact Synergy. Esta herramienta de BPM sirve para ayudar con la agilización de los flujos de trabajo transversales de la empresa. Para ello, cuenta con funcionalidades como gestión documental y recursos humanos, entre otras.

¿En qué sectores se encuentra?

Exact Globe es un software horizontal. Es decir, es un sistema bastante general, por lo que sirve para una amplia gama de sectores. Sin embargo, hay algunos sectores en los que se encuentra con más frecuencia:

  • Sector de servicios profesionales: Exact Globe se encuentra en empresas de ingeniería, despachos, arquitecturas, consultoras, etc. Esto se debe a que el sistema incluye no sólo la parte financiera, sino que también módulos de gestión de proyectos, gestión documental que soporta documentos para la metodología BIM, gestión de inventario y CRM, entre otros.

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  • Sector de la fabricación: tiene funcionalidades de producción con las que se puede llevar un control de planta, la gestión de almacenes o la planificación de requisitos de material (MRP). A pesar de tener algunas funcionalidades muy específicas para la fabricación, Exact Globe no es un software vertical. Por eso, si una empresa necesita un sistema muy específico y potente para la producción, puede que no sea suficiente con Exact Globe.

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  • Sector de distribución: la solución tiene funciones como la gestión de almacenes FIFO y LIFO (first in, first out y last in, first out), gestión de lotes, gestión de montaje y reembalaje, entre otras. Al igual que en el caso de la fabricación, este software funciona bien en empresas de distribución sin grandes requisitos específicos.
Atención: hay veces que los sistemas ERP son demasiado genéricos para llevar una parte de la actividad empresarial. En esos casos, hay muchas empresas que deciden contratar un sistema ERP y un sistema especializado (best-of-breed), y se integran ambos sistemas. De esta forma, se tiene todas las funcionalidades generales del ERP y todos los requisitos específicos a través de un sistema especializado.

¿En qué se diferencian Exact Globe y Exact Synergy?

Con frecuencia, cuando se habla de Exact Globe también se menciona Exact Synergy. Esto se debe a que muchas empresas deciden contratar ambos sistemas para usarlos conjuntamente. No obstante, hay que confundirlos. El primer punto diferencial y el más importante es que Exact Globe es un sistema ERP y Exact Synergy es un BPM. Es decir, son sistemas empresariales distintos con funciones distintas.

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Exact Globe es un ERP transaccional, para la gestión y el control financiero. Por tanto, este sistema gestiona la contabilidad, la facturación, distribución, producción, gestión de almacenes, gestión de proyectos, y gestión de stock de una empresa. Este software es muy utilizado por los departamentos administrativos y aquellos que hacen uso del back office.

Nota: el sistema financiero de Exact Globe es bastante completo. No obstante, hay tantas funcionalidades financieras en los distintos sistemas existentes que es muy fácil que un jefe de proyecto se sienta perdido entre tantas posibilidades. Por eso, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Sistema financiero: funcionalidades clave. En él se encuentran todas las funcionalidades y posibilidades financieras existentes, y los jefes de proyecto pueden ver e indicar claramente cuáles son las que realmente necesitan y con qué prioridad.

Por otra parte, el BPM Exact Synergy es una solución que sirve para automatizar los procesos transversales empresariales. Es decir, permite agilizar y mejorar la colaboración en los procesos que se dan entre distintas áreas de la empresa. Este sistema incluye las funcionalidades de BPM, gestión documental, CRM y RRHH. Además, Synergy puede integrarse con las soluciones de Exact Globe y Dimoni, y con otros ERPs como SAP, Oracle, Microsoft o Sage, para proporcionar una transversalidad de funcionalidades.

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Características destacables de Exact

Una característica peculiar de Exact Globe es que es una herramienta de poco código (low code). Esta particularidad permite que la empresa cliente pueda parametrizar el software según sus requisitos y necesidades sin necesidad de tener muchos conocimientos de software. De esta forma, no hace falta acudir continuamente al proveedor para que haga modificaciones, ahorrando tiempo y costes.

No obstante, las parametrizaciones tienen un límite. Cuando una empresa necesita un nivel de personalización de Exact Globe más elaborado, entonces puede pedírselo al equipo de desarrollo de Exact. En algunos casos, las empresas necesitan hacer personalizaciones y modificaciones de forma constante. Estas empresas pueden certificar a su personal en el kit de desarrollo de software (SDK) de Exact para tener más autonomía.

¿Qué funcionalidades son las más utilizadas?

Otra particularidad de Exact Globe es que no es un software modular. Cuando se adquiere la solución, se adquiere entera. Esta falta de modularidad, sin embargo, no obliga a que se tengan que utilizar todos los apartados de la herramienta. Algunas empresas prefieren usar sólo el módulo financiero de Exact y dejar el resto de módulos sin tocar. Ya, después, si desean empezar a usar cualquiera de los otros módulos, lo tienen directamente disponible sin tener que hacer un pago adicional por dichos módulos.

  • Gestión financiera: es la parte más especializada del software, especialmente, en cuanto a la consolidación financiera. Esta característica es muy relevante para las empresas multinacionales. Estas empresas suelen tener una gran necesidad de consolidar la información de los perímetros que considere la empresa. Además, incluye funcionalidades como el purchase-to-pay, la facturación electrónica, order to cash e informes financieros, entre otros.

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    ¿Sabías que? La solución financiera de Exact ha sido desarrollada por financieros, y no por personal técnico. Por eso, la solución incluye posibilidades muy específicas que sólo podrían haber sido pensadas por directores y controllers financieros.
  • Proyectos: permite registrar los proyectos y los presupuestos enviados; estructurar tarifas tanto en el caso de una facturación fija o como en el de una facturación por horas y recursos; llevar una planificación del proyecto y vigilar con un cuadro de mandos con BI si el proyecto va según lo planeado.
  • RRHH: sin ser una solución de RRHH específica, cubre muchas casuísticas. Por ejemplo, el sistema incluye una gestión de documentos de los empleados, portal de los empleados y de mánagers, comunicación colaborativa, red social corporativa, gestión de tiempo y ausencias con registro de tiempo, formación, evaluación del desempeño, entre otras. Este apartado está muy desarrollado. Por eso, hay empresas que adquieren la solución solamente para el departamento de RRHH. Sin embargo, tiene también sus limitaciones. Por ejemplo, si la empresa desea gestionar las nóminas, esto no es posible con Exact.

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    Atención: la solución de Exact es muy completa, pero dentro del área de los recursos humanos hay muchas funcionalidades distintas. Por ello, antes de seleccionar una solución de RRHH es importante mapear los requisitos que se tienen. En el digiBook Sistema RRHH: funcionalidades clave los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un sistema de RRHH.
  • Gestión documental: sobre todo en complementación con los flujos de trabajo (workflows). El software facilita poder trabajar con todo tipo de documentos, ya sean facturas, documentos de proyectos o de cualquier otra área. El sistema incluye las funcionalidades de control de versiones, función de búsqueda, metadatación de los documentos, OCR, etc. Además, puede integrarse con Microsoft Office .

    Atención: para que el módulo de gestión documental funcione bien es necesario que haya una buena adaptación de los empleados. De no ser así, éstos podrían volver a tener toda la documentación en sus escritorios y se perdería la información. En la Guía de Gestión Documental se encuentran varios consejos para conseguir que los empleados usen el gestor documental.

Aparte de estas funcionalidades, Exact tiene otras que pueden resultar de interés. Por ejemplo, una de las últimas incorporaciones es Exact RPA. El RPA se integra con Synergy y permite agilizar los procesos al realizar tareas repetitivas.

¿Cómo es el plan de implementación de Exact?

La metodología de implementación de Exact (la cual es usada por todo Exact a nivel global) se basa en las siguientes fases:

Durante esta fase se sientan las bases del proyecto. Por un lado se hace un diseño del plan de trabajo y un calendario de actividades junto con el cliente. Una vez que se ha hecho el plan de proyecto y el calendario, se define quiénes son los usuarios clave para cada grupo de usuarios finales ya que esos recibirán una formación más detallada que el resto.

Atención: una buena forma para preparar la base del proyecto es realizando un Blueprint IT. En el Premium digiBook Blueprint de procesos empresariales se encuentra el manual paso a paso de cómo se hace un blueprint, con imágenes, ejemplos prácticos y una entrevista para aprender a hacerlo como un experto.

Junto con los usuarios clave, se analizan todos los procesos y se determinan todos los análisis en un informe de definición de proyecto (IDP). Este informe es como la biblia del proyecto, por lo que tiene que estar perfecto. Por eso, cuando está creado, se pasa al cliente para que lo consulte, ponga anotaciones y se vaya puliendo hasta que quede completo y bien estructurado.

Se prepara el software según los requisitos especificados en el informe de la fase anterior y se deja preparada para la 4º fase.

Se analiza con los usuarios clave si realmente cumple con las necesidades que ellos tenían.

Ellos recomiendan migrar datos maestros y partidas abiertas. Se puede migrar todo, pero eso cuesta tiempo y dinero. En el caso de querer tener datos de años anteriores, lo que normalmente se hace es sacar la información a Excel. Mientras, por otro lado, se saca también la información que contiene el software de Exact. De esta forma, se puede comprobar qué información tiene la aplicación anterior y cuál tiene Exact. La intención es dejar los datos antiguos en un momento dado para que ya sólo se use el programa.

Se define un plan de prueba junto con el cliente. Cada prueba tiene que ser aprobada por la empresa cliente. Una vez que todas las pruebas han ido bien, se da el OK y se pasa a la siguiente fase.

Se preparan los manuales de trabajo y se proporciona la formación. La formación suele ser dada por los usuarios clave al resto de usuarios junto con alguien del equipo de Exact para apoyarle en dicha formación.

Se define un día en que se va a arrancar. Esto puede ser en real o en paralelo junto con el cliente para ver que todo funciona correctamente.

Una vez terminado el proyecto, los desarrolladores de Exact que han llevado la implementación preparan un documento que pasan al departamento de soporte de Exact. Este documento contiene todas las modificaciones, desarrollos y parametrizaciones que se han realizado de la herramienta. Así, si el cliente tiene cualquier consulta, el equipo de soporte tiene toda la información que necesita para saber responderle.

¿Cuánto cuesta Exact Globe?

El coste de Exact Globe depende de múltiples factores, desde el tipo de implementación al número de licencias. Esta herramienta puede implementarse en la nube o en local y puede ser comprada o pagarse al estilo SaaS. En el caso del estilo SaaS, los costes de licencias, mantenimiento y soporte se pagan mensualmente. Una empresa pyme puede pagar unos 380€/mes y una más mediana puede pagar en torno a los 600-700€/mes.

Ese precio depende en parte de las licencias. Exact Globe tiene 4 tipos de licencias, cada una con su coste correspondiente. Los tipos de usuario que tienen son:

  • Heavy: este es el tipo de usuario con más autoridad. Esta licencia es para los administradores de la herramienta, ya que da acceso tanto al front office como al back office. Esta licencia es la habitual para aquellas personas que trabajan con la parte de la administración del ERP. Su precio es de 99€/mes.
  • Medium: esta licencia es la del usuario completo. Con esta licencia el usuario tiene acceso a toda la parte del front office como usuario administrador y de alto nivel. Su precio es de 51,45€.
  • Light: esta licencia es la que más se utiliza y se le otorga a los usuarios limitados. Esta licencia es la que se adquiere para los equipos de venta, jefes de proyecto, gente que trabaja en proyectos, y mánagers intermedios. Su precio es de 8,25€.
  • Basic: esta licencia sólo se requiere cuando se utiliza el portal del empleado de RRHH. Se tiene que pagar una licencia por cada empleado que acceda al portal del empleado. Su coste es de 1,90€/mes.

Además, la implementación de la solución también tiene un coste. Cuantas más peculiaridades, requisitos y necesidades tenga una empresa, mayor será el coste de implementación. En el caso de una implementación básica, el coste puede rondar los 10.000-15.000€.

Importante: establecer un presupuesto para un proyecto de implementación de ERP no es tarea fácil. Hay muchos puntos a tener en cuenta y es fácil pasarse alguno por alto. En la Guía ERP se encuentra un planificador de presupuesto para ayudar a los jefes de proyecto a analizar la inversión que deberían realizar según su tipo de empresa.

Estrategia y futuro de Exact

Exact invierte en la compra de empresas con soluciones tecnológicas en la nube para incorporarlas y ofrecerlas dentro de su portfolio de funcionalidades. Sin embargo, no es su única estrategia ya que también invierten en:

  • Movilidad: va a seguir mejorando e incorporando apps basadas en web. Por ejemplo, la solución Exact Synergy está desarrollada en .NET por lo que lo único que se necesita para poder acceder es internet y un navegador a través del cual acceder introduciendo el usuario y la contraseña. Aparte, para algunas funcionalidades como CRM, RRHH y gestión de proyectos, hay aplicaciones móviles (en iOS, Android y Microsoft) especialmente desarrolladas para facilitar el uso.Exact-app-CRM

  • Usabilidad: para los clientes que usan Globe y para los nuevos clientes, salió al mercado la nueva versión, Globe+, el 19 de mayo de 2022. Globe+ está desarrollada en .Net, por lo que se accede desde el navegador y tiene una interfaz más moderna e intuitiva. Además, la migración a Exact Globe+ es gratuita para los clientes que ya tenían Exact Globe.
  • Conectividad y automatización: buscan que todas las funcionalidades que ofrece Exact estén totalmente conectadas. Además, tienen como estrategia que todos sus sistemas se puedan integrar con otros sistemas. Asimismo, tienen un gran enfoque en que todos sus procesos sean automatizables, para liberar lo máximo posible al usuario y que éste pueda hacer tareas de mayor relevancia.

Ideas generales de Exact

En definitiva, Exact Globe es una herramienta sólida, que proviene de una empresa fuerte en la gestión financiera. Además, cuentan con gran experiencia ya que llevan muchos años en el mercado. Es relevante destacar, que, al ser una solución horizontal, cubre muchas áreas distintas requeridas por las medianas y grandes empresas. No obstante, al ser un sistema horizontal, este sistema no es el adecuado para empresas muy especializadas en algunos sectores específicos. Por ejemplo, en el caso de una empresa de alimentación con procesos de producción complejos.

Por otra parte, Exact Globe puede apoyarse en una integración con Exact Synergy para favorecer la transversalidad de los procesos y la colaboración entre departamentos. Si de entre todas las soluciones que hay en el mercado actualmente, quiere conocer si Exact es la herramienta óptima para su empresa o no, consulte la Guía ERP.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2022, 15 marzo). Exact Globe: ¿sistema ERP para tener las finanzas bajo control? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/enterprise-resource-planning/programas-erp/exact-globe

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