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Colaboración en tiempo real en los sistemas de gestión documental

La colaboración en tiempo real ha cambiado la forma que tenían las empresas de trabajar en equipo. Estando en la misma habitación o en la otra parte del mundo, varios compañeros pueden trabajar en un mismo documento al mismo tiempo.

Índice:

  1. ¿Qué es la colaboración en tiempo real?
  2. Ventajas
    1. Conexión constante con la oficina
    2. Incrementa la productividad
    3. Mejora la toma de decisiones
  3. Tendencias futuras
    1. Big Data
    2. Tiempo real o no tiempo real
    3. BYOD

¿Qué es la colaboración en tiempo real?

Puede definirse colaboración en tiempo real como un software que permite a diferentes usuarios trabajar juntos en un mismo proyecto de forma simultánea. Este tipo de soluciones suele contener una serie de características para facilitar la comunicación entre empleados:

  • Mensajería instantánea
  • Grupos de chat
  • Pizarras colaborativas
  • Compartir aplicaciones
  • Compartir escritorio
  • Video y herramientas de audio

La mayoría de los sistemas de gestión documental en la nube del mercado incluyen alguna funcionalidad de colaboración en tiempo real. Sin embargo, dentro del propio módulo de colaboración en tiempo real no siempre pueden encontrarse las mismas características. Se aconseja que una empresa estudie bien las funcionalidades que se ofrecen en este campo durante el proceso de selección.

Consejo: un paquete de gestión documental puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el digiBook Gestión documental: funcionalidades clave los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un gestor documental.

Ventajas de la colaboración en tiempo real

A pesar de que existen multitud de ventajas derivadas del uso de la colaboración en tiempo real, 3 destacan por encima de todas.

1. Conexión constante con la oficina

Debido al aumento de los trabajadores remotos, muchos empleados encuentran grandes dificultades para seguir la evolución de sus proyectos. Con la colaboración en tiempo real todos los miembros de un equipo pueden seguir conectados. Una de las principales ventajas derivadas de la colaboración en tiempo real es el control evolutivo de un proyecto. Gracias a aspectos como el control de versiones o la visualización instantánea de cambios todos los miembros de un equipo pueden observar el punto exacto en el que se encuentra un proyecto desde cualquier parte del mundo.

2. Incrementa la productividad

La colaboración en tiempo real aumenta la productividad tanto empresarial como de cada miembro del equipo. Una empresa observará como los proyectos pueden ser desarrollados en menor tiempo y con menos fallos. La detección previa de errores es una de las consecuencias más positivas de la colaboración en tiempo real. Si muchas personas trabajan en el mismo documento al mismo tiempo las probabilidades de que se detecten los errores con antelación aumentan.

Por su parte, un empleado observará como su conocimiento va aumentando gracias al apoyo y la colaboración con el resto del equipo. Se trata, en cierto modo, de formación continua. Por ejemplo, un empleado que trabaje en un proyecto con miembros de otros departamentos podrá retener información proporcionada por sus compañeros sobre aspectos que desconocía.

3. Mejora la toma de decisiones

La información es vital para tomar decisiones correctas. Los miembros de un equipo dispondrán de información exacta en tiempo real del estado de un proyecto. No solo mejora la toma de decisiones sino las agiliza. La colaboración en tiempo real facilita la resolución de fallos o la adopción de medidas por parte del equipo.

Tendencias futuras en la colaboración en tiempo real

Big Data

Las grandes cantidades de información que se están generando actualmente están siendo analizadas por las empresas. Las estrategias comerciales o de marketing se basan, en muchos casos, en estos análisis. La colaboración en tiempo real favorecerá la distribución de ese Big Data generado y analizado por las compañías. Todas las compañías pueden almacenar datos, pero cómo se compartan y se utilicen para el trabajo diario podrá marcar el futuro de una organización.

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Tiempo real o no tiempo real

Hasta ahora, existían muchas herramientas de colaboración enfrentadas en la dicotomía: tiempo real versus sincronización. La combinación de los dos modelos de colaboración es la próxima tendencia. Actualmente, se buscan aplicaciones completas que faciliten el trabajo de forma remota con o sin internet, y no sólo en la nube. Microsoft ha seguido esta tendencia y anunció recientemente que la versión desktop de Office 2016 dispondrá de colaboración en tiempo real.

BYOD (Bring your own device)

Una de las tendencias más significativas de los últimos años es la de BYOD, o trae tu propio dispositivo. La política BYOD permite a los empleados de una compañía utilizar sus propios smartphones, tablets y ordenadores portátiles en el trabajo diario. De esta forma, la compañías ahorran grandes cantidades de dinero, a la vez que aumenta la implicación de los empleados.

Pero esta tendencia presenta una serie de inconvenientes importantes. La seguridad es la mayor preocupación. Los administradores de sistemas de la empresa deben controlar los dispositivos utilizados instalando antivirus evitando de esta forma la exposición de la información empresarial. El inconveniente de la seguridad es obvio en las políticas BYOD, sin embargo existen otras desventajas menos conocidas derivadas de su uso. La Guía de Gestión Documental 2022 recoge otros peligros que conllevan la implantación de las políticas de BYOD en una empresa.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 14 octubre). Colaboración en tiempo real en los sistemas de gestión documental. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/funcionalidades/colaboracion-tiempo-real
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