Las empresas comerciales, tanto las mayoristas como las minoristas, son un enlace esencial entre la industria manufacturera y la del usuario final. El almacenamiento, la gestión de inventario y la recogida de pedidos son tareas que deben coordinarse a la perfección. Por ello, las empresas comerciales se deciden rápido por adquirir un sistema de recursos empresariales (ERP) que esté especializado en el comercio. ¿Qué problemas específicos puede solucionar un ERP? ¿Qué funcionalidades son esenciales para el comercio? ¿Cómo puede contribuir un ERP para obtener un mayor margen de ganancias?
Índice:
- Puntos críticos del sector
- Funcionalidades básicas
- Requisitos específicos de cada empresa
- Costes de un sistema ERP para el sector
- ¿Cómo prepararse para elegir un ERP?
¿Cómo busca solucionar el sector comercial sus puntos críticos específicos?
Las empresas comerciales notan que, a menudo, unos procesos determinados de una empresa no funcionan bien, o que ciertos sistemas no se conectan bien. Algunos de los problemas a los que se suelen enfrentar estas empresas son las anotaciones de los pedidos se hagan a mano, que un empleado se encuentre con un estante vacío cuando está recogiendo cosas del almacén y el cambio de lugar de las stocks. En la mayoría de los casos, las compañías saben cuáles son sus puntos débiles, pero intentar solucionarlo con funcionalidades ERP no siempre es fácil. A veces no está claro qué paquetes están orientados hacia el comercio. La Guía ERP 2023 contiene una comparación de varios sistemas ERP para el comercio.
Requisitos básicos de un sistema ERP para el comercio
No existe tal cosa como un sistema ERP estándar para el comercio, pero los requisitos y deseos básicos de las mayorías de las empresas de este sector son parecidas. Todas las organizaciones comerciales realizan los mismos procesos básicos. Por lo tanto, la mayoría de las empresas comerciales tienen un almacén y donde trabajan, sobre todo, con el inventario y los pedidos. Aquí surgen algunos problemas específicos del sector. A pesar de que cada empresa se especializa en una cosa, todas requieren las mismas funcionalidades básicas.
La gestión de inventario para una visión actualizada de los bienes disponibles
Para una organización comercial, es esencial que en cada momento se sepa qué hay disponible en el stock. De esta manera, está claro qué productos están disponibles para la venta y qué se le tiene que pedir al proveedor. Sin embargo, aquí también suele haber problemas. Estos fallos se encuentran en las tablas de excel o en otros sistemas manuales, cuando a un empleado se le olvida actualizar el estado del inventario después de recoger ciertos productos. Además, puede ocurrir que algunas entradas anteriores se borren o modifiquen accidentalmente. Finalmente, una empresa cuya gestión de inventario no está automatizada, debe consultar las listas de inventario todos los días para saber qué debe pedirle a los proveedores.
Un sistema ERP que tenga la gestión de inventario automatizada indica el stock actual que hay en el almacén de un producto. Los empleados pueden indicar el recibo en el almacén y la recogida de productos escaneando los códigos de barra. Además, el sistema ERP puede calcular la demanda y cómo de rápido se venderá analizando los pedidos de compra y venta de una empresa.
En el ERP se puede establecer una cantidad mínima de stock que siempre debe estar disponible. También se puede hacer que la gestión de inventario esté enlazada con la entrada de pedidos de clientes. De esta manera, el sistema ERP puede indicar cuando haya un pedido entrante si hay stock suficiente o no para ejecutar el pedido. En primer lugar, esto serviría para informar a los empleados de la escasez de stock, pero también, si se desea, se puede tener informado al cliente de forma automática. Basándose en el inventario mínimo, en los pedidos de los clientes o la combinación de ambos, el ERP proporciona un asesoramiento de pedidos para realizar un nuevo pedido al proveedor. Estos pedidos también pueden hacerse directamente a través del ERP. Por supuesto, también es importante que el proveedor interprete correctamente los pedidos. La Guía ERP 2023 contiene consejos para mejorar esta comunicación entre el ERP y los proveedores.
Registro del inventario en varias ubicaciones de un sistema
A menudo, los comerciantes almacenan ciertos productos en diferentes ubicaciones, ya sea dentro de su propio almacén o en varios almacenes. Es importante que el ERP también tenga en cuenta estas ubicaciones cuando muestre el stock actual. La mayoría de los sistemas ERP pueden gestionar diferentes lugares de almacenamiento para un producto dentro de un mismo almacén. Sin embargo, si una empresa tiene más de un almacén, entonces puede ser necesario optar por un paquete específico. Una empresa también puede subcontratar (parcialmente) a terceros para la gestión de almacenes. En este caso, tendrá que producirse un intercambio de información entre el sistema ERP y el tercero.
Informes: ¿cuáles son las tendencias y predicciones de venta?
Los informes pueden ser muy interesantes para la optimización del inventario. Por supuesto, ciertas compañías quieren tomar decisiones sobre el inventario teniendo en cuenta las tendencias y las predicciones. De esta manera pueden encargarse de que no tengan escasez de un producto, pero tampoco que sobre demasiado, sino que haya el número adecuado del producto en el inventario. Obviamente, no tiene sentido ocupar un espacio del almacén con un producto para que coja polvo y, finalmente, se desaproveche. Cuando una empresa no sabe exactamente qué productos no se venden bien, esto puede conducir a una compra o un alquiler de un almacén innecesario. El lugar de los productos no vendidos o menos, se puede aprovechar mejor siendo ocupado por un producto muy popular.
Por ello, un sistema ERP ofrece una visión sobre la popularidad de los productos. De acuerdo con el historial de pedidos de los clientes, el sistema puede indicar qué productos se venden bien. Esta manera de proceder se puede hacer tanto sobre las tendencias de ventas en general como por temporadas u otro periodo. Por ejemplo, el ERP se dará cuenta de cuándo habrá una gran demanda de los clientes respecto al papel de envolver los regalos de navidad. Al año siguiente, el sistema informará sobre ello. Cuanto más utilice una empresa el ERP, mayor será el valor de sus predicciones.
Los informes son una fuente de información esencial. Por tanto, también es importante que esta fuente se use de buena forma. La Guía ERP 2023 contiene importantes puntos de atención para las empresas comerciales para ayudarles con la elección y configuración de un buen módulo de informes.
Inclusión de los pedidos de los clientes en el ERP
El procesamiento de los pedidos empieza cuando un cliente realiza un pedido. La dificultad está en pasar esta orden al ERP. Por supuesto, los clientes pueden realizar pedidos de distintas formas. La mayoría lo hace vía e-mail, por teléfono u online, pero a veces, estos pedidos son anotados manualmente por los empleados. Si todos estos tipos de pedidos tuvieran que transferirse manualmente al ERP, costaría mucho tiempo y, además, sería propenso a errores. Un módulo central de pedidos en el ERP se encarga de que todas los pedidos estén inmediatamente en el formato correcto. Además, si se trabaja en la nube, un empleado también puede transferir los pedidos directamente desde una ubicación remota, por ejemplo, mientras está visitando a un cliente o durante una feria comercial.
Consejo: Presta atención durante la elección del ERP también a las opciones de administración dentro de la gestión de almacén. De esta manera, un empleado podrá informar inmediatamente al cliente sobre los precios, descuentos y disponibilidad de ciertos productos.
Una rápida recogida de pedidos gracias a una eficiente gestión de almacén
Cuando se comercializa con productos, el tiempo es esencial. Los productos deben fluir rápido por el almacén. Un producto que se queda más de lo necesario en el estante supone una pérdida de ingresos. Una recogida de pedidos rápida y eficiente puede ahorrar tiempo y, por lo tanto, generar más ganancias.
En cuanto un pedido se registra en el ERP se debe crear el albarán de forma automática y, así, empieza la recogida del pedido. Sin embargo, a veces, parece ser que durante la recogida de pedidos los empleados se enfrentan con dificultades. Esto quiere decir que la ubicación de cada artículo del albarán tendrá que buscarse con ayuda de otros sistemas, como listas de ubicaciones del almacén. Esta búsqueda cuesta mucho tiempo y, a veces, las ubicaciones señaladas con este sistema no cuadran con respecto a donde el artículo se encuentra de verdad. Por ejemplo, puede ocurrir que los productos no se pongan en la ubicación de almacenamiento planificada para su llegada. Sin una gestión de almacén automatizada, es difícil evitar o indicar estas desviaciones. También, si un compañero acaba de recoger cierto producto, es imposible actualizar el estado del inventario con el sistema manual. Por tanto, a veces, un empleado se dirige a un lugar donde se encuentra otro producto o donde no hay suficiente stock disponible para completar su albarán.
Para facilitar la recogida de pedidos, se puede pensar una automatización del almacén. En primer lugar, esto se encargaría de que se conserve el diseño de organización del almacén, ya sea alfabéticamente, por fecha de compra, por material, por color, etc. Cuando se recibe un artículo, el ERP debe mostrar dónde debe ser almacenado. Después, un empleado también puede indicar que el artículo se ha colocado en la ubicación señalada. Esto se puede realizar, por ejemplo, escaneando. El compañero escanea el código de barras del producto entrante y la ubicación en el almacén e indica la asignación del producto. Estas confirmaciones se envían directamente al sistema ERP.
La misma metodología se puede llevar a cabo con la recogida de pedidos. El ERP indica al trabajador dónde buscar un producto y éste escanea de nuevo el producto y su ubicación en el almacén. Esta vez, se trata de que el producto está siendo recogido. De esta manera, el ERP puede saber la cantidad de stock que queda y si hay espacio para colocar nuevos artículos.
Basándose en esta información, un pedido puede crearse incluyendo inmediatamente en el albarán las actualizaciones de las ubicaciones del almacén e inventario. Por ejemplo, si el pedido consiste en 200 paquetes de papel A-4, el albarán no mandará al empleado a donde sólo se encuentren 10 paquetes. Dependiendo de la configuración del ERP, el albarán mandará al trabajador a varias ubicaciones, o solamente a una ubicación donde se encuentre un número suficiente de paquetes de papel A-4.
La mayoría de los paquetes ERP para el comercio ofrecen de manera estándar un módulo de gestión de almacén. Sin embargo, todavía puede haber impedimentos para una óptima recogida de pedidos. La Guía ERP 2023 proporciona algunos consejos sobre cómo evitar estos impedimentos.
Emparejamiento con diferentes dispositivos
En el sector comercial, no se llevan muchas tareas a cabo detrás de un escritorio. En el almacenamiento y transporte de los productos, se usa generalmente el escáner manual. Son más fáciles de manejar y menos frágiles que cuando están, por ejemplo, en un teléfono móvil o en una tablet. Además, se puede usar para escanear un código de barras normal, mientras que la mayoría de los aparatos móviles deben transformar este código de barras en un código QR para poderlo escanear.
Los teléfonos móviles y las tablets pueden ser muy útiles para cuando el empleado va a visitar al cliente. Con la aplicación correcta, por ejemplo, el empleado puede escanear una máquina para ver qué tiempo tiene. Si la máquina ha alcanzado cierta edad, se aconseja cambiarla. El pedido de dicha máquina también se puede realizar electrónicamente.
El emparejamiento con el paquete ERP se puede hacer de varias maneras. Por ejemplo, dentro del almacén se puede establecer una conexión inalámbrica entre los escáneres manuales y el ERP. Sin embargo, es más útil que se sincronice directamente toda la información a través de un ERP en la nube. De esta manera, se puede establecer comunicación con el ERP desde cualquier lugar.
Fuera del almacén, también nos encontramos con otro aparato muy importante, la terminal de punto de venta (más conocida como TPV, o Point of Sale). Este dispositivo permite gestionar todo el proceso de venta desde él a través de un número o código de referencia. Esta máquina sirve para acelerar y organizar las operaciones relacionadas con el proceso de venta. De esta manera, con el TPV, los procesos son más rápidos que las tradicionales cajas registradoras e, incluso, permiten hacer cobros por tarjeta bancaria, reduciendo el dinero líquido en la empresa y aumentar las ventas.
¿Tiene cada empresa comercial requisitos propios?
A pesar de la base común, las empresas comerciales pueden tener distintas especializaciones o actividades. Esto influye en los distintos requisitos del ERP. Estos requisitos están determinados, entre otras cosas, por los siguientes factores:
Paquetes ERP dependiendo del tipo de producto comercial
Dentro del sector comercial hay una gran diferencia entre empresas dependiendo de sus productos. Se comercializa con muchos tipos de productos diferentes. Sobre todo, la gran diferencia se establece entre:
- Comida
- No comida
- Moda y Retail (Venta minorista)
El comercio alimentario y el de moda se diferencian con el no-alimentario porque tienen que aplicar más reglas específicas y modos de trabajo. El no-alimentario es una categoría general. Por lo tanto, los deseos y requisitos de las empresas comerciales no-alimentarias suelen ser los generales descritos arriba para un ERP para el comercio.
B2B O B2C: ¿Cómo influye el cliente a la elección de un ERP?
Aparte del tipo de producto, hay más factores que sirven para distinguir los distintos tipos de empresas comerciales. Uno de estos factores que marca una gran diferencia es el tipo de clientes que tiene la empresa. Una empresa comercial que hace negocios con otra empresa (B2B) tiene requisitos diferentes a los de una empresa que comercializa directamente con el consumidor (B2C). Por ejemplo, las empresas que trabajan B2B quieren trabajar con EDI, un software que facilita el intercambio electrónico de datos. De esta manera, por ejemplo, los pedidos de los clientes se pueden incluir directamente en el ERP sin que sea necesario ingresarlo de manera manual.
Otra diferencia en el tipo de cliente es el comercio nacional o internacional. Si una empresa importa o exporta del extranjero, entonces esto también repercutirá en la elección del ERP. Cuando se da este caso, el ERP generalmente tiene que ser capaz de tratar con otras monedas y reglas (tributarias).
¿En qué difiere el comercio electrónico con el tradicional?
Cada vez más empresas comerciales se centran en el mundo online. Al principio, el internet era sólo un lugar desde el cual conseguir visibilidad. Hoy en día, las personas también compran y venden de esta manera. Por tanto, algunas empresas comerciales piden un ERP que se conecte o integre con la tienda online. El comercio electrónico es particularmente popular con el comercio B2C, pero una tienda virtual también la requieren también empresas cuyos clientes son, por ejemplo, minoristas (B2B). En este último caso, se suele solicitar un portal del cliente donde el minorista tenga su propia cuenta de tienda online.
Esta conexión con el ERP es muy importante. Esta integración web se encarga de que la base de datos central del artículo esté conectado a la página web a través de la tienda virtual. Por supuesto, en la base de datos central del artículo hay información básica sobre el producto, imágenes, sus dimensiones, el stock disponible y la gestión de precios. Con esta información del producto, el cliente puede ver el precio exacto, si hay stock del producto deseado y qué productos relacionados también pueden ser interesantes. Esta optimización se llama gestión de la información de productos (Product Information Management, PIM). Si hay algo que se vende, esta información se le devuelve al ERP y, se actualiza de esta manera el inventario.
Consejo: También se puede optar por gestionar reclamaciones y las devoluciones a través de la tienda online. De esta manera, el cliente puede comenzar el proceso él mismo y se ahorra tiempo.
¿Cómo influyen los sectores relacionados en el comercio?
Finalmente, también otros sectores pueden influir en la elección de un ERP para comercio. Por supuesto, el comercio no está aislado, sino que es un eslabón más dentro de la larga cadena que recorre un producto antes de llegar al cliente final. Esto hace que se creen ciertas interfaces e, incluso, que se solape con, por ejemplo, producción o logística. La Guía ERP 2023 describe dos escenarios en los que una empresa comercial tiene que ajustar sus requisitos para que haya un solapamiento con otro sector. Esto provoca que las empresas busquen paquetes ERP en los que se pueda incluir funcionalidades de otro sector.
Costes de un sistema ERP para el comercio
Un sistema ERP puede rendir mucho para una empresa comercial o mayorista, pero también es una inversión. Todo el proceso del ERP, desde la fase de orientación hasta que se consigue que rinda por primera vez, requiere tiempo y dinero. Pero hay otras formas de acelerar el retorno de la inversión (Return on Investment, ROI).
El retorno de la inversión de un ERP se ve influenciada generalmente por la elección de determinadas funcionalidades. Hay que comprobar que no se escogen algunas funcionalidades sólo porque es posible. Se debe intentar ver qué es lo que realmente se necesita para eliminar los puntos débiles específicos. En la mayoría de los casos, estos puntos críticos están relacionados con el proceso de pedidos y la visión del inventario. Las funcionalidades que se encargan de estas problemáticas ayudan a una empresa a recuperar lo invertido y conseguir una mayor rentabilidad.
Por lo que es realmente útil analizar si los resultados de una funcionalidad deseada hacen que valga la pena la inversión. Algunos paquetes se hacen más caros al añadir funcionalidades, mientras que en otros casos los proveedores ofrecen distintas versiones del mismo paquete. En este último caso, las versiones que tienen funcionalidades añadidas serán más caras que la versión básica. La Guía ERP 2023 contiene una comparación de precios de los distintos paquetes ERP para el comercio.
¿Cómo prepararse para elegir un ERP?
Cada decisión acerca de la elección de un ERP empieza observando y reconociendo el mercado. Además, un jefe de proyecto tiene que conocer qué es lo que la empresa realmente quiere. Teniendo en cuenta esto, se puede escoger un paquete y un socio de implementación.
Consejo: elige un buen periodo de implementación. Por ejemplo, una empresa mayorista con artículos de regalo realiza una mayor carga de trabajo durante los meses que preceden a diciembre debido a los próximas festividades. Si, además, se echa encima una implementación o migración, podría ser demasiado.
Sin embargo, antes de que comiencen las reuniones sobre la implementación del ERP, es muy importante establecer una buena estrategia para comunicarse con un posible partner de implementación. Al describir los procesos empresariales exactos que se realizan, se consigue que el proveedor tenga una buena visión del proyecto. Para ello, la lista de peticiones de las funcionalidades deseadas es una buena herramienta. Cuanto más específicas sean estas peticiones, mejor. De esta manera, una empresa comercial puede preguntar si el paquete ERP puede generar pedidos automáticos para clientes con los que se ha acordado que comprarán determinados productos mensualmente. Por ejemplo, otra petición específica es si es posible que se reserven productos para un cierto cliente.
Finalmente, también es muy útil tener una visión de futuro. Si una empresa tiene la ambición de llegar a ser internacional, entonces, es útil analizar la posibilidad de incorporar otras divisas o sedes en el extranjero. Sería una pena y un coste muy caro si , después de un largo proceso de ERP, el paquete no responde a los requisitos y necesidades de las distintas actividades de la empresa. TIC Portal ofrece ayuda telefónica a los jefes de proyecto a la hora de determinar las funcionalidades que requiere de un paquete de ERP para el comercio a través del número +34 954 040 045.