Las empresas comerciales, tanto las mayoristas como las minoristas, son un enlace esencial entre la industria manufacturera y la del usuario final. El almacenamiento, la gestión de inventario y la recogida de pedidos son tareas que deben coordinarse a la perfección. Por ello, las empresas comerciales se deciden rápido por adquirir un sistema de recursos empresariales (ERP) que esté especializado en el comercio. ¿Qué problemas específicos puede solucionar un ERP? ¿Qué funcionalidades son esenciales para el comercio? ¿Cómo puede contribuir un ERP para obtener un mayor margen de ganancias?

Índice:

1. Puntos críticos del sector
2. Funcionalidades básicas
3. Requisitos específicos de cada empresa
4. Costes de un sistema ERP para el sector
5. ¿Cómo prepararse para elegir un ERP?

¿Cómo busca solucionar el sector comercial sus puntos críticos específicos?

Las empresas comerciales notan que, a menudo, unos procesos determinados de una empresa no funcionan bien, o que ciertos sistemas no se conectan bien. Algunos de los problemas a los que se suelen enfrentar estas empresas son las anotaciones de los pedidos se hagan a mano, que un empleado se encuentre con un estante vacío cuando está recogiendo cosas del almacénEl término recogida de pedido (o en inglés order picking) proviene del comercio y la producción, pero también puede surgir en cualquier empresa con almacén. La recogida de pedido es el proceso por el cual un trabajador del almacén recoge los artículos descritos en el albarán que están en el almacén. Lo que después hace el trabajador, conocido como picker, es preparar el pedido para enviárselo al cliente o para uso interno. Además, el picker debe indicar en el inventario el artículo que ha recogido y, con frecuencia, este mismo empleado es el mismo que se encarga para entregar el pedido y reponer los bienes en el almacén. y el cambio de lugar de las stocks. En la mayoría de los casos, las compañías saben cuáles son sus puntos débiles, pero intentar solucionarlo con funcionalidades ERP no siempre es fácil. A veces no está claro qué paquetes están orientados hacia el comercio. La Guía ERP 2022La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará una comparación de las soluciones de ERP más conocidas del mercado. contiene una comparación de varios sistemas ERP para el comercio.

Requisitos básicos de un sistema ERP para el comercio

No existe tal cosa como un sistema ERP estándar para el comercio, pero los requisitos y deseos básicos de las mayorías de las empresas de este sector son parecidas. Todas las organizaciones comerciales realizan los mismos procesos básicos. Por lo tanto, la mayoría de las empresas comerciales tienen un almacén y donde trabajan, sobre todo, con el inventario y los pedidos. Aquí surgen algunos problemas específicos del sector. A pesar de que cada empresa se especializa en una cosa, todas requieren las mismas funcionalidades básicas.

La gestión de inventario para una visión actualizada de los bienes disponibles

Para una organización comercial, es esencial que en cada momento se sepa qué hay disponible en el stock. De esta manera, está claro qué productos están disponibles para la venta y qué se le tiene que pedir al proveedor. Sin embargo, aquí también suele haber problemas. Estos fallos se encuentran en las tablas de excel o en otros sistemas manuales, cuando a un empleado se le olvida actualizar el estado del inventario después de recoger ciertos productos. Además, puede ocurrir que algunas entradas anteriores se borren o modifiquen accidentalmente. Finalmente, una empresa cuya gestión de inventarioLa gestión de inventario es un concepto muy amplio, el cual entiende cada persona de diferente forma. En general, se distinguen tres conceptos dentro de la gestión de inventario: visión general del inventario (referencias y cantidad disponible); planificación del inventario (equilibrio para que haya el stock necesario, pero no en exceso); y planificación de la ubicación del stock. no está automatizada, debe consultar las listas de inventario todos los días para saber qué debe pedirle a los proveedores.

Un sistema ERP que tenga la gestión de inventario automatizada indica el stock actual que hay en el almacén de un producto. Los empleados pueden indicar el recibo en el almacén y la recogida de productos escaneando los códigos de barraEl escaneo del código de barras sirve para llevar un correcto registro del inventario de una empresa. Con este sistema, el encargado de controlar el stock puede comprobar cuánto inventario tiene o si han llegado al mínimo. Se benefician especialmente de esta metodología aquellas empresas cuya forma de trabajo es la de fabricación por stock o ensamblaje por stock o con el sistema de almacenaje FIFO (First-in, First-out).. Además, el sistema ERP puede calcular la demanda y cómo de rápido se venderá analizando los pedidos de compra y venta de una empresa.

En el ERP se puede establecer una cantidad mínima de stock que siempre debe estar disponible. También se puede hacer que la gestión de inventario esté enlazada con la entrada de pedidos de clientes. De esta manera, el sistema ERP puede indicar cuando haya un pedido entrante si hay stock suficiente o no para ejecutar el pedido. En primer lugar, esto serviría para informar a los empleados de la escasez de stock, pero también, si se desea, se puede tener informado al cliente de forma automática. Basándose en el inventario mínimo, en los pedidos de los clientes o la combinación de ambos, el ERP proporciona un asesoramiento de pedidos para realizar un nuevo pedido al proveedor. Estos pedidos también pueden hacerse directamente a través del ERP. Por supuesto, también es importante que el proveedor interprete correctamente los pedidos. La Guía ERP 2022La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará consejos para que haya una buena comunicación entre empresas de comercio y proveedores. contiene consejos para mejorar esta comunicación entre el ERP y los proveedores.

Registro del inventario en varias ubicaciones de un sistema

A menudo, los comerciantes almacenan ciertos productos en diferentes ubicaciones, ya sea dentro de su propio almacén o en varios almacenes. Es importante que el ERP también tenga en cuenta estas ubicaciones cuando muestre el stock actual. La mayoría de los sistemas ERP pueden gestionar diferentes lugares de almacenamiento para un producto dentro de un mismo almacén. Sin embargo, si una empresa tiene más de un almacén, entonces puede ser necesario optar por un paquete específico. Una empresa también puede subcontratar (parcialmente) a terceros para la gestión de almacenes. En este caso, tendrá que producirse un intercambio de información entre el sistema ERP y el tercero.

Informes: ¿cuáles son las tendencias y predicciones de venta?

Los informes pueden ser muy interesantes para la optimización del inventario. Por supuesto, ciertas compañías quieren tomar decisiones sobre el inventario teniendo en cuenta las tendencias y las predicciones. De esta manera pueden encargarse de que no tengan escasez de un producto, pero tampoco que sobre demasiado, sino que haya el número adecuado del producto en el inventario. Obviamente, no tiene sentido ocupar un espacio del almacén con un producto para que coja polvo y, finalmente, se desaproveche. Cuando una empresa no sabe exactamente qué productos no se venden bien, esto puede conducir a una compra o un alquiler de un almacén innecesario. El lugar de los productos no vendidos o menos, se puede aprovechar mejor siendo ocupado por un producto muy popular.

Por ello, un sistema ERP ofrece una visión sobre la popularidad de los productos. De acuerdo con el historial de pedidos de los clientes, el sistema puede indicar qué productos se venden bien. Esta manera de proceder se puede hacer tanto sobre las tendencias de ventas en general como por temporadas u otro periodo. Por ejemplo, el ERP se dará cuenta de cuándo habrá una gran demanda de los clientes respecto al papel de envolver los regalos de navidad. Al año siguiente, el sistema informará sobre ello. Cuanto más utilice una empresa el ERP, mayor será el valor de sus predicciones.

Los informes son una fuente de información esencial. Por tanto, también es importante que esta fuente se use de buena forma. La Guía ERP 2022La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  contiene importantes puntos de atención para las empresas comerciales para ayudarles con la elección y configuración de un buen módulo de informes.

Inclusión de los pedidos de los clientes en el ERP

El procesamiento de los pedidos empieza cuando un cliente realiza un pedido. La dificultad está en pasar esta orden al ERP. Por supuesto, los clientes pueden realizar pedidos de distintas formas. La mayoría lo hace vía e-mail, por teléfono u online, pero a veces, estos pedidos son anotados manualmente por los empleados. Si todos estos tipos de pedidos tuvieran que transferirse manualmente al ERP, costaría mucho tiempo y, además, sería propenso a errores. Un módulo central de pedidos en el ERP se encarga de que todas los pedidos estén inmediatamente en el formato correcto. Además, si se trabaja en la nubeUn ERP en la nube puede definirse como un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales operado a través de internet. Actualmente, muchos fabricantes de sistemas ERP han optado por publicar versiones de su software ERP en la nube para hacerlos más accesibles., un empleado también puede transferir los pedidos directamente desde una ubicación remota, por ejemplo, mientras está visitando a un cliente o durante una feria comercial.

Consejo: Presta atención durante la elección del ERP también a las opciones de administración dentro de la gestión de almacén. De esta manera, un empleado podrá informar inmediatamente al cliente sobre los precios, descuentos y disponibilidad de ciertos productos.

Una rápida recogida de pedidos gracias a una eficiente gestión de almacén

Cuando se comercializa con productos, el tiempo es esencial. Los productos deben fluir rápido por el almacén. Un producto que se queda más de lo necesario en el estante supone una pérdida de ingresos. Una recogida de pedidos rápida y eficiente puede ahorrar tiempo y, por lo tanto, generar más ganancias.

En cuanto un pedido se registra en el ERP se debe crear el albarán de forma automática y, así, empieza la recogida del pedido. Sin embargo, a veces, parece ser que durante la recogida de pedidos los empleados se enfrentan con dificultades. Esto quiere decir que la ubicación de cada artículo del albarán tendrá que buscarse con ayuda de otros sistemas, como listas de ubicaciones del almacén. Esta búsqueda cuesta mucho tiempo y, a veces, las ubicaciones señaladas con este sistema no cuadran con respecto a donde el artículo se encuentra de verdad. Por ejemplo, puede ocurrir que los productos no se pongan en la ubicación de almacenamiento planificada para su llegada. Sin una gestión de almacénLa gestión de almacenes (Warehouse Management System, WMS) se encarga de conocer de forma actualizada los procesos que se llevan a cabo en los almacenes. Esta gestión no solo permiten conocer dónde y cómo se almacena el stock, sino que también permite obtener información sobre todo el recorrido que realiza la mercancía desde que entra en el almacén hasta que se le da salida. automatizada, es difícil evitar o indicar estas desviaciones. También, si un compañero acaba de recoger cierto producto, es imposible actualizar el estado del inventario con el sistema manual. Por tanto, a veces, un empleado se dirige a un lugar donde se encuentra otro producto o donde no hay suficiente stock disponible para completar su albarán.

Para facilitar la recogida de pedidos, se puede pensar una automatización del almacén. En primer lugar, esto se encargaría de que se conserve el diseño de organización del almacén, ya sea alfabéticamente, por fecha de compra, por material, por color, etc. Cuando se recibe un artículo, el ERP debe mostrar dónde debe ser almacenado. Después, un empleado también puede indicar que el artículo se ha colocado en la ubicación señalada. Esto se puede realizar, por ejemplo, escaneando. El compañero escanea el código de barras del producto entrante y la ubicación en el almacén e indica la asignación del producto. Estas confirmaciones se envían directamente al sistema ERP.

La misma metodología se puede llevar a cabo con la recogida de pedidos. El ERP indica al trabajador dónde buscar un producto y éste escanea de nuevo el producto y su ubicación en el almacén. Esta vez, se trata de que el producto está siendo recogido. De esta manera, el ERP puede saber la cantidad de stock que queda y si hay espacio para colocar nuevos artículos.

Basándose en esta información, un pedido puede crearse incluyendo inmediatamente en el albarán las actualizaciones de las ubicaciones del almacén e inventario. Por ejemplo, si el pedido consiste en 200 paquetes de papel A-4, el albarán no mandará al empleado a donde sólo se encuentren 10 paquetes. Dependiendo de la configuración del ERP, el albarán mandará al trabajador a varias ubicaciones, o solamente a una ubicación donde se encuentre un número suficiente de paquetes de papel A-4.

La mayoría de los paquetes ERP para el comercio ofrecen de manera estándar un módulo de gestión de almacén. Sin embargo, todavía puede haber impedimentos para una óptima recogida de pedidos. La Guía ERP 2022La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. En ella podrá ver cuáles son los 3 errores más comunes en la recogida de pedidos y trucos para saber cómo evitarlos. proporciona algunos consejos sobre cómo evitar estos impedimentos.

Emparejamiento con diferentes dispositivos

En el sector comercial, no se llevan muchas tareas a cabo detrás de un escritorio. En el almacenamiento y transporte de los productos, se usa generalmente el escáner manual. Son más fáciles de manejar y menos frágiles que cuando están, por ejemplo, en un teléfono móvil o en una tablet. Además, se puede usar para escanear un código de barras normal, mientras que la mayoría de los aparatos móviles deben transformar este código de barras en un código QR para poderlo escanear.

Los teléfonos móviles y las tablets pueden ser muy útiles para cuando el empleado va a visitar al cliente. Con la aplicación correcta, por ejemplo, el empleado puede escanear una máquina para ver qué tiempo tiene. Si la máquina ha alcanzado cierta edad, se aconseja cambiarla. El pedido de dicha máquina también se puede realizar electrónicamente.

El emparejamiento con el paquete ERP se puede hacer de varias maneras. Por ejemplo, dentro del almacén se puede establecer una conexión inalámbrica entre los escáneres manuales y el ERP. Sin embargo, es más útil que se sincronice directamente toda la información a través de un ERP en la nubeUn ERP en la nube puede definirse como un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales operado a través de internet. Actualmente, muchos fabricantes de sistemas ERP han optado por publicar versiones de su software ERP en la nube para hacerlos más accesibles.. De esta manera, se puede establecer comunicación con el ERP desde cualquier lugar.

Fuera del almacén, también nos encontramos con otro aparato muy importante, la terminal de punto de ventaUn terminal de punto de venta (TPV) o Point-of-Sale System (POS) es un sistema de pago controlado por ordenador. Una caja registradora clásica está destinada solamente para realizar el cobro de los bienes. Un sistema POS también lo hace, pero, además, también ofrece información extra como una indicación del inventario actual, los datos de los clientes y las estadísticas de compra. (más conocida como TPV, o Point of Sale). Este dispositivo permite gestionar todo el proceso de ventaLa gestión de ventas consiste en controlar los pedidos de los clientes y, además, gestionar los equipos comerciales y crear las estrategias para incrementar el número de ventas. Esta gestión forma parte del core de una empresa, ya que, si no hay ventas, no hay dinero. Dependiendo del tamaño de la empresa, esta gestión puede llevarse con un Excel. Sin embargo, cuando ya se llega a cierto volumen de ventas, gestionar las ventas con un excel se hace imposible. desde él a través de un número o código de referenciaEl código de referencia, o Stock Keeping Unit en inglés, es la nomenclatura propia de una empresa para la unidad mínima de un producto que puede ser vendida, comprada o gestionada en el inventario. A estos códigos de los productos también se les conoce como número de referencia y como número de parte (en algunos países de América Latina). . Esta máquina sirve para acelerar y organizar las operaciones relacionadas con el proceso de venta. De esta manera, con el TPV, los procesos son más rápidos que las tradicionales cajas registradoras e, incluso, permiten hacer cobros por tarjeta bancaria, reduciendo el dinero líquido en la empresa y aumentar las ventas.

¿Tiene cada empresa comercial requisitos propios?

A pesar de la base común, las empresas comerciales pueden tener distintas especializaciones o actividades. Esto influye en los distintos requisitos del ERP. Estos requisitos están determinados, entre otras cosas, por los siguientes factores:

Paquetes ERP dependiendo del tipo de producto comercial

Dentro del sector comercial hay una gran diferencia entre empresas dependiendo de sus productos. Se comercializa con muchos tipos de productos diferentes. Sobre todo, la gran diferencia se establece entre:

• ComidaUn sistema ERP para las empresas de alimentos y bebidas (food & beverage) se elige teniendo en cuenta los procesos empresariales. Algunas organizaciones producen los alimentos, mientras que otras están especializadas en el comercio de productos alimentarios. Por eso, ciertos paquetes ERP se centran específicamente en la producción o en el comercio. Además, existen soluciones completas que integran ambos procesos empresariales en el mismo sistema. Un error muy común que cometen las empresas es el de subestimar los procesos empresariales, por lo que terminan eligiendo un paquete muy limitado.
• No comida
• Moda y Retail (Venta minorista)Un sistema ERP para la moda no debe dar servicio para los procesos comerciales específicos de la industria textil. En este sector es muy importante poder llevar un control de las matrices de variantes (tallas, color, especificaciones) y de la numeración de referencias de los artículos para llevar un buen inventario (también online). Además, ahora hay que gestionar un total de hasta doce colecciones anuales, por lo que es imprescindible controlar que estén en tienda y se vendan lo antes posible.

El comercio alimentario y el de moda se diferencian con el no-alimentario porque tienen que aplicar más reglas específicas y modos de trabajo. El no-alimentario es una categoría general. Por lo tanto, los deseos y requisitos de las empresas comerciales no-alimentarias suelen ser los generales descritos arriba para un ERP para el comercio.

B2B O B2C: ¿Cómo influye el cliente a la elección de un ERP?

Aparte del tipo de producto, hay más factores que sirven para distinguir los distintos tipos de empresas comerciales. Uno de estos factores que marca una gran diferencia es el tipo de clientes que tiene la empresa. Una empresa comercial que hace negocios con otra empresa (B2B) tiene requisitos diferentes a los de una empresa que comercializa directamente con el consumidor (B2C). Por ejemplo, las empresas que trabajan B2B quieren trabajar con EDI, un software que facilita el intercambio electrónico de datosEl intercambio electrónico de datos (Electronic Data Interchange, EDI) es la tecnología que se encarga de que la comunicación entre empresas sea estándar y electrónica. Generalmente, las empresas mayoristas B2B y las del sector de producción son las que hacen uso del software EDI. La estandarización de la comunicación a través de EDI reduce la cantidad de documentos que se intercambian. Los mensajes que se mandan a través de EDI se llaman transacción. Esta transacción comunica claramente todos los detalles de un pedido o factura al proveedor o cliente. . De esta manera, por ejemplo, los pedidos de los clientes se pueden incluir directamente en el ERP sin que sea necesario ingresarlo de manera manual.

Otra diferencia en el tipo de cliente es el comercio nacional o internacional. Si una empresa importa o exporta del extranjero, entonces esto también repercutirá en la elección del ERP. Cuando se da este caso, el ERP generalmente tiene que ser capaz de tratar con otras monedas y reglas (tributarias).

¿En qué difiere el comercio electrónico con el tradicional?

Cada vez más empresas comerciales se centran en el mundo online. Al principio, el internet era sólo un lugar desde el cual conseguir visibilidad. Hoy en día, las personas también compran y venden de esta manera. Por tanto, algunas empresas comerciales piden un ERP que se conecte o integre con la tienda onlineUna tienda virtual es un  buen canal de venta, pero sin la información subyacente no se podría vender nada ni llevar bien la gestión de pedidos y la contabilidad. Entrar esta información de forma manual (a tiempo real) en la tienda online no es factible para la mayoría de las empresas. Por ello, las organizaciones quieren conectar su tienda virtual con el sistema ERP. De esta forma, tienen automáticamente una indicación del inventario, de los precios y de las especificaciones de los productos son esenciales para el funcionamiento del entorno web. . El comercio electrónico es particularmente popular con el comercio B2C, pero una tienda virtualEl comercio electrónico (e-commerce o e-business) abarca todas las formas de comercio en línea. La mayoría de las personas piensa directamente en una tienda online (o webshop, en inglés) para consumidores, pero el término también se utiliza para, por ejemplo, transacciones financieras entre bancos. Con este último sentido de comercio electrónico, el término se remonta a los años 70. también la requieren también empresas cuyos clientes son, por ejemplo, minoristas (B2B). En este último caso, se suele solicitar un portal del clienteEl portal de clientes es una plataforma desde la cual se puede tener un repositorio central para el intercambio de archivos con los clientes. Esta es una función dentro de un sistema de gestión documental. Desde esta plataforma, las empresas pueden subir todos los archivos relacionados con las gestiones de los clientes, como contratos, incidencias, facturas, vídeos, etc. De esta forma, los diferentes empleados que trabajen con dicha cuenta de cliente tendrán toda la información a mano y fácil de encontrar. Este portal sirve como repositorio central de los archivos, pero no es un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM).  donde el minorista tenga su propia cuenta de tienda online.

Esta conexión con el ERP es muy importante. Esta integración web se encarga de que la base de datos central del artículo esté conectado a la página web a través de la tienda virtual. Por supuesto, en la base de datosUna base de datos es una herramienta que recopila datos, los organiza y los relaciona para que se pueda hacer una rápida búsqueda y recuperar con ayuda de un ordenador. Hoy en día, las bases de datos también sirven para desarrollar análisis. Las bases de datos más modernas tienen motores específicos para sacar informes de datos complejos. central del artículo hay información básica sobre el producto, imágenes, sus dimensiones, el stock disponible y la gestión de precios. Con esta información del producto, el cliente puede ver el precio exacto, si hay stock del producto deseado y qué productos relacionados también pueden ser interesantes. Esta optimización se llama gestión de la información de productosLa gestión de información del producto (PIM, Product Information Management) se encarga de que todo el contenido que describe a los productos esté siempre disponible y uniforme. La PIM se ocupa de que el contenido proporcionado por proveedores, los partners y los consumidores también se incluya en el mismo sistema de forma uniforme. (Product Information Management, PIM). Si hay algo que se vende, esta información se le devuelve al ERP y, se actualiza de esta manera el inventario.

Consejo: También se puede optar por gestionar reclamaciones y las devoluciones a través de la tienda online. De esta manera, el cliente puede comenzar el proceso él mismo y se ahorra tiempo.

¿Cómo influyen los sectores relacionados en el comercio?

Finalmente, también otros sectores pueden influir en la elección de un ERP para comercio. Por supuesto, el comercio no está aislado, sino que es un eslabón más dentro de la larga cadena que recorre un producto antes de llegar al cliente final. Esto hace que se creen ciertas interfaces e, incluso, que se solape con, por ejemplo, producción o logística. La Guía ERP 2022La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. describe dos escenarios en los que una empresa comercial tiene que ajustar sus requisitos para que haya un solapamiento con otro sector. Esto provoca que las empresas busquen paquetes ERP en los que se pueda incluir funcionalidadesSegún las funcionalidades de un sistema ERP, éste será más útil para un tamaño, sector y actividad empresarial. Hay una gran variedad de funciones dentro del universo de los softwares ERP, sin embargo, hay algunas que son las más comunes o requeridas. Algunas de las más comunes son: contabilidad, finanzas, gestión de almacenes, CRM, gestión de ventas, entre otras.  de otro sector.

Costes de un sistema ERP para el comercio

Un sistema ERP puede rendir mucho para una empresa comercial o mayorista, pero también es una inversión. Todo el proceso del ERP, desde la fase de orientación hasta que se consigue que rinda por primera vez, requiere tiempo y dinero. Pero hay otras formas de acelerar el retorno de la inversión (Return on InvestmentEl retorno de la inversión (ROI, Return On Investment), sirve para calcular la eficiencia de una inversión. Es decir, con la fórmula de ROI se analizan los costes y beneficios de una inversión para estudiar si es o será positiva o negativa una inversión. Con la compra de un software, los jefes de proyecto reciben órdenes de la dirección para que realicen una estimación del ROI. En este caso, el retorno de la inversión es una medida de ayuda para determinar si una inversión de software concreta merece la pena., ROI).

El retorno de la inversión de un ERP se ve influenciada generalmente por la elección de determinadas funcionalidades. Hay que comprobar que no se escogen algunas funcionalidades sólo porque es posible. Se debe intentar ver qué es lo que realmente se necesita para eliminar los puntos débiles específicos. En la mayoría de los casos, estos puntos críticos están relacionados con el proceso de pedidos y la visión del inventario. Las funcionalidades que se encargan de estas problemáticas ayudan a una empresa a recuperar lo invertido y conseguir una mayor rentabilidad.

Por lo que es realmente útil analizar si los resultados de una funcionalidad deseada hacen que valga la pena la inversión. Algunos paquetes se hacen más caros al añadir funcionalidades, mientras que en otros casos los proveedoresExisten multitud de proveedores de ERP en el mercado. Cada uno de ellos trabaja para ser el mejor en su campo y para su público. Dentro de la variedad de motivos que le harán decantarse por un proveedor, la calidad del servicio ofrecido será un aspecto determinante en el proceso de selección. El mercado de proveedores de ERP en España es un mercado en alza.  ofrecen distintas versiones del mismo paquete. En este último caso, las versiones que tienen funcionalidades añadidas serán más caras que la versión básica. La Guía ERP 2022La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. En ella hay información para poder calcular y planificar los costes de una inversión en un software ERP. contiene una comparación de precios de los distintos paquetes ERP para el comercio.

¿Cómo prepararse para elegir un ERP?

Cada decisión acerca de la elección de un ERP empieza observando y reconociendo el mercado. Además, un jefe de proyecto tiene que conocer qué es lo que la empresa realmente quiere. Teniendo en cuenta esto, se puede escoger un paquete y un socio de implementación.

Consejo: elige un buen periodo de implementación. Por ejemplo, una empresa mayorista con artículos de regalo realiza una mayor carga de trabajo durante los meses que preceden a diciembre debido a los próximas festividades. Si, además, se echa encima una implementación o migraciónUna migración de datos (data migration) es el proceso por el cual se traspasan los datos de un sistema a otro. Las empresas realizan migraciones de datos por distintos motivos, como: cuando se cambia de software o se implementa uno nuevo; cuando se actualizan las bases de datos; o cuando se establece un nuevo almacén de datos. Así, se consigue que los datos del antiguo programa se encuentren en el nuevo para poder seguir operando como si no hubiera sucedido ningún cambio ni teniendo que empezar de cero., podría ser demasiado.

Sin embargo, antes de que comiencen las reuniones sobre la implementación del ERPLa implantación de un ERP es un proceso por el que la mayoría de empresas pasarán más de una vez. Toda implantación que se precie debe estar sustentada por un proyecto bien definido y con pilares sólidos. Existen diferentes metodologías y técnicas de implantación, dependiendo del tamaño de la empresa, la complejidad de los procesos y el software elegido. Sin embargo, se pueden destacar algunas fases comunes por las que debe pasar todo proceso de implantación de un ERP., es muy importante establecer una buena estrategia para comunicarse con un posible partner de implementación. Al describir los procesos empresariales exactos que se realizan, se consigue que el proveedor tenga una buena visión del proyecto. Para ello, la lista de peticiones de las funcionalidades deseadas es una buena herramienta. Cuanto más específicas sean estas peticiones, mejor. De esta manera, una empresa comercial puede preguntar si el paquete ERP puede generar pedidos automáticos para clientes con los que se ha acordado que comprarán determinados productos mensualmente. Por ejemplo, otra petición específica es si es posible que se reserven productos para un cierto cliente.

Finalmente, también es muy útil tener una visión de futuro. Si una empresa tiene la ambición de llegar a ser internacional, entonces, es útil analizar la posibilidad de incorporar otras divisas o sedes en el extranjero. Sería una pena y un coste muy caro si , después de un largo proceso de ERP, el paquete no responde a los requisitos y necesidades de las distintas actividades de la empresa. TIC Portal ofrece ayuda telefónica a los jefes de proyecto a la hora de determinar las funcionalidades que requiere de un paquete de ERP para el comercio a través del número +34 954 040 045.