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Autoservicio del empleado: aumentar la satisfacción del trabajador

El software de recursos humanos no debe centrarse únicamente en el beneficio del departamento de recursos humanos, sino en el de toda la compañía. El autoservicio del empleado facilita esta labor convirtiendo a los trabajadores en personas más autónomas.

Índice:

  1. ¿Qué es el autoservicio del empleado?
  2. Beneficios del software
    1. Crea una compañía más eficiente
    2. Disminución de costes
    3. Aumenta la satisfacción del empleado
    4. Implicación de los empleados
Consejo: un paquete de gestión de recursos humanos puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el digiBook Sistema RRHH: funcionalidades clave los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un sistema de RRHH.

¿Qué significa autoservicio del empleado?

El software de autoservicio del empleado permite a los trabajadores de una empresa el acceso y modificación de su propia información. No se trata únicamente de información personal, también puede estar relacionada con la empresa. Entre las funcionalidades que permite están:

  • Añadir/modificar contactos de emergencia
  • Añadir/modificar direcciones
  • Solicitar vacaciones
  • Gestionar una baja médica
  • Añadir/modificar información bancaria
  • Visualización de nóminas

Estas son algunas de las características esenciales que pueden encontrarse en los módulos de autoservicio del empleado del software de recursos humanos. No obstante, algunas compañías las consideran insuficientes. Para compañías con necesidades específicas existen funciones avanzadas que pueden cubrir sus necesidades. La Guía de Software RRHH 2022 recoge un análisis de esas características avanzadas así como sus principales campos de utilidad en las empresas.

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Beneficios del uso del autoservicio del empleado

Los beneficios derivados del uso de este software no se restringe al nivel del trabajador, sino a la totalidad de la empresa. Existen multitud de ventajas de la utilización de este servicio, pero 3 destacan principalmente.

Crea una compañía más eficiente

El autoservicio del empleado unido a la tecnología actual facilita y reduce las labores administrativas de las compañías. Los empleados disponen de toda su información actualizada en tiempo real por lo que se reducen las peticiones al departamento de recursos humanos. El acceso a la información genera una mayor agilidad en el proceso empresarial. Por ejemplo, si un empleado quiere solicitar las vacaciones en una fecha determinada, desde el portal del empleado puede acceder al calendario. En ese punto, el trabajador podrá comprobar la disponibilidad de la fecha e incluso solicitarla sin necesidad de moverse de su mesa.

Aquí se presenta un ejemplo de cómo funciona un autoservicio del empleado y algunas de las funcionalidades que ofrece (2.13 min. en inglés):

Disminución de costes

Esta solución viene normalmente incluida en el paquete base de un software de recursos humanos, por lo que el coste de la herramienta no es un inconveniente. Cada vez que un empleado responde a una pregunta que antes hubiera realizado al departamento de recursos humanos se ahorra tiempo y dinero. Los directivos deben contemplar estas soluciones como un mecanismo mediante el cual se puede aumentar la productividad empresarial.

Aumento de la satisfacción del empleado

El acceso a la información por parte del empleado disminuye la frustración por el tiempo de espera de respuesta o la claridad de los datos. Del mismo modo, en los casos en los que los propios empleados son los encargados de gestionar su información, la aparición de errores disminuye considerablemente. Por ejemplo, si el trabajador es el que detalla las fechas de su baja médica, se generarán menos confusiones en relación a su fecha de incorporación.

Implicación de los empleados

La implicación de los trabajadores de una compañía es crucial en el éxito de la herramienta de recursos humanos. De nada sirve implementar un gestor de RRHH si los trabajadores no van a utilizar sus funcionalidades. No es sencillo hacer comprender a los trabajadores los beneficios que experimentarán si utilizan el autoservicio. No obstante, existen aspectos que aumentan la implicación. La comunicación constante es uno de ellos. Los boletines informativos, grupos de trabajo o incluso emails son algunas de las herramientas más utilizadas para involucrar a los trabajadores en la implantación de un nuevo software.

autoservicio del empleado implicación

Además de la comunicación continua, existen otras formas de conseguir que los empleados se comprometan a utilizar el autoservicio del empleado. La Guía de Software RRHH 2022 recoge otras formas de implicación de los empleados para la instauración del autoservicio del empleado en el día a día de una empresa.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 15 octubre). Autoservicio del empleado: aumentar la satisfacción del trabajador. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/software-gestion-recursos-humanos/funciones-software-rrhh/autoservicio-empleado-ess