ERP a medida: ¿cómo es un software desarrollado específicamente para una empresa?
Un software ERP hecho a medida se crea completamente para los procesos de una empresa. A pesar de lo interesante que suena esta opción, la cantidad de empresas que tienen softwares ERP estándares supera a las empresas que tienen un ERP a medida. ¿Cuándo conviene tener un software ERP así? ¿qué tienen en común las empresas con este tipo de software? ¿en qué se diferencian los softwares a medida de los estándares?
Índice:
- ¿Cómo es un sistema ERP a medida?
- Disimilitudes entre un sistema ERP a medida y uno estándar
- Fase inicial, intermedia y final de cambios de ERP a media a estándar
¿Qué es un software ERP a medida?
Un software ERP a medida (o Custom ERP en inglés) es aquel que ha sido creado desde cero para adaptarse completamente a los procesos empresariales de una empresa. El desarrollo suele estar hecho por un desarrollador profesional (bien sea una persona, un equipo o una empresa). Es decir, una persona, equipo o empresa especializada en la creación de código.
Las empresas que suelen tener o requerir un software ERP a medida son aquellas con procesos empresariales muy específicos. Al tener un software que se adapta íntegramente al proceso, la empresa obtiene un valor distintivo frente a la competencia. Una vez que tienen ese desarrollo, continúan incorporando nuevos desarrollos a medida cuando van creciendo y/o van surgiendo nuevas necesidades.
En el siguiente vídeo, un consultor de EKCIT usa un símil de forma creativa para explicar qué es un ERP a medida:
Atención: aunque todas las empresas tienen procesos empresariales específicos propios, no todas necesitan un software ERP a medida. En el mercado hay softwares estándares verticales (ERP especializados por sector) que también funcionan muy bien en empresas con procesos específicos. En la Guía ERP 2020 se encuentra una tabla comparativa con los fabricantes de software estándar por sector.
¿En qué se diferencian los software ERP a medida de los que son estándar?
Un ERP a medida está hecho específicamente para una empresa, mientras que el estándar sirve para una gran variedad. Cada Custom ERP es único ya que está diseñado para los procesos empresariales de la empresa. Por tanto, este tipo de software ERP tiene una completa adaptabilidad a la empresa, mientras que el estándar solo podrá adaptarse hasta cierto punto.
Atención: tener un ERP a medida también tiene la inconveniencia de depender bastante del desarrollador. Si el desarrollador del ERP cesa su actividad por algún casual, también dejará de prestarle servicio.
Sin embargo, la adaptabilidad no es la única diferencia entre ambos tipos. Elementos como el tiempo y coste de implementación, mantenimiento y soporte; las actualizaciones; la escalabilidad; entre otros, también influyen. Además de las diferencias generales entre el software ERP a medida y el estándar, también influye si los softwares ERP estándares son propietarios (closed source) o de código abierto (open source). En la siguiente tabla hay una comparación de los distintos tipos de software:
| A medida | Estándar propietario | Estándar open source | |
|---|---|---|---|
| Funcionalidades | Las necesarias, aunque una continuada adición de funciones puede provocar fallos de conectividad por parcheo del código | Por módulos requeridos o paquetes | Por módulos requeridos o paquetes |
| Adaptabilidad | Completa | Limitada | Intermedia |
| Tiempo de implementación | Larga (años). Las empresas no obtienen un ERP completo con el primer desarrollo, sino que van añadiendo funciones | Corta-intermedia. Depende de lo que se requiera | Intermedia. Depende del desarrollo que necesite el proyecto |
| Actualizaciones | A cargo de la empresa | A cargo del proveedor | A cargo del proveedor/desarrollador |
| Flexibilidad | Depende de lo que permita el desarrollo realizado | Depende del sistema | Alta |
| Escalabilidad | Muy limitada | Alta | Depende del sistema |
| Soporte | A cargo de la empresa | Normalmente, a cargo del proveedor | Normalmente, a cargo del proveedor/desarrollador |
| Coste | Coste inicial alto. No hay coste de licencias, pero la empresa deberá pagar los recursos necesarios y al desarrollador para el mantenimiento, soporte y las actualizaciones | Coste inicial intermedio. Las licencias se pueden comprar o hacer pagos peroódicos por licencia, soporte y mantenimiento. El hospedaje (hosting) puede estar contratado o ser de la empresa | Bajo coste de implementación (y licencias). Sin embargo, hay un mayor coste de desarrollo para las funciones que no están hechas. Coste del hospedaje, mantenimiento y soporte según lo contratado por la empresa. |
Atención: en algunas implementaciones de ERP estándar hay una serie de costes ocultos que puede que no sean indicados al principio. En la Guía ERP 2020 se encuentra una lista de los costes ocultos más comunes para una implementación de ERP.
Casos reales de paso de ERP a medida a estándar
Las empresas que tienen un software a medida son aquellas que tienen procesos muy específicos debido a su forma de trabajar y que cuyo tamaño no es muy grande. Los grupos de empresas y las empresas de gran tamaño no suelen adquirir un ERP a medida. Esto se debe a la imposibilidad de crear un software que esté bien para todas las sedes y/o empresas del grupo. Además, el tiempo y el dinero que costaría es bastante elevado. Asimismo, cuando llegan a cierto tamaño o cuando le surgen nuevas necesidades después de un tiempo, las empresas con software ERP a medida tienden a pasar a uno estándar. Por ello, suelen elegir uno estándar y, después, lo adaptan a su actividad.
También, hay empresas que combinan un ERP estándar y los conectan con pequeños programas desarrollados para ciertos procesos muy específicos. Es decir, el 80-90% de la carga de funcionalidades y datos de la empresa está en el ERP estándar, pero, debido a lo específico de la actividad de la empresa, hace falta un mini programa desarrollado para uno o varios procesos concretos. TIC Portal ha realizado una investigación propia en la cual se han entrevistado a expertos en ERP de varias empresas. En los siguientes apartados se encuentran los resultados de las entrevistas de los casos reales de empresas que están en diferentes fases de la migración de un ERP a medida a uno estándar.
Caso real de una empresa en fase inicial de cambio
Una empresa de distribución adquirió su software ERP a medida por imposición de su proveedor principal hace más de 10 años. Este proveedor tenía la necesidad de adquirir un ERP. Como el proveedor quería tener una buena sincronización con sus distribuidores, lo hizo para todos. De esta forma, todas las empresas de su red (entre ellas la empresa de distribución) tenían una buena conexión y unos recursos básicos automatizados. La empresa de distribución, al igual que el resto de partners, tenía que pagar solamente una mensualidad para las actualizaciones, mantenimiento y soporte de la herramienta.
Esa herramienta les ha sido de gran ayuda hasta este momento. No obstante, la empresa de distribución ha crecido y se les ha quedado pequeño. El ERP a medida está hecho en un lenguaje que ya está bastante anticuado, por lo que no se puede hacer más desarrollo. El desarrollador les ha dicho que para ello, habría que volver a comenzar de nuevo. La empresa proveedora que les había impuesto el software les ha dicho que no van a volver a hacer un software a medida a corto plazo. Por lo tanto, la empresa de distribución ha empezado a investigar las diferentes oportunidades del mercado. Como la solución inicial no fue creada originalmente para ellos y la tuvieron que parchear para ajustarla a ellos, se replantean si lo quieren a medida o estándar. Otro motivo por el que se están decantando más por un software ERP estándar es por su ventaja económica. Al estudiar el coste comprobaron que la implementación inicial de un software ERP estándar salía más asequible que crear su propio ERP a medida.
Caso de empresa real en fase media de cambio
Una empresa textil ha instalado un sistema ERP estándar para el sector del comercio textil para sustituir el Custom ERP que tenían desde hace 25 años. Este reemplazo se da porque la empresa ha crecido y, junto con ella, sus necesidades. De hecho, el software ERP a medida había sido desarrollado en MS-DOS y ahora está obsoleto, por lo que no puede seguir desarrollándose para cubrir las nuevas necesidades.
Al principio, viendo la gran adaptabilidad de un ERP a medida, querían desarrollar a medida de nuevo. De hecho, el desarrollador del primer ERP empezó a hacerlo para Windows, pero les recomendó buscar un software vertical para su actividad. Esa recomendación venía porque el tiempo y coste que iba a suponer que el desarrollador creara un sistema iba a ser tan elevado que no les iba a compensar, sino que era más fácil buscar un software y que se adaptaran un poco a él.
En la actualidad, ya han escogido un software ERP para el sector textil. Como acaban de comenzar, el gerente reconoce que les está costando el cambio de un software al que estaban acostumbrado a uno nuevo. Debido a que todo el personal está acostumbrado al sistema anterior, el cambio se suele hacer cuesta arriba e, incluso, es normal que el personal cometa pequeños errores por proceder de la manera antigua. Esto sucede porque, aunque están ajustando el nuevo ERP a sus procesos, ellos también tienen que adaptar sus procesos un poco al sistema.
¿Sabías que? Muchos proveedores también ofrecen servicios de consultoría. De esta forma, puede verse qué procesos podrían optimizarse o cuánta adaptación necesitará un software. Definir los procesos y hasta qué límite se puede desarrollar ayuda a que tanto el proveedor como la empresa se hagan una idea más clara del tiempo y coste del proyecto de software.
A pesar de que el sistema ya no está hecho a medida, el gerente ve la implementación como algo positivo. Desde que lo han empezado a implementar han subsanado errores de información y tienen posibilidad de una mayor escalabilidad debido a toda la gama de funciones que ofrece la empresa implementadora.
Caso real de una empresa en fase final de cambio
El tercer caso es el de un grupo de producción de alimentos y distribución. Ellos tenían un ERP a medida desarrollado sobre AS400 (sistema introducido por IBM en 1988) que ha estado funcionando durante 20 años. Este software fue desarrollado para una de las empresas del grupo, por lo que sufrió muchos parches para adaptarse al resto de empresas. Aparte de parches, también cada empresa necesitaba de vez en cuando el desarrollo de un programa para automatizar algún proceso específico.
Por tanto, la conexión entre el software ERP a medida y los distintos programas daba problemas a veces. Esto hacía que datos faltaran o estuvieran duplicados, lo que hacía que no fuera del todo fiable. Debido a todos estos problemas decidieron cambiar de software ERP y, al ver las distintas posibilidades, se decantaron por un ERP estándar. Al contratar un software estándar la empresa ha tenido que llegar a medio camino entre el software y su procesos empresariales específicos.
Nota: cuanto menor sea la personalización del software, menos problemas podrán surgir de las actualizaciones generales del software estándar.
No obstante, la empresa considera que el ERP estándar tiene una serie de ventajas como:
- no tener que preocuparse de forma interna por las actualizaciones del sistema;
- o una mayor escalabilidad debido a que ofrecen una gran cantidad de módulos que podrían ser interesantes de cara a futuro.
Respecto a las actualizaciones, cuando estaba el ERP a medida, era la empresa la responsable de las actualizaciones. Ahora, el proveedor se encarga de hacer constantemente actualizaciones para mejorar las funciones generales. Por ejemplo, cuando entró en vigor la ley que hacía obligatorio para cierto tipo de empresas el tener la facturación conectada al Suministro Inmediato de Información del IVA (SII), la empresa tuvo que hacer un gran esfuerzo para poder cumplir con la ley. Con el nuevo software estándar, esto ya estaba integrado.
Atención: Cuando el desarrollador de un ERP a medida es una empresa o equipo, se puede establecer un contrato para que hagan el soporte y las actualizaciones (legales y de seguridad, no desarrollo). Sin embargo, muchas pymes contratan desarrolladores particulares para los desarrollos de su software. En este caso, es la propia empresa la que tiene que estar pendiente de estos asuntos legales y de actualizaciones.
