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¿Qué es la gestión de ventas y para qué sirve?
La gestión de ventas consiste en controlar los pedidos de los clientes y, además, gestionar los equipos comerciales y crear las estrategias para incrementar el número de ventas. Esta gestión forma parte del core de una empresa, ya que, si no hay ventas, no hay dinero.
Dependiendo del tamaño de la empresa, esta gestión puede llevarse con un Excel. Sin embargo, cuando ya se llega a cierto volumen de ventas, gestionar las ventas con un excel se hace imposible. Por ello, hay softwares que ayudan a registrar todos los pedidos. Asimismo, hay softwares más sencillos y más complejos. Los más sencillos se centrarán en llevar un registro, y la persona de administración o ventas tendrá que introducir los datos manualmente. No obstante, hay softwares ERP que permiten una automatización de este proceso. Esto se debe a que el módulo de ventas se alimenta de los datos de otros módulos que se encuentran dentro del sistema ERP.
¿Cómo se sincroniza con otros sistemas?
La gestión de ventas es una función central, por lo que se alimenta de otros módulos y, a su vez, sirve de alimento para esos mismos sistemas. Por ejemplo, gracias a un sistema de gestión de clientes, podemos relacionar un pedido con un cliente.
¿Cómo se gestionan los diferentes tipos de venta?
Dependiendo de la forma de trabajar de una empresa, las ventas se pueden hacer: online, con agentes y/o en tiendas físicas.
Venta online
Para las empresas que tienen tienda online, es importante asegurarse de que se puede conectar al sistema ERP. Al conectar un sistema ERP con una plataforma e-commerce, por ejemplo Magento o WooCommerce, los datos se vuelcan directamente en el software. Esto hace que no haga falta introducir las ventas de forma manual en el sistema y evita que haya pedidos que no se registren o que salgan duplicados.
¿Sabías que? Muchas empresas que venden online tienen una conexión establecida entre la tienda online y su sistema ERP. Sin embargo, para que funcione bien hay que tener una serie de elementos en cuenta. En la Guía ERP se encuentran los detalles que hay que considerar al conectar un e-commerce con un sistema ERP.
Para impulsar sus ventas, algunas empresas usan la gestión de información del producto (Product Information Management, PIM). Este sistema funciona a modo de escaparate. Así una persona puede ver un catálogo de forma visual. Por ejemplo, IKEA ha creado algunas “tiendas” en centros comerciales. En estas tiendas hay comerciales con una tablet que tienen este sistema y pueden mostrarles a los clientes cómo quedaría un espacio con los productos que seleccionan comprar. De esta forma, el cliente puede ver si todo lo que quiere comprar cabe en la habitación y cómo quedaría la combinación de la decoración deseada. Este tipo de software también se ve mucho en las redes sociales, como Instagram. Cuando una tienda tiene un catálogo en Instagram, puede poner una foto y etiquetar los productos que aparecen en ella. El internauta puede clicar sobre las etiquetas, ver la información del producto y ser reconducido a la página web para que se termine de efectuar la venta.
Venta con comerciales
Por otra parte, algunas empresas realizan sus ventas por medio de agentes que van visitando o llamando a los clientes. Por ejemplo, una empresa cárnica que trabaje con agentes comerciales que visita empresas del sector horeca. Cada vez que un comercial consiga una venta, tiene que introducir esta venta en el sistema. Al registrarla, se descuenta el stock del inventario y/o se manda una orden a producción para que comiencen a generar el pedido.
Además, muchas empresas trabajan dando una comisión por venta a sus comerciales. Por lo que, al registrar la venta, el propio sistema calcula la comisión que se lleva el agente de acuerdo con las normas establecidas. Esta comisión aparecerá en la nómina del comercial. Esto quiere decir que los datos de las ventas y las comisiones de cada comercial deben volcarse en el sistema de nóminas para que se les abone o deben ser enviados a la gestoría que realice las nóminas para que las incluya.
Venta en tiendas físicas
Otra forma de vender es en las tiendas físicas. La mayoría de las empresas hacen uso hoy en día de un terminal de punto de venta (TPV). Este sistema no sólo actúa como caja, sino que permite conocer el stock actual de la empresa y conocer las estadísticas de ventas. Conectando este sistema al ERP, la gestión de ventas se alimenta de los datos de ventas de las tiendas físicas, pudiendo generar información importante para tomar decisiones.
Por ejemplo, un sistema empresarial de un supermercado comprueba que últimamente ha caído la demanda de humus gracias a las ventas en local. Entonces, desde el equipo de ventas pueden ver si esos datos son sólo en esa sede o si también pasa en el resto. Teniendo esto en cuenta, el departamento de ventas puede decidir si promueven el producto para aumentar las ventas o si lo retiran de su gama de productos.
Combinación de diferentes tipos de ventas
Cuando una empresa combina varias formas de venta, es importante que se lleve una buena gestión de las ventas. Por lo tanto, la empresa debe ser capaz de controlar que la producción de la empresa pueda proporcionar el servicio ofrecido. Por ejemplo, una empresa de fabricación de máquinas sabe que como máximo puede producir 20 máquinas en una semana. Entonces, si venden tanto online, como en tienda física como por comercial, las diferentes formas de ventas tienen compenetrarse. De esta forma, conocen qué capacidad de producción tienen aún disponible. Así, si online se venden 4 máquinas, ya sabe el comercial que si realiza una venta, no puede ser superior a 16 máquinas, a no ser que el cliente esté dispuesto a esperar más tiempo.
El otro motivo es por el inventario. Una empresa de suministros de oficina tiene en el almacén 100 paquetes de 500 folios y tiene venta online, física y con comerciales. En este caso, el sistema ERP debe ser capaz de coordinar las 3 formas de ventas para que sólo se venda lo que de verdad está disponible y no más.
La gestión de ventas está estrechamente relacionada con la gestión de clientes
Los departamentos de ventas suelen trabajar con un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM). Este sistema es bastante útil porque pueden ver los (posibles) clientes y contactarles para cerrar una venta teniendo información sobre lo que han consultado/comprado anteriormente.
Atención: las funcionalidades que requerirá una empresa del CRM variará enormemente dependiendo del/ de los departamento/s para los que lo quiera y de su forma de trabajar. Hay una gran cantidad de funcionalidades, por lo que es muy fácil perderse a la hora de identificar qué necesita exactamente la empresa. Por ello, TIC Portal ha desarrollado el digiBook Sistema CRM: funcionalidades clave. En su interior hay 418 criterios de selección. De esta forma, se puede indicar directamente qué funcionalidades se requieren y qué prioridad tienen.
El sistema de CRM también es muy relevante para la gestión de los precios. Una empresa puede establecer sus precios dependiendo de diferentes parámetros. En el caso de que el precio varíe por cliente, la empresa debe tener en cuenta si es un cliente comercial o final y/o si se tiene un acuerdo especial establecido con él.
Por ejemplo, cuando es un cliente final el precio será mayor que el de un cliente comercial, ya que la cantidad de producto que requiere un cliente final será mucho menor que el de uno comercial. Si en el módulo de ventas sale reflejado que un cliente comercial compra con bastante frecuencia cierto tipo de materiales, los comerciales pueden hacerles ofertas personalizadas para esos productos u otros relacionados.
Otro caso importante para ventas es el cumplimiento con los acuerdos establecidos con clientes especiales. Por ejemplo, una empresa de venta de caucho tiene varios clientes, entre ellos, una empresa fabricante de neumáticos conocida. La empresa de neumáticos contrata a la empresa de caucho como proveedora de caucho al cerrar un acuerdo que dice que cuando le hagan un pedido, tienen que recibirlo en 24 horas. Si el acuerdo no se cumple, hay una indemnización por la que, por cada día de retraso, el precio del pedido se reduce un 5%. Por lo tanto, si varias empresas hacen un pedido de caucho, la empresa de caucho le dará prioridad a la fabricante de neumáticos.
La gestión de venta va mano a mano con la contabilidad de la empresa
Cuando se realiza una venta, se elimina el stock del inventario. Cuando se llega a cierto stock mínimo, el departamento de compras debe estar al tanto para proceder con el aprovisionamiento de la empresa.
Al igual que con la gestión de ventas, los sistemas de ERP incluyen generalmente un sistema de compras. Algunas empresas establecen una conexión entre ambos módulos, por lo que, si se genera una venta, también se genera automáticamente una orden de compra para adquirir los materiales. Esto pasa sobre todo en las empresas que fabrican por pedido.
A veces, hay módulos de ventas que incluyen una funcionalidad de preventas. Esta funcionalidad es especialmente interesante para las empresas textiles porque han de determinar el precio de la colección de ropa antes de que se sepa el coste final de fabricación y transporte. Este módulo de preventa recoge datos de colecciones anteriores, y permite comparar precios para poder establecer buenos precios a los productos.
Nota: muchas empresas textiles utilizan un módulo de preventa para poder establecer los precios de las nuevas colecciones. En la Guía ERP se encuentran los aspectos importantes a tener en cuenta al considerar un módulo de preventa para empresas textiles.
Otra funcionalidad central que está dentro del sistema ERP es finanzas. La conexión entre finanzas y ventas también es muy importante. Al registrar las ventas, esta información debe aparecer inmediatamente en el sistema financiero. De esta forma, la empresa consigue tener una visión actualizada de los ingresos de esa venta, además del resto de líneas contables derivadas de la venta (como los gastos de distribución).
Esta conexión entre ambos sistemas también es muy importante en el caso de que la venta sea internacional. Por ejemplo, para contabilidad no es lo mismo vender a España que a Alemania. En la factura del pedido del cliente alemán no debe haber IVA, sino VAT Reverse Charge.
Por ello, también es importante que se vuelque la información de los datos de la venta en el sistema de facturación. Esta conexión de los datos entre sistemas hace que una empresa ahorre bastante tiempo de introducción manual de los datos de facturación.
Atención: el VAT Reverse Charge es solo una de las muchas posibilidades que hay dentro de un sistema financiero. Por eso, es muy normal que un jefe de proyecto pueda sentirse perdido entre tantas funcionalidades y posibilidades. Por eso, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Sistema financiero: funcionalidades clave. En su interior se encuentran todas las funcionalidades existentes, expuestas de forma clara y con la posibilidad cuáles son las que se requiere y qué prioridad tienen.
Tomar decisiones de ventas con ayuda de la inteligencia de negocios
Los directores de ventas tienen que tomar decisiones estratégicas constantemente para mejorar las ventas de la empresa. Por ello, muchas empresas conectan el sistema ERP o el módulo de ventas a un software de inteligencia de negocio (BI), como Power BI o SAP BusinessObjects.
Con esta conexión, las empresas hacen informes y obtienen cuadros de mandos con los que pueden analizar su situación actual. Por ejemplo, con un cuadro de mando de BI se puede ver qué canal de venta online es más rentable para la empresa. De esta forma, se pueden establecer criterios de presupuesto para cada canal teniendo en cuenta su rentabilidad.
Sin embargo, no sólo se utiliza para los canales de venta. También puede utilizarse para hacer previsiones de ventas basadas en las tendencias actuales y el histórico de ventas y/o calcular las ventas por cliente, producto, sede, país, etc. Por ejemplo, si han bajado las ventas de un cliente importante, se puede analizar cuál es la causa, y así intentar promover que vuelva a comprar con mayor frecuencia y/o una mayor cantidad.
Asimismo, un sistema de BI también permite hacer el seguimiento de los KPI de los comerciales. Cada comercial puede ver en qué porcentaje está de su objetivo mensual y llevar un control de sus ventas. También un responsable de equipo puede ver cómo van las ventas de su equipo, para poder así dar formación u orientación a aquellos que lo necesiten.
Atención: hay empresas que prefieren tener la información en cuadros de mando y otras que prefieren tener los datos en informes. En la Guía ERP se encuentran las ventajas y desventajas de ambos tipos para que se pueda escoger cuál conviene más a la empresa.
Otras conexiones importantes para la gestión de ventas
Cuando se realiza una venta, se genera una serie de documentos relacionados con esta venta. Por ello, muchas empresas conectan el módulo de ventas con un sistema de gestión documental. Estos documentos suelen ser la orden de pedido del cliente, albarán y las facturas.
Hay clientes que hacen múltiples pedidos. En estos casos es muy común que se reúnan varios albaranes en uno sólo. Así el cliente tiene que observar un único documento en vez de 20. Asimismo, este tipo de clientes suele pedir que se les haga una factura recapitulativa de sus pedidos. Esto quiere decir que una empresa presenta una única factura en la que se reúnen todas las ventas producidas a dicho cliente dentro de un periodo de facturación establecido. Por ejemplo, si una empresa recibe 100 pedidos de un cliente en un mes, la empresa puede presentarles 20 albaranes (dónde están todos los artículos de los pedidos) y 1 sola factura de dónde están todos los datos de las ventas realizadas.
Otra conexión importante para ventas es con la gestión de proyectos. Una empresa que trabaja en base a proyectos suele hacer ciertas ofertas a sus clientes. Estas ofertas se registran dentro del software de proyecto. Cuando se conecta la gestión de proyectos con el ERP, se pueden establecer presupuestos más acertados. Por ejemplo, una empresa de instalación fotovoltaica calcula el precio de un proyecto teniendo en cuenta la potencia que se vaya a construir. De media, una planta solar fotovoltaica de 50 MegaWatios (MW) suele costar de media unos 30.000.000 millones de euros. El coste total de los paneles supone el 50-60% del coste total de este tipo de instalación. Si una empresa quiere montar una planta solar de 25 MegaWatios (MW), el equipo de ventas puede basarse en presupuestos anteriores y presentarle un presupuesto de 15.000.000 por sus servicios.
Atención: cuantas más conexiones se establezcan entre sistemas mayor será la complejidad y coste del sistema. Si no está seguro sobre qué conexiones se deben hacer y cuáles no con la gestión de ventas, puede ponerse en contacto telefónico y un consultor del centro de conocimiento EKCIT le ayudará: +34 954 040 045.
Coste de un sistema para gestión de ventas
La gestión de ventas suele estar incluida dentro de un sistema ERP. Dependiendo de las conexiones, la cantidad de funcionalidades y licencias que se requiera el coste será mayor o menor.
El coste del sistema para una empresa pequeña que quiere un software ERP sencillo para 3 usuarios con módulos de ventas, compras, pedidos, contabilidad, facturación y almacén, puede ser de 12.000€ para el primer año y un 20-30% para las licencias, mantenimientos y soportes de los años siguientes.
En cambio, el coste para una empresa mediana que requiere un software ERP para 10 usuarios con módulos de ventas, compras, gestión de almacenes e inventario, integración con su e-commerce y catálogo y contabilidad con conexión al sistema SII, puede tener un coste de 60.000€ para el primer año y un 20-30% para las licencias, mantenimientos y soportes de los años siguientes.
Cuanto más grande es la empresa, mayor es el número de funcionalidades y de usuarios y, por tanto, mayor es el coste. Por ejemplo, una empresa grande que quiere un software ERP para 60 usuarios con ventas, compras, pedidos, CRM, gestión de inventario, fabricación, ensamblaje, PIM, contabilidad con conexión al SII, facturación internacional, multi-idioma, puede costar 400.000€ para el primer año y un 20-30% para las licencias, mantenimientos y soportes de los años siguientes.
Atención: determinar los costes para este tipo de sistemas suele ser bastante complejo. Los jefes de proyecto pueden orientarse acerca de los costes consultando el planificador de presupuestos que se encuentra en la Guía ERP.