¿Cómo archivar de forma digital usando un gestor documental?

El software de archivo digital es una tendencia que está en crecimiento. Cada vez hay más empresas que se benefician de la digitalización y la organización de archivos físicos. Además, a menudo, hay una gran evolución y mejora en la estructuración de los documentos ya digitalizados. Los documentos que se encuentran en un archivo digital se gestionan de manera ordenada y segura. ¿Qué otras ventajas ofrece un archivo digital? ¿Cómo está desarrollado? ¿Cómo se realiza la preparación? ¿Y cómo se mantiene la validez jurídica de los documentos en papel una vez digitalizados?

Índice:

1. Empezar a archivar de forma digital
1. Sistemas para gestionar un archivo digital
2. Beneficios del archivo digital
1. Mayor accesibilidad
2. Garantía de seguridad de la información
3. Tramitación de grandes cantidades de documentos
4. Liberación de espacio
3. Pasos para estructurar un archivo digital
4. Legislación de contenido digitalizado
1. Validez legal de los documentos 
2. Destrucción de documentos ya digitalizados
5. Archivar diferentes formatos 
6. Normas ISO y gestión de archivo
7. ROI de una gestión de archivo

¿Cuándo empezar con un archivo digital?

Todas las empresas tienen una razón específica para querer archivar algunos documentos. Por ejemplo, cuando una organización invierte, el IVA puede recuperarse en la mayoría de los casos. Pero, si no se guarda bien la factura, se puede perder y no podría probarse que se hiciera la inversión durante la inspección. Esto desembocaría en una pérdida de ingresos. Normalmente, las escrituras notariales no deben perderse por motivos legales. La creación de un buen archivo a través de un gestor documental puede evitar multas. En la Guía de Gestión Documental 2024La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. hay una descripción de diferentes paquetes con módulos de archivos específicos.

A la hora de guardar y preservar los documentos de archivo, las empresas se enfrentan a varios tipos de problemas. Por un lado, encontramos aquellas empresas cuyos documentos están bien archivados pero en formato físico. Por otro lado, hay empresas que han digitalizado todos sus documentosLa digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible., pero se desconoce dónde están. Además de estos dos casos, también hay empresas que se encuentran en medio de estos dos extremos. Un archivo digital puede ser la solución para estos problemas. Para ello hay que crear un archivo en el que los documentos se clasifiquen digitalmente y bien.

Consejo: un paquete de gestión documental puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el digiBook Gestión documental: funcionalidades claveEl digiBook 'Gestión documental: funcionalidades clave' reúne todas las funciones de un Document Management System en un mismo sitio. Este Premium digiBook contiene listas de control donde indicar los requisitos y sus prioridades. Rellenar estas listas ayuda a realizar una elección de proveedores. los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un gestor documental.

¿Existen softwares para la gestión de archivos?

En el mercado de los software hay sistemas específicos enfocados a la gestión de archivos o a la gestión de documentos electrónicos (conocido en inglés como Electronic Records Management, ERM). Sin embargo, en la mayoría de los casos es una parte integrada en el sistema de gestión documentalUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.. El gestor documental ayuda a archivar los documentos digitales clasificándolos y haciéndolos accesibles. El software puede digitalizar el archivo con la estructura y el tipo de documento deseado de una manera más o menos estandarizada. Ciertos paquetes de gestión documental incluyen la funcionalidad de convertir el contenido de los documentos escaneados en textos editables. A esta transformación se le llama conversión. La Guía de Gestión Documental 2024La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. En su interior podrá encontrar información de cómo convertir en editable un documento con OCR.  ofrece una visión general de las diferentes posibilidades de conversión de distintos paquetes.

¿Qué ventajas tiene el archivo digital?

Mayor accesibilidad del archivo

Un archivo digital está bien diseñado cuando se puede acceder fácilmente. Un empleado puede buscar en el sistema a través de metadatosLos metadatos, o metadata en inglés, son los datos sobre datos. Por lo tanto, los metadatos, son los datos que proporcionan un contexto, descripción e información adicional sobre datos. Estos datos pueden encontrarse en una página web, imagen, vídeo, documento o carpeta. En el caso de las páginas webs, estos datos se encuentran en las “meta tags” o meta etiquetas de HTML o XHTML. o contenido y, de esta forma, encontrará rápidamente el documento deseado. Por ejemplo, en una discusión sobre una duda de una herencia, un notario puede ver rápidamente los documentos que aclaran legalmente qué persona tiene el derecho respecto a algo. Estos pueden ser textos legales, pero también testimonios (por ejemplo, un testamento).

Para los gobiernos, otra ventaja que puede ofrecer un archivo digital es la accesibilidad externa. En España, la Ley de Procedimiento Administrativo y la Ley de Régimen jurídicoEl objetivo de estas dos leyes es la organización y transparencia a través de los sistemas de digitalización, gestión y control. Para llegar al objetivo de organización, la obligación del uso de un sistema digital quiere conseguir un ahorro en tiempo y coste, con su consecuente eficacia y eficiencia de los procesos de trabajo. Para cumplir con la transparencia, todos los procedimientos que se realicen deberán tener un acceso público. se encargan de la digitalización del sector público. Los objetivos de estas leyes son:

1. Conseguir una mayor organización y transparencia a través de los sistemas de digitalización, gestión y control, ya que todos los procedimientos deberán hacerse de acceso público.
2. Ahorrar tiempo y coste para una mayor eficacia.

Garantía de seguridad de la información

Gracias al sistema de gestión documental los documentos digitales también se archivan de forma segura. Lo primero a tener en cuenta es que los archivos digitales son menos vulnerables que los documentos en papel porque éstos pueden volverse ilegibles o traspapelarse. Un sistema de gestión documental reduce estos riesgos ya que digitaliza y realiza copias de seguridad (back upUna copia de seguridad (backup) es un duplicado de los datos que se hace para poder recuperarlos ante cualquier pérdida o incidente. Por lo tanto, las copias de seguridad forman una parte muy importante de la seguridad TIC de la empresa, ya que sin ellas una empresa podría quedarse sin sus datos. Por ello, en la norma ISO 27001, de seguridad informática y de información, exige que se hagan backups regularmente, que se comprueben que sean correctas y restaurables.). De esta forma, la digitalización de archivos garantiza la seguridad de la informaciónLa seguridad TIC, o Information Technology Security (IT security) en inglés, se encarga de implementar las medidas de seguridad para proteger la información usando diferentes tipos de tecnología. La seguridad TIC protege los datos empresariales, que comprenden tanto los de formato electrónicos como en papel..

Un aspecto final de la seguridad un archivo digital es el de los derechos de acceso. Un sistema de gestión documental gestiona quiénes pueden consultar y quiénes pueden modificarLa gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores. el archivo digital. Con la ayuda de claves digitales, el sistema se encarga de bloquear ciertos documentos a aquellos usuarios sin derecho de acceso, incluso cuando el sistema se encuentra en la nubeLos sistemas de gestión documental en la nube han irrumpido con fuerza en el panorama empresarial. La unión adecuada entre la nube y los gestores documentales puede proporcionar nuevas posibilidades a las empresas. El trabajo en la nube comienza a formar parte importante de todos los sistemas de la información y como tal, los sistemas de gestión documental no iban a ser una excepción.. En la Guía de Gestión Documental 2024La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Uno de los asuntos tratados es el de cómo garantizar de la documentación que se encuentra en la nube. hay 5 consejos cruciales para garantizar la seguridad de un archivo en la nube.

Tramitación de grandes cantidades de documentos

En un archivo digital se almacenan grandes cantidades de documentosEn su significado original, el almacén de datos significa puramente el almacenaje de la información. No obstante, la descripción original de Bill Inmon, el padre del almacén de datos, dice lo siguiente: “el almacén de datos consiste en la recopilación de datos orientados, integrados, dependientes del tiempo, que suponen la base de las decisiones de gestión» (Inmon, 1992 – traducción propia). de forma rápida y estructurada. Estos documentos se pueden consultar de manera eficiente. Debido a la gran capacidad de procesamiento de un sistema de gestión documental, se consigue ahorrar espacio de almacenamiento físico. Además, con el sistema se puede reducir el número de empleados que trabajan con los archivos y garantiza que sean fácil de localizar. Gracias a una buena implementación y capacitación en el uso del gestor documentalLa instalación del software en sí no es más complicada que el de otras soluciones TIC. Pero la adaptación de los trabajadores de la empresa al manejo del nuevo sistema presenta a menudo una serie de problemas. La realidad es que un sistema de gestión documental no supone un cambio meramente tecnológico. Para los empleados de la empresa supone un cambio en su trabajo, en su manera de hacer las cosas y de pensar. Normalmente los cambios tecnológicos son rápidos, pero las personas necesitan un período de aclimatación para aprender a manejarse en entornos que les son desconocidos., un empleado puede encontrar un archivo directamente, incluso si el archivo es grande.

Liberación de espacio físico

En muchas empresas, el volumen de documentos que debe almacenar es tan grande que hasta tienen salas y almacenes dedicados exclusivamente para ello. Cuando un empleado necesita un documento pierde tiempo porque tiene que ir hasta la sala, averiguar en qué mueble de archivo está y en qué fichero, volver a su despacho, usarlo y devolverlo a su sitio correcto. Al final, si se tiene que hacer eso varias veces al día o a la semana, se pierden muchos minutos e, incluso, horas.

Además, el espacio que ocupa el archivo físico se le está quitando a otros elementos. Por ejemplo, la sala del archivo podría servir de oficina cuando se aumente el personal de una empresa, para aumentar el inventario o extender la zona de producción. Por tanto, no es sólo cuestión de espacio físico y ahorro de tiempo. El hecho de tener un archivo físico también elimina la posibilidad de aprovechar el espacio para otros propósitos que podrían ser más rentables.

El plan paso a paso de la configuración de un archivo digital

Los pasos a seguir que se muestran a continuación son generales. En el caso de que una empresa requiera conocer más en detalle cómo debería proceder en su caso específico debería leer el Premium digiBook DigitalizaciónCon este digiBook incrementa sus posibilidades de llevar a buen puerto un proyecto de digitalización. De la mano de cinco pasos, se examinan diferentes escenarios de digitalización, y se aclaran los pasos que debe seguir como gestor de proyectos antes y durante un proyecto de digitalización.. En él se encuentran los pasos a seguir dependiendo de las características y necesidades de la empresa, además de contener consejos, videoentrevistas con expertos y tecnologías que facilitan el proceso de digitalización.

¿Es legalmente factible archivar todo digitalmente?

A la hora de configurar un archivo digital, también hay que tener a menudo el componente legal en cuenta. Un sistema de gestión documental puede facilitar el archivo de documentos de acuerdo con la legislación en muchos casos, sin embargo, hay que sopesar una serie de cuestiones.

¿Son legalmente válidos todos los documentos del archivo digital?

Para que sea legal la digitalización del archivo físico, los documentos han de cumplir una serie de leyes. Por ejemplo, la ley EHA/962/2007, la cual permite prescindir de los documentos originales en papel de facturas, documentos sustitutivos y de otra naturaleza, si se realiza la digitalización certificada. La digitalizar digitalización certificada se consigue cuando se dan 2 requisitos:

1. Que se garantice una imagen fiel e íntegra de cada documento con firma electrónica incluida;
2. Que en la organización de la digitalización se cumplan las garantías establecidas en la ley EHA/962/2007 con respecto a la base de datosUna base de datos es una herramienta que recopila datos, los organiza y los relaciona para que se pueda hacer una rápida búsqueda y recuperar con ayuda de un ordenador. Hoy en día, las bases de datos también sirven para desarrollar análisis. Las bases de datos más modernas tienen motores específicos para sacar informes de datos complejos..

Para facilitar el proceso, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) tiene un Plan de Gestión de CalidadLa gestión de calidad consiste en conseguir la máxima calidad de un producto, de un proceso de producción, o de un servicio u organización. Es una forma general de gestión empresarial que garantiza que el trabajo se realice siempre de una forma uniforme y de alta calidad. La gestión de calidad también incluye controles y evaluaciones con regularidad. De esta manera, se evalúa y mejora la calidad de una organización, tanto a nivel micro como a nivel macro.. Dentro de este plan se encuentra la homologación de softwares especializados para la digitalización certificada de facturas. Por tanto, si ése es el objetivo de la empresa, lo ideal es contratar directamente un proveedor cuyo sistema esté homologado. La lista de sistemas homologados para la digitalización certificada no es fácil de encontrar.

Para saber qué proveedores pueden integrar un software de digitalización, no dudes en contactar con TIC Portal a través de Consulta o llamando al +34 954 040 045.

Aparte de la EHA/962/2007 con la digitalización certificada también hay otras leyes que influyen en la digitalización. Una de ellas es el RD 4/2010, que contiene el Esquema Nacional de Interoperabilidad de España. Esta ley se basa en las Normas técnicas de Interoperabilidad (NTI) . Estas normas definen diferentes aspectos del intercambio de documentos administrativos por medios electrónicos. Por ejemplo, los modelos de datos para el intercambio de documentos administrativos digitalizados, la firma electrónicaEl término firma digital se usa para referirse a una forma electrónica de firma. Esto puede ser una firma electrónica ordinaria o una firma electrónica cualificada. A veces, sólo la segunda forma recibe la definición de digital. Una firma electrónica ordinaria se parece a la firma tradicional. Con ayuda de un bolígrafo electrónico o de una firma escaneada pueden firmarse los documentos electrónicos y los e-mails. La firma confirma la identidad del firmante. Mientras que, con la firma electrónica cualificada, se adjuntará al certificado cualificado un documento o acción de autorización. Este certificado confirma la identidad del firmante y su autoridad para firmar. Además, garantiza que nada ha cambiado en el documento o acción a firmar. Finalmente, el certificado también hace que la firma sea legalmente válida., etc.

Otra ley que se debe tener en cuenta a la hora de digitalizar es la ley de protección de datosDesde el 25 de mayo de 2018 se aplica el Reglamento general de protección de datos (GDPR, General Data Protection Regulation) en toda la Unión Europea. Esta ley uniforme transpone las leyes nacionales de protección de datos, como la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). El objetivo final de la nueva legislación es la protección de los derechos básicos de privacidad de los implicados. . Cuando una persona pide que se eliminen sus datos personales, la empresa que recibe al petición ha de ser capaz de hacerlo. Si no sucediera así, la empresa podría acabar con una multa considerable. Puedes encontrar más información sobre estas leyes que hay que tener en cuenta en la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro de la Guía, tiene indicaciones de cómo cumplir con la LOPD con un gestor documental..

¿Se puede eliminar el archivo físico después de la digitalización?

Generalmente, una vez realizada la digitalización certificada de los documentos, los documentos originales en papel se pueden eliminar legalmente. Esto se debe a que los registros físicos son reemplazados por versiones digitales. Sin embargo, siempre conviene contemplar las condiciones de validez legal y ver por sector lo que aún debe guardarse en formato de papel.

¿Es posible ingresar todo tipo de documentos en el archivo digital?

Cuando se habla del archivo de palabras, la mayoría de las personas tienden a pensar erróneamente en documentos de texto en papel o digitales. Los documentos más obvios de archivo digital son aquellos en formato Word, Excel o Pdf. No obstante, cada vez tiene una mayor relevancia archivar digitalmente otro tipo de documentos, como por ejemplo, aquellos documentos que se encuentran adjuntos en correos electrónicos.

Los registrosRetener significa literalmente mantener conservado. se encarga de incluir todos los documentos (e, incluso, archivos multimedia) que se archivan dentro de una empresa. En un contexto TIC, el término se refiere generalmente a la forma de archivar con ayuda de un gestor documental. la gestión de retención está estrechamente relacionada con la gestión de registros (también conocida como Records Management) y el ciclo de vida de un documento. A menudo estos términos se usan de forma indiferente. Por lo tanto, la gestión de retención trata sobre si un documento se debe guardar en el archivo, y del tiempo de almacenamiento de dichos documentos.  también pueden estar grabados en otros soportes de información, como por ejemplo, un cassette conservado del fundador de una empresa con información sobre la misión y visión de la empresa. Además, hoy en día, se pueden incluir las conversaciones grabadas de Skype sobre un proyecto determinado para conservar la evaluación. Algunos paquetes de gestión documental ofrecen la posibilidad de archivar digitalmente también aquella información de operadores alternativos. En la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. , se presenta una serie de paquetes adecuados para poder archivar documentos de formatos alternativos y soportes de información.

¿Qué normas ISO existen para los sistemas de archivo digital?

Las normas ISOLas normas ISO son normativas internacionales para la optimización de los procesos empresariales, fueron elaboradas por la Organización Internacional de la Estandarización (ISO, International Standard Organization). Los miembros de ISO son representantes de los institutos de normalización nacionales, como la UNE en España (Una Norma Española). Estos representantes establecen las normativas ISO en consenso. Las estandarizaciones establecidas por consenso se escriben en un documento en inglés y se facilita su adquisición a través de la plataforma ISO. Las organizaciones nacionales también ofrecen traducciones de dichas normas. son pautas estándares internacionales para optimizar los procesos empresarialesUn proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización.. Las normas son documentos técnicos de aplicación voluntaria, y, por lo tanto, no son vinculantes como una ley. Sin embargo, las empresas españolas se encuentran en el “top ten” mundial de las certificaciones. Sólo en certificaciones de TIC, España es el noveno país del mundo y el cuarto de Europa en certificados de ISO/IEC 27001 (sistemas de gestión de seguridad de la información). Las normas ISO más importantes para la gestión de archivos son los siguientes:

Las pautas anteriores están hechas específicamente para configurar un archivo digital. No obstante, un archivo digital también puede ayudar a encontrar otras normas ISO. Tener un buen sistema de documentación digital puede ser beneficioso si una empresa desea aplicar normas ISO más generales, por ejemplo, ISO 9001 e ISO 27001. De esta manera, las posibilidades de obtener un certificado ISO con la ayuda de un sistema de gestión documentalLas normativas ISO son estándares internacionales para la optimización de los procesos de la empresa, elaboradas por la Organización Internacional de la Estandarización (ISO, International Standard Organization). Las ISO no son ningún paquete cualquiera que se puede añadir a un sistema de gestión documental, pero la gestión documental tiene una gran influencia sobre si se pueden cumplir ciertas normas ISO. Un gestor documental cumple varias condiciones básicas para la certificación ISO, y se puede ajustar a una estrategia ISO específica. son bastante grandes.

¿Se ahorra en costes con el archivo digital?

El ahorro de costes que puede traer un archivo digital depende de varios factores. En el siguiente cuadro se resume los posibles costes y ahorros en la implementación de un sistema de gestión documental para el archivo digital. Dentro de la Guía de Gestión Documental 2024La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. En su interior encontrará una plantilla de ROI que le ayudará a calcular el retorno de la inversión. se encuentra un cálculo de ROI (retorno de la inversiónEl retorno de la inversión (ROI, Return On Investment), sirve para calcular la eficiencia de una inversión. Es decir, con la fórmula de ROI se analizan los costes y beneficios de una inversión para estudiar si es o será positiva o negativa una inversión. Con la compra de un software, los jefes de proyecto reciben órdenes de la dirección para que realicen una estimación del ROI. En este caso, el retorno de la inversión es una medida de ayuda para determinar si una inversión de software concreta merece la pena.) de los ahorros de costes reales en el archivo digital.