WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

¿Cómo archivar de forma digital usando un gestor documental?

El software de archivo digital es una tendencia que está en crecimiento. Cada vez hay más empresas que se benefician de la digitalización y la organización de archivos físicos. Además, a menudo, hay una gran evolución y mejora en la estructuración de los documentos ya digitalizados. Los documentos que se encuentran en un archivo digital se gestionan de manera ordenada y segura. ¿Qué otras ventajas ofrece un archivo digital? ¿Cómo está desarrollado? ¿Cómo se realiza la preparación? ¿Y cómo se mantiene la validez jurídica de los documentos en papel una vez digitalizados?

Índice:

  1. Empezar a archivar de forma digital
    1. Sistemas para gestionar un archivo digital
  2. Beneficios del archivo digital
    1. Mayor accesibilidad
    2. Garantía de seguridad de la información
    3. Tramitación de grandes cantidades de documentos
    4. Liberación de espacio
  3. Pasos para estructurar un archivo digital
  4. Legislación de contenido digitalizado
    1. Validez legal de los documentos 
    2. Destrucción de documentos ya digitalizados
  5. Archivar diferentes formatos 
  6. Normas ISO y gestión de archivo
  7. ROI de una gestión de archivo

¿Cuándo empezar con un archivo digital?

Todas las empresas tienen una razón específica para querer archivar algunos documentos. Por ejemplo, cuando una organización invierte, el IVA puede recuperarse en la mayoría de los casos. Pero, si no se guarda bien la factura, se puede perder y no podría probarse que se hiciera la inversión durante la inspección. Esto desembocaría en una pérdida de ingresos. Normalmente, las escrituras notariales no deben perderse por motivos legales. La creación de un buen archivo a través de un gestor documental puede evitar multas. En la Guía de Gestión Documental 2022 hay una descripción de diferentes paquetes con módulos de archivos específicos.

A la hora de guardar y preservar los documentos de archivo, las empresas se enfrentan a varios tipos de problemas. Por un lado, encontramos aquellas empresas cuyos documentos están bien archivados pero en formato físico. Por otro lado, hay empresas que han digitalizado todos sus documentos, pero se desconoce dónde están. Además de estos dos casos, también hay empresas que se encuentran en medio de estos dos extremos. Un archivo digital puede ser la solución para estos problemas. Para ello hay que crear un archivo en el que los documentos se clasifiquen digitalmente y bien.

incremento-valor-archivo

Consejo: un paquete de gestión documental puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el digiBook Gestión documental: funcionalidades clave los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un gestor documental.

¿Existen softwares para la gestión de archivos?

En el mercado de los software hay sistemas específicos enfocados a la gestión de archivos o a la gestión de documentos electrónicos (conocido en inglés como Electronic Records Management, ERM). Sin embargo, en la mayoría de los casos es una parte integrada en el sistema de gestión documental. El gestor documental ayuda a archivar los documentos digitales clasificándolos y haciéndolos accesibles. El software puede digitalizar el archivo con la estructura y el tipo de documento deseado de una manera más o menos estandarizada. Ciertos paquetes de gestión documental incluyen la funcionalidad de convertir el contenido de los documentos escaneados en textos editables. A esta transformación se le llama conversión. La Guía de Gestión Documental 2022 ofrece una visión general de las diferentes posibilidades de conversión de distintos paquetes.

¿Qué ventajas tiene el archivo digital?

Mayor accesibilidad del archivo

Un archivo digital está bien diseñado cuando se puede acceder fácilmente. Un empleado puede buscar en el sistema a través de metadatos o contenido y, de esta forma, encontrará rápidamente el documento deseado. Por ejemplo, en una discusión sobre una duda de una herencia, un notario puede ver rápidamente los documentos que aclaran legalmente qué persona tiene el derecho respecto a algo. Estos pueden ser textos legales, pero también testimonios (por ejemplo, un testamento).

Para los gobiernos, otra ventaja que puede ofrecer un archivo digital es la accesibilidad externa. En España, la Ley de Procedimiento Administrativo y la Ley de Régimen jurídico se encargan de la digitalización del sector público. Los objetivos de estas leyes son:

  1. Conseguir una mayor organización y transparencia a través de los sistemas de digitalización, gestión y control, ya que todos los procedimientos deberán hacerse de acceso público.
  2. Ahorrar tiempo y coste para una mayor eficacia.

Garantía de seguridad de la información

Gracias al sistema de gestión documental los documentos digitales también se archivan de forma segura. Lo primero a tener en cuenta es que los archivos digitales son menos vulnerables que los documentos en papel porque éstos pueden volverse ilegibles o traspapelarse. Un sistema de gestión documental reduce estos riesgos ya que digitaliza y realiza copias de seguridad (back up). De esta forma, la digitalización de archivos garantiza la seguridad de la información.

Un aspecto final de la seguridad un archivo digital es el de los derechos de acceso. Un sistema de gestión documental gestiona quiénes pueden consultar y quiénes pueden modificar el archivo digital. Con la ayuda de claves digitales, el sistema se encarga de bloquear ciertos documentos a aquellos usuarios sin derecho de acceso, incluso cuando el sistema se encuentra en la nube. En la Guía de Gestión Documental 2022 hay 5 consejos cruciales para garantizar la seguridad de un archivo en la nube.

Tramitación de grandes cantidades de documentos

En un archivo digital se almacenan grandes cantidades de documentos de forma rápida y estructurada. Estos documentos se pueden consultar de manera eficiente. Debido a la gran capacidad de procesamiento de un sistema de gestión documental, se consigue ahorrar espacio de almacenamiento físico. Además, con el sistema se puede reducir el número de empleados que trabajan con los archivos y garantiza que sean fácil de localizar. Gracias a una buena implementación y capacitación en el uso del gestor documental, un empleado puede encontrar un archivo directamente, incluso si el archivo es grande.

Liberación de espacio físico

En muchas empresas, el volumen de documentos que debe almacenar es tan grande que hasta tienen salas y almacenes dedicados exclusivamente para ello. Cuando un empleado necesita un documento pierde tiempo porque tiene que ir hasta la sala, averiguar en qué mueble de archivo está y en qué fichero, volver a su despacho, usarlo y devolverlo a su sitio correcto. Al final, si se tiene que hacer eso varias veces al día o a la semana, se pierden muchos minutos e, incluso, horas.

Además, el espacio que ocupa el archivo físico se le está quitando a otros elementos. Por ejemplo, la sala del archivo podría servir de oficina cuando se aumente el personal de una empresa, para aumentar el inventario o extender la zona de producción. Por tanto, no es sólo cuestión de espacio físico y ahorro de tiempo. El hecho de tener un archivo físico también elimina la posibilidad de aprovechar el espacio para otros propósitos que podrían ser más rentables.

El plan paso a paso de la configuración de un archivo digital

Los pasos a seguir que se muestran a continuación son generales. En el caso de que una empresa requiera conocer más en detalle cómo debería proceder en su caso específico debería leer el Premium digiBook Digitalización. En él se encuentran los pasos a seguir dependiendo de las características y necesidades de la empresa, además de contener consejos, videoentrevistas con expertos y tecnologías que facilitan el proceso de digitalización.

Es muy importante tener un objetivo concreto en mente a la hora de configurar un archivo digital. ¿La empresa quiere que se use sólo de manera interna o quiere compartirlo con los proveedores o los clientes? ¿Deben archivarse digitalmente únicamente los nuevos o se debe incluir información más antigua? La elección e implementación del sistema de gestión documental variarán dependiendo de la respuesta a estas preguntas.

Aparte de establecer un claro objetivo, el director de proyecto tiene que desarrollar una idea clara del proceso de trabajo deseado. ¿Debe archivar la empresa todos los documentos digitalmente de forma inmediata? ¿O es mejor trabajar por fases por tipo de servicio o documento? ¿Cómo realiza la empresa la formación de empleados? ¿Se les entrenará durante la implementación del paquete o sólo después?

Consejo: Hay que asegurarse de tener soporte suficiente para los cambios planificados. Dele la oportunidad a sus empleados de participar en el proceso de establecimiento del objetivo y el proceso de trabajo.

Para ahorrar tiempo y costes durante la implementación del sistema de gestión documental es importante seleccionar los documentos que deben incluirse en el archivo digital. No es esencial conservar todos los documentos comerciales (digitales o en papel). Por ejemplo, aquellos documentos cuyo tiempo de retención ha expirado, aquellos con información desactualizada y posibles duplicados. Cuando se diseña el archivo digital, se crea una buena oportunidad para las empresas para hacer una limpieza a fondo.

Es posible estructurar el archivo digital de varias maneras. Dependiendo de cómo sean los documentos, el archivo se clasificará de maneras muy distintas. Por ejemplo, no se clasifica igual el archivo de la ciudad que el de una fábrica de zapatos. Para que un líder de proyecto realice una comparación de paquetes, es importante que él o ella tenga una idea de cómo quiere dividir los documentos la empresa. Cabe la posibilidad de que la estructura de clasificación adoptada en papel funcione tan bien que pueda ser adoptada por el archivo digital. El diseño clásico de carpetas en el servidor puede ser un punto de partida para el archivo digital. O, quizás, hay que hacerlo todo desde el principio. Tener bien definido el conjunto de requisitos para la estructura del archivo digital ayuda a determinar el software que implementará una empresa.

Un gestor documental tiene un gran potencial, sin embargo, no todas las empresas necesitan todas estas funcionalidades. Por ejemplo, una organización que quiera digitalizar una gran cantidad de documentos de tipo imagen, puede inclinarse por un programa con OCR. Una empresa que no necesita esta funcionalidad es una que sólo tiene documentos de texto digital. Para conseguir más información sobre las posibles funcionalidades y poder comparar diferentes paquetes, eche un vistazo a la Guía de Gestión Documental 2022.

Lo primero que debe hacer una empresa con una gran cantidad de documentos en papel es escanearlos. Un sistema de gestión documental es un software, por lo que no puede escanear físicamente los documentos. No obstante, algunos proveedores de gestión documental están asociados a una compañía que ofrece un escáner o un servicio de escaneo.

Con qué método se escanea depende principalmente de la cantidad de documentos. Si el escaneo de los documentos no roba mucho tiempo de trabajo de los empleados, una empresa puede considerar que ellos realicen el escaneo manual de la documentación. Si se tiene una gran cantidad de documentos, se aconseja comprar o contratar un escáner profesional. Hay escáneres que no necesitan de supervisión ni intervención humana. Un empleado señala a qué categoría pertenece y dónde comienza y termina un documento con código de barras o con separadores. Con estas indicaciones, el escáner se encarga de separar los documentos y los guarda inmediatamente en la ubicación establecida.

La validación es una parte muy importante del proceso de escaneo. Ésta debe hacerse manualmente. Para algunos documentos escaneados es esencial cumplir una serie de requisitos legales. Por lo tanto, este tipo de documentos necesita un control más exhaustivo que verifique que están completos y legibles. Con este control puede salvar situaciones en las que, por ejemplo, un documento estuviera doblado justo por donde había una firma importante. Si no se comprueba y se le pone solución y, además, se ha destruido el documento físico original, esto puede ocasionar problemas legales.

Al añadir metadatos, se crea una estructura y facilita la búsqueda del archivo. Los metadatos son unas etiquetas que aportan una información clara sobre el documento. Este elemento puede ser relevante para la validación de documentos digitales. Con ayuda de los metadatos se puede recopilar información sobre el origen y la naturaleza de un documento digital. A menudo, los metadatos pueden ser percibidos como una especie de ‘pasaporte’ con el uso legal de documentos digitales. Los documentos que contengan uno buenos metadatos, por ejemplo, se consideran legalmente confiable.

Sugerencia: Se les puede solicitar a los proveedores de gestión documental que te enseñe su estrategia de metadatos. Algunos paquetes añaden automáticamente metadatos a archivos digitales. Este modelo ahorra de media la mitad del tiempo en comparación con el proceso manual.

Al finalizar la implementación del gestor documental y la configuración del archivo digital, es posible destruir cualquier documento físico. Antes de destruir el archivo físico, es muy importante comprobar que las versiones digitales de los documentos sean válidas y, si la ley no prescribe que una versión impresa aún esté disponible. Para aquellas empresas que manejan información confidencial, es aconsejable contratar una empresa profesional para que destruya los documentos.

¿Es legalmente factible archivar todo digitalmente?

A la hora de configurar un archivo digital, también hay que tener a menudo el componente legal en cuenta. Un sistema de gestión documental puede facilitar el archivo de documentos de acuerdo con la legislación en muchos casos, sin embargo, hay que sopesar una serie de cuestiones.

¿Son legalmente válidos todos los documentos del archivo digital?

Para que sea legal la digitalización del archivo físico, los documentos han de cumplir una serie de leyes. Por ejemplo, la ley EHA/962/2007, la cual permite prescindir de los documentos originales en papel de facturas, documentos sustitutivos y de otra naturaleza, si se realiza la digitalización certificada. La digitalizar digitalización certificada se consigue cuando se dan 2 requisitos:

  1. Que se garantice una imagen fiel e íntegra de cada documento con firma electrónica incluida;
  2. Que en la organización de la digitalización se cumplan las garantías establecidas en la ley EHA/962/2007 con respecto a la base de datos.

Para facilitar el proceso, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) tiene un Plan de Gestión de Calidad. Dentro de este plan se encuentra la homologación de softwares especializados para la digitalización certificada de facturas. Por tanto, si ése es el objetivo de la empresa, lo ideal es contratar directamente un proveedor cuyo sistema esté homologado. La lista de sistemas homologados para la digitalización certificada no es fácil de encontrar.

Para saber qué proveedores pueden integrar un software de digitalización, no dudes en contactar con TIC Portal a través de Consulta o llamando al +34 954 040 045.

Aparte de la EHA/962/2007 con la digitalización certificada también hay otras leyes que influyen en la digitalización. Una de ellas es el RD 4/2010, que contiene el Esquema Nacional de Interoperabilidad de España. Esta ley se basa en las Normas técnicas de Interoperabilidad (NTI) . Estas normas definen diferentes aspectos del intercambio de documentos administrativos por medios electrónicos. Por ejemplo, los modelos de datos para el intercambio de documentos administrativos digitalizados, la firma electrónica, etc.

Otra ley que se debe tener en cuenta a la hora de digitalizar es la ley de protección de datos. Cuando una persona pide que se eliminen sus datos personales, la empresa que recibe al petición ha de ser capaz de hacerlo. Si no sucediera así, la empresa podría acabar con una multa considerable. Puedes encontrar más información sobre estas leyes que hay que tener en cuenta en la Guía de Gestión Documental.

¿Se puede eliminar el archivo físico después de la digitalización?

Generalmente, una vez realizada la digitalización certificada de los documentos, los documentos originales en papel se pueden eliminar legalmente. Esto se debe a que los registros físicos son reemplazados por versiones digitales. Sin embargo, siempre conviene contemplar las condiciones de validez legal y ver por sector lo que aún debe guardarse en formato de papel.

¿Es posible ingresar todo tipo de documentos en el archivo digital?

Cuando se habla del archivo de palabras, la mayoría de las personas tienden a pensar erróneamente en documentos de texto en papel o digitales. Los documentos más obvios de archivo digital son aquellos en formato Word, Excel o Pdf. No obstante, cada vez tiene una mayor relevancia archivar digitalmente otro tipo de documentos, como por ejemplo, aquellos documentos que se encuentran adjuntos en correos electrónicos.

Los registros también pueden estar grabados en otros soportes de información, como por ejemplo, un cassette conservado del fundador de una empresa con información sobre la misión y visión de la empresa. Además, hoy en día, se pueden incluir las conversaciones grabadas de Skype sobre un proyecto determinado para conservar la evaluación. Algunos paquetes de gestión documental ofrecen la posibilidad de archivar digitalmente también aquella información de operadores alternativos. En la Guía de Gestión Documental, se presenta una serie de paquetes adecuados para poder archivar documentos de formatos alternativos y soportes de información.

¿Qué normas ISO existen para los sistemas de archivo digital?

Las normas ISO son pautas estándares internacionales para optimizar los procesos empresariales. Las normas son documentos técnicos de aplicación voluntaria, y, por lo tanto, no son vinculantes como una ley. Sin embargo, las empresas españolas se encuentran en el “top ten” mundial de las certificaciones. Sólo en certificaciones de TIC, España es el noveno país del mundo y el cuarto de Europa en certificados de ISO/IEC 27001 (sistemas de gestión de seguridad de la información). Las normas ISO más importantes para la gestión de archivos son los siguientes:

Normas ISO para los sistemas de archivo digital
ISO 15489 Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades; Parte 2: Directrices.
ISO 30300 Gestión de documentos. Fundamentos y vocabulario. Parte 1: Requisitos; Parte 2: Guía de implementación y evaluación.
ISO 16175 Gestión de documentos. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos electrónicos de oficinas. Parte 1: visión general y declaración de principios; directrices y requisitos funcionales para el sistema de gestión de documentación digital; parte 3: directrices y requisitos funcionales para el sistema de documentación en empresas.
ISO 14721 Gestión de documentos. Transferencia de datos e información espaciales y sistema abierto de información de archivo (OAIS).
ISO 16363 Gestión de documentos. Sistemas de transferencia de información y datos espaciales. Auditoría y certificación de repositorios digitales de confianza.
ISO 23081 Gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios; Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales.
ISO 13008 Gestión de documentos. Proceso de migración y conversión de documentos electrónicos.

Las pautas anteriores están hechas específicamente para configurar un archivo digital. No obstante, un archivo digital también puede ayudar a encontrar otras normas ISO. Tener un buen sistema de documentación digital puede ser beneficioso si una empresa desea aplicar normas ISO más generales, por ejemplo, ISO 9001 e ISO 27001. De esta manera, las posibilidades de obtener un certificado ISO con la ayuda de un sistema de gestión documental son bastante grandes.

¿Se ahorra en costes con el archivo digital?

El ahorro de costes que puede traer un archivo digital depende de varios factores. En el siguiente cuadro se resume los posibles costes y ahorros en la implementación de un sistema de gestión documental para el archivo digital. Dentro de la Guía de Gestión Documental 2022 se encuentra un cálculo de ROI (retorno de la inversión) de los ahorros de costes reales en el archivo digital.

coste ahorro archivo digital

¿Quiere usar este artículo como fuente? Haga clic para copiar.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 21 mayo). ¿Cómo archivar de forma digital usando un gestor documental? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/funcionalidades/archivo-digital