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Gestión de aprovisionamiento

Índice:

  1. ¿Qué es la gestión de aprovisionamiento?
  2. ¿Cómo gestionar las provisiones?
  3. Proveedores para provisiones

La gestión de aprovisionamiento compra los materiales necesarios para la producción

La gestión de aprovisionamiento, o procurement management en inglés, se encarga de la adquisición de los recursos, suministros o materias primas necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa. La gestión de aprovisionamiento se divide en 3 partes:

  • Gestión de compras: es el momento de compra de los materiales necesarios para realizar los productos de la empresa.
  • Gestión de inventario: que consiste en la visión y planificación del inventario. Esta gestión ayuda a almacenar eficazmente aquellos artículos que no se venden (bien), y previene la incapacidad de entregar los productos deseados.
  • Gestión de almacenes: se encarga del control de la ubicación de los productos. Con una correcta localización, los pickers (o recolectores de productos) pueden recoger los productos de forma más rápida. A veces, se lleva a cabo la recogida de pedidos con control por voz o, realizando registros por lotes.
¿Sabías que? La gestión de compras se lleva desde un 30% al 80% de los costes de una empresa (dependiendo del tipo de negocio). Por tanto, esta gestión se considera clave para la competitividad de la empresa.

La gestión de aprovisionamiento se podría interpretar como la fase inicial de la gestión de la cadena de suministro. La gestión de la cadena de suministro se centra en la cadena de producción y comercio, es decir, va desde la adquisición de los materiales para la producción hasta que el producto llega a su usuario final. Dentro de la empresa, es el departamento de compras el que se encarga de la gestión de aprovisionamiento. Este departamento es el encargado de comprar los materiales necesarios para llevar a cabo la productividad de la empresa.

Las empresas que suelen requerir esta gestión son las industriales y las logísticas. Esto se debe a la dependencia que tienen de los materiales para poder funcionar de forma óptima. Para ello, muchas empresas se ayudan de un sistema ERP para administrar las diferentes partes de la gestión de aprovisionamiento, además de las facturas, calidad y otras funcionalidades que podrían resultar útiles.

Atención: las empresas industriales y logísticas suelen encontrarse una problemática en la recogida de pedidos. La Guía ERP 2022 contiene los errores más comunes en la recogida de pedidos y cómo optimizar el proceso.

¿Cómo puede gestionar una empresa su aprovisionamiento?

El departamento de compras puede gestionar la adquisición de, al menos, tres diferentes formas. La elección de la forma de aprovisionamiento depende de las características y necesidades de la empresa. Las tres formas más conocidas son:

  • Esporádica: la ventaja de esta forma es el ahorro en el coste de almacenaje. Los materiales apenas se mantienen en el almacén ya que se adquieren solo cuando son necesarias. Sin embargo, si hay un error en la entrega del proveedor o si se rompe algún material mientras se crea el producto, esto retrasará considerablemente el envío del artículo. Además, ese retraso se sumaría al tiempo que tardan en llegar los materiales para empezar a producir. Si se tuviera los materiales ya en el almacén, se podría producir y entregar antes el producto.
  • Sincronizado: la empresa establece fechas exactas para las entregas de los proveedores basada en las previsiones de ventas. De esta forma, no es necesario almacenar los materiales. Por tanto, como en la esporádica, la ventaja residiría en la reducción de los costes de almacenaje. Sin embargo, si no se vende tanto producto como se tenía pensado, puede haber stock de sobra en el almacén o quedarse corto frente a una venta masiva inesperada de un producto.
  • Mantenimiento: con esta forma la empresa se asegura tener siempre un stock de seguridad. La ventaja es que la empresa siempre tendrá materiales listos para producir nada más que le llegue un pedido. El inconveniente es el coste de almacenamiento que supone. Si se producen muchos artículos diferentes que necesitan una gran variedad de materiales, el almacén será muy grande y, por tanto, también su coste.
Atención: sea cual sea la forma escogida de aprovisionamiento, es aconsejable revisar los acuerdos con los proveedores, estar pendiente del progreso y desempeño para asegurarnos de que los proveedores están cumpliendo los requisitos acordados en el contrato.

La gestión de aprovisionamiento y los proveedores

Al igual que la gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) es muy importante para la empresa, también lo es la gestión de relaciones con el proveedor (Supplier Relationship Management, SRM). Para que haya una buena gestión de aprovisionamiento hay que tener buena relación con los proveedores. Muchas empresas tienen un portal de proveedores con el que fidelizar a los proveedores y conseguir la mejor opción de compra a través de la comparación.

En este portal, una empresa mandaría de forma automática la solicitud de propuesta a los proveedores que tienen dichos materiales. De esta manera, las empresas solventan sus dudas sobre:

  • ¿Qué comprar y en qué cantidad? Con la gestión de inventario se puede observar qué productos faltan en el almacén para empezar a producir. Además, gracias al conocimiento del departamento comercial, se puede saber cuántos se tienen que producir. De esta forma, se puede elegir la cantidad que se desea adquirir.
  • ¿A quién comprárselo? Cada empresa tiene una red de proveedores a los cuales les compra sus materiales. No tiene por qué comprarle un producto a solo un proveedor. Muchas empresas tienen varios proveedores para un mismo producto. Esto ocurre porque un proveedor no pueda ofrecerles toda la cantidad que necesitan o porque se guían por ofertas. La forma de elegir a los proveedores para cada compra también varía dependiendo de la empresa. Por ejemplo, hay empresas que van llamando uno a uno a los proveedores; otras mandan emails con solicitudes de información y/o propuestas; u, otras, tienen el portal para comparar desde una plataforma web.
  • ¿Cómo comprarlo? Cada proveedor tiene una forma distinta de pago. Hay quienes requieren el pago inmediato, otros que a plazos, algunos admiten ambas formas. Las empresas deben valorar este factor fijándose en su propia metodología de pagos. Cuando se elija a un proveedor, conviene establecer este punto de forma muy clara en el contrato. De esta forma, habrá una relación más fluida entre el proveedor y la empresa.
Atención: el portal de proveedores sirve para mostrar la transparencia de la elección. Algunas empresas tienen una política muy estricta sobre esto, sin embargo, no es la única razón para implementar el portal de proveedores. En la Guía de ERP 2022 se incluyen algunos motivos por los cuales una empresa decide comenzar con la implementación.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2019, 9 enero). Gestión de aprovisionamiento. TIC Portal. https://www.ticportal.es/glosario-tic/gestion-aprovisionamiento
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