Microsoft Dynamics 365: un ERP para medianas y grandes empresas en la nube

Microsoft Dynamics 365, después de un largo periodo de desarrollo y ajustes, se ha diseñado claramente para grandes empresas. Se ha convertido en una solución que se encuentra totalmente en la nube. Se puede comprar en forma de software como servicio (Software as a service, SaaS). Con este sistema, Microsoft destaca la combinación de ERP y CRM. La empresa ha prometido una integración de Dynamics 365 con Office 365 y Power BI de largo alcance. ¿Hasta qué punto cumplen estas promesas? ¿A quién le merece la pena considerar Dynamics 365? ¿Qué implementaciones tiene el nuevo paquete respecto a las versiones anteriores?

Dynamics 365 en todas las formas y tamaños

Microsoft ha estado trabajando en los últimos años en el diseño y desarrollo de un ERP que se encuentre totalmente ubicado en la nube. La compañía ha estado revisando muchas versiones y han pensado muchos nombres para este producto, causando de esta manera mucha confusión. De momento se le conoce como Dynamics 365, pero los jefes de proyecto aún siguen teniendo algunas dudas:

Dynamics 365 se basa en aplicaciones independientes, tal y como se encuentra ahora en su forma definitiva. De esta manera, Microsoft ofrece a las empresas formas diferentes de combinar aplicaciones en un sistema ERP. Las empresas pueden, por lo tanto, comprar un “plan” formado con aplicaciones fijas o armar su propio paquete de aplicaciones.

El Libro Blanco de Dynamics 365 proporciona una descripción general de los paquetes fijos de ERP y las aplicaciones que puedes compilar a la hora de crear tu propio paquete.

El (largo) recorrido hasta Dynamics 365

En un principio se pensaba que Microsoft se quedaría con una estructura de paquetes bastante tradicional, de la cual se planearon dos versiones: Business y Enterprise. Estas dos versiones serían las equivalentes en la nube para Microsoft Dynamics NAV y Dynamics AX, respectivamente. De esta forma, se lanza Dynamics 365 tanto para empresas grandes como para pymes. La empresa dejó claro que Dynamics 365 se aleja de los paquetes fijos tradicionales cuando en noviembre de 2016 se lanzaron las primeras aplicaciones. Al combinar las aplicaciones independientes entre sí, se convierte en un sistema ERP completo. Sin embargo, Microsoft finalmente hizo una división de lanzamiento. Microsoft lanzó a Estados Unidos y Canadá sus paquetes fijos Enterprise y Business; mientras que en Europa sólo lanzó la edición de Dynamics 365 Enterprise.

Inesperadamente, Microsoft tomó la decisión de hacer desaparecer la edición de Dynamics 365 Business poco a poco de los mercados estadounidense y canadiense. Esto hizo que Dynamics 365 Enterprise Edition fuera rebautiza con un nombre más corto, Dynamics 365. Mientras tanto, Microsoft presentó una alternativa para las pymes: NAV 2018. NAV se encuentra a menudo alojado en la nube por los partners, aunque en principio fue desarrollada como una solución en local. Por esta razón, Microsoft lanzó el 2 de abril de 2018 al mercado Business Central, una variante en la nube. Tanto en el paquete de NAV 2018 como en el de Business central se encuentran todas las principales aplicaciones e innovaciones para las pymes.

Es posible que le suenen los nombres de Madeira y Tenerife si ha seguido a Microsoft en los últimos años. Dynamics 365, NAV 2018 y Business Central han recibido tantos nombres como han tenido fases de desarrollo y planes modificados. Para crear una mayor confusión, el nombre Dynamics 365 se usa tanto para el paquete específico para grandes empresas como para nombrar los paquetes e innovaciones que se incluyen en toda la nueva estructura. Por este motivo, no es sorprendente encontrar términos como Dynamics 365 Business Central o Dynamics 365 NAV.

Un ERP de Microsoft completamente en la nube

En el año 2018, Microsoft se sube al carro de la nube y del SaaS (software como servicio), ya que Dynamics 365 sólo se puede comprar como una solución en la nube en forma de SaaS. Cada vez más empresas se unen a la nube, y cada vez hay menos en local. Esto se debe a la mejoría de las medidas de seguridad y la creciente flexibilidad en la nube.

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Aunque Microsoft se haya unido a la nube, eso no significa que abandone por completo a los clientes que trabajan en local. Microsoft afirma que seguirá existiendo la versión local de AX. Está previsto que en enero de 2023 salga el soporte para la última versión, AX 2012 R3. Hoy en día, las empresas todavía pueden elegir entre los diferentes paquetes, tanto en local como en la nube, que tiene Microsoft. El Libro Blanco de Dynamics 365 proporciona una descripción general sobre los paquetes adecuados para cada tipo de empresa.

¿Qué novedades incluye Dynamics 365?

Antes de que una empresa considere la implementación de un nuevo paquete ERP, debe estar seguro de qué valor añadido aporta dicho sistema. Además, el cambio causará un efecto diferente en cada organización. Las siguientes innovaciones de Dynamics 365 son las de mayor importancia. De esta manera, pueden las empresas obtener una primera impresión sobre estas aplicaciones.

Enfoque de la integración central combinando ERP y CRM

Para grandes empresas, Microsoft presenta una gran integración entre las funcionalidades de CRM y ERP con su nuevo sistema ERP. Antes, los clientes de Microsoft tenían que confiar en que el conector estándar que incluía el paquete de ERP sirviera como una solución total. Sin embargo, este conector tenía muchos defectos. Por ello, muchas empresas tenían que recurrir a un socio especializado, ya que establecer un enlace dentro del sistema requería mucho conocimiento. Microsoft ha asegurado una integración estándar con Dynamics 365, haciendo que sea más fácil para el socio. De esta manera, el programa se puede adaptar más rápido al sector específico del cliente.

Garantía de la compatibilidad de las aplicaciones y los datos con el Common Data Model

El Common Data Model (CDM) también es conocido en español como el modelo de datos común. Es un modelo de datos estándar desarrollado por Microsoft para garantizar que las soluciones sean compatibles y fáciles de integrar. Básicamente, ya no importa de qué servidor provenga la información, ya que los datos de entrada también se almacenan en ciertos formatos básicos. Gracias al modelo de datos común, las soluciones y datos son mucho más fáciles de conectar entre sí.

Los sistemas se comunican entre ellos con Flow

Microsoft Flow ayuda a cada empresa a que configure sus propios flujos de trabajo. De esta manera, la propia organización puede elegir qué aplicaciones o sistemas se comunican entre sí y de qué manera. Por ejemplo, de esta manera se puede pasar el caso de un cliente de un abogado con sus horas trabajadas para dicho cliente al departamento de facturas. Los socios de implementación se ocuparán de la disposición o mapeo de los flujos de trabajo (mapping). Por tanto, la persona que se encargue de la implementación tiene que tener conocimiento de la rama específica de la empresa y experiencia con Dynamics 365. El Libro Blanco de Dynamics 365 contiene una lista de verificación para ayudar a las empresas a seleccionar correctamente al socio de implementación.

Las PowerApps previenen el desarrollo a medida

El modelo de datos común tiene como segunda funcionalidad el desarrollo simplificado de aplicaciones propias. Anteriormente, los socios de implementación realizaban un trabajo personalizado específico. Esto se debía a que, anteriormente, los socios tenían que desarrollar extensiones complejas para cada cliente. Sin embargo, Microsoft ha hecho posible que las nuevas aplicaciones se puedan escribir con el código VS (Virtual Studio Code) más simple gracias al modelo de datos común.

Otra novedad es que las aplicaciones externamente desarrolladas también están disponibles en AppSource para la comunidad de Microsoft. AppSource es el punto de venta en línea de las aplicaciones de Microsoft.

Estandarización de Power BI

Microsoft trae la renovación de Power BI para grandes compañías con el modelo de datos común. Anteriormente, los usuarios de NAV ya estaban en camino de conseguirlo, pero ahora, por fin, las novedades están disponibles también para las grandes empresas. La funcionalidad de la inteligencia de negocios (BI) se encuentra construida en cada aplicación. Esta funcionalidad puede realizar y mostrar (gráficamente) los análisis deseados, en función de los datos de una o más aplicaciones. Por ejemplo, se puede ver un mapa interactivo que muestra la ubicación de los clientes y los ingresos por país. Microsoft también ofrece la posibilidad de optar por la versión pro de Power BI por una tarifa adicional. Esta versión tiene algunos extras tales como exportar páginas de un reportaje a PowerPoint o analizar con una tabla dinámica de Excel con el conjunto de datos de Power Bi.

Inteligencia artificial en Dynamics 365

Dynamics 365 ofrece a las empresas que lo deseen una variedad de aplicaciones basadas en la inteligencia artificial. Cortana podía, con el comando de voz, buscar información del ERP de forma independiente o información en la web, pero ahora el ERP también puede sugerir ciertas acciones. Por ejemplo, cuando un agente está cerca de un cliente con el que no tiene contacto desde hace tiempo, puede hacer una sugerencia a través de su teléfono para poder quedar con él. Además, cabe la posibilidad de optar por la integración con hardware o software inteligente. Por ejemplo, se puede vincular el ERP a unas gafas inteligentes (smart glasses) que permitan la recogida de pedidos en realidad aumentada, o producir hologramas de miembros que asisten a una reunión remota o de un proyecto de arquitectura elaborado en 3D.

Una buena preparación para la implementación de Dynamics 365

La implementación del ERP de Dynamics 365 no difiere mucho de otras soluciones ERP en la nube. Una implementación de sólo el CRM tiene una duración aproximada de 30 días, y el tiempo de un ERP completo puede variar de 6 a 9 meses. Para no entorpecer y retrasar el proceso de implementación es necesario una buena preparación. Lo más importante durante esta etapa preliminar es especificar qué datos y procesos necesitan ser administrados en el sistema. Durante esta fase preliminar se puede aprovechar para ver y procesar los requisitos, deseos y preocupaciones de los empleados. El grupo de trabajo del proyecto toma en cuenta dicha información, y así puede participar en las discusiones e implementación con el partner.

Actualización desde Microsoft Dynamics AX

No hay mucha diferencia entre cambiar a Dynamics 365 desde un sistema Microsoft de otro tipo u otro ERP. Esto quiere decir que el tiempo de implementación sigue siendo el mismo. Por lo que es una pena que los desarrollos que se le habían hecho a medida al sistema no se pueda traspasar al nuevo directamente. Para esto, tendrá que ser rediseñado en forma de Flow y PowerApps específicos. Mirándolo desde una perspectiva positiva, este dispositivo es mucho más simple y rápido que antes. Los usuarios de AX también podrían encontrar interesante que pueden traspasar el contrato de mantenimiento de Microsoft si cambian a Dynamics 365. De esta manera, se ahorra en negociaciones adicionales y reduce el coste total.

¿Cuáles son los costes relacionados con Dynamics 365?

Los costes de Dynamics 365 están claramente definidos por Microsoft. El precio de la licencia oscila entre los 97 euros por usuario completo (full user) al mes (si sólo incluye la parte CRM) y 178 euros por usuario completo al mes para la solución completa, que incluye el CRM y el ERP. Sin embargo, los costes finales dependen en gran parte de las elecciones de la compañía. Una empresa debe hacerse tres preguntas antes de implementar Dynamics 365:

¿Qué aplicaciones combinen más a la empresa?

Sólo ERP.
Sólo CRM.
Combinación de ERP y CRM.
Una combinación propia a través de aplicaciones de selección libre.

¿Qué tipos de usuarios usarán el ERP?

Persona como usuario completo (el usuario tiene todos los derechos sobre las aplicaciones, ya que trabajará a tiempo completo con el sistema).
Dispositivo como usuario completo de una aplicación específica (diferentes usuarios comparten un dispositivo, por ejemplo, un ordenador que tenga la licencia).
Persona como usuario completo de una aplicación concreta.
Persona que sólo derecho a acceder y compartir conocimiento (usuario limitado).

¿Se necesita una aplicación o dispositivo específico del sector?

Dependiendo de las respuestas a las preguntas anteriores, el precio se verá influenciado en el precio que una empresa tiene que pagar por Dynamics 365. Si se requiere un dispositivo o aplicación específico para un sector, el coste final también se verá bastante determinado por el socio de la implementación. El Libro Blanco de Dynamics 365 ofrece una descripción general de los diferentes escenarios posibles y sus rangos de precio.