Índice:

1. Plataforma e-commerce
2. Integración con ERP

Una de las plataformas e-commerce más usadas del mercado

Magento es una plataforma e-commerce de código abierto (open sourceOpen source o código abierto es el término empleado al software distribuido bajo una licencia que permite al usuario acceso al código fuente. Este tipo de licencia posibilita el estudio y la modificación del software con total libertad. Además, su redistribución está permitida siempre y cuando esta posibilidad vaya en concordancia con los términos de licencia bajo la que se adquiere el software.) de la empresa Adobe Systems Incorporated. Con esta plataforma se puede gestionar el contenido, la funcionalidad y el aspecto de la tienda virtual (e-commerceEl comercio electrónico (e-commerce o e-business) abarca todas las formas de comercio en línea. La mayoría de las personas piensa directamente en una tienda online (o webshop, en inglés) para consumidores, pero el término también se utiliza para, por ejemplo, transacciones financieras entre bancos. Con este último sentido de comercio electrónico, el término se remonta a los años 70.). El lenguaje de programación es el de PHP (Personal Hypertext Processor o procesador de hipertexto), enfocado en el desarrollo web de contenido dinámico, y con una base de datosUna base de datos es una herramienta que recopila datos, los organiza y los relaciona para que se pueda hacer una rápida búsqueda y recuperar con ayuda de un ordenador. Hoy en día, las bases de datos también sirven para desarrollar análisis. Las bases de datos más modernas tienen motores específicos para sacar informes de datos complejos. en MySQLMySQL es un sistema de gestión de base de datos (SGBD) de código abierto. El SGBD MySQL pertenece actualmente a Oracle. Funciona con un modelo cliente-servidor. Eso quiere decir que los ordenadores que instalan y ejecutan el software de gestión de base de datos se denominan clientes. Cada vez que necesitan acceder a los datos, los clientes se conectan al servidor del sistema de gestión de base de datos y le solicitan la información que necesitan. El servidor se la brinda siempre y cuando tenga los derechos de acceso..

Debido al precio y a la complejidad de la plataforma Magento, las empresas que suelen optar por esta herramienta son empresas medianas y grandes. Esto se debe a que ofrece un mayor nivel de personalizaciónPersonalizar un software consiste en hacer adaptaciones en el software para que se ajuste a los procesos y a la cultura de una empresa. Estas adaptaciones ayudan a que el sistema cumpla con las necesidades de la empresa y evitan tener que hacer tareas manualmente. Cuando se contrata un software, éste tiene unos módulos y unas funcionalidades estándares. No obstante, no hay una forma “estándar” de trabajar, sino que cada empresa tiene su propia forma de proceder.. Además, puede servir tanto para empresas B2B y B2C. Para las empresas pequeñas existen otras soluciones más básicas que resultan más asequibles al no ofrecer muchas funcionalidades específicas.

A pesar de las múltiples extensiones (plug-in) que se pueden instalar en Magento, a veces no es suficiente para gestionar la empresa de forma óptima. Por eso, cada vez más empresas integran sus e-commerce con el sistema ERPUna tienda virtual es un  buen canal de venta, pero sin la información subyacente no se podría vender nada ni llevar bien la gestión de pedidos y la contabilidad. Entrar esta información de forma manual (a tiempo real) en la tienda online no es factible para la mayoría de las empresas. Por ello, las organizaciones quieren conectar su tienda virtual con el sistema ERP. De esta forma, tienen automáticamente una indicación del inventario, de los precios y de las especificaciones de los productos son esenciales para el funcionamiento del entorno web.  para mejorar la experiencia de compra del consumidor y gestionar centralmente la tienda. La integración de esta plataforma e-commerce con un ERP se puede llevar a cabo a través de las siguientes formas:

• Con un intercambio electrónico de datosEl intercambio electrónico de datos (Electronic Data Interchange, EDI) es la tecnología que se encarga de que la comunicación entre empresas sea estándar y electrónica. Generalmente, las empresas mayoristas B2B y las del sector de producción son las que hacen uso del software EDI. La estandarización de la comunicación a través de EDI reduce la cantidad de documentos que se intercambian. Los mensajes que se mandan a través de EDI se llaman transacción. Esta transacción comunica claramente todos los detalles de un pedido o factura al proveedor o cliente.  (Electronic Data Interchange, EDI). Para que funcione, el software EDI debe ser compatible con el sistema ERP. De esta manera, las transacciones EDI se incluyen directamente con el ERP.
• Con una interfaz de programación de aplicacionesUna interfaz de programación de aplicaciones (Application Programming Interface, API) hace posible que haya una interfaz entre sistemas. Se encarga de que las peticiones de una aplicación se comuniquen eficientemente a la otra. La aplicación solicitante consigue acceso a la información o funcionalidad de la otra. (Application Programming Interface, API), que permite que dos aplicaciones se comuniquen eficientemente la una con la otra. La aplicación solicitante consigue acceso a la información o funcionalidad de la otra.

¡Ojo! Para que funcione bien la integración de Magento con el sistema ERP hay que establecer qué funcionalidades debe tener el ERP y asegurarse de que quien realice la integración tenga mucha experiencia para evitar fallos. En la Guía ERP 2022La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  se incluyen consejos para que se lleve a cabo una buena implementación.

La integración de Magento con ERP mejora los procesos de compra-venta

Cuando una empresa da el paso de tienda física a tienda física y una virtual, debe procurar la omnicanalidad u omnichannel, en inglés. El omnichannel tiene como propósito permitir que se hagan ventas desde varios canales pero que todo se registre de forma central para garantizar el servicio. Con el ERP, si un producto se compra directamente en la tienda, se registra en el sistema al pasar por el terminal de punto de venta (TPV)Un terminal de punto de venta (TPV) o Point-of-Sale System (POS) es un sistema de pago controlado por ordenador. Una caja registradora clásica está destinada solamente para realizar el cobro de los bienes. Un sistema POS también lo hace, pero, además, también ofrece información extra como una indicación del inventario actual, los datos de los clientes y las estadísticas de compra. y si la compra se hace online, aparece nada más se complete la venta.

Sin la integración con el ERPLa integración de software consiste en conseguir que distintos softwares se pasen información de uno a otro sin que el usuario lo note. Esta integración hace que el usuario pueda pasar de un sistema a otro en tiempo real. Se pueden encontrar integraciones en casi todas las empresas. Esto es común en empresas que usan distintas aplicaciones para llevar a cabo un proceso en el que participan varios departamentos., no se podría realizar una trazabilidad de la venta o, incluso, que se venda el mismo producto dos veces y solo haya uno en stock. Una duplicación de venta causará problemas a la tienda, puesto que uno de los compradores del producto se quedará sin él.

Gracias a una integración con el software ERP, un negocio está abierto 24 horas. Eso quiere decir que si alguien compra algo a las 2 a.m., este proceso se registrará en el ERP y creará una factura automáticaLa facturación se manda cada vez más de forma electrónica, pero no es suficiente para llamarlo factura electrónica. Una versión PDF de una factura sí que es un documento electrónico, pero no se procesa automáticamente de manera inmediata. En una factura electrónica sí que sucede esta factura automática. El software de contabilidad de la empresa que lo envía, crea un archivo digital estructurado que hace que el sistema de contabilidad de la empresa que lo recibe lo pueda procesar electrónicamente., un albarán y una orden de compra. Además, con los datos obtenidos de la integración de un sistema ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros., se puede:

• Comprobar si hay stock de un producto en la tienda (además del color, la talla, etc.) con la gestión de inventarioLa gestión de inventario es un concepto muy amplio, el cual entiende cada persona de diferente forma. En general, se distinguen tres conceptos dentro de la gestión de inventario: visión general del inventario (referencias y cantidad disponible); planificación del inventario (equilibrio para que haya el stock necesario, pero no en exceso); y planificación de la ubicación del stock..
• Gestionar el catálogo de productos de forma más atractiva, comunicativa e informativa (con ayuda de la gestión de la información del producto (PIM)La gestión de información del producto (PIM, Product Information Management) se encarga de que todo el contenido que describe a los productos esté siempre disponible y uniforme. La PIM se ocupa de que el contenido proporcionado por proveedores, los partners y los consumidores también se incluya en el mismo sistema de forma uniforme.. Por ejemplo, enseñando una o más fotos de un producto y con la posibilidad de hacer zoom o viendo en otros colores; incluyendo una descripción del artículo, enseñando productos relacionados y/o permitiendo la reseña de los clientes.
• Saber si el cliente que está realizando una compra es habitual o potencial gracias al módulo de gestión de relaciones con el cliente (CRM)La gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente., y así poder ofrecerles un trato más personalizado.
• Comprobar se aplica algún descuento o promoción a cierto producto o persona, calculando el precio final de compra.
• Gestionar la facturación con ayuda de un plug-inUn plug-in es un sistema que se conecta a un programa mayor para ampliar sus funcionalidades. Es importante saber que un plug-in no funciona por sí mismo, sino que necesita un programa mayor. Los plug-ins se implementan en los programas con ayuda de API’S. Por ejemplo, un sistema de gestión de contenidos, como WordPress, tiene una gran serie de plug-ins que se pueden conectar a ella. De esta forma, WordPress puede incluir funcionalidades de SEO, e-commerce, autenticación de usuarios, entre otras. Además, también puede ayudar con la gestión de otras cuestiones, como la instalación del SSL.. Con este plug-in, el cliente puede verificar sus datos, autofacturarse, recibir la factura inmediatamente, cancelarla, etc.
• La trazabilidad de la ventaEl control de trazabilidad consiste en el seguimiento de un elemento desde su origen hasta que llega a su destino final. Cada vez más exigido por ley a las empresas. Por tanto, muchas empresas contratan un software de gestión (ERP) que incluya la función de control de trazabilidad (sobre todo, aquellas que se dedican a la alimentación, farmacia, producción y/o distribución). De esta forma, se puede hacer el seguimiento de las materias primas o productos básicos que hayan salido de la empresa o que se necesiten para llevar a cabo la actividad empresarial.. Esto permite controlar el proceso del producto desde que el cliente lo compra hasta que lo recibe.
• Permitir la venta de otros vendedores a través de la plataforma. De esta forma, se comparte la factura. Es decir, la tienda demuestra calidad al ofrecer una mayor gama de productos y precios y, a la vez, consigue beneficios de la venta del otro vendedor. Al ofrecer más posibilidades, aumenta la satisfacción del cliente. Para que se pueda llevar a cabo esta funcionalidad, la plataforma web de la tienda debe comunicarse con el ERP del otro vendedor usando EDI.
• Redactar informes analíticos del desempeño empresarialLa gestión del desempeño corporativo también es conocida por sus siglas anglosajonas CPM (Corporate Performance Management). Este concepto fue creado por Gartner Research quien lo describe como “un término general que describe las metodologías, parámetros, procesos y sistemas usados para monitorizar y gestionar el rendimiento comercial de una empresa” (traducción propia). Estos desempeños se miden con los indicadores de rendimiento (KPI, Key Performance Indicators). . De esta forma, se estudian los objetivos alcanzados, los ingresos, los costes operativos y el retorno de la inversiónEl retorno de la inversión (ROI, Return On Investment), sirve para calcular la eficiencia de una inversión. Es decir, con la fórmula de ROI se analizan los costes y beneficios de una inversión para estudiar si es o será positiva o negativa una inversión. Con la compra de un software, los jefes de proyecto reciben órdenes de la dirección para que realicen una estimación del ROI. En este caso, el retorno de la inversión es una medida de ayuda para determinar si una inversión de software concreta merece la pena. (ROI, Return of Investment).

A pesar de las múltiples funcionalidades indicadas anteriormente, se debe estudiar cuáles son las que realmente necesita la empresa. Esto se debe a que, aunque un ERP ofrece muchas posibilidades, cuantas más funcionalidades tenga el ERPSegún las funcionalidades de un sistema ERP, éste será más útil para un tamaño, sector y actividad empresarial. Hay una gran variedad de funciones dentro del universo de los softwares ERP, sin embargo, hay algunas que son las más comunes o requeridas. Algunas de las más comunes son: contabilidad, finanzas, gestión de almacenes, CRM, gestión de ventas, entre otras. , mayor será el precio.

Atención: tanto el vendedor de la plataforma como al que se le permite la venta a través de ella necesitan comunicarse de forma muy similar al de una empresa con un proveedor. La Guía ERP 2022La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  incluye consejos sobre cómo mejorar comunicación entre las empresas de comercio.