En el mercado creciente de los sistemas ERP, Odoo aparece cada vez más en la lista de prioridades de las empresas. Conocido por su estructura modular y su rentabilidad, surge la pregunta sobre su estabilidad y madurez. En este artículo, echamos un vistazo más de cerca a Odoo ERP, centrándonos en su funcionalidad, flexibilidad y los desafíos en su implementación. Ofrecemos una perspectiva imparcial a las empresas interesadas en esta plataforma.
Índice
- Odoo en resumen
- ¿Para qué empresas es adecuado Odoo?
- Capturas de pantalla: impresión visual
- Ediciones y última versión
- Módulos y aplicaciones de Odoo
- ¿Cuáles son los costes?
- Desafíos y estratégia de implementación
- Migrar y actualizar con Odoo
- ¿Es necesario contratar un partner de Odoo?
- ¿Qué es la OCA?
- ¿Considerar o no considerar Odoo?
Odoo en resumen
Odoo es una empresa de software que ofrece un sistema ERP de código abierto. Este paquete, también llamado Odoo, incluye una serie de aplicaciones empresariales modulares las cuales se combinan para formar un sistema de gestión de procesos empresariales totalmente personalizable.
Odoo (antes conocido como OpenERP) se fundó en 2005 en Valonia (Bélgica). El sistema ERP está escrito en el lenguaje de programación Python. Odoo tiene 8 millones de usuarios a nivel mundial y una gran comunidad con unos 1.500 miembros activos.
¿Para qué empresas es adecuado Odoo?
El software está diseñado para ayudar a empresas de diferentes tamaños y sectores a gestionar, automatizar y agilizar sus procesos empresariales. Odoo es más comúnmente utilizado por los siguientes tipos de empresas:
- Pequeñas empresas, start-ups y scale-ups: puedes empezar poco a poco y gratis (edición Community). El software es modular y puede crecer con tu negocio.
- Empresas de comercio electrónico (e-commerce): los módulos integrados de creación de sitios web, comercio electrónico, gestión de inventarios y CRM son adecuados para minoristas en línea.
- Empresas de distintos sectores como:
- producción (gestión de la producción y del inventario, MRP);
- venta al por mayor, logística y distribución (gestión de inventarios, tramitación de pedidos, compras y ventas);
- construcción (industria de la construcción);
- servicios (gestión de proyectos, registro de tiempos y facturación);
- educación (administración y sistema de seguimiento de los alumnos);
- asistencia sanitaria (gestión de datos de pacientes, citas, gestión de inventarios);
- comercio minorista (gestión de puntos de venta e inventarios);
- sin ánimo de lucro (gestión de eventos, administración, gestión de donaciones, voluntariado, gestión financiera).
Compara Odoo con otros sistemas ERP, como SAP y Microsoft Business Central, o con sistemas más locales como Exact o Aqua eSolutions en la Guía ERP.
Capturas de pantalla: impresión visual del entorno de usuario
A continuación encontrarás dos capturas de pantalla que te darán una idea clara de lo que puedes esperar del entorno de software de Odoo en la práctica:
Ediciones y última versión
Odoo está disponible en dos ediciones:
- Odoo Community (código abierto)
- Odoo Enterprise (licencia de pago)
Odoo Community es el núcleo sobre el que se construye Odoo Enterprise. La última versión de Odoo es la 17, lanzada el 8 de noviembre de 2023.
Código abierto frente a Low-CodeEl software de código abierto está disponible libremente para que cualquiera pueda utilizarlo, modificarlo y distribuirlo. Se trata de transparencia y desarrollo por parte de la comunidad de usuarios. El código fuente es público y puede ser modificado por los usuarios.
Las plataformas de low code, por su parte, ofrecen un entorno de desarrollo visual en el que los usuarios pueden crear aplicaciones con una codificación manual mínima. Están diseñadas para acelerar el tiempo de desarrollo y son más fáciles de usar para los no programadores.
¿De qué módulos y aplicaciones se compone Odoo?
Odoo cuenta con más de 30 aplicaciones básicas que forman la base de un completo sistema ERP. Aunque el desarrollo principal y la gestión son realizados por la propia Odoo, la comunidad juega un papel importante en la mejora y perfeccionamiento de estas aplicaciones. La contribución de la comunidad incluye proporcionar feedback, reportar errores y ejecutar pruebas, contribuyendo a la mejora continua y la fiabilidad de las soluciones de software de Odoo.
Las principales aplicaciones de Odoo incluyen finanzas y contabilidad, compras y ventas, CRM, marketing y ventas, comercio electrónico, gestión de recursos humanos, gestión de documentos, gestión de inventario, sistema POS, producción, planificación y gestión de proyectos.
Además, la comunidad ha creado más de 40.000 aplicaciones. Odoo Studio también te permite crear tus propias apps, que a su vez pueden integrarse con otras apps de Odoo.
[/portal_block]Expert insights-Las empresas españolas deben considerar que Odoo realiza implementaciones a través de consultores situados en distintos países, México entre ellos.
-Odoo Enterprise, la versión online, no se puede usar legalmente en España para contabilidad. Dado que requiere de módulos OCA para funcionar y Odoo no te permite instalar módulos en la versión online. Cualquier empresa que quiera llevar la contabilidad, debe irse a Odoo SH (plataforma cloud full stack) o a un partner directamente. Para conseguir un shortlist de partners adecuados, las empresas pueden solicitarlo a través de TIC Portal.
-El soporte oficial de Odoo tarda en contestar más de 20 días de media y no resuelve problemáticas que no sean estándar. Se recomienda colaborar con un partner de Odoo.
¿Cuáles son los costes?
Si utilizas la versión Odoo Community, no pagas licencias. En comparación, si quieres usar paquetes ERP de código cerrado, pagas una licencia por usuario desde el principio, solo por el derecho a usar el software.
El coste de la versión Enterprise es de 40 euros por usuario y mes. Entonces puedes usar todas las funcionalidades del paquete. Con esta versión, obtienes soporte de Odoo: puedes crear un ticket (por ejemplo, un error prioritario) y entonces Odoo realmente hará algo al respecto. Odoo es conocido como una solución económica.
Consulte la Guía ERP gratuita para el calculador de costes ERP.
Desafíos y estratégia de implementación
Puedes implementar Odoo paso a paso y de forma controlada. Este enfoque gradual es especialmente eficaz para las organizaciones más pequeñas con recursos limitados. Empiece con funciones esenciales como añadir productos, crear pedidos de venta y configurar la facturación. Este método limita la inversión inicial y promueve una familiarización gradual con el sistema, permitiendo a cada miembro del equipo familiarizarse con las funcionalidades antes de comenzar la siguiente fase de implementación.
Una de cada tres implantaciones de ERP tarda más de lo previsto. Consulta gratis el Digibook Estadísticas ERP para conocer las causas de estos retrasos y cómo evitarlos.
Es importante ser consciente de las trampas cuando se autoimplanta Odoo. Un problema común es subestimar la complejidad de los sistemas ERP, especialmente si se carece de un conocimiento profundo de los procesos empresariales. Sin la experiencia adecuada, esto puede conducir a un uso ineficiente y a la pérdida de oportunidades. La consecuencia puede ser un sistema que no satisface plenamente las necesidades de la empresa.
Sin esta experiencia, existe el riesgo de que el proyecto se paralice. Una queja que se escucha a menudo es “el sistema no funciona”, cuando en realidad el problema consiste en una implantación incompleta o incorrecta. Es esencial construir una base sólida con una buena formación y acceso a la ayuda de expertos para cuando surjan problemas. Esto puede marcar la diferencia entre una implantación exitosa y un sistema que no cumple las expectativas.
¿Se puede migrar y actualizar fácilmente con Odoo?
Se trata de un punto de atención importante. Muchas empresas comienzan con una edición Community, y más adelante desean actualizarse a una nueva versión (por ejemplo, de la versión 15 a la 16, o de la 16 a la 17). Al fin y al cabo, como empresa, quieres mantenerte al día con el software. Hay varias opciones:
- Actualización estándar: el servicio de migración está incluido por defecto en la licencia Enterprise. Así que si compras una licencia, Odoo hará la migración por ti.
- Contratar a un partner de Odoo: un partner de Odoo puede acompañarte en el proceso de actualización. Se encargárá de la implementación técnica y de cualquier modificación del desarrollo a medida.
- Autoactualización: usuarios o equipos con conocimientos técnicos pueden optar por actualizarse ellos mismos. Esto requiere un profundo conocimiento de los sistemas y bases de datos de Odoo. También existen scripts de migración, ofrecidos por la comunidad, para que puedas realizar el trabajo tú mismo. Pero no te lo tomes a la ligera, ya que es un trabajo especializado. Las nuevas versiones suelen incluir nuevos módulos, estructuras modificadas en la base de datos, desarrollos, etc.
¿Es necesario contratar un partner de Odoo?
A la hora de decidir si recurrir o no a un socio de Odoo, hay que tener en cuenta una serie de consideraciones. Un partner certificado aporta conocimientos y experiencia, y puede contribuir a una implementación más eficiente y soluciones personalizadas que se ajustan a los procesos de negocio. Los partners también pueden proporcionar un soporte valioso después de la implantación.
La desventaja es que trabajar con un partner puede implicar costes más elevados y puede que se cree una dependencia de las competencias y de la experiencia específica del partner.
¡Atención!Existen muchos pequeños partners de Odoo con sólo 1-2 clientes, a menudo autónomos (aficionados técnicos) o con un número limitado de empleados. A la hora de elegir un socio, es esencial buscar estabilidad y capacidad. Un socio fiable, con un equipo de programadores experimentados y un número significativo de referencias, ofrece más garantías de continuidad y calidad de soporte. TIC Portal ha construido una base de datos con información sobre la calidad y la fiabilidad de los partners de Odoo en España.
TIC Portal conoce unos 82 partners de Odoo en España. Ponte en contacto con TIC Portal para una selección a medida de partners que se ajusten a la cultura y las necesidades de tu empresa. Por ejemplo, es importante seleccionar no sólo las habilidades técnicas de programación, sino también si un partner está familiarizado con los procesos de tú negocio.
¿Qué es la OCA?
La Odoo Community Organisation (OCA) es una organización sin ánimo de lucro que contribuye al desarrollo y promoción de Odoo. La fundación se centra en reunir a la comunidad para trabajar colectivamente en la mejora de Odoo y ampliar su funcionalidad.
Como usuario de Odoo, obtendrás los siguientes beneficios de la OCA:
- Módulos y apps: tienes acceso a aplicaciones desarrolladas por la comunidad que no están disponibles en Odoo por defecto.
- Soporte de la comunidad: otros usuarios y desarrolladores responden a tus preguntas.
- Control de calidad: los módulos de la OCA se someten a un proceso de evaluación, lo que significa que suelen cumplir altos niveles de calidad. Así que no cualquier módulo entra en la oferta de OCA. La OCA también se coordina para que los módulos sigan siendo buenos.
- Ahorro de costes: el acceso a una serie de módulos gratuitos puede ahorrar costes en comparación con la compra de add-ons comerciales o el desarrollo propio de funcionalidades.
Elegir Odoo: ¿por qué sí y por qué no?
Una empresa en la fase de orientación para un nuevo sistema ERP podría considerar Odoo como una opción seria, dependiendo de sus requisitos y deseos específicos. Estas son algunas razones por las que podrías o no elegir Odoo:
Ventajas
- Flexibilidad del código abierto: como software open source, Odoo ofrece grandes posibilidades de personalización e integración.
- Funcionalidad completa: Odoo cubre una amplia gama de procesos empresariales, desde CRM y comercio electrónico hasta producción y gestión de inventarios.
- Rentabilidad: en comparación con otros sistemas ERP, Odoo puede ser más rentable, especialmente para las pequeñas y medianas empresas.
Contras
- Complejidad a gran escala: para organizaciones muy grandes o complejas, Odoo puede ser menos adecuado en comparación con soluciones ERP más especializadas.
- Dependencia de la comunidad o de consultores externos: para personalizaciones o integraciones específicas, se depende de la comunidad o de consultores externos.
- Problemas de rendimiento y escalabilidad: en algunos casos, pueden surgir problemas de rendimiento o escalabilidad, especialmente con un gran número de usuarios o transacciones.
Por tanto, la elección de Odoo debe basarse en una evaluación exhaustiva de los requisitos específicos de la empresa, las capacidades técnicas y los objetivos estratégicos a largo plazo.
¡No caigas en la trampa!TIC Portal está en contacto diario con empresas que trabajan de forma intensa en su proyecto de ERP. La Guía ERP enumera las 10 principales trampas que habrá que evitar durante un proyecto ERP.