Relacionar el flujo de trabajo de los procesos de negocio con los documentos que los acompañan es una dificultad habitual que se encuentra diariamente en las empresas. Actualmente, las herramientas de gestión documental buscan facilitar esta tarea a través de potentes funcionalidades de control de flujos de trabajo.
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Consejo: un paquete de gestión documental puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el digiBook Gestión documental: funcionalidades clave los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un gestor documental.
¿Qué es el flujo de trabajo y por qué es importante en un gestor documental?
En el contexto de los gestores documentales, se refiere al movimiento automatizado de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial. Dicho de una forma más sencilla, con un gestor documental que controla los flujos de trabajo cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en todo momento. Por ejemplo, una factura puede estar en diversos estados (recibida, aprobada, pagada, etc.) y el administrador determinado podrá controlar en todo momento la situación de la misma.
El control de los flujos de trabajo supone la máxima automatización de los procesos empresariales y el control de las etapas, durante las cuales los documentos pasan de un empleado a otro, según procedimientos previamente definidos. La etapa previa al control de flujos de trabajo es el control de flujos de información. Las empresas deben analizar cómo la información llega, se almacena y se distribuye por la compañía para generar un flujo de trabajo eficiente. La Guía de Gestión Documental 2023 recoge los errores más comunes en los controles de flujo de información y los gestores documentales con las mejores funcionalidades para el control de flujos de trabajo.
¿Qué opinan los expertos sobre flujo de trabajo?
Adrián Macías, CEO de Dokumentalistas.com y socio fundador de EpsilonGD nos habla sobre la aportación de un gestor documental en el flujo de trabajo.
Beneficios del workflow management
No existen flujos de trabajo que funcionen de igual manera para todas las empresas. Sin embargo, muchas empresas experimentan beneficios similares derivados.
- Mejora de la productividad del trabajo de los empleados con la automatización de procesos.
- Normalización de los métodos de trabajo mediante procedimientos preestablecidos.
- Optimización de la circulación de información interna.
- Ahorro de tiempo en tareas poco necesarias u obsoletas.
Sistemas de flujo de trabajo o workflow management system
Del mismo modo que el workflow management puede encontrarse dentro de un gestor documental, también se ha desarrollado como un sistema individual. Los sistemas de flujo de trabajo permiten automatizar y mejorar los procesos empresariales con el propósito de ahorrar tiempo y eliminar errores.
Entre las características esenciales que suelen presentar este tipo de sistemas destacan:
- Notificaciones por email: a través de las notificaciones por email, los administradores reciben información detallada del punto en el que se encuentra una tarea.
- SLA control de estatus: se trata de una representación gráfica del estado de una tarea. Gracias a un código de colores se enfoca la importancia en aquellas etapas del proceso que necesitan de mayor atención o están experimentando algún problema.
- Formularios pre-completados: con el fin de evitar las pérdidas de tiempo a la hora de rellenar formularios repetitivos, se aconseja la distribución de formularios parcialmente completos.
- Reasignación de tareas: no todos los procesos terminan funcionando de la forma en la que se planean. Por ello, y para evitar gastos económicos, el software de flujo de trabajo permite la reasignación de tareas.
La Guía de Gestión Documental recoge un análisis de los principales sistemas de gestión documental que poseen, entre sus funcionalidades, herramientas para el control de flujos de trabajo.