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¿Qué es el transportation management system?
Un Transportation Management System (TMS), también conocido como Transport Management System (sistema de gestión de transporte), es la parte de la cadena de suministro que se encarga de las operaciones de transporte, tanto de las mercancías entrantes como de las salientes de la empresa.
Algunas empresas se encargan del transporte del material desde las instalaciones de sus proveedores a las suyas propias, así como del transporte desde sus instalaciones a la de sus clientes. Para este tipo de empresas, el TMS les ayuda con la planificación, seguimiento y control del transporte.
Por lo tanto, con un TMS una empresa puede ver las operaciones de transporte entrantes y salientes que se espera en un día. Además, junto con cada operación se encuentra la documentación pertinente y la hora de entrega estimada.
De esta forma, si una empresa tiene que enviar una mercancía a sus clientes, pero no tiene ningún camión disponible en la sede, puede ver cuándo llega una para planificar su envío. En este ejemplo se habla de camiones. No obstante, el TMS sirve para transporte terrestre (camiones, trenes), aéreo (aviones) y/o marítimo (barcos). Entonces, puede ser que el buque de carga de una empresa esté a punto de llegar a puerto y lo que tenga que hacer es organizar a los camiones para que lleven la mercancía a los puntos logísticos correspondientes.
Por tanto, el TMS proporciona una visión general de los transportes para facilitar la planificación y ejecución de sus medios de transporte. Así, las empresas pueden calcular qué transporte es el ideal (por capacidad u otros tipos de características) para ciertos envíos y poder hacer las entregas lo antes posible.
¿Sabías que? Este tipo de sistemas ayuda a mejorar la calidad del servicio de las empresas de distribución o que tienen una parte que se encarga de ello. En el Premium digiBook Gestión de la calidad, se encuentra un caso real sobre cómo una empresa de transporte gestiona los diferentes aspectos de calidad de sus operaciones (gestión de incidencias, cumplimiento de la normativa, gestión de riesgos, …).
¿Para qué se usa un TMS?
Las funciones de un Transportation Management System pueden variar de un paquete a otro. Sin embargo, hay una serie de funciones que pueden realizar con todos los TMS:
Planificación del transporte de la empresa
Cuando se introduce la información en el TMS de una orden de compra o de venta, el sistema se pone en marcha para organizar su transporte. Para ello, el sistema tiene en cuenta las ubicaciones, las mercancías a transportar, la cantidad de pedidos ya existentes y los transportes disponibles.
Estos elementos son importantes para poder organizar correctamente la flota. Por ejemplo, si se va a enviar leche a una empresa envasadora, el TMS planificará para dicho transporte un camión frigorífico para que la leche se mantenga en buen estado. Otro caso puede ser el de una empresa de mensajería, la cual recibe diariamente muchos paquetes que han de enviarse a otras partes del país y del mundo. Entonces, dependiendo del tamaño y los destinos se dispondrán unos u otros medios de transporte.
Asimismo, a veces ocurre que las empresas entregan sus mercancías en un punto intermedio de donde se encuentra un cliente o varios. Este punto intermedio no siempre está tan cerca del cliente B como del cliente A. Para evitar disputas y si viene bien en la ruta de reparto, se puede entregar las mercancías en un punto cercano para el cliente A los martes y los jueves se entrega cerca del cliente B.
Seguimiento de la mercancía entrante o saliente
El seguimiento del transporte es cada vez más importante. Este seguimiento puede ser en tiempo real, por eventos o una combinación de ambos. Por ejemplo, cuando se solicita un servicio de Uber, se puede ver el estado (aceptado, en camino, en el destino) y se puede ver en tiempo real por dónde va.
No siempre se puede hacer esto, ya que requiere una gran inversión en sensores, desarrollos y mantenimiento. Por ello, la mayoría de las empresas optan por la opción del seguimiento por evento. En este caso, son los propios empleados los que van actualizando el estado (ya sea manualmente, por escaneo de código de barras o por RFID). De esta forma, se puede consultar el estado del transporte. Por ejemplo, cuando se pide algo en una tienda online, es muy común tener este tipo de seguimiento. Los clientes pueden ver los estados o se les informa de ellos a través del e-mail (compra realizada, pedido confirmado, enviado, en camino, en entrega o entregado).
Optimización de las rutas de transporte
Toda empresa que tiene una flota de transporte tiene que ser capaz de organizarlos para que sigan la ruta más eficiente teniendo en cuenta el tipo de carga, el cliente, el vehículo, la zona y el tráfico. A veces, puede parecer que la ruta más directa es la mejor. No obstante, no tiene por qué ser así. Si la empresa entrega y recoge mercancía, puede ser que la ruta óptima sea una en la que se combinen las entregas y las recogidas. Por ejemplo, una empresa que lava ropa de cama para hoteles. Esta empresa recoge las sábanas sucias de los hoteles y les entrega las limpias. Por tanto, si se tiene un reparto para 3 hoteles y recogida de dos, se puede utilizar el mismo vehículo. En vez de entregarlo todo y recoger después, puede que una de las recogidas pille de camino. En este caso, el sistema puede calcular si la cantidad de sábanas que a recoger del hotel caben (sin que toquen a las sábanas limpias) en el vehículo tras haber entregado la primera tanda de sábanas limpias.
Otro elemento a tener en cuenta son el vehículo y la zona. Hay vehículos que son tan grandes que no pueden ir por ciertas zonas de la ciudad. Esto se debe a que hay puentes por los que no podrían pasar por debajo. Por tanto, si un cliente necesita una entrega urgente o si la empresa tiene que ir rápidamente a por mercancía al proveedor, será más útil utilizar otro vehículo de la flota.
Además, algunos sistemas especializados de transporte también tienen en cuenta el tráfico en tiempo real. Para ello, el sistema obtiene los datos de tráfico de sistemas como Google Maps que muestran el estado de las carreteras. Por tanto, si hay tráfico en una zona, la ruta que se le muestra en el ordenador de a bordo al conductor se modifica automáticamente.
Nota: esta funcionalidad está muy relacionada con la planificación del transporte. No obstante, la planificación se centra más en el planteamiento a medio-largo tiempo y en la selección del transporte adecuado. Mientras que la optimización de las rutas es un planteamiento a corto tiempo o, incluso, a tiempo real.
Control de costes de transporte
Los costes de transporte de una empresa se componen de diferentes elementos: la adquisición y mantenimiento de los vehículos; el sueldo de los conductores; los costes de aduana; el combustible; entre otros.
Estos costes se calculan para que la empresa pueda analizar el coste de sus distribuciones por: cliente; ruta; tipo de mercancía; etc. El conocimiento de estos ayuda a generar mejores presupuestos y tener un mayor control de las finanzas. Es importante que no se olvide ningún detalle. Por ejemplo, una ruta de transporte no cuesta únicamente el tiempo empleado por el conductor y la gasolina. Hay que introducir la variable del coste de mantenimiento por kilómetro, si el conductor tiene que pernoctar, entre otros detalles.
Comprobación de los KPI’s
En las empresas que tienen un TMS, (la mayoría de) los objetivos de los indicadores claves del desempeño (KPI) están relacionados con los transportes. Para poder tomar decisiones acertadas, estas empresas necesitan tener una visión clara y en tiempo real de los datos del TMS. Para procurar esta visión clara, los TMS suelen incluir un módulo de informes o de cuadro de mandos desde el cual poder ver el porcentaje conseguido de los KPI’s.
Algunos ejemplos de los datos que se pueden medir con esta funcionalidad son:
- Coste por métrica (milla; km; peso; cubo; palé …);
- Porcentaje de la cantidad de recogidas y/o entregas realizadas a tiempo;
- Productividad en términos económicos. Por ejemplo, coste por unidad de peso o unidad de envío;
- Productividad en términos operativos. Por ejemplo, unidades de envío/pedido o peso/carga.
Atención: los cuadros de mandos e informes también están muy relacionados con la gestión de la calidad. Por ello, en el Premium digiBook Gestión de Calidad una empresa de transporte comenta y proporciona imágenes de cómo llevan su propia gestión de calidad.
¿En qué sistemas se suele encontrar un TMS?
Un sistema de gestión de transportes puede encontrarse tanto como un sistema especializado aparte como integrado dentro de un sistema ERP. Dependiendo del tipo de empresa y de sus requisitos, una opción será más viable que otra.
Un sistema TMS independiente está muy especializado, por lo que hay una mayor cantidad de funciones específicamente relacionadas con el transporte de la empresa. Esta es una gran ventaja debido a que se tiene un mayor conocimiento al detalle. No obstante, el input de los datos tiene que hacerse de forma manual. Eso quiere decir que, por ejemplo, si hay datos que son importantes también para la parte financiera de la empresa, estos datos se deberán insertar 2 veces (una en el sistema financiero y otra en el TMS).
En cambio, cuando el TMS se encuentra como módulo dentro del sistema ERP, sólo hay que introducir los datos una vez. Esto supone un gran ahorro de tiempo. Sin embargo, la desventaja de esta opción es que la información del TMS suele ser más general. Por ello, esta solución suele ser escogida por empresas que tienen una flota, pero cuya actividad principal no es el transporte. Por ejemplo, en las empresas de comercio. En el Premium digiBook Funcionalidades ERP: Comercio, se encuentran todas las funcionalidades para este tipo de empresas. Entre ellas, el módulo de TMS junto con todas las posibilidades que se encuentran dentro de este módulo.
