Dynamics NAV 2016: el ERP de Microsoft para PYMES

Dynamics NAV 2016, es una versión del sistema ERP de Microsoft para PYMES, ha sido publicada y viene cargada de novedades. Microsoft ha invertido un gran esfuerzo en la marca Dynamics para hacer de ella un producto con garantía de calidad. La versión NAV 2016 continúa en esta línea, incorporando mayores opciones de integración de forma nativa con otros productos Microsoft como Azure, Office 365 o Power BI, la herramienta de business intelligence de Microsoft. Dynamics NAV o Navision, como se la conocía antes de su adquisición, ha recorrido un largo camino antes de convertirse en una de las principales herramientas de gestión empresarial del mercado.

En este artículo se realiza un recorrido por los inicios de este ERP antes de profundizar en todas las novedades que incorpora Dynamics NAV 2016. Por otro lado, en el Libro Blanco de Dynamics NAV 2016 podrá encontrar información más específica sobre NAV 2016, como las funcionalidades y opciones de planificación empresarial, una calculadora de presupuestos de NAV 2016, y opiniones y experiencias de NAV 2016 en entornos de trabajo reales.

Índice:

1. De Navision a Microsoft Dynamics NAV 2016
2. ¿Qué cambios trae Dynamics NAV 2016?
3. Coste de licencias Microsoft Dynamics NAV 2016
4. Microsoft Dynamics AX 2012 vs Microsoft Dynamics NAV 2016
5. Implementación de Dynamics NAV 2016: hoja de ruta
6. ¿Cómo migrar o actualizar a Dynamics NAV 2016?

De Navision a Microsoft Dynamics NAV 2016

La marca Navision procede de la compañía danesa Navision A/S, la desarrolladora de las primeras versiones de este sistema de gestión empresarial a finales de los 80. En sus inicios, este producto se comercializó en el norte de Europa y fue extendiéndose progresivamente por el resto del continente.

En 2002, Microsoft adquirió la compañía Navision A/S, estructurando esta antigua empresa dentro de la división empresarial denominada Microsoft Business Solutions. Tras esto, junto con los otros sistemas empresariales de Microsoft como Axapta, Great Plains y Solomon, Navision introdujo una interfaz basada en roles de usuario, análisis e informes basados en SQL y una integración con la suite empresarial de Microsoft Office.

Años más tarde, Microsoft volvió a renombrar su división de aplicaciones empresariales bajo el nombre Dynamics, acortando también los nombres de sus productos más conocidos. Navision pasó a ser simplemente NAV, Axapta se convirtió en AX mientras que Great Plains y Solomon pasaron a ser GP y SL respectivamente.

En 2009, la versión de Microsoft Dynamics NAV ofrecía la posibilidad para utilizar tanto la base de datos nativa del antiguo Navision como una base de datos SQL para el funcionamiento del programa. Sin embargo, las críticas hacia los problemas de compatibilidades entre estas bases de datos acabaron provocando que a partir de la versión Dynamics NAV 2013 se pasase a utilizar exclusivamente una base de datos SQL.

En NAV 2015 se introdujeron más funciones que acercaban este ERP a la nube, principalmente en forma de integración con Microsoft Azure y Office 365. Estos niveles de integración han aumentado en la versión Dynamics NAV 2016, siguiendo la tendencia general del mercado hacia este tipo de sistemas y aumentando la apuesta en el entorno propio de cloud computing por parte de Microsoft.

Sin embargo, los entornos cloud pueden no resultar atractivos para empresas que no estén preparadas estructural e internamente para adoptar servicios en la nube. En el Libro Blanco de Dynamics NAV 2016 podrá tener una implementación satisfactoria de NAV 2016 en la nube.

¿Qué cambios trae Dynamics NAV 2016?

Dynamics NAV 2016 establece un punto de inflexión dentro de la marca. A nivel estructural el gran cambio se produce en la nueva política de actualizaciones del sistema, que pasa de ser cíclica mediante versiones (NAV 2009, NAV 2013, NAV 2015, etc.) a tener actualizaciones constantes cada mes. Esto ya se venía practicando con las versiones que aún tienen soporte, pero con Dynamics NAV 2016 se acentúa aún más.

Ya no habrá que esperar a que salga un Service Pack que pueda arreglar bugs y errores del sistema, si no que se incorporarán las mejoras mensualmente en cada versión. Así, la actualización Dynamics NAV 2016 se hace mucho más atractiva, ya que desde el primer momento se contará con las nuevas funcionalidades, con un soporte extendido y con las actualizaciones mensuales.

Luego nos encontramos los cambios a nivel técnico y de funcionalidad, con multitud de nuevas opciones y la mejora de algunas de las funciones ya existentes. Aunque algunas de estas funciones se han anunciado a bombo y platillo desde los canales de información oficial de Microsoft, otras funciones simplemente se han añadido sin especificar demasiado en su utilidad o en los cambios que suponen. Aún hoy es pronto para ver toda la potencia de Dynamics NAV 2016 en su extensión, pero aquí pueden verse algunos de los cambios más interesantes:

1. Power BI

La integración entre Dynamics Nav 2016 y Power BI es ahora completa y se incluye de forma nativa en el software. La herramienta de inteligencia empresarial Power BI ahora tendrá una sincronización de datos en tiempo real con los datos incluidos en NAV 2016, ofreciendo informes y análisis actualizados al minuto.

2. Servicio OCR

OCR son las siglas de Optical Character Recognition o reconocimiento óptico de caracteres. Su función es la de extraer los datos de un documento o imagen escaneada y en texto o datos reconocibles por el sistema. Este servicio está proporcionado por Lexmark en colaboración con Microsoft. Sin embargo, según el desarrollador de NAV Eric Wauters, más conocido como “Waldo” tan sólo se podrá utilizar este servicio unas 75 veces de forma gratuita.

3. Cliente web mejorado

En esta versión se nota el cuidado puesto en mejorar el cliente web del software. Las funcionalidades y opciones añadidas han querido convertir este cliente en casi una copia exacta del cliente para escritorio. Se supone que esto también hace mucho más atractiva la posibilidad de trasladar una versión de Dynamics NAV 2016 a la nube, ya que ningún usuario echará en falta las funcionalidades que tiene el cliente de escritorio en su interfaz de la nube. Sin embargo, algunos usuarios de versiones antiguas de NAV pueden encontrar la nueva interfaz un poco confusa. El Libro Blanco de Dynamics NAV 2016 incluye un análisis más detallado de los cambios y mejoras en el cliente web para evitar los problemas de adaptación a esta nueva versión.

4. Flujo de trabajo

La inclusión de flujos de trabajo basados en eventos es otra de las grandes novedades de Dynamics NAV 2016. La gestión de los flujos de trabajo comienza en el editor de código disponible en NAV 2016. Con esta herramienta, se marcarán las condiciones y respuestas necesarias para activar cada paso dentro del flujo de trabajo. Por ejemplo, la respuesta por email de un cliente, o la incorporación de un documento ya validado pueden ser algunas de las condiciones establecidas para que el flujo de trabajo avance.

5. Eventos

Esta función está directamente relacionada con los flujos de trabajo. Un código diseñado para ejecutar una acción dentro de NAV se suscribirá a un evento. De esta forma, el código se ejecutará cuando registre que ese evento se ha producido. Con esto se podrán automatizar acciones sin tener que trastear con los objetos NAV por defecto.

6. Vista previa de modificaciones de registros

Esta funcionalidad permite comprobar los resultados y cambios en el sistema antes de registrar un documento. Para ello, una ventana emergente aparecerá y mostrará todos los elementos que el propio sistema cambiará una vez se produzca el registro. Este vídeo (4:56 min. en inglés) de Microsoft ofrece una visión más en profundidad de la vista previa en Dynamics NAV 2016:

7. Integración nativa con SQL Server en Azure

El uso de bases de datos SQL en Dynamics NAV 2016 incluye un nuevo aliado: Microsoft Azure. Con una integración completa con SQL Server en Azure, se podrá utilizar este servicio en la nube para que actúe de base de datos del software Dynamics NAV. Con esto no hará falta desplegar servidores físicos en sus instalaciones, permitiendo que la gestión del mantenimiento de las bases de datos corra a cargo de la infraestructura de Azure.

8. Integración nativa con Dynamics CRM

Las posibilidades de conexión e integración entre Dynamics CRM y Dynamics NAV antes de la versión 2016 eran bastante limitadas y tediosas de llevar a cabo. Todo eso cambia en Dynamics NAV 2016, que incluye de forma nativa integración con el CRM de Microsoft. NAV reconocerá la información de las tablas del CRM como si fuesen datos propios de NAV, mientras que Dynamics CRM hará lo mismo con parte de la información financiera dentro de NAV.

9. Mejor editor C/AL disponible

La mejora del editor de código llega en Dynamics NAV 2016, incorporando tanto nuevas funciones como una nueva interfaz más limpia y adaptada a los sistemas más modernos. Por ejemplo, los atajos de teclado como CTRL+Z (deshacer) y CTRL+Y (rehacer) están ahora disponibles, algo que muchos desarrolladores están celebrando después de tanto tiempo. En el Libro Blanco de Dynamics NAV 2016 podrá encontrar una lista con todos los nuevos atajos y opciones del editor de código de NAV 2016.

10. Descarga de tipos de cambio de divisa

Esta opción estaba disponible a través de partners para aquellas empresas que necesitaban conocer el valor de distintas monedas para sus transacciones diarias. Dynamics NAV 2016 incorpora esta función de forma nativa, permitiendo añadir los tipos de divisa que se necesiten en cualquier momento. Quizás un cambio pequeño, pero uno de los más demandados por gran parte de los usuarios del software.

11. Cliente 64 bits

Aunque la instalación en sistemas operativos de 64 bits era posible, se hacía sobre una arquitectura de 32 bits, lo que provocaba en ocasiones inestabilidad y fallos del sistema. A partir de Dynamics NAV 2016, esta situación cambia y se incorpora una compatibilidad completa con entornos de 64 bits para la instalación del software.

12. Aplicación universal para smartphone y tablet

La aplicación para Tablet introducida en NAV 2015 recibe una actualización importante, y ahora estará también disponible para smartphones de iOS, Android y Windows Phone. Al igual que el cliente web, se han ampliado las opciones disponibles para los usuarios de estos clientes para así ofrecer una experiencia similar a la del cliente de escritorio en multitud de dispositivos.

13. Automatización de add-ins

Los add-ins en NAV permitían añadir funcionalidades personalizadas a los distintos roles que se utilizasen en el sistema. Tenían que añadirse de forma manual al sistema para que los reconociese, pero la versión Dynamics NAV 2016 ahora permite añadirlos como un archivo .zip a la tabla de add-ins. De esta forma, el software reconocerá e instalará los add-in automáticamente.

14. Marcas temporales en registros SQL

Dynamics NAV 2016 permitirá mostrar marcas temporales de cambios dentro de las tablas del servidor SQL. De esta forma se podrá tener un historial de los cambios de los distintos registros y así tener un control de versiones de dichos registros.

Estas no son todas las nuevas funcionalidades añadidas en Dynamics NAV 2016, pero sí son algunas de las más interesantes y que más solicitaban los usuarios. Además, dada la nueva política de actualización del sistema, seguramente cada mes puedan incorporarse aún nuevas funciones y mejoras. En el Libro Blanco de Dynamics NAV 2016 puede encontrar una comparativa de NAV 2016 con otros sistemas de planificación de recursos empresariales del mercado y así evaluar cuál es el mejor para su empresa.

Coste de licencias Microsoft Dynamics NAV 2016

El coste base de las licencias de Microsoft Dynamics NAV 2016 depende en primer lugar de la modalidad que se elija. Por un lado, está la opción “on-demand” o de pago por uso, por el otro, encontramos la adquisición de una licencia.

La opción de pago por uso ofrece una reducción en el precio si se contrata Dynamics NAV 2016 en la nube de Azure, que hace uso de SQL Server en la nube de Microsoft. Además, si se incluye en el plan Office 365, el precio de licencia por usuario se reduce otro porcentaje y resulta más económico que contratar cada producto por separado.

Aproximadamente, el coste mensual por usuario de NAV 2016 en la nube se sitúa sobre 60€. Este importe se reduciría en torno a un 30% si se optase por usar la nube de Azure y hasta un 50% si se añadiese Office 365 a todo lo anterior.

No obstante, se puede utilizar la licencia adquirida con el pago por uso de Dynamics NAV 2016 en cualquiera de los entornos en la nube que se deseen si el usuario así lo prefiere. Con esto, Microsoft ha intentado ofrecer más opciones para el uso híbrido de NAV 2016. En el Libro Blanco de Dynamics NAV 2016 puede encontrar una serie de consejos para la configuración de una implementación híbrida de NAV 2016 mediante la nube.

El pago de la licencia se calcula en función de cuatro componentes esenciales: Starter Pack, Extended Pack, Full User y Limited User. Tanto Full User como Limited User, hacen referencia a los tipos de usuario que podrán utilizar el sistema, siendo el primero el que tiene un acceso a las funcionalidades completas de Dynamics NAV 2016.

Los packs, por otro lado, están preparados para que PYMES puedan adquirirlos y empezar a utilizar el sistema casi al instante. Las diferencias entre ambos packs son:

• Starter Pack: incluye tres licencias Full User y las funciones correspondientes al apartado de Finanzas y Distribución (gestión de compras, gestión de ventas y gestión de almacén). Este pack necesita adquirir de forma separada las licencias de SQL Server, Windows Server y SharePoint. El precio del Starter Pack ronda los 5.000€ pero la promoción Give Me Five! de Microsoft hace que algunos proveedores ofrezcan el Starter Pack con dos usuarios adicionales por unos 4.500€. La promoción Give Me Five! estará activa hasta final de año con gran parte de los partners de Microsoft, aunque por el momento se desconoce si seguirá activa cuando empiece el año 2016.

  *Actualización: Microsoft ha decidido ampliar la promoción Give me Five! hasta el 27 de junio de 2016*

• Extended Pack: este tipo de licencia sólo puede ser instalada sobre aquellas empresas que ya dispongan de un Starter Pack. Añade funciones avanzadas a la implementación de Dynamics NAV 2016 como CRM básico, servicios de atención al cliente (SAT), gestión de entornos de producción y opciones avanzadas de Finanzas y Distribución. El precio del Extended Pack está alrededor de unos 7.500€, pero al igual que el Starter Pack, la promoción Give Me Five! lo baja hasta unos 4.500€. De esta forma por 9.000€ se podría adquirir Starter Pack + Extended Pack + 2 usuarios adicionales.

Sin embargo, los precios de las licencias adicionales para Dynamics NAV 2016 no se tienen en cuenta al calcular los precios de licencia concreta. En el Libro Blanco de Dynamics NAV 2016 podrá encontrar un resumen del coste total para este software incluyendo licencias de Windows Server, SQL Server y SharePoint.

Microsoft Dynamics AX 2012 vs Microsoft Dynamics NAV 2016

Parte de las empresas que se interesan por la marca Dynamics encuentran que también existe otro sistema de gestión llamado Microsoft Dynamics AX al realizar una primera prospección. Al estar englobado bajo la marca Dynamics, hay quienes lo añaden en consideración en el proceso de selección de un nuevo ERP.

Sin embargo, existen más diferencias entre Dynamics AX y Dynamics NAV de lo que parece, aunque se engloben bajo el nombre de las soluciones de negocio de Microsoft. Para ello, en la siguiente tabla se pueden encontrar las diferencias entre ambas herramientas:

Esas son las principales diferencias entre Microsoft Dynamics AX y Microsoft Dynamics NAV. No obstante, es importante recalcar que tanto AX como NAV tienen opciones de personalización que pueden reforzar sus funcionalidades, consiguiendo recortar las diferencias entre uno y otro.

Además, por el momento la versión Dynamics NAV 2016 ofrece ciertas ventajas para el uso en la nube que aún no se han podido ver en AX, principalmente debido a que la próxima versión de AX será publicada en el primer cuatrimestre de 2016.

Hasta que ese momento llegue, no se podrá determinar el alcance que la versión Dynamics AX 7 tendrá y cómo podrá compararse con Dynamics NAV 2016.

Implementación de Dynamics NAV 2016: hoja de ruta

Es cierto que el objetivo de la marca Navision desde sus inicios no han sido grandes implementaciones del sistema, si no que ha ido dirigido más bien a PYMES. Esto no cambia con la llegada de Dynamics NAV 2016, por lo que las fases de implementación de este ERP en empresas siguen dependiendo de unos factores definidos: las necesidades y objetivos que se quieran cubrir con el software. En el Libro Blanco de Dynamics NAV 2016 se encuentran los factores más relevantes que ayudarán a realizar una implementación con éxito de Dynamics NAV 2016.

En cualquier caso, el proceso de implementación de NAV 2016 no será instantáneo. Aquí ofrecemos una hoja de ruta con la que guiarse en el proceso de implementación:

1. Análisis de necesidades

El primer paso es saber cuáles son las necesidades de la empresa y cómo puede encajar NAV para aliviarlas. En este paso, se debe analizar cualquier proceso que pueda ser cubierto por las funcionalidades del software para poder incorporarlo dentro del plan inicial de implementación, ya sea con las que vienen de serie o mediante el editor C/AL de NAV 2016. No realizar este paso puede acabar con un software incompleto o que necesite una inversión posterior para añadir las funciones que no se contemplaron en un primer momento.

Estas necesidades además tendrán que analizarse desde dos perspectivas distintas: la de una actualización de una versión anterior de NAV a NAV 2016 y desde la de los usuarios de un ERP de otra compañía que migrarán a NAV 2016. En el primer caso, la continuidad de la estructura NAV hará que los procesos y necesidades puedan ser categorizados más fácilmente. Sin embargo, una migración desde otro ERP requerirá un análisis mucho más profundo. En el apartado ¿Cómo migrar o actualizar a Dynamics NAV 2016? podrá encontrar más información sobre este tema.

2. Defina la fecha en la que NAV 2016 estará operativo

Con ayuda del proveedor, uno deberá establecer una fecha realista para la finalización del proyecto. Evite adelantar el proyecto sin tener en cuenta la opinión de los expertos en la implementación de NAV, pues lo único que se conseguirá serán errores o descuidos debido a las prisas por alcanzar la fecha propuesta. Además, tenga en cuenta que NAV 2016 incluye un sistema de actualizaciones periódicas, por lo que habrá que permanecer atentos a los cambios durante el proyecto para poder incorporar los últimos avances antes de que empiece a utilizarse en la empresa.

3. Asigne roles a los responsables internos para acercarlos al sistema

Hay responsables en empresas que piensan que sólo tienen que sentarse a esperar que el proveedor termine la implementación del nuevo software. Sin embargo, es recomendable asignar a personas que supervisen y colaboren directamente con el proveedor. Así se conseguirá una implementación mucho más satisfactoria del sistema y hará que los responsables estén en contacto con las nuevas opciones de NAV 2016. De esta forma también hará que sus responsables puedan resolver las primeras dudas del resto de empleados una vez que el sistema esté a punto.

4. Formación de usuarios

NAV 2016 sigue la misma línea de Microsoft en cuánto a la interfaz de sus sistemas. El entorno en el que se mueve NAV 2016 recuerda a otros sistemas como Office 365, SharePoint o las últimas versiones de Windows como 8 o 10. Por ello, la formación para el uso radica principalmente en las nuevas funcionalidades y opciones de gestión, tanto para empleados como para el equipo informático.

En cambio, si es la primera vez con NAV (o con un ERP en general), es probable que necesite que los usuarios y empleados se familiaricen con el sistema. Incluya un plan de formación para sus usuarios desde el primer momento. Si tras la implementación su personal no sabe utilizar el sistema, es muy probable que las quejas se acumulen en la puerta de su despacho. Evite esto teniendo en cuenta una formación concreta para el uso del software, ya sea a través de Microsoft, de un consultor o partner certificado por Microsoft o en una academia especializada.

5. Defina un entorno de pruebas

Si quiere evitar que haya problemas a la hora de la verdad, ¿por qué no testear el sistema? Esto puede servir para comprobar que sus procesos y necesidades pueden llevarse a cabo sin problemas con el software. Por ejemplo, puede hacer una implementación a baja escala para un número limitado de usuarios y así saber qué debe mejorar o cambiar antes de la puesta en marcha.

Además, habrá que tener en cuenta si se está actualizando desde una versión muy antigua o desde otro programa con una arquitectura distinta e incorporar los posibles problemas tras el estudio de compatibilidades o incompatibilidades entre versiones y programas. Por ejemplo, no será lo mismo actualizar desde NAV 2009 a NAV 2016 que hacerlo desde NAV 2015, o desde un ERP con una base de datos como DB/2 a SQL Server. En este sentido, NAV incorpora métodos de testeo durante la fase de migración de datos para poder asegurar que la migración se realiza correctamente.

6. Puesta en marcha y seguimiento

No crea que todo ha terminado cuando vea a NAV 2016 en marcha. El seguimiento durante los primeros meses tras la implementación es esencial para asegurar que no aparecen imprevistos. Procure que su proveedor esté disponible unos meses después para reforzar la seguridad y evitar cualquier problema con el software. Como ya se mencionó, también intente estar al tanto de las actualizaciones mensuales de NAV 2016 e incorporarlas al propio calendario de puesta en marcha, por sí algún imprevisto hace que el sistema pueda volverse inestable o cambiar su configuración inicial.

Estas fases pueden cambiar o adaptarse según la empresa lo necesite, pero en general forman parte de casi todos los proyectos de implantación de un ERP como puede ser Dynamics NAV 2016.

Otro de los puntos clave, sin embargo, está en el proveedor elegido para la implantación. Que el proveedor no sea capaz de identificar o responder a sus objetivos o necesidades puede retrasar su proyecto o incluso realizarlo de forma poco adecuada. En el Libro Blanco de Dynamics NAV 2016 puede encontrar pautas que seguir a la hora de saber si un proveedor es el más adecuado para su empresa.

¿Cómo migrar o actualizar a Dynamics NAV 2016?

El avance de la tecnología es algo que también se nota en las empresas y existen muchas compañías que deciden mantener su mismo sistema ERP durante varios años. Ya sea por comodidad o por el miedo al cambio, suele suceder que este sistema se quede obsoleto, y tarde o temprano haya que realizar una migración o actualización a sistemas más modernos, como por ejemplo Dynamics NAV 2016. No obstante, el proceso cambiará ligeramente si se pretende cambiar de una versión anterior de Dynamics NAV o de un ERP totalmente distinto.

Migración

Una migración desde un sistema ERP distinto a NAV es un proceso arduo de reconocimiento de funciones y procesos que tendrán que tener su equivalente en el nuevo sistema. Además, habrá que analizar toda la información contenida en el sistema previo y evaluar qué información será relevante para NAV 2016. En estos casos, puede ser que una migración sea también una forma de limpiar un sistema de datos o procesos obsoletos, o mejorar el flujo o producción de información tras una reevaluación de todos los procesos de la empresa.

La migración debe realizarse teniendo presentes las funcionalidades de NAV 2016 en todo momento y cómo pueden beneficiarse los procesos anteriores de las nuevas opciones. Por último, si el ERP anterior tiene modificaciones realizadas a través de código propio, hay que redefinir o trasladar este código al propio de NAV 2016 o se corre el riesgo de perder dichas funciones, sobre todo si son específicas y NAV no las trae de serie. En el Libro Blanco de Dynamics NAV 2016, puede encontrar un caso concreto y los pasos a realizar para asegurar que la migración de un sistema ERP a NAV 2016 transcurre sin problemas.

Actualización

Las versiones más recientes de Dynamics NAV (2013, 2013 R2 y 2015) podrán actualizar a NAV 2016 tras una sencilla serie de pasos. Las versiones anteriores a esta (NAV 2009 SP1, NAV 2009 R2, NAV 5.0 y NAV 4.0) tendrán que actualizar antes a NAV 2013 o posterior para poder realizar una actualización a NAV 2016.

Para actualizar la versión de Dynamics NAV desde Dynamics NAV 2013, Dynamics NAV 2013 R2 o Dynamics NAV 2015 habrá que realizar una serie de tareas en el sistema. Estas tareas son:

1. Convertir la base de datos de la versión previa de NAV.
2. Actualizar el código que se haya cambiado en el sistema.
3. Actualizar los datos introducidos en el sistema a la versión NAV 2016.

A primera vista no parecen demasiadas tareas, pero para una compañía con una gran base de datos en NAV puede ser una tarea titánica. Además, todas las personalizaciones y modificaciones realizadas mediante código tienen que adaptarse a NAV 2016 o se corre el riesgo de perder información pertinente en la migración. El Libro Blanco de Dynamics NAV 2016 incluye una serie de consejos para lograr migrar y actualizar a NAV 2016 de forma satisfactoria.

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