Flujos de trabajo de procesos empresariales (workflow)
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¿Qué es un flujo de trabajo y para qué sirve?
Un flujo de trabajo, o workflow en inglés, es una secuencia de pasos que se atraviesa para completar un proceso empresarial, desde su inicio hasta su finalización. El flujo de trabajo define en el sistema cómo se gestiona un documento o tarea e indica quién debe completar cada paso.
¿Sabías que?
- La primera vez que se usó el término «flujo de trabajo» fue en una revista de ingeniería ferroviaria en 1921.
- Frederick Taylor y Henry Gantt son considerados los padres de los flujos de trabajo ya que se dedicaron a estudiar la organización deliberada y racional de trabajo, principalmente en el contexto de la fabricación. De ahí salió el conocido Diagrama de Gantt.
Al establecerse el flujo, se automatizan las tareas. Además, hay un mejor traspaso de información, el control es más rígido y la tarea o el documento se gestiona más rápido. Cuando se completa una tarea, se avisa a la siguiente persona del flujo para que sepa que es su turno. Muchos flujos de trabajo consisten en validaciones o firmas de personas responsables.
Es posible que a una persona le llegue un aviso para hacer una tarea, pero la deje para más tarde porque está ocupada con otro asunto. Sin embargo, si se trata de un documento legal, hay que tener especial cuidado, porque, si se olvida o se entrega con retraso, puede acarrear multas. Para evitar esta situación, hay empresas que establecen alertas para avisar a la persona si esa tarea lleva más tiempo en él o ella de lo que debiera.
Importante: antes de establecer los flujos de trabajo es muy recomendable analizarlos para mejorar la eficiencia de la empresa. En laLa Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. Guía ERP 2020 hay trucos para saber analizar los procesos de una empresa.
Tipos de flujos de trabajo según sus características
Existen tantos flujos de trabajo como sectores, empresas y departamentos hay. Los flujos de trabajo puede ser incluso interdepartamentales o pueden requerir la cooperación de externos. Por tanto, si una empresa no unifica los procesos con los flujos de trabajo, pierde la conexión entre las diferentes tareas y/o departamentos, y la eficiencia disminuye. Esto puede acabar provocando retrasos, problemas de stock y pérdidas monetarias.
Para poder estructurarlos mejor, los flujos de trabajo se diferencian en 3 tipos:
- Flujos de producción
- Flujos administrativos
- Flujos ad hoc
Flujo de trabajo de producción
Son aquellas tareas que se encargan de acciones fijas (o que rara vez cambian). Puede ser muy útil para 
La planificación de la producción consiste en establecer un plan de trabajo dependiendo de la cantidad de pedidos o de las ventas esperadas. Esta planificación se hace teniendo en cuenta: materiales disponibles o sus plazos de entrega; número de trabajadores; y capacidad de producción de las máquinas y los empleados.planificar la producción.
Por ejemplo, las empresas que 
La fabricación por stock (MTS, Make To Stock) consiste en producir los artículos de acuerdo con la demanda esperada. La cantidad y el tipo de artículos que se hace, se determina de acuerdo con la gestión de inventario. El inventario deseado se determina teniendo en cuenta las previsiones de ventas. Aquellas empresas que sólo ensamblan hablan de Assemble to Stock (ATS, o ensamblaje por stock, en español).fabrican por stock deben tener una buena conexión entre el inventario disponible y la producción que se está realizando. Si una empresa de fabricación de máquinas láser tarde 3 semanas en crear 5 máquinas para un hospital, se puede establecer un workflow en el que avise cuando se haya recibido el pedido. Así se comience a fabricar en el momento adecuado. Cuando se haya empezado a producir una parte de la máquina láser, el flujo alerta al responsable para que compre ciertos materiales necesarios para la siguiente parte de la producción. Con este flujo y aviso al responsable, se consigue que se tenga el 
La gestión de inventario es un concepto muy amplio, el cual entiende cada persona de diferente forma. En general, se distinguen tres conceptos dentro de la gestión de inventario: visión general del inventario (referencias y cantidad disponible); planificación del inventario (equilibrio para que haya el stock necesario, pero no en exceso); y planificación de la ubicación del stock.inventario necesario a tiempo y sin que se ocupe más espacio del 
La gestión de almacenes (Warehouse Management System, WMS) se encarga de conocer de forma actualizada los procesos que se llevan a cabo en los almacenes. Esta gestión no solo permiten conocer dónde y cómo se almacena el stock, sino que también permite obtener información sobre todo el recorrido que realiza la mercancía desde que entra en el almacén hasta que se le da salida.almacén del necesario.
Nota: a veces, el flujo de trabajo está mal establecido en el proceso de recogida de los productos del almacén. Por ejemplo, porque los pickers pierdan mucho tiempo recogiendo los productos debido a que no hay un buen diseño del almacén. En la
El flujo de trabajo de producción es especialmente importante para aquellas empresas que requieren un gran 
El control de trazabilidad consiste en el seguimiento de un elemento desde su origen hasta que llega a su destino final. Cada vez más exigido por ley a las empresas. Por tanto, muchas empresas contratan un software de gestión (ERP) que incluya la función de control de trazabilidad (sobre todo, aquellas que se dedican a la alimentación, farmacia, producción y/o distribución). De esta forma, se puede hacer el seguimiento de las materias primas o productos básicos que hayan salido de la empresa o que se necesiten para llevar a cabo la actividad empresarial.control de trazabilidad. Cuando llega el turno de una persona en un workflow, queda marcado el tiempo y sus acciones en el propio flujo. Así que, si un empleado de una 
Un sistema ERP para las empresas de alimentos y bebidas (food & beverage) se elige teniendo en cuenta los procesos empresariales. Algunas organizaciones producen los alimentos, mientras que otras están especializadas en el comercio de productos alimentarios. Por eso, ciertos paquetes ERP se centran específicamente en la producción o en el comercio. Además, existen soluciones completas que integran ambos procesos empresariales en el mismo sistema. Un error muy común que cometen las empresas es el de subestimar los procesos empresariales, por lo que terminan eligiendo un paquete muy limitado.empresa de alimentación ha tardado demasiado en realizar la tarea que le tocaba y el producto se ha puesto malo, se puede ver reflejado, e incluso avisar para que se retire.
¡Atención! Aunque a este flujo de trabajo se le conozca como flujo de trabajo de producción, no sirve exclusivamente para los procesos de producción. Es decir, también se le conoce como flujo de trabajo de producción a aquellos flujos cuyas tareas están muy prefijadas.
Un ejemplo típico de este tipo de flujo fuera de la producción es en los flujos de 
El sistema de ticketing o de seguimiento de incidentes consiste en crear, gestionar y hacer un seguimiento de las incidencias y peticiones de los clientes. Cuando un cliente contacta con atención al cliente, el personal que atiende dicha incidencia abre un “ticket” con la información de la incidencia o duda a tratar. Este ticket permanecerá abierto durante todo el seguimiento de la incidencia hasta que se haya facturado y/o resuelto la incidencia. Este tipo de sistemas se suele usar con bastante frecuencia en empresas de instalaciones y mantenimiento.sistemas de ticketing. Una aseguradora recibe una aviso de un cliente para una reparación, se clasifica según el caso y se archiva o se le comunica a una 
Las empresas de instalaciones suelen requerir unas funcionalidades comunes como la gestión de proyectos de instalaciones, la facturación por horas empleadas en cada proyecto y la correcta gestión de los documentos generados por cada proyecto suelen ser la parte básica de las necesidades de este tipo de empresa.empresa de reparaciones para que lo solucione.
Flujo de trabajo administrativo
Este es el tipo de 
En el contexto de los gestores documentales, los flujos de trabajo son movimientos automatizados de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial. Dicho de una forma más sencilla, con un gestor documental que controla los flujos de trabajo cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en todo momento. flujo de trabajo más común debido a la cantidad de documentos administrativos a gestionar en una empresa. Por eso, es muy habitual que el 
Un sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.sistema de gestión documental incluya una gestión de flujos de trabajo para automatizar tareas y mejorar los tiempos y eficiencia.
Estos flujos suelen requerir validaciones y firmas de una o varias personas. Por ejemplo, con las facturas. Dependiendo de la empresa, se procesará la factura en papel y se almacenará, o se 
La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.digitaliza esa factura e, incluso, puede ser que se reciba una 
La facturación se manda cada vez más de forma electrónica, pero no es suficiente para llamarlo factura electrónica. Una versión PDF de una factura sí que es un documento electrónico, pero no se procesa automáticamente de manera inmediata. En una factura electrónica sí que sucede esta factura automática. El software de contabilidad de la empresa que lo envía, crea un archivo digital estructurado que hace que el sistema de contabilidad de la empresa que lo recibe lo pueda procesar electrónicamente.factura electrónica. La factura deberá ser validada por el responsable de la compra y, después, 
El término firma digital se usa para referirse a una forma electrónica de firma. Esto puede ser una firma electrónica ordinaria o una firma electrónica cualificada. A veces, sólo la segunda forma recibe la definición de digital. Una firma electrónica ordinaria se parece a la firma tradicional. Con ayuda de un bolígrafo electrónico o de una firma escaneada pueden firmarse los documentos electrónicos y los e-mails. La firma confirma la identidad del firmante. Mientras que, con la firma electrónica cualificada, se adjuntará al certificado cualificado un documento o acción de autorización. Este certificado confirma la identidad del firmante y su autoridad para firmar. Además, garantiza que nada ha cambiado en el documento o acción a firmar. Finalmente, el certificado también hace que la firma sea legalmente válida.firmada electrónicamente o a mano por el director. Todos los pasos deben quedar reflejados en el workflow para que no se pierda detalle. Además, con los avisos por “exceso” de tiempo en una persona, la empresa puede evitar tener que pagar una multa por no haber abonado una factura a tiempo.
Importante: muchos jefes de proyecto desconocen cómo se puede conseguir digitalizar las facturas de acuerdo con la normativa. Por ello, EKCIT ha desarrollado el Premium Paper de Digitalización que incluye todos los temas importantes a tener en cuenta cuando se digitalizan los flujos de documentos.
También es posible que una 
El comercio electrónico (e-commerce o e-business) abarca todas las formas de comercio en línea. La mayoría de las personas piensa directamente en una tienda online (o webshop, en inglés) para consumidores, pero el término también se utiliza para, por ejemplo, transacciones financieras entre bancos. Con este último sentido de comercio electrónico, el término se remonta a los años 70.tienda online establezca un flujo de trabajo para la gestión de pedidos. De esta forma, la empresa puede hacer un seguimiento del pedido desde que se recibe la orden de pedido del cliente, su avance por el o los La gestión de almacenes (Warehouse Management System, WMS) se encarga de conocer de forma actualizada los procesos que se llevan a cabo en los almacenes. Esta gestión no solo permiten conocer dónde y cómo se almacena el stock, sino que también permite obtener información sobre todo el recorrido que realiza la mercancía desde que entra en el almacén hasta que se le da salida.almacenes, hasta que el pedido es recibido por el cliente. Incluso, si se conecta la 
Una tienda virtual es un buen canal de venta, pero sin la información subyacente no se podría vender nada ni llevar bien la gestión de pedidos y la contabilidad. Entrar esta información de forma manual (a tiempo real) en la tienda online no es factible para la mayoría de las empresas. Por ello, las organizaciones quieren conectar su tienda virtual con el sistema ERP. De esta forma, tienen automáticamente una indicación del inventario, de los precios y de las especificaciones de los productos son esenciales para el funcionamiento del entorno web. tienda online con el ERP, se puede hacer un desarrollo sencillo para que al enviar el pedido, el cliente reciba una confirmación del envío y un enlace de seguimiento. De igual forma, se puede hacer un desarrollo para avisar automáticamente al proveedor cuando se haya pagado una factura.
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Flujo de trabajo administrativo en RRHH
El departamento de recursos humanos tiene una gran carga de trabajo, y recibe y tramita información del resto de departamentos y empleados de la empresa. Hay muchos tipos de 
El software de recursos humanos se utiliza en empresas que disponen un departamento de RRHH o un responsable dedicado a planificar y administrar la gestión del personal. Dentro de las funciones de este departamento puede encontrarse la atención al personal, el registro de ausencias, bajas y horas trabajadas, la gestión de nóminas y salarios, la asignación de vacaciones y otras solicitudes directas del personal. Además, también pueden encargarse de los distintos procesos de selección para puestos vacantes, las evaluaciones de desempeño de trabajadores o la planificación de ascensos.sistemas de recursos humanos, pero todos necesitan tener los flujos de trabajo bien establecidos para que no se pase ningún plazo y, así, evitar multas.
Por ejemplo, en un 
El proceso de reclutamiento y selección de personal es el primer proceso en el que se piensa cuando se habla de recursos humanos. Un 40% de las empresas en España disponen de un software de gestión de RRHH. Pero cuando se trabaja con software general, en ocasiones provoca que la empresa no encuentre la profundidad necesaria en algunos procesos concretos. Es por esto que, muchas empresas incluyen software o aplicaciones específicas.sistema de reclutamiento no se establecerán los mismos flujos que para uno de 
Un software de nóminas sirve para generar las nóminas de los empleados. Con este software se puede: almacenar y gestionar los datos de los empleados; calcular y emitir las nóminas; elaborar e imprimir cheques; administrar impuestos; gestionar fechas clave y de otros trámites administrativos comunes; depositar directamente los cheques en la cuenta bancaria de los empleados; deducir automáticamente; gestionar planes de pensiones.; gestionar el finiquito; entre otras.nóminas. De hecho, lo más seguro es que no estén ni las mismas personas involucradas. En el flujo de reclutamiento el departamento que quiera contratar a alguien le mandará la solicitud a dirección con la descripción del puesto. Cuando la solicitud esté completa, dirección recibirá un aviso para la valoración y validación de la contratación. Posteriormente, al ser valorada, el departamento de recursos humanos recibirá la descripción de la vacante y la publica. De esta forma, se consigue que RRHH comience lo antes posible a analizar los currículos recibidos y las correspondientes entrevistas hasta seleccionar la persona adecuada para el puesto. Si este flujo no estuviera automatizado, es posible que desde la solicitud de una nueva incorporación a un departamento hasta que le llegue al departamento de recursos humanos tarde un mes.
En cuanto al flujo para la generación de la nómina hay que considerar una serie de tareas o pasos. Primero, el departamento de recursos humanos recibe el 
El registro de tiempo consiste en el control detallado de la hora de entrada y de salida de los empleados y de sus pausas. Este registro ha de guardarse durante 4 años por ley. Este control de las horas ya lo hacían muchas empresa debido a su actividad, en la que, por ejemplo, necesitaban llevar el registro de horas para poder facturar a sus clientes. Algunos ejemplos de estas empresas que ya registraban las horas o a las que les ha ayudado a gestionar su actividad son las que trabajan en base a proyectos y las de servicios.número de horas trabajadas por un empleado, si tuvo vacaciones, estuvo de baja, (incluso, en algunos casos si se lleva comisión o bonus), etc. Dependiendo de los recursos de la empresa, estos datos los recibirá de forma manual el personal de recursos humanos o podrá descargarlo en forma de informe de un software de recursos humanos. Después, una vez que se tienen todos los datos, se comprueba el 
La gestión de contratos consiste en llevar un control de los distintos tipos de contratos, y de su duración por cliente, servicio o caso. Teniendo un buen conocimiento y seguimiento de los contratos, se puede saber qué servicios o productos se tienen que brindar al cliente y cuándo, qué ocurre si no se puede cumplir o, incluso, ayuda a renovar contratos que están a punto de cumplir.contrato del empleado para ver lo que cobra y el departamento de RRHH hace la nómina o pasa los datos a una asesoría para que la haga. En este caso, es especialmente importante que se automatice el flujo para conseguir las nóminas a tiempo. Si por un casual hay un retraso y no se muestran las nóminas a los empleados, esto podría suponer una multa por infracción leve que puede costar de 60 € a 625 €.
Sin embargo, esos no son los únicos procesos que deben seguir un flujo de trabajo, por ejemplo, la gestión de las vacaciones con un 
El software de autoservicio del empleado, también conocido como portal del empleado, permite a los trabajadores de una empresa el acceso y modificación de su propia información. No se trata únicamente de información personal, también puede estar relacionada con la empresa. Entre las funcionalidades que permite están: añadir/modificar contactos de emergencia; añadir/modificar direcciones; solicitar vacaciones; gestionar una baja médica; añadir/modificar información bancaria; y visualización de nóminas.portal del empleado o un 
El módulo de autoservicio del mánager, también conocido como portal del mánager, está compuesto por características que facilitan el acceso rápido a la información y el control del personal de forma eficiente. Desde este portal, el mánager puede gestionar aspectos de personal como: aprobación de horarios; solicitar la contratación de personal; visualización de aspirantes; solicitud de formación; aprobación de aumentos, ascensos, horas extras, permisos; acceso a la información de los empleados; y visualización de recibos y pagos pendientes.portal del mánager también debe tener un flujo establecido. Otro caso de workflow en los recursos humanos es en el 
El onboarding o incorporación de nuevos empleados comprende algo más que darles la bienvenida. También, es algo más que poner en marcha asuntos prácticos tales como el acceso al software o el uniforme. Durante la incorporación, no sólo se pretende que el trabajador se familiarice con su ambiente de trabajo y su papel dentro de la empresa, sino que también se intenta hacerle sentir cómodo e involucrado en las actividades empresariales.onboarding de una persona, pero también para el 
El offboarding es el nombre que recibe el conjunto de procesos relacionados con la salida de un empleado. Unos ejemplos de estos procesos pueden ser las cartas de renuncia firmadas o las compensaciones respectivas realizadas. El offboarding es algo más que la resolución de los asuntos prácticos. También hay que tomar medidas para cesar el trabajo conjunto sin que haya repercusiones o sensaciones negativas.offboarding (ya sea por despido, jubilación o baja voluntaria de la persona).
¿Sabías que? Uno de los errores más comunes al usar un portal del mánager es la mala optimización de los flujos de información o de los procesos. En la
Flujo de trabajo ad hoc
En este tipo las reglas de los procedimientos pueden ser creadas o modificadas durante el funcionamiento del proceso. Son muy habituales en empresas que 
La fabricación por pedido (MTO, Make To Order) consiste en producir un producto bajo pedido. Por lo tanto, no se trabaja con un inventario fijo. Sólo cuando llega un pedido, se le piden los materiales necesarios para la producción a los proveedores. También, aquellas empresas que no producen realmente, pero que realizan algunos ajustes pequeños en la mercancía, tienen su propia variante de MTO, llamada ensamblaje por pedido (Assemble To Order, ATO).fabrican por pedidos, de ingeniería o de construcción.
Por ejemplo, una empresa que fabrica piezas para bólidos de la Fórmula 1. Cada pedido se percibe como un 
A la hora de gestionar proyectos hay que tener en cuenta que cada proyecto es único y que pueden ser de sectores muy diversos. Por tanto, cada proyecto también tendrá diferentes documentos, materiales, personal, duraciones, presupuestos, requisitos, etc. Desde un software ERP, se puede coordinar toda esta información de forma centralizada y sacar informes para llevar un seguimiento y previsiones del proyecto.proyecto ya que cada vez puede que deba tener una forma diferente. Por lo tanto, el workflow es distinto cada vez, ya que depende del proyecto. Dependiendo del tipo de pieza que se vaya a producir, se necesitará hacer planos nuevos con 
El Diseño Asistido por Ordenador (CAD, Computer-Aided Design) consiste en hacer dibujos técnicos digitalmente. El CAD ha crecido a medida que avanzaba la tecnología. Uno de los cambios más significativos fue el de la adición de la tercera dimensión (3D). El CAD se usa en sectores tan diversos como la arquitectura y la automoción. Por ello, dependiendo de los diferentes tipos de diseños hay también diferentes tipos de CAD. En general, se distinguen tres: CAD 2D; 2 ½D CAD; y CAD 3D.programas CAD para hacer una 
La fabricación aditiva, fabricación por adición o Additive Manufacturing, en inglés, consiste en crear un objeto añadiendo el material capa a capa. Al contrario que con la mayoría de las técnicas convencionales de fabricación, la fabricación aditiva crea objetos añadiendo material, en vez de quitando material.fabricación aditiva, o se requerirá el uso del taller, o incluso una combinación de ambos.
Otro caso en el que se puede ver es cuando una 
En las empresas del sector de la ingeniería, como empresas de arquitectura, construcción, mecánica, aeronáutica, eléctrica, las formas de trabajo se centran en proyectos. Estos proyectos se realizan con diferentes organizaciones colaboradoras y clientes que aportan y reciben información a lo largo de todo el proyecto. Este concepto de colaboración engloba la mayoría de los requisitos que se piden a los gestores documentales en ingeniería.empresa de construcción es contratada por otra para que le haga un edificio para una de sus sedes. Habrá una serie de intercambios de planos, requisitos y presupuestos hasta que ambas empresas lleguen a un acuerdo. Sin embargo, debido a todo ese intercambio los procedimientos a seguir en el flujo son creados o modificados durante el mismo proceso.
Diferencia con BPM
Los flujos de trabajo y la 
La gestión de procesos empresariales (Business Process Management, BPM) se usa para mapear, evaluar y optimizar todas las estructuras, procesos y flujos de trabajo dentro de una empresa. A través de un enfoque de BPM, los procesos empresariales también se analizan, visualizan y, ocasionalmente, se registran desde un nivel global. Por lo tanto, la gestión de procesos empresariales es muy holística, pero los detalles de procesos empresariales específicos no se pierden de vista.gestión de procesos empresariales (BPM) se suelen confundir con bastante frecuencia. Sin embargo, a pesar de que ambos tratan los procesos empresariales, no son lo mismo.
Un flujo de trabajo se encarga de organizar las tareas y recursos a través de reglas. Mientras que un sistema de BPM gestiona de manera estratégica y global todos los procesos de una entidad. Es decir, un BPM coordina tanto las personas, la información, los sistemas. Por tanto, los flujos de trabajo son sólo una parte dentro de los sistemas de BPM.
De esta forma, un BPM tiene el objetivo de mejorar continuamente todos los procesos de trabajo, agilizando las transacciones y optimizando la empresa para cumplir con los objetivos de forma cada vez más eficiente. Para ello, identifica los procesos y sus flujos de trabajo deficientes y/o con margen de mejora para que se pueda trabajar en ellos.
Por ejemplo, una empresa de fabricación de alas de avión puede utilizar un sistema de BPM con metodología 
Lean Manufacturing o Producción Lean es una metodología que consiste en optimizar la eficiencia de la producción a través de la simplificación del proceso de producción. Con esta forma de producir, todos los elementos innecesarios o ineficientes se eliminan del proceso de producción. En la planificación de producción, por lo tanto, se tendrá en cuenta que los plazos de entrega serán más cortos y, así, a su vez, poder atender a los clientes más rápido.lean manufacturing. De esta forma, la empresa se encarga de estudiar continuamente sus flujos de trabajo para que sean lo más sencillos, rápidos y eficientes posibles.
Nota: hay empresas que tienen ciertas dudas acerca de si necesitan un paquete de BPM o no. Para ayudarles con el análisis, el
Excelente artículo.
Lic. Jorge A. Guerra
Especialista en Gestión por Procesos