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¿Qué es un flujo de trabajo y para qué sirve?
Un flujo de trabajo, o workflow en inglés, es una secuencia de pasos que se atraviesa para completar un proceso empresarial, desde su inicio hasta su finalización. El flujo de trabajo define en el sistema cómo se gestiona un documento o tarea e indica quién debe completar cada paso.
¿Sabías que?
- La primera vez que se usó el término “flujo de trabajo” fue en una revista de ingeniería ferroviaria en 1921.
- Frederick Taylor y Henry Gantt son considerados los padres de los flujos de trabajo ya que se dedicaron a estudiar la organización deliberada y racional de trabajo, principalmente en el contexto de la fabricación. De ahí salió el conocido Diagrama de Gantt.
Al establecerse el flujo, se automatizan las tareas. Además, hay un mejor traspaso de información, el control es más rígido y la tarea o el documento se gestiona más rápido. Cuando se completa una tarea, se avisa a la siguiente persona del flujo para que sepa que es su turno. Muchos flujos de trabajo consisten en validaciones o firmas de personas responsables.
Es posible que a una persona le llegue un aviso para hacer una tarea, pero la deje para más tarde porque está ocupada con otro asunto. Sin embargo, si se trata de un documento legal, hay que tener especial cuidado, porque, si se olvida o se entrega con retraso, puede acarrear multas. Para evitar esta situación, hay empresas que establecen alertas para avisar a la persona si esa tarea lleva más tiempo en él o ella de lo que debiera.
Importante: antes de establecer los flujos de trabajo es muy recomendable analizarlos para mejorar la eficiencia de la empresa. En la Guía ERP 2023 hay trucos para saber analizar los procesos de una empresa.
Tipos de flujos de trabajo según sus características
Existen tantos flujos de trabajo como sectores, empresas y departamentos hay. Los flujos de trabajo puede ser incluso interdepartamentales o pueden requerir la cooperación de externos. Por tanto, si una empresa no unifica los procesos con los flujos de trabajo, pierde la conexión entre las diferentes tareas y/o departamentos, y la eficiencia disminuye. Esto puede acabar provocando retrasos, problemas de stock y pérdidas monetarias.
Para poder estructurarlos mejor, los flujos de trabajo se diferencian en 3 tipos:
- Flujos de producción
- Flujos administrativos
- Flujos ad hoc
Flujo de trabajo de producción
Son aquellas tareas que se encargan de acciones fijas (o que rara vez cambian). Puede ser muy útil para planificar la producción.
Por ejemplo, las empresas que fabrican por stock deben tener una buena conexión entre el inventario disponible y la producción que se está realizando. Si una empresa de fabricación de máquinas láser tarda 3 semanas en crear 5 máquinas para un hospital, se puede establecer un workflow en el que avise cuando se haya recibido el pedido. Así se comience a fabricar en el momento adecuado. Cuando se haya empezado a producir una parte de la máquina láser, el flujo alerta al responsable para que compre ciertos materiales necesarios para la siguiente parte de la producción. Con este flujo y aviso al responsable, se consigue que se tenga el inventario necesario a tiempo y sin que se ocupe más espacio del almacén del necesario.
Nota: a veces, el flujo de trabajo está mal establecido en el proceso de recogida de los productos del almacén. Por ejemplo, porque los pickers pierdan mucho tiempo recogiendo los productos debido a que no hay un buen diseño del almacén. En la Guía ERP se indican los errores más comunes de una recogida de productos y cómo evitarlos.
El flujo de trabajo de producción es especialmente importante para aquellas empresas que requieren un gran control de trazabilidad. Cuando llega el turno de una persona en un workflow, queda marcado el tiempo y sus acciones en el propio flujo. Así que, si un empleado de una empresa de alimentación ha tardado demasiado en realizar la tarea que le tocaba y el producto se ha puesto malo, se puede ver reflejado, e incluso avisar para que se retire.
¡Atención! Aunque a este flujo de trabajo se le conozca como flujo de trabajo de producción, no sirve exclusivamente para los procesos de producción. Es decir, también se le conoce como flujo de trabajo de producción a aquellos flujos cuyas tareas están muy prefijadas.
Un ejemplo típico de este tipo de flujo fuera de la producción es en los flujos de sistemas de ticketing. Una aseguradora recibe una aviso de un cliente para una reparación, se clasifica según el caso y se archiva o se le comunica a una empresa de reparaciones para que lo solucione.
Flujo de trabajo administrativo
Este es el tipo de flujo de trabajo más común debido a la cantidad de documentos administrativos a gestionar en una empresa. Por eso, es muy habitual que el sistema de gestión documental incluya una gestión de flujos de trabajo para automatizar tareas y mejorar los tiempos y eficiencia.
Estos flujos suelen requerir validaciones y firmas de una o varias personas. Por ejemplo, con las facturas. Dependiendo de la empresa, se procesará la factura en papel y se almacenará, o se digitaliza esa factura e, incluso, puede ser que se reciba una factura electrónica. La factura deberá ser validada por el responsable de la compra y, después, firmada electrónicamente o a mano por el director. Todos los pasos deben quedar reflejados en el workflow para que no se pierda detalle. Además, con los avisos por “exceso” de tiempo en una persona, la empresa puede evitar tener que pagar una multa por no haber abonado una factura a tiempo.
Importante: muchos jefes de proyecto desconocen cómo se puede conseguir digitalizar las facturas de acuerdo con la normativa. Por ello, EKCIT ha desarrollado el Premium digiBook Digitalización que incluye todos los temas importantes a tener en cuenta cuando se digitalizan los flujos de documentos.
También es posible que una tienda online establezca un flujo de trabajo para la gestión de pedidos. De esta forma, la empresa puede hacer un seguimiento del pedido desde que se recibe la orden de pedido del cliente, su avance por el o los almacenes, hasta que el pedido es recibido por el cliente. Incluso, si se conecta la tienda online con el ERP, se puede hacer un desarrollo sencillo para que al enviar el pedido, el cliente reciba una confirmación del envío y un enlace de seguimiento. De igual forma, se puede hacer un desarrollo para avisar automáticamente al proveedor cuando se haya pagado una factura.
Flujo de trabajo administrativo en RRHH
El departamento de recursos humanos tiene una gran carga de trabajo, y recibe y tramita información del resto de departamentos y empleados de la empresa. Hay muchos tipos de sistemas de recursos humanos, pero todos necesitan tener los flujos de trabajo bien establecidos para que no se pase ningún plazo y, así, evitar multas.
Por ejemplo, en un sistema de reclutamiento no se establecerán los mismos flujos que para uno de nóminas. De hecho, lo más seguro es que no estén ni las mismas personas involucradas. En el flujo de reclutamiento el departamento que quiera contratar a alguien le mandará la solicitud a dirección con la descripción del puesto. Cuando la solicitud esté completa, dirección recibirá un aviso para la valoración y validación de la contratación. Posteriormente, al ser valorada, el departamento de recursos humanos recibirá la descripción de la vacante y la publica. De esta forma, se consigue que RRHH comience lo antes posible a analizar los currículos recibidos y las correspondientes entrevistas hasta seleccionar la persona adecuada para el puesto. Si este flujo no estuviera automatizado, es posible que desde la solicitud de una nueva incorporación a un departamento hasta que le llegue al departamento de recursos humanos tarde un mes.
En cuanto al flujo para la generación de la nómina hay que considerar una serie de tareas o pasos. Primero, el departamento de recursos humanos recibe el número de horas trabajadas por un empleado, si tuvo vacaciones, estuvo de baja, (incluso, en algunos casos si se lleva comisión o bonus), etc. Dependiendo de los recursos de la empresa, estos datos los recibirá de forma manual el personal de recursos humanos o podrá descargarlo en forma de informe de un software de recursos humanos. Después, una vez que se tienen todos los datos, se comprueba el contrato del empleado para ver lo que cobra y el departamento de RRHH hace la nómina o pasa los datos a una asesoría para que la haga. En este caso, es especialmente importante que se automatice el flujo para conseguir las nóminas a tiempo. Si por un casual hay un retraso y no se muestran las nóminas a los empleados, esto podría suponer una multa por infracción leve que puede costar de 60 € a 625 €.
Sin embargo, esos no son los únicos procesos que deben seguir un flujo de trabajo, por ejemplo, la gestión de las vacaciones con un portal del empleado o un portal del mánager también debe tener un flujo establecido. Otro caso de workflow en los recursos humanos es en el onboarding de una persona, pero también para el offboarding (ya sea por despido, jubilación o baja voluntaria de la persona).
¿Sabías que? Uno de los errores más comunes al usar un portal del mánager es la mala optimización de los flujos de información o de los procesos. En la Guía de RRHH se muestran todos los errores más comunes y cómo solucionarlo.
Flujo de trabajo ad hoc
En este tipo las reglas de los procedimientos pueden ser creadas o modificadas durante el funcionamiento del proceso. Son muy habituales en empresas que fabrican por pedidos, de ingeniería o de construcción.
Por ejemplo, una empresa que fabrica piezas para bólidos de la Fórmula 1. Cada pedido se percibe como un proyecto ya que cada vez puede que deba tener una forma diferente. Por lo tanto, el workflow es distinto cada vez, ya que depende del proyecto. Dependiendo del tipo de pieza que se vaya a producir, se necesitará hacer planos nuevos con programas CAD para hacer una fabricación aditiva, o se requerirá el uso del taller, o incluso una combinación de ambos.
Otro caso en el que se puede ver es cuando una empresa de construcción es contratada por otra para que le haga un edificio para una de sus sedes. Habrá una serie de intercambios de planos, requisitos y presupuestos hasta que ambas empresas lleguen a un acuerdo. Sin embargo, debido a todo ese intercambio los procedimientos a seguir en el flujo son creados o modificados durante el mismo proceso.
Diferencia con BPM
Los flujos de trabajo y la gestión de procesos empresariales (BPM) se suelen confundir con bastante frecuencia. Sin embargo, a pesar de que ambos tratan los procesos empresariales, no son lo mismo.
Un flujo de trabajo se encarga de organizar las tareas y recursos a través de reglas. Mientras que un sistema de BPM gestiona de manera estratégica y global todos los procesos de una entidad. Es decir, un BPM coordina tanto las personas, la información, los sistemas. Por tanto, los flujos de trabajo son sólo una parte dentro de los sistemas de BPM.
De esta forma, un BPM tiene el objetivo de mejorar continuamente todos los procesos de trabajo, agilizando las transacciones y optimizando la empresa para cumplir con los objetivos de forma cada vez más eficiente. Para ello, identifica los procesos y sus flujos de trabajo deficientes y/o con margen de mejora para que se pueda trabajar en ellos.
Por ejemplo, una empresa de fabricación de alas de avión puede utilizar un sistema de BPM con metodología lean manufacturing. De esta forma, la empresa se encarga de estudiar continuamente sus flujos de trabajo para que sean lo más sencillos, rápidos y eficientes posibles.
Nota: hay empresas que tienen ciertas dudas acerca de si necesitan un paquete de BPM o no. Para ayudarles con el análisis, la Guía BPM incluye una lista de control para comprobar de forma sencilla si una empresa necesita un sistema de este tipo.
