WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

RPA (Automatización Robótica de Procesos): ¿cómo consigue automatizar tareas repetitivas?

Índice:

  1. Definición de RPA
    1. Capacidad de trabajo
    2. Tipos
  2. RPA en contabilidad y finanzas
    1. En otros departamentos
  3. RPA con otras tecnologías
    1. RPA y OCR
    2. RPA y IA
    3. RPA y BPM

¿Qué es el RPA y en qué consiste?

La automatización robótica de procesos, Robotic Process Automation (RPA), es un software que se encarga de automatizar las tareas repetitivas de una empresa. El RPA es un software que sirve para configurar un “robot” para que realice tareas. Es decir, no es ningún robot físico como el de una empresa de fabricación de coches, por ejemplo. El RPA es un software que realiza automáticamente aquellas funciones y tareas que sean mecánicas, administrativas y que estén bien definidas.

Las posibilidades de RPA son muy amplias, ya que puede: copiar y pegar datos; extraer datos de documentos pdf; crear Excels; mover archivos; interactuar con aplicaciones; descargar documentos; recibir, redirigir y mandar emails;… Esto ayuda a los empleados quitándoles cargas de trabajo repetitivas y básicas, haciendo que se puedan centrar en aquellas tareas que aporten más.

Jesús Collado, experto en RPA de Cruz Roja nos explica cómo usan esta tecnología dentro de la organización:


¿Qué capacidad de trabajo tiene?

Un robot de RPA tiene una capacidad de trabajo secuencial de 24 horas. Es decir, se puede llenar de procesos que se hagan uno tras otro hasta llegar a rellenar las 24 horas de trabajo. Un proceso mediano que le ocupe a una persona 2 horas, lo hace el robot en 2-3 minutos; mientras que un proceso largo de unas 5 horas humanas puede tardar 5-6 minutos, dependiendo de la complejidad. Por ejemplo, una persona tardaría 3 horas en: sacar los pdfs relacionados a comisiones; leer e identificar los datos de las facturas dentro de los pdfs; conectarse con el sistema de gestión, crear el asiento contable de ajuste de IVA y adjuntar el pdf; y, conectarse al sistema SII para reportar los datos de cada factura. Mientras que usando RPA se tardaría 3 minutos y, al terminar, mandaría un email con un Excel con la actividad realizada a la persona responsable.

Los minutos de trabajo por automatización se van acumulando y cuando se tienen 24 horas, ya no pueden incluirse más tareas. Por lo tanto, si se quisieran añadir más procesos, se deberá adquirir otro robot de RPA.

rpa tiempo tareas procesos

Nota: es importante calcular el ROI que va a suponer implementar RPA. Adquirir un software de RPA para automatizar un sólo proceso puede que no merezca la pena, a no ser que el proceso quite muchísimas horas que se necesitan para otras tareas fundamentales. También hay que tener en cuenta que por cada automatización hay que estudiar los flujos y procesos y hacer un desarrollo, lo que también cuesta tiempo y dinero. En la Guía de Gestión Documental hay una plantilla que le ayudará a ver si merece la pena la inversión.

¿Qué tipos de automatización robótica de procesos hay?

Los RPA pueden ser:

  • Atendidos: también conocidos como, Robotic Desktop Automation (RDA), son aquellos robots que necesitan que los inicien los humanos para ejecutarse y es muy común que, en ciertos momentos, requieran intervención humana. Estos RPA trabajan en la parte front y permiten que el empleado trabaje de forma ininterrumpida, ya que funcionan en un segundo plano. Suelen ser usados en actividades de centro de atención, servicio y soporte técnico, donde la interacción humana es imprescindible. Por ejemplo, a la hora de gestionar pedidos en una empresa de verduras y frutas. El robot puede recoger todos los pedidos y una vez validados los pedidos por un empleado, el robot incluirá todas las normas de producto y de picking al producto a cada pedido y se las manda de nuevo al empleado para que las valide y se proceda al envío del pedido.
  • Desatendidos: son aquellos robots que se ejecutan por sí solos y no necesitan interacción humana. Para poderse ejecutar automáticamente, necesita que durante el desarrollo de normas y pautas que ha de seguir, se le planifique su ejecución periódica. Por ejemplo, que a las 3:15 a.m. haga un informe de las conciliaciones bancarias de la empresa. Estos RPA, por tanto, trabajan en el back. Suelen usarse para tareas administrativas que llevan un gran volumen de tiempo.

¿Cómo se beneficia un departamento de contabilidad y finanzas de este tipo de software?

Los departamentos de contabilidad y finanzas son unos de los que más beneficios pueden sacar de RPA. Con RPA se pueden automatizar los procesos relacionados con la conciliación de cuentas bancarias, o con el procesamiento de facturas. Por ejemplo, cuando una empresa recibe una factura, el departamento de contabilidad debe comprobar quién es el responsable de la compra para que la valide. Si sólo se reciben un par de facturas al día, la redirección de la factura para que se valide no se tarda mucho en hacer. Sin embargo, si se reciben 10-20 facturas diarias, esta tarea ya puede quitar mucho tiempo de otras funciones importantes.

Cuando se recibe un e-mail teniendo un robot de RPA, este comprobaría qué tipo de correo es el que se ha recibido, y al ver que es una factura, le redirigiría la factura automáticamente al responsable para que la valide.

¿Qué otros departamentos y funciones puede automatizar con este software?

Cualquier departamento de una empresa, que tenga tareas repetitivas, puede hacer uso de RPA. En el caso de un departamento de RRHH, se puede usar para dar altas y bajas de personal (sobre todo, en empresas con mucha rotación de personal), cálculos de bonos de empleados, validaciones de los registros de tiempo, etc.

Otros departamento que puede hacer mucho uso de este software es el departamento TIC. De esta forma, pueden resolver tickets inmediatamente, hacer chequeos del estado de la salud de los servidores, etc. Así, el sistema RPA proporciona respuestas rápidas a las preguntas más comunes y puede avisar si durante el chequeo hay un error.

¿Cuál es la relación de los RPA con otras tecnologías?

Los robots de RPA realizan tareas repetitivas y mecánicas, pero cuando se apoyan en otras tecnologías puede llegar a realizar muchas más funciones sin necesidad de interacción humana.

Atención: las tencologías que se mencionan a continuación son muy útiles para digitalizar los procesos de las empresas. No obstante, de nada dirve conocer y/o tener las tecnologías si no se sabe cómo proceder. TIC Portal ha creado el Premium digiBook Digitalización. En él se encuentran qué pasos se han de seguir según el tipo de empresas y sus necesidades, consejos, tecnologías y videoentrevistas con expertos.

Uso del RPA junto con OCR

Una de las posibilidades de RPA es la de copiar y pegar datos de documentos estructurados. No obstante, no siempre los textos se pueden tomar, por ejemplo, de un PDF o de texto que se encuentra en una imagen. En dicho caso, haría falta hacer uso del reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para que el texto se volviera editable. Al convertir el texto con OCR, el robot de RPA ya puede hacer uso de la información.

Nota: hay muchos softwares de OCR en el mercado, por lo que puede ser difícil saber cuál es que se requiere. En la Guía de Gestión Documental hay información sobre diferentes OCR y sus características para facilitar la comparación.

Uso de RPA junto con la inteligencia artificial

En cuanto a la inteligencia artificial (IA), los sistemas de RPA se apoyan en esta tecnología, sobre todo, para que aprendan a tomar decisiones. Para ello, hacen uso de una parte de la inteligencia artificial, machine learning (aprendizaje automático), una tecnología que hace que el sistema aprenda.

Por ejemplo, un robot RPA tiene que ser capaz de categorizar los diferentes documentos entrantes. No obstante, cuando llega un documento que según las normas establecidas no parece pertenecer a ninguna categoría establecida por la empresa o podría pertenecer a 2 de ellas, se avisa a un empleado para que decida dónde debe ir. Por ejemplo, si lo que entra es un correo electrónico al email genérico de la empresa, dependiendo de lo que ponga, el robot lo redirigirá a una persona o departamento u otro.

En caso de que el documento sea ambiguo y el robot de RPA no sepa a quién asignárselo, el robot avisa al empleado responsable para que decida. Al seleccionar una opción el empleado, el software de RPA se ayuda de la IA para saber qué elección se tomó y, así, cuando vuelva a darse un caso parecido en el futuro, el robot ya sabe a qué categoría pertenece el documento. O si llega una factura de un proveedor, el robot RPA puede reconocer de qué proveedor procede, quién hizo la compra y, así, comenzar el flujo de validación, mandando la factura a la persona responsable.

Diferencia y uso de RPA y BPM

Por otra parte, se suele confundir RPA con BPM (Gestión de procesos empresariales). El BPM es un software que gestiona y automatiza la coordinación de trabajo entre personas, sistemas y procesos. Mientras que el software de RPA sólo realiza tareas repetitivas basándose en reglas establecidas. Por lo tanto, lo que sí que se puede hacer es usar RPA para automatizar tareas dentro del BPM y, así, mejorar la eficiencia y rapidez de los procesos.

Importante: si ha descubierto que lo que necesita es un BPM, en la Guía BPM descubrirá cómo estructurar un sistema BPM. Si por el contrario, desconoce qué sistema requiere su empresa, póngase en contacto telefónico y un consultor del centro de conocimiento EKCIT le ayudará: +34 954 040 045.

¿Quiere usar este artículo como fuente? Haga clic para copiar.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2020, 27 julio). RPA (Automatización Robótica de Procesos): ¿cómo consigue automatizar tareas repetitivas? TIC Portal. https://www.ticportal.es/glosario-tic/robotic-process-automation-rpa
guest
El nombre que aparecerá en tu reacción.
Para suscribirte a las notificaciones.
0 Reacciones
Inline Feedbacks
Ver todas las reacciones