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Formación: ¿cómo agilizar la capacitación del personal?

Tanto las empresas como los empleados se benefician de la formación. Por una parte, las empresas que forman a sus empleados se ven recompensadas ya que sus empleados obtienen más conocimientos que pueden aplicar en su negocio. Por otra parte, los empleados adquieren conocimientos y se sienten involucrados con la empresa, lo que mejora la retención. Pero, ¿cómo se tiene una visión general de qué empleado ha realizado qué curso? ¿cómo se conoce qué porcentaje del curso le queda al empleado aún por hacer? ¿cómo se sabe a quién hay que concederle los cursos y controlar los costes?

Índice:

  1. ¿Cómo se gestiona la formación en una empresa?
  2. Tipos de formación
  3. Sistemas para gestionar la formación

¿Cómo se gestiona la formación de los empleados en las empresas?

La formación consiste en aumentar el conocimiento y las habilidades de los empleados para que puedan realizar sus tareas. La formación entra dentro de la gestión del talento.

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Por eso, es el departamento de RRHH el que se ocupa de gestionar la formación de los empleados. Dentro de la formación, el equipo de RRHH tiene que controlar una serie de aspectos, como:

  • Las solicitudes de formación de los empleados: para que un empleado pueda llevar a cabo un curso debe solicitarlo antes al departamento de RRHH y, a veces, a su superior. Dependiendo de lo establecido por la empresa, el empleado puede escoger entre una serie de cursos ya aceptados por la empresa o proponer uno que no se encuentra en la lista de cursos. En este segundo caso, el empleado deberá rellenar información adicional del curso.
  • La base de datos de cursos: la empresa tiene que ser capaz de mantener una visión global de los cursos que está ofreciendo a sus empleados. Con una base de datos de estos cursos, los de recursos humanos pueden ver cuáles han sido aceptados, cuáles han sido rechazados y por qué. También es importante que se pregunte posteriormente a los empleados sobre la calidad de los cursos. De esta forma, se sabe si merecen la pena, si están desactualizados, etc.
  • Progreso de los empleados en los cursos: conocer el progreso que llevan los empleados en un curso es muy importante. Algunos cursos tienen una fecha de finalización. Otras veces, es importante que el empleado termine el curso antes de una fecha porque necesita dichos conocimientos para trabajar en algún proyecto concreto. Por tanto, hay que controlar que se están cumpliendo los plazos. Si no fuera así, es posible que se tenga que pagar extra para ampliar el plazo, comprar el curso de nuevo o dejar al empleado con la formación sin terminar.
  • Presupuesto gastado en formación: el presupuesto que una empresa puede destinar a la formación de sus empleados es limitado. Por ello, el equipo de recursos humanos suele contar con un presupuesto para formación preestablecido para cada departamento de la empresa. Por tanto, a la hora de contratar cursos, es importante llevar una buena gestión de cuánto ha costado cada curso, cuánto se ha gastado por empleado y cuál es la cantidad total invertida en formación.
¿Sabías que? La formación es la segunda funcionalidad más demandada dentro de la gestión del talento por las empresas. En la Guía de RRHH se encuentra una lista de las 5 funcionalidades más demandadas de talento junto con una explicación con ejemplos de por qué.

¿Qué tipos de formación hay?

No existe una única forma de proporcionar la capacitación a los empleados. Dependiendo de la empresa en sí, la formación puede ser de un tipo, otro o una combinación de varios:

Son cursos propios de la empresa que pueden ser obligatorios o bajo petición de un empleado o su superior. Estos cursos son típicamente proporcionados durante el onboarding de empleados, cuando se les va a poner a trabajar en un tipo de proyecto concreto, cuando quieren ellos mismos especializarse o formarse en otra rama de la empresa, …

Estos cursos pueden ser creados con: plataformas de contenido interactivo con tests finales; ser vídeos y/o pdf con un test para comprobar que se hayan asimilado los conceptos; o, incluso, una formación presencial proporcionada por alguien de la empresa.

Son cursos proporcionados por personas o agencias externas. Estos son contratados por la empresa para reforzar los conocimientos de los empleados. Estos cursos pueden ser presenciales o virtuales. En el caso de los virtuales pueden ser webinars o cursos de mayor duración en el tiempo. En este último caso, suele incluir una barra de progreso para poder observar cuánto se ha realizado ya del curso.

Con la formación externa, los empleados suelen conseguir certificados de asistencia (en caso de ser presencial) o una certificación (especialmente si han tenido que hacer un examen).

Es aquella de carácter obligatorio para el empleado. Estos cursos son capacitadores para el desempeño actual, la especialización dentro del puesto actual o para avanzar en su plan de carrera.

Esta formación es elegida por el departamento de recursos humanos o el superior del empleado. Asimismo, el momento de comienzo del curso (y, a veces, finalización) de un curso también lo deciden RRHH y/o el superior. Esto suele pasar especialmente en casos en los que la empresa trabaja en base a proyectos. A veces, estas empresas reciben proyectos y no hay personal suficiente con los conocimientos necesarios para llevarlos a cabo. Por lo que, justo antes de ponerse a trabajar en él, forman a los empleados para poder prestar un buen servicio.

La formación solicitada es aquella que es pedida de forma activa por el propio empleado o por su supervisor. Esta formación puede estar relacionada con el puesto o no. Los empleados de hoy en día tienen mucho en cuenta que las empresas les diseñen planes de carrera, que los formen y cuenten con ellos para un futuro.

Para solicitar la formación, el empleado investiga qué cursos están en la base de datos de la empresa. Y, a veces, si las empresas lo permiten también pueden ver cursos que la empresa aún no ha añadido a su base de datos. Una vez que han escogido el curso, se lo informan al equipo de recursos humanos incluyendo todos los detalles importantes.

Dependiendo de la tecnología disponible para la gestión de la formación esta solicitud puede ser:

  • En papel: con un formulario pdf que rellenan a mano;
  • Con un formulario web que mandan por email: por ejemplo, porque la empresa disponga de un template en Google Forms que los empleados pueden descargar y mandar adjunto al departamento de RRHH;
  • Con ayuda de software: bien sea con un sistema de gestión de talento que tenga las solicitudes automatizadas o porque se pueda hacer la petición desde el propio portal del empleado. Esta opción es la más ágil, pero sólo se puede si la empresa tiene implementado un sistema de RRHH.
Atención: el tipo de formación que se ofrece en la empresa influye en la elección del software. No obstante, esta es sólo una de las muchas funcionalidades de RRHH a tener en cuenta para saber qué sistema elegir. Por ello, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Sistema RRHH: funcionalidades clave. En este digiBook interactivo se encuentran todas las funcionalidades de RRHH que existen para poder ver y señalar cuáles son las que necesita una empresa.

¿Cómo se puede apoyar una empresa en un sistema de formación?

La gestión de la formación de los empleados de una empresa puede realizarse con:

  • Excel: para poder utilizar esta herramienta sólo hace falta tener Microsoft Office. Esta forma de gestionar la formación esta muy extendida, pero implica mucho trabajo manual y poca agilidad y visión global. Por ejemplo, en este tipo de casos las solicitudes de los cursos no están automatizadas. Es decir, estas solicitudes suelen llegarle al equipo de RRHH en papel o por correo electrónico. Al llegar de esta forma, es bastante probable que no se gestione bien la solicitud, bien porque se traspapele o porque no se distraiga el empleado de RRHH con otra tarea justo cuando iba a registrar la solicitud.
  • Sistema especializado en gestión del talento: hay sistemas especializados en la gestión del talento. Este tipo de herramientas prestan una mayor atención al detalle y, por tanto, son más precisos. No obstante, este tipo de sistema supone un coste adicional en software porque no sirve para el resto de las tareas de RRHH. Por tanto, la empresa tendría que contratar un software para la gestión del talento y otro software para el core de RRHH (administración de personal, organización del personal, portal del empleado y del mánager, etc.).
  • Sistema RRHH integral: este tipo de sistemas incluyen módulos de diferentes áreas de los recursos humanos. Cada módulo tiene una serie de funcionalidades para poder realizar las tareas, pero estos módulos no tienen un desarrollo tan específico como el de un sistema especializado. Por eso, algunas empresas apuestan por personalizar la herramienta un poco para ajustarlas a sus procesos. No obstante, estas personalizaciones suponen un coste adicional y tienen un límite.
¡Atención! No todos los sistemas de RRHH integrales incluyen la gestión de la formación. En la Guía de RRHH se encuentra una tabla comparativa de las funcionalidades de gestión de talento que incluyen las herramientas más conocidas del mercado.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 21 noviembre). Formación: ¿cómo agilizar la capacitación del personal? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/software-gestion-recursos-humanos/funciones-software-rrhh/formacion