Cerca del 15% de los documentos empresariales se almacenan erróneamente en todo el mundo. En Europa, el 45% de las empresas indican que sus sistemas no son los más adecuados para encontrar documentos. Los empleados pierden de media unos 19 minutos al día buscando información. Estas cifras no hacen más que confirmar lo que los directivos ya saben: la búsqueda de documentos es una de las prioridades más relevantes de la gestión documental. Por lo tanto, una buena función de búsqueda es muy importante a la hora de escoger un paquete de gestión documental.
Índice:
- Encontrar fácilmente los documentos
- La búsqueda rápida no siempre es suficiente
- Ventajas de una búsqueda completa
- Búsqueda dentro de documentos escaneados
- Distintos tipos de búsqueda
- Búsqueda avanzada para resultados específicos
- Diferencias entre una funcionalidad de búsqueda y un software de búsqueda
- Costes de un gestor documental con búsqueda extensa
Aumentar la capacidad de búsqueda de los documentos
En cuanto una empresa adquiere un determinado tamaño, a menudo, buscar un documento se vuelve como buscar una aguja en un pajar. Incluso si se comparte un disco o si se usa un gestor documental, muchos empleados todavía tienden a almacenar archivos localmente o enviarlos por correo. De esta forma, piensan que podrán encontrar el documento sin problemas. Sin embargo, esta metodología de trabajo anula las funciones de un sistema de gestión documental, como los flujos de trabajo, el control de versiones o la gestión de archivos. Por tanto, una empresa vuelve en tal caso a la situación en la que se encontraba antes de tener el gestor documental.
Consejo: un paquete de gestión documental puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el digiBook Gestión documental: funcionalidades clave los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un gestor documental.
Para evitar la situación anterior, en los softwares de gestión documental se encuentran funcionalidades que ayudan a encontrar documentos de forma más rápida. La mayoría de los sistemas permiten hacer tanto una búsqueda rápida (o quick browsing), explorando en las carpetas, como una búsqueda completa (full search). En una búsqueda completa se compara el término de búsqueda con los metadatos, contenido y los comentarios de un documento. Generalmente, esto es de lo que se habla al hablar de la función de búsqueda. Casi todos los proveedores de gestión documental ofrecen una función de búsqueda especializada. La Guía de Gestión Documental 2024 contiene una perspectiva general de los sistemas con las herramientas de búsquedas que utilizan.
¿Es suficiente con la búsqueda rápida para encontrar toda la información?
La búsqueda rápida es más o menos comparable con el uso del explorador de Windows. Con ella, el sistema de gestión documental crea carpetas donde los usuarios pueden buscar. En una estructura de documentos relativamente simple puede ser una forma útil de búsqueda. De esta manera, el informe de acciones (shares) de junio de 2018, por ejemplo, puede categorizarse bajo la carpeta principal “informes de acciones” y en la subcarpeta de “2018”. Esta clasificación puede valer para toda la empresa, o puede configurarse de forma personal. Por ejemplo, este caso puede darse cuando otro usuario prefiere una configuración en base al año y, luego, en base al tipo de documento.
La mayor diferencia entre la personalización de la estructura de las carpetas en un sistema de gestión documental y el explorador de Windows es que los empleados no pueden crear ninguna copia del documento. La personalización de la estructura de carpetas no es más que una representación. El documento en cuestión está almacenado en un servidor común. Por tanto, lo que los usuarios crean en realidad son atajos al documento.
Otra forma de llevar a cabo una búsqueda rápida es a través de filtros. En un sistema de gestión de datos se le asignan metadatos a los documentos. Los metadatos son información sobre el documento, como el autor, la categoría del documento, el tamaño del archivo, fecha de edición, responsable del documento, etc. Por ejemplo, al clicar sobre los filtros correspondientes, un empleado puede encontrar rápidamente los documentos del mes de los cuales es responsable. La Guía de Gestión Documental 2024 describe las posibilidades de adición de metadatos por paquete.
En principio, la búsqueda rápida puede ser suficiente como funcionalidad de búsqueda. Sin embargo, muchas empresas optan por un sistema de gestión documental que pueda soportar una avanzada búsqueda completa. Además, hay paquetes de gestión documental que combinan una búsqueda rápida con un simple formato de búsqueda completa.
¿Qué ventajas ofrece una búsqueda completa?
No todos los usuarios de un paquete de gestión documental sabe inmediatamente dónde deben buscar en la estructura de carpetas, o qué filtros deben introducir para encontrar un documento. En ese caso, a menudo, se realiza una búsqueda completa. Esta búsqueda se puede comprar con realizar un búsqueda en Google. Un usuario introduce un término de búsqueda, y la herramienta de búsqueda se dedica a buscar similitudes en todo el sistema de gestión documental.
Dependiendo de los ajustes, se realiza una búsqueda de similitudes a distintos niveles. Por ejemplo, se buscan similitudes no sólo con el título, pero también con las etiquetas, autor u otros metadatos. Además, la mayoría de los sistemas también muestran resultados que concuerden con el contenido de los documentos. A menudo, estos ajustes los pueden establecer los mismos usuarios por búsqueda.
Además, las funcionalidades de búsqueda más extensas ofrecen también las posibilidades de establecer un resultado de búsqueda por relevancia. De esta manera, un usuario puede establecer que se muestren primero los resultados donde el término de búsqueda aparezca en el título. Después, por ejemplo, los resultados aparecerán en la categoría correspondiente, y, al final del todo, los documentos dónde el término de búsqueda aparece en alguna parte del texto. En otra situación puede ser útil que aparezca más arriba un documento que se haya editado últimamente, ya que suele trabajar en los documentos más recientes.
Búsqueda en el contenido de documentos escaneados
Muchas empresas prefieren seguir creando o recibiendo documentos físicos (papeles). Estos son generalmente escaneados para ser introducidos en el sistema digital de gestión documental. Sin embargo, buscar en un texto escaneado no es tan simple como en un documento creado digitalmente. Para ello, se necesita el reconocimiento óptico de caracteres (Optical Character Recognition, OCR). Esta tecnología se encarga de que el contenido de los documentos escaneados sea legibles para el sistema de gestión documental. El OCR puede añadir determinados metadatos para facilitar la búsqueda o, puede analizar el contenido de los textos escaneados en cada búsqueda que se realice. La Guía de Gestión Documental 2024 incluye una lista de los distintos paquetes que ofrecen la funcionalidad OCR.
Realizar diferentes tipos de búsqueda
Los empleados realizan búsquedas en muchas situaciones distintas. A veces, saben exactamente qué documento están buscando. Otra veces, quieren una visión general de un periodo determinado o no saben exactamente en qué documento está la información que necesitan. Por ello, la mayoría de las funcionalidades de búsqueda ofrecen la posibilidad de realizar diferentes tipos de búsquedas. La tabla que se encuentra a continuación muestra las opciones más comunes y las ventajas que ofrece cada una. Esta información puede ser útil para comparar las funcionalidades de búsqueda de los distintos paquetes de gestión documental.
Búsqueda avanzada para resultados específicos
La forma estándar de búsqueda en un sistema de gestión documental es relativamente simple. Por ejemplo, el usuario que busca “sonido”, saldrán todos los documentos que tengan contenido relacionado con este término de búsqueda. Se mostrarán documentos tanto de “Alberto Sonido” como aquellos que traten sobre el ruido de una puerta. A veces, se le puede conceder cierto nivel de relevancia. Por ejemplo, que salgan antes los resultados donde “sonido” esté en el título, que aquellos que tengan el término a pie de página.
Con la búsqueda avanzada, se puede eliminar todos los resultados irrelevantes que podrían salir con una búsqueda simple. El usuario puede establecer él mismo los filtros de búsqueda para determinar qué lugar en el documento o en qué metadatos debe aparecer el término de búsqueda. De esta forma, el usuario ve unos resultados más específicos. Esta búsqueda específica se puede realizar de dos maneras:
- El usuario elige en qué segmento se debe buscar: en este caso el empleado elige, por ejemplo, buscar todos los documentos en los que “Alberto Sonido” aparezca como autor.
- Se combinan varios segmentos: en este caso, el empleado puede indicar que solo quiere que se le muestren aquellos documentos de 2018 en los que “Sonido” sea el autor.
Atención: es muy útil si una función de búsqueda pueda encontrar documentos en todo el DMS. Sin embargo, la pregunta reside en si los resultados deben mostrarse a todos los usuarios. La funcionalidad de control de acceso puede ser de gran importancia en determinadas ocasiones. La Guía de Gestión Documental 2024 contiene una descripción general de paquetes con buenas opciones de control de acceso.
¿Cuál es la diferencia entre una funcionalidad de búsqueda y un software de búsqueda?
Es posible que los jefes de proyecto ya se hayan encontrado con los siguientes términos: función de búsqueda; software de búsqueda; herramienta de búsqueda; search engines; search and find y document search. En sí, el nombre de la solución no es tan importante. En lo que respecta a la búsqueda de información, todos hacen más o menos lo mismo: según la búsqueda, el sistema busca los resultados correspondientes. Pero también se diferencian, por ejemplo, en la calidad y en la relevancia de los resultados de búsqueda, los sistemas vinculados en los que se debe buscar, y otras funcionalidades de gestión documental que se encuentran en el software aparte de la función de búsqueda. En general, se distinguen tres sistemas de búsqueda de información:
- La barra de búsqueda: prácticamente todo el software y las herramientas en línea ahora tienen un tipo de funcionalidad de búsqueda. Por ejemplo, no sería difícil añadir una barra de búsqueda en un sitio web o en un sistema. Incluso, en muchos softwares gratis de gestión documental o en otros procesos empresariales hay barras de búsqueda. Sin embargo, en la mayoría de los casos esta funcionalidad no está lo suficientemente especializada para uso profesional. Los resultados más relevantes se muestran esparcidos entre otros que no interesan, o ni siquiera se muestran. A menudo, tampoco se establecen filtros de búsqueda, etc.
- Software para la búsqueda empresarial: este es el nombre común para todos los sistemas que realizan búsquedas a lo largo de la empresa. Con ayuda de una solución de búsqueda empresarial, también llamado software de búsqueda, herramienta de búsqueda o motor de búsqueda, se buscan resultados en toda la información interna de la empresa. Una condición previa es que estén integrados todos los sistemas donde se deba buscar, y deben ser rastreables por la herramienta de búsqueda. Por ejemplo, las integraciones con los sistemas de RRHH y de gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se encargan de que también se puedan buscar los datos de los empleados y de los clientes. El inconveniente de este tipo de sistemas es que están enfocados en la búsqueda en sí misma. Algunas soluciones posibles también permiten la adición de metadatos, pero eso es todo. Por tanto, con una solución de búsqueda empresarial, una empresa no tiene ninguna gestión de versiones, de flujos de trabajo ni de gestión de archivos.
- La función de búsqueda en el gestor documental: en principio hace exactamente lo mismo que el software de búsqueda empresarial, pero dentro del sistema de gestión documental. Actualmente, esta funcionalidad está generalmente tan extendida que las empresas no consideran necesario comprar también una solución para Enterprise Search. Además, a menudo, un sistema de gestión documental parte de un sistema ERP más grande, junto con el CRM y el software de RRHH.
Costes de un gestor documental con una extensa funcionalidad de búsqueda
Hay sistemas para la gestión documental con distintas clases de precio, pero no todos son igual de buenos en la función de búsqueda. Los resultados de búsqueda de herramientas gratuitas son, por lo general, para no usarlas en entornos profesionales. Por tanto, tampoco son paquetes válidos de gestión documental. Para adquirir un paquete de gestión documental con una buena función de búsqueda, una organización debe considerar una inversión de unos 20-30 mil euros de costes de implementación, y una media de 50-100 euros por usuario al mes de precios de licencias. Esto es una estimación, las empresas deben tener en cuenta que el precio puede variar enormemente. Esta variación se debe a las muchas opciones de funcionalidades requeridas del gestor documental, el número de usuarios (empresas pequeñas, medianas o grandes), la dificultad de la implementación, etc.
Si los resultados de búsqueda deben realizarse en más sistemas que el de gestión documental, también influye en el coste del sistema. En este caso, se tiene que tener en cuenta los precios por la integración. En algunos casos, incluso se elige que el sistema de gestión documental forme parte del sistema ERP. En este caso, la empresa haría bien en observar de inmediato el coste total de un software ERP.
