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Evaluación de desempeño: ¿cómo gestionar el talento dentro de la empresa?

Índice:

  1. ¿Qué es la evaluación de desempeño?
  2. ¿Cómo y cuándo evaluar?
    1. Periódicamente
    2. Por proyecto
  3. Independiente o dentro de un software de RRHH
  4. Precio de un sistema de evaluación de personal

¿En qué consiste la evaluación de desempeño?

La evaluación de desempeño, performance appraisal en inglés, consiste en la medición y valoración del desempeño de un empleado o equipo en su puesto de trabajo y de su contribución general a la empresa. Las evaluaciones pertenecen al área de la gestión de talento, ya que permite gestionar el equipo interno para retenerlo en la empresa y ayudarle a crecer.

Las evaluaciones son muy útiles para los equipos de RRHH, especialmente aquellas que se hacen de forma individual. Estas evaluaciones ayudan a gestionar el personal de la empresa. Por ejemplo, se puede contratar a un nuevo empleado como asistente de administración. A través de las evaluaciones se descubre que tiene un gran potencial y que habla varios idiomas, o, por el contrario, se puede ver que carece de ciertos conocimientos. En cualquiera de los 2 casos, la empresa descubre cuáles son los puntos fuertes y dónde puede mejorar. Por lo tanto, para que pueda avanzar según el plan de carrera pensado para él, se le puede dar la formación que necesite y/o feedback para que pueda mejorar.

Atención: la gestión de evaluación es una de las muchas funcionalidades que se pueden encontrar dentro de los paquetes de RRHH. El centro de conocimiento EKCIT ha creado el Premium digiBook Sistema RRHH: funcionalidades clave. Un jefe de proyecto puede apoyarse en ese premium digiBook para estudiar qué funcionalidades requiere su empresa y así poder mejorar su proceso de búsqueda de soluciones. Si ya sabe qué funcionalidades necesita su empresa, puede ponerse en contacto con EKCIT y un consultor le asesorará: +34 954 040 045.

¿Cómo y cuándo hacer las evaluaciones?

Las evaluaciones de los empleados pueden hacerse de distintas formas y en distintos momentos. Con respecto a la forma, cuantas más personas estén involucradas, mejor conocimiento se tendrá del rendimiento del empleado y su posible plan de carrera.

También hay que tener en cuenta que cuantos más datos y empleados, más difícil será de gestionar. Llega un momento en el que ya no es posible gestionar todos los datos de las evaluaciones con Excel. Además, si las evaluaciones se rellenan a mano, se tardará demasiado tiempo en volcar los datos de todos los empleados. Por eso, hay empresas que se apoyan en un software de RRHH para hacer las evaluaciones. Estas pueden ser en forma de formularios dentro de un sistema de gestión de talento o como un apartado dentro del portal del empleado donde rellenan cada cierto tiempo esta evaluación.

implicacion evaluacion

Dependiendo de la persona o personas involucrada/s en la evaluación, esta puede ser:

  • Autoevaluación de un empleado: en este tipo de evaluación el empleado rellena un formulario con el cual él mismo valora su progreso dentro de la empresa. Durante esta evaluación se le da la oportunidad también al empleado para que comente cuáles son sus objetivos de cara a futuro, a dónde le gustaría llegar, qué le gustaría aprender, etc. Sin embargo, con este tipo de evaluación, sólo se tiene el punto de vista del empleado. Por tanto, se desconoce la visión del superior con respecto al empleado y también la de sus compañeros.
  • Evaluación directa del superior: la evaluación sobre los empleados también puede ser realizada por el jefe directo, sin tener que implicar al empleado. De esta forma, se ahorra tiempo, pero la empresa no logrará saber al 100% cuáles son los objetivos personales de un empleado, ni si el superior está siendo justo.
  • Autoevaluación y de su superior directo: aquí el empleado realiza una evaluación de sí mismo. Después, se completa la evaluación del empleado con la evaluación de su superior directo. La evaluación del superior puede realizarse de forma unilateral. Es decir, el superior rellena información sobre el desempeño del empleado. Otra forma de hacerlo es concertando una reunión entre el superior y el empleado. En esta reunión ambas partes conversarán sobre su desempeño con referencia a sus KPIs, sus objetivos del año pasado y los del próximo año. Después el superior completa la información basándose en su experiencia con el empleado y en la reunión que acaban de mantener. Algunas empresas también le piden a los empleados que rellenen un formulario evaluando al superior. En alguna ocasión puede ocurrir que la evaluación del empleado no coincida con la del superior. Por eso, a veces, también falta en este tipo de evaluación la visión de los compañeros del trabajador.
  • Autoevaluación y evaluación de los compañeros: en este tipo de procedimiento el empleado rellena evaluación sobre su propio desempeño, objetivos y ambiciones. En el mismo formulario se le pregunta por el desempeño general de sus compañeros y/o por su valoración de la forma de trabajar de cada uno de sus compañeros.
  • Autoevaluación, evaluación de compañeros y evaluación de los superiores: esta evaluación es 360º, ya que combina todas las formas anteriores de evaluación. Es decir, el empleado se evalúa a sí mismo, evalúa a sus compañeros y a su jefe y también es evaluado por sus compañeros y por su jefe. Este tipo de evaluación es la que más datos proporciona sobre el desempeño del personal. No obstante, también puede ser la más difícil de gestionar, ya que tantos datos pueden marear al responsable de la evaluación.
¿Sabías que? Para poder sacar mejores conclusiones y plantear de forma adecuada los planes de carrera de los empleados, hay equipos de RRHH que se apoyan en la inteligencia de negocios (BI). Sin embargo, no hay que analizar a las personas como si fueran números. La Guía RRHH incluye consejos sobre qué hacer y qué no con BI en los recursos humanos.

Evaluación periódica de los empleados

La empresa puede hacer evaluaciones de sus empleados cuando lo desee. Sin embargo, no es aconsejable hacerlas cada poco tiempo ya que toma tiempo y no suele cambiar el rendimiento de la noche a la mañana. Dependiendo del tipo de empresa, lo más común es que las evaluaciones se realicen anual, bianual o trimestralmente.

Con las evaluaciones trimestrales se consigue estar antes al día si hay algún cambio importante, pero generalmente las evaluaciones muestran respuestas muy parecidas ya que no ha pasado mucho tiempo. En el caso de hacer las evaluaciones cada 6 meses, suele mostrar un mayor progreso o cambio dentro del rendimiento del empleado. Sobre todo, si también está recibiendo una formación. De esta forma, se conoce si está haciendo la formación a tiempo o con retraso y si está aplicando sus nuevos conocimientos en su puesto de trabajo.

Las evaluaciones anuales son, normalmente, las que muestran un cambio de mayor nivel (especialmente en cuanto a objetivos se refiere). Por ejemplo, un reponedor de una empresa de una grande superficie un año dice en su evaluación que le gusta su puesto y que quiere seguir ahí. No obstante, se le hace la evaluación al año siguiente y dice que le gustaría hacer un trabajo de oficina. En ese caso, la empresa puede ofrecerle pasar una hora en los siguientes departamentos de oficina para ver si le gustaría y piensa que encajaría bien. De ser así, pueden darle formación para que con el tiempo, pueda acceder al puesto en el que desea ejercer.

  Trimestral Bianual Anual
Pros La empresa está antes al día de posibles cambios. Muestra un mayor cambio que la evaluación trimestral. Muestra un mayor cambio que los otros tipos de evaluaciones.
Contras Las respuestas son muy parecidas de una evaluación a otra y requiere más tiempo que los otros tipos de evaluaciones. Los objetivos de los empleados suelen ser anuales por lo que la mitad de las veces todavía queda para ver si el empleado va a llegar al 100% de sus objetivos. En un año pueden pasar muchas cosas. Por lo tanto, la empresa puede llegar tarde a notar ciertos cambios importantes en los empleados.

Evaluación cuando se acaba un proyecto

Las evaluaciones también son muy importantes en las empresas que trabajan en base a proyectos. En este caso, los empleados pueden evaluarse a sí mismo sobre cómo creen que han desempeñado el proyecto, si se sentían cómodos/capaces de realizar las tareas, si es el tipo de proyectos que les gusta, etc. Esta información no sólo ayuda a conocer su rendimiento, sino que también a gestionar el conocimiento dentro de la empresa y mejorar la elección de personal dependiendo del tipo de proyecto.

Por ejemplo, una empresa de instalaciones de diversos tipos manda a un equipo a realizar la instalación de tuberías en el océano. Sin embargo, uno de los integrantes del equipo lleva tiempo en la empresa, pero sólo tiene conocimiento en instalaciones acuáticas en ríos y otros tipos de aguas de tipo dulce. Este detalle que puede parecer pequeño a priori, puede haber causado que el rendimiento del empleado no haya sido el óptimo. Ya que ha tenido que aprender sobre la marcha sobre la instalación acuática en medios marinos en los que la salitre influye sobre los materiales y la forma de operar. Por tanto, la empresa debería haber seleccionado a otro empleado para este proyecto o haberle ofrecido una formación para que pudiera realizarlo con mayor facilidad.

¿La evaluación se gestiona de forma independiente o dentro de un software de RRHH?

La gestión de evaluación se puede llevar con softwares independientes para la gestión de talento o integrado como módulo dentro del software de RRHH. Al ser un software independiente especializado en talento, permite una mayor personalización de las evaluaciones. Sin embargo, la gestión del talento, y especialmente en el campo de las evaluaciones, está muy relacionada con otras funcionalidades del software de RRHH.

Los paquetes especializados en talento suelen adquirirse en empresas de gran tamaño en las que tienen un equipo o persona destinado a la gestión del talento. Por ejemplo, en grandes empresas de desarrollo de software hay tanto personal informático que es necesario que haya una persona o equipo destinado únicamente a la gestión del talento dentro de la empresa. El responsable o los responsables del talento podrán emplear el software para realizar las evaluaciones y poder planificar y distribuir los empleados en aquellos proyectos entrantes en los que puedan ayudar gracias a su conocimiento. En las pymes es más habitual tener una solución general de RRHH, ya que la evaluación no necesita tanta especialización. Esto se debe a que normalmente cada área tiene una tarea y se puede ver de forma más sencilla los conocimientos y el desempeño de los distintos empleados.

¿Cuánto cuesta un software de evaluación de personal?

El coste de un software de talento para la evaluación depende especialmente de si es un software especializado o si es un módulo dentro de un software general de RRHH y de la cantidad de empleados a gestionar y de usuarios administradores de la herramienta. La contratación de un software especializado en talento será más asequible que la de toda una solución de RRHH. No obstante, un módulo de gestión de talento dentro de un software general sale más asequible que un paquete especializado. Por eso, hay empresas que contratan softwares modulares de RRHH y van ampliando funcionalidades a medida que van necesitándolas y/o creciendo.

Además, cada vez hay menos paquetes de RRHH (tanto generales como especializados) que se implementen en local. Por lo que la mayoría de las soluciones de RRHH se encuentran en la nube y, generalmente, en modalidad SaaS (Software as a Service). Esto hace que se vea reflejado en la forma de pago de la solución.

Una empresa ONG internacional contrata un software de RRHH con las funcionalidades de evaluación del desempeño, selección, portal del empleado y del mánager, formación y presupuestador. Quiere el software en la nube y para 10 usuarios de la plataforma. Aparte de los usuarios, hay 120 empleados con acceso al portal de empleados y 20 mánagers con acceso al portal del mánager. El coste de este software ha sido de 70.000€ para el primer año y tienen un coste recurrente de 18.000€ al año para el mantenimiento de licencias, mantenimiento y soporte.

Por el contrario, a una empresa que quiera un software especializado en gestión del talento para 10 usuarios en la nube puede costarle 3150€ para el primer año y unos 1400€ anuales.

¡Atención! Ser capaz de prever los costes que podría suponer un paquete de RRHH no es fácil. Por eso, la Guía RRHH incluye una calculadora de presupuestos para ayudar a los jefes de proyecto a obtener una idea de cuánto podría costarle.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 29 marzo). Evaluación de desempeño: ¿cómo gestionar el talento dentro de la empresa? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/software-gestion-recursos-humanos/funciones-software-rrhh/evaluacion-desempeno