Índice:

1. ¿Qué es un análisis de requisitos?
   1. ¿Para qué sirve?
2. Pasos de un análisis de requisitos
   1. Determinar los puntos de dolor
   2. Diseño avance a la situación ideal
   3. Involucración de los empleados
   4. Establecer prioridades
3. Flexibilidad

¿Qué es un análisis de requisitos de software?

Un análisis de requisitos consiste en la recopilación de las necesidades de una empresa para ponerle solución. Para ello, se ha de hacer un estudio interno de la situación actual de la empresa y las problemáticas a las que se enfrenta.

Dependiendo del conocimiento e indagación que se haya hecho del problema, el análisis será más o menos complicado. Por ejemplo, uno de los principales problemas de la empresa puede ser la falta de espacio debido al almacenamiento de papel (facturas, albaranes, órdenes de pedidos, etc.). En este caso, la empresa podría plantearse la digitalizaciónLa digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible. de sus procesos y de sus documentos, o podría adquirir más espacio para poder operar sin problema. El Premium digiBook DigitalizaciónCon este digiBook incrementa sus posibilidades de llevar a buen puerto un proyecto de digitalización. De la mano de cinco pasos, se examinan diferentes escenarios de digitalización, y se aclaran los pasos que debe seguir como gestor de proyectos antes y durante un proyecto de digitalización. ayuda a las empresas a establecer su plan paso a paso para la digitalización de flujos de documentos.

Para ahorrar tiempo de tener que repensar los requisitos por el surgimiento de nuevas funcionalidades, TIC Portal ha creado varias listas de requisitos de los principales softwares empresariales:

• Gestión documental: funcionalidades claveEl digiBook 'Gestión documental: funcionalidades clave' reúne todas las funciones de un Document Management System en un mismo sitio. Este Premium digiBook contiene listas de control donde indicar los requisitos y sus prioridades. Rellenar estas listas ayuda a realizar una elección de proveedores.
• Sistema RRHH: funcionalidades claveEl digiBook 'Sistema RRHH: funcionalidades clave' reúne todas las funcionalidades de un sistema de RRHH en un mismo lugar. Este Premium digiBook contiene listas de control donde indicar los requisitos y sus prioridades. Rellenar estas listas ayuda a realizar una selección de proveedores adecuados.
• Sistema CRM: funcionalidades claveEl digiBook 'Sistema CRM: funcionalidades clave' reúne todas las funcionalidades de un sistema de CRM en un mismo lugar. Este Premium digiBook contiene listas de control donde indicar los requisitos y sus prioridades. Rellenar estas listas ayuda a realizar una selección de proveedores adecuados.
• Sistema financiero: funcionalidades claveEste digiBook va dirigido a las empresas que están orientándose seriamente sobre la adquisición de un (nuevo) sistema financiero, o sistema ERP enfocado en las finanzas. Este digiBook recopila todas las funcionalidades financieras existentes para acelerar su análisis de requisitos para un nuevo sistema.

¿Para qué sirve un análisis de requisitos?

Al hacer un análisis de requisitos, la empresa conoce qué debe mejorar, lo que hace que sea mucho más fácil buscar la solución a sus problemas y/o necesidades. De hecho, este análisis de requisitos les servirá como apoyo a las distintas partes involucradas en el proyecto.

Este tipo de análisis son especialmente útiles en proyectos de software. Esto se debe a que es fácil dejarse llevar por funcionalidades que, aunque puedan parecer interesantes, no son necesarias para el funcionamiento de la empresa. Asimismo, hacer un buen análisis de requisitos ayuda a que el proveedor entienda mejor el alcance del proyecto. En el siguiente vídeo, Paco, CTO de Geotexan nos cuenta por qué la fase de análisis es tan importante durante la implantación de un software:

El análisis también ayuda a que los proveedores proporcionen un presupuesto más acertado. Muchas veces, no queda del todo claro cuáles son los requisitos, y el proveedor puede no incluir dentro del presupuesto un elemento que la empresa sí que pensaba que se iba a incluir.Por ejemplo, el proveedor ha dado un presupuesto de 20.000€ para la implementación y configuración del software, las licenciasLas licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos. y la formación del personal, pero en ese precio no se incluye el coste del nuevo servidorUn servidor es un aparato informático que almacena, distribuye y suministra información. Los servidores funcionan basándose en el modelo “cliente-servidor”. El cliente puede ser tanto un ordenador como una aplicación que requiere información del servidor para funcionar. Por tanto, un servidor ofrecerá la información demandada por el cliente siempre y cuando el cliente esté autorizado. Los servidores pueden ser físicos o virtuales. que haría falta. Por ello, es importante plasmarlo como requisito y que en el contrato de adquisición del software se exponga claramente lo que se incluye por el presupuesto.

Con frecuencia, los requisitos de la empresa que ha contratado el software no terminan cuando se implementa el software. Sino que también tendrá como requisito que le haga el mantenimiento y soporte. Estos requisitos técnicos también hay que tenerlos en cuenta y se suelen plasmar en el Acuerdo de Nivel de ServicioUn acuerdo de nivel de servicio (ANS), o en inglés Service Level Agreement (SLA), es un documento que establece los acuerdos sobre las normas de un servicio o producto. En el mundo TIC, este tipo de documento se encuentra en forma de un contrato formal entre el partner de implementación y la empresa que adquiere el software. Un ANS se encarga de que ambas partes sepan qué esperar, y también, es un medio judicial para hacer que estos pactos se cumplan.. De esta forma, todo queda bien atado y no hay costes sorpresa a posteriori.

Pasos para obtener el análisis de requisitos

Determinar los puntos de dolor a mejorar

Lo primero que hay que hacer a la hora de analizar los requisitos para llevar a cabo un proyecto dentro de la empresa es localizar el punto que quiere mejorar la empresa. Es decir, ver qué procesosUn proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización. no van del todo bien o se podrían optimizar. Para ello, la empresa debe describir sus procesos al detalle. Muchas empresas se apoyan en software para poder estudiar sus procesos al detalle. Algunas herramientas para analizar los procesos son: Blueprint, Data Flow DiagramEl diagrama de flujo de datos (DFD), data flow diagram, es la representación gráfica del flujo de datos de un proceso o sistema. El diagrama de flujo de datos es una de las principales formas de crear un modelo de procesos de un sistema. El diagrama de flujo de datos es un concepto bastante parecido al Blueprint. No obstante, el DFD se centra en los datos y el Blueprint en los procesos. y Business Process Modeling.

Atención: estas herramientas son muy útiles para mapear procesos, pero no son fáciles de llevar a cabo. Por eso, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Blueprint de procesos empresarialesEste digiBook es una herramienta para las empresas que quieran mapear sus procesos empresariales. Por ejemplo, cuando una organización comienza un proyecto TIC para seleccionar una aplicación de software.. Dentro podrá ver cuáles son los pasos a seguir para hacer un Blueprint, ejemplos prácticos anonimizados de empresas reales y consejos para conseguir hacer uno fácilmente.

Diseño del paso de la situación actual a la ideal

Una vez que se han plasmado los procesos actuales, es el momento de diseñar la situación ideal. Es decir, establecer dónde se quiere llegar. Por lo tanto, la empresa debe proceder creando una estrategia TIC de cara a futuro. Por ejemplo, una empresa puede planificar hacer una implementación de software ERPLa implantación de un ERP es un proceso por el que la mayoría de empresas pasarán más de una vez. Toda implantación que se precie debe estar sustentada por un proyecto bien definido y con pilares sólidos. Existen diferentes metodologías y técnicas de implantación, dependiendo del tamaño de la empresa, la complejidad de los procesos y el software elegido. Sin embargo, se pueden destacar algunas fases comunes por las que debe pasar todo proceso de implantación de un ERP. por fases. Así, el primer año se implementa el sistema financieroLa administración financiera de una empresa que incluye, entre otras funciones, la contabilidad (en sus vertientes contable, financiera y analítica), el control de costes, la gestión de cobros y pagos, la gestión de tesorería, y la presupuestación, no suele ser la parte más atractiva de gestionar. Todo lo relacionado con la gestión financiera y administrativa de la organización – desde la gestión de bancos hasta la elaboración y presentación de las cuentas anuales-, suele ser un tema secundario para los empleados., facturaciónLa facturación se manda cada vez más de forma electrónica, pero no es suficiente para llamarlo factura electrónica. Una versión PDF de una factura sí que es un documento electrónico, pero no se procesa automáticamente de manera inmediata. En una factura electrónica sí que sucede esta factura automática. El software de contabilidad de la empresa que lo envía, crea un archivo digital estructurado que hace que el sistema de contabilidad de la empresa que lo recibe lo pueda procesar electrónicamente. y producciónUn sistema de producción es un software que sirve para que las empresas de fabricación lleven un mejor control de sus procesos de fabricación. Es decir, con este sistema se puede hacer un seguimiento en detalle del proceso de producción en el que se encuentra el producto. Este sistema está dirigido a la directiva de una empresa, ya que sirve para analizar la eficiencia de la/s planta/s de producción; colas de fases; estado de pedidos.. El año siguiente, la empresa implementará el módulo de CRMLa gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente. y el de gestión de proyectosA la hora de gestionar proyectos hay que tener en cuenta que cada proyecto es único y que pueden ser de sectores muy diversos. Por tanto, cada proyecto también tendrá diferentes documentos, materiales, personal, duraciones, presupuestos, requisitos, etc. Desde un software ERP, se puede coordinar toda esta información de forma centralizada y sacar informes para llevar un seguimiento y previsiones del proyecto.. Una implementación por fases permite poder dedicarle el tiempo necesario a la implementación correcta de cada módulo. Además, de esta forma, el usuario puede adaptarse mejor al sistemaLa instalación del software en sí no es más complicada que el de otras soluciones TIC. Pero la adaptación de los trabajadores de la empresa al manejo del nuevo sistema presenta a menudo una serie de problemas. La realidad es que un sistema de gestión documental no supone un cambio meramente tecnológico. Para los empleados de la empresa supone un cambio en su trabajo, en su manera de hacer las cosas y de pensar. Normalmente los cambios tecnológicos son rápidos, pero las personas necesitan un período de aclimatación para aprender a manejarse en entornos que les son desconocidos., ya que el cambio a la nueva solución se hace de forma progresiva. Para poder hacer este tipo de implementación por fases es importante establecer como requisito que el software sea modularUn software modular es aquel que se construye únicamente a partir de las funcionalidades requeridas por el cliente. De esta forma, solo se tiene y se paga por lo que se necesita. Si se desea, se pueden ampliar o disminuir las funcionalidades contratadas del software para ajustarse a sus requisitos. .

Involucración de los empleados para recopilar requisitos

Para recopilar todos los requisitos de la empresa es importante involucrar a los empleados. Los empleados son los primeros que notan las carencias dentro de la organización. Por ello, es una buena idea involucrarlos en el proceso de la recopilación de requisitos. Asimismo, dentro de los empleados, es importante tener conversaciones con los usuarios claveUn key user, en español usuario clave, son esas personas dentro de una empresa que tienen un papel decisivo en la elección e implementación de un nuevo software. Los key users suelen actuar como representantes de ciertos departamentos, de forma que todos puedan contribuir al avance global de la empresa. Otras denominaciones que pueden usarse para referirse a key user son: SuperUser o User ++. A veces, se les llama también administradores descentralizados.. Ellos tienen una visión más general y directiva de los requisitos de la empresa.

Establecer prioridades dentro de los requisitos

Una vez reunida las ideas y puntos de vista de los usuarios claves y demás empleados, es hora de establecer prioridades en los requisitos. Para ello, hay métodos en los que puede basarse una empresa. Por ejemplo, el método MoSCoWDaig Clegg en 1994 ideó el método MoSCoW para establecer las prioridades de un proyecto. Las consonantes de este acrónimo representan los diferentes tipos de deseos y requisitos que una empresa debería distinguir: Must-have (debe-tener); Should-have (debería-tener), Could-have (podría-tendría) y Won’t-have/Would-have (no-tendría). o la matriz de gestión del tiempo de Eisenhower.

Flexibilidad de un análisis de requisitos

El análisis de requisitos no es algo fijo, sino que está sujeto a cambios. Esto puede deberse a que la situación de una empresa en el momento que se empieza con el análisis de requisitos, puede ser distinta pasada un par de meses. Por ello, es importante seguir una metodología de proyectoLa gestión de proyectos es un conjunto de metodologías para planificar y dirigir los procesos de un proyecto. Un proyecto comprende un cúmulo específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo con un alcance, recursos, inicio y final establecidos. Los objetivos de la gestión de proyectos son: gestionar el inicio y la evolución de un proyecto; controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto; facilitar la finalización y aprobación del proyecto., como la metodología AgileAgile es una metodología donde los requisitos presentados por la organización y las soluciones ofrecidas por el proveedor cambian con el tiempo. Cuando se instala un programa nuevo en una empresa y los usuarios empiezan a probar las funcionalidades que ofrece, puede que echen en falta algo. O quizá opinan que si se cambiase alguna característica el programa les sería mucho más útil. Es por ello que este método se basa en la colaboración y el trabajo en equipo, y se caracteriza por la capacidad de adaptación y flexibilidad., con la que se consigue reducir los tiempos de planificación y permite una mayor flexibilidad en los cambios.

A veces ocurre que durante el proceso de selección a los usuarios clave les surgen nuevos requisitos. Estos nuevos requisitos aparecen al tener la reunión con los proveedores y exponer el proyecto ante ellos. Los proveedores les pueden enseñar funcionalidades que los usuarios clave desconocían que existían, pero que les vendría muy bien.

No obstante, es importante no perder la cabeza en estos momentos. Es bueno descubrir estas nuevas funcionalidades, pero es importante fijarnos en los objetivos establecidos inicialmente para no olvidar lo que de verdad es necesario. Si esa funcionalidad ayudaría a obtener el objetivo de forma directa, puede convertirse en un nuevo requisito. Sin embargo, si es una funcionalidad que ayudaría, pero que no repercute en el objetivo establecido, mejor dejarlo para más adelante.