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¿Qué es un análisis de requisitos de software?
Un análisis de requisitos consiste en la recopilación de las necesidades de una empresa para ponerle solución. Para ello, se ha de hacer un estudio interno de la situación actual de la empresa y las problemáticas a las que se enfrenta.
Dependiendo del conocimiento e indagación que se haya hecho del problema, el análisis será más o menos complicado. Por ejemplo, uno de los principales problemas de la empresa puede ser la falta de espacio debido al almacenamiento de papel (facturas, albaranes, órdenes de pedidos, etc.). En este caso, la empresa podría plantearse la digitalización de sus procesos y de sus documentos, o podría adquirir más espacio para poder operar sin problema. El Premium digiBook Digitalización ayuda a las empresas a establecer su plan paso a paso para la digitalización de flujos de documentos.
Para ahorrar tiempo de tener que repensar los requisitos por el surgimiento de nuevas funcionalidades, TIC Portal ha creado varias listas de requisitos de los principales softwares empresariales:
¿Para qué sirve un análisis de requisitos?
Al hacer un análisis de requisitos, la empresa conoce qué debe mejorar, lo que hace que sea mucho más fácil buscar la solución a sus problemas y/o necesidades. De hecho, este análisis de requisitos les servirá como apoyo a las distintas partes involucradas en el proyecto.
Este tipo de análisis son especialmente útiles en proyectos de software. Esto se debe a que es fácil dejarse llevar por funcionalidades que, aunque puedan parecer interesantes, no son necesarias para el funcionamiento de la empresa. Asimismo, hacer un buen análisis de requisitos ayuda a que el proveedor entienda mejor el alcance del proyecto. En el siguiente vídeo, Paco, CTO de Geotexan nos cuenta por qué la fase de análisis es tan importante durante la implantación de un software:
El análisis también ayuda a que los proveedores proporcionen un presupuesto más acertado. Muchas veces, no queda del todo claro cuáles son los requisitos, y el proveedor puede no incluir dentro del presupuesto un elemento que la empresa sí que pensaba que se iba a incluir.Por ejemplo, el proveedor ha dado un presupuesto de 20.000€ para la implementación y configuración del software, las licencias y la formación del personal, pero en ese precio no se incluye el coste del nuevo servidor que haría falta. Por ello, es importante plasmarlo como requisito y que en el contrato de adquisición del software se exponga claramente lo que se incluye por el presupuesto.
Con frecuencia, los requisitos de la empresa que ha contratado el software no terminan cuando se implementa el software. Sino que también tendrá como requisito que le haga el mantenimiento y soporte. Estos requisitos técnicos también hay que tenerlos en cuenta y se suelen plasmar en el Acuerdo de Nivel de Servicio. De esta forma, todo queda bien atado y no hay costes sorpresa a posteriori.
Pasos para obtener el análisis de requisitos
Determinar los puntos de dolor a mejorar
Lo primero que hay que hacer a la hora de analizar los requisitos para llevar a cabo un proyecto dentro de la empresa es localizar el punto que quiere mejorar la empresa. Es decir, ver qué procesos no van del todo bien o se podrían optimizar. Para ello, la empresa debe describir sus procesos al detalle. Muchas empresas se apoyan en software para poder estudiar sus procesos al detalle. Algunas herramientas para analizar los procesos son: Blueprint, Data Flow Diagram y Business Process Modeling.
Atención: estas herramientas son muy útiles para mapear procesos, pero no son fáciles de llevar a cabo. Por eso, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Blueprint de procesos empresariales. Dentro podrá ver cuáles son los pasos a seguir para hacer un Blueprint, ejemplos prácticos anonimizados de empresas reales y consejos para conseguir hacer uno fácilmente.
Diseño del paso de la situación actual a la ideal
Una vez que se han plasmado los procesos actuales, es el momento de diseñar la situación ideal. Es decir, establecer dónde se quiere llegar. Por lo tanto, la empresa debe proceder creando una estrategia TIC de cara a futuro. Por ejemplo, una empresa puede planificar hacer una implementación de software ERP por fases. Así, el primer año se implementa el sistema financiero, facturación y producción. El año siguiente, la empresa implementará el módulo de CRM y el de gestión de proyectos. Una implementación por fases permite poder dedicarle el tiempo necesario a la implementación correcta de cada módulo. Además, de esta forma, el usuario puede adaptarse mejor al sistema, ya que el cambio a la nueva solución se hace de forma progresiva. Para poder hacer este tipo de implementación por fases es importante establecer como requisito que el software sea modular .
Involucración de los empleados para recopilar requisitos
Para recopilar todos los requisitos de la empresa es importante involucrar a los empleados. Los empleados son los primeros que notan las carencias dentro de la organización. Por ello, es una buena idea involucrarlos en el proceso de la recopilación de requisitos. Asimismo, dentro de los empleados, es importante tener conversaciones con los usuarios clave. Ellos tienen una visión más general y directiva de los requisitos de la empresa.
Establecer prioridades dentro de los requisitos
Una vez reunida las ideas y puntos de vista de los usuarios claves y demás empleados, es hora de establecer prioridades en los requisitos. Para ello, hay métodos en los que puede basarse una empresa. Por ejemplo, el método MoSCoW o la matriz de gestión del tiempo de Eisenhower.
| Matriz de Eisenhower | ||
|---|---|---|
| Urgente | No urgente | |
| Importante | Hazlo | Planifica |
| No importante | Delega | Déjalo o posponlo |
Flexibilidad de un análisis de requisitos
El análisis de requisitos no es algo fijo, sino que está sujeto a cambios. Esto puede deberse a que la situación de una empresa en el momento que se empieza con el análisis de requisitos, puede ser distinta pasada un par de meses. Por ello, es importante seguir una metodología de proyecto, como la metodología Agile, con la que se consigue reducir los tiempos de planificación y permite una mayor flexibilidad en los cambios.
A veces ocurre que durante el proceso de selección a los usuarios clave les surgen nuevos requisitos. Estos nuevos requisitos aparecen al tener la reunión con los proveedores y exponer el proyecto ante ellos. Los proveedores les pueden enseñar funcionalidades que los usuarios clave desconocían que existían, pero que les vendría muy bien.
No obstante, es importante no perder la cabeza en estos momentos. Es bueno descubrir estas nuevas funcionalidades, pero es importante fijarnos en los objetivos establecidos inicialmente para no olvidar lo que de verdad es necesario. Si esa funcionalidad ayudaría a obtener el objetivo de forma directa, puede convertirse en un nuevo requisito. Sin embargo, si es una funcionalidad que ayudaría, pero que no repercute en el objetivo establecido, mejor dejarlo para más adelante.