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Personalización de software

Cuando se implementa un software, sin importar de qué tipo sea, es importante que se ajuste a la empresa. Por eso, aunque el software escogido sea muy completo o incluso se trate de un software vertical (software especializado para un sector), es normal que sea necesaria cierta personalización. Entonces, ¿en qué consiste exactamente una personalización de software?

Índice:

  1. ¿Qué es?
    1. Por ajuste al proceso
    2. Por ajuste de cultura empresarial
  2. Software a medida vs. personalización
  3. Responsable y momento de personalización
  4. Problemas comunes

¿Qué es una personalización de software?

Personalizar un software consiste en hacer adaptaciones en el software para que se ajuste a los procesos y a la cultura de una empresa. Estas adaptaciones ayudan a que el sistema cumpla con las necesidades de la empresa y evitan tener que hacer tareas manualmente.

Personalización por ajuste al proceso

Cuando se contrata un software, éste tiene unos módulos y unas funcionalidades estándares. No obstante, no hay una forma “estándar” de trabajar, sino que cada empresa tiene su propia forma de proceder. Por eso, es importante configurar el software para que se adapte lo mejor posible a la empresa y no al revés. Si es la empresa la que debe ajustarse al software, esto puede implicar una serie de desventajas. Algunas de estas desventajas pueden ser: un mayor periodo de aprendizaje por parte de los usuarios; y la aparición de ineficiencias como consecuencia de forzar las operativas de trabajo para que encajen en el software; etc.

La personalización de un proceso puede encontrarse, por ejemplo, en el módulo de gestión de inventario de un software ERP. Es posible que el módulo de inventario funcione muy bien, pero que sólo permita ver el nombre, el código y la cantidad de stock disponible de un artículo. Si una empresa tiene una gran rotación, es posible que los pickers desconozcan qué artículo han de recoger teniendo únicamente esos datos. Por tanto, la empresa puede pedir que se le haga una personalización del software para que también incluya una imagen y la ubicación física del artículo, y así sea más fácil de reconocer y localizar por el picker.

¿Sabías que? Algunas de las funcionalidades de ERP para comercio tienen en cuenta estos detalles, por lo que no hará falta una (gran) personalización. En el Premium digiBook Funcionalidades ERP: Comercio se encuentran reunidas todas las funcionalidades y sus posibilidades. De esta forma, una empresa que se esté orientando puede ir sopesando qué nivel de personalización necesitará finalmente.

Personalización por ajuste de cultura empresarial

La cultura empresarial es el conjunto de la misión, visión y valores de una organización. Por ello, la personalización del software por cultura empresarial es algo que las empresas no deben pasar por alto. La forma de trabajar de una empresa no sólo son sus procesos, sino también su cultura. El psicólogo social y vicepresidente de Development Research Associates. Inc, Roger Harrison, ha establecido 4 tipos de cultura empresarial: orientada al poder; orientada a las normas; orientada a los resultados; y orientada a las personas.

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Un ejemplo de personalización por cultura empresarial puede verse en los laboratorios. Este tipo de empresas suelen seguir el tipo de cultura empresarial orientada a las normas. Esto se debe a las grandes exigencias de calidad que tienen. Por ello, al implementar un software de gestión documental para calidad , tendrán que asegurarse de que les ayuda a conseguir certificados ISO , que haya un buen control de acceso (con unos derechos muy bien definidos), etc.

Atención: Algunas de las funcionalidades de gestión documental tienen en cuenta estos detalles, por lo que no hará falta una (gran) personalización. En el Premium digiBook Gestión documental: funcionalidades clave se encuentran reunidas todas las funcionalidades de este tipo de sistemas y sus posibilidades. De esta forma, una empresa que se esté orientando puede ir sopesando qué nivel de personalización necesitará finalmente.

Diferencia entre personalización y software a medida

La diferencia entre un software a medida y la personalización está en el alcance del proyecto. Un software a medida consiste en el desarrollo completo de un sistema desde cero. En cambio, la personalización se basa en ampliar y/o modificar mediante código un software ya creado. Esta diferencia tiene sus ventajas y desventajas para ambos.

La principal ventaja de un software a medida es que se ajusta completamente a la empresa. La desventaja es que conlleva mucho tiempo, tanto para su desarrollo inicial como para sus actualizaciones. Por eso, muchas empresas optan por adquirir un software estándar y darle cierta personalización. No se llega ajustar al 100%, pero la principal ventaja de un software estándar es que se ahorra mucho tiempo. En la siguiente tabla se encuentran las principales diferencias entre un software a medida y una personalización de software:

  Software a medida Personalización
Alcance Creación completa de un software Desarrollo parcial
Punto de partida Se parte de 0 Parte de una base estándar
Duración del desarrollo Larga o muy larga duración (entre 9 meses y varios años) Moderada duración (de 3 a 12 meses)
Adaptabilidad Se puede ajustar al 100% Tiene ciertas limitaciones
Precio Mayor coste (debido, sobre todo, al tiempo de desarrollo y las características específicas) Menor coste (porque al partir de una base se ahorra tiempo de desarrollo)

¿Cuándo y quién realiza la personalización?

La personalización de un software se puede hacer en cualquier momento. No obstante, se recomienda hacerlo antes de implementar el software. Esto se debe a que una vez el software esté implementado, cualquier modificación puede tener impacto en la operativa diaria de la empresa. Sin embargo, debido a cambios en la empresa (ya sean operacionales, por crecimiento u otro motivo) es posible que también se requiera hacer una personalización posterior.

Los encargados de hacer estas personalizaciones deben tener un elevado conocimiento de la empresa y de su forma de operar. Y, además, deben ser capaces de plasmar las necesidades de la empresa en el código. Estas personalizaciones pueden ser realizadas por:

  • El personal TIC de la propia empresa: esta opción es poco común. Esto se debe a 2 motivos. El primero, porque los fabricantes de software propietario (closed source) no suelen dejar su código disponible para que pueda ser modificado directamente por los clientes. El segundo, porque el personal informático de la empresa suele estar muy ocupado con otras tareas. Por tanto, este tipo de personalización se suele realizar en empresas que contratan softwares de código abierto. Si hay un equipo disponible para las personalizaciones, es una gran ventaja. El equipo ya conoce su propia empresa y, por tanto, entenderá mejor lo que necesitan sus compañeros.
  • Proveedor de software: esta es la forma más común de personalizar. Esto se debe a que el proveedor es el propietario y creador del código con el que se personalizará el software y suelen tener mucha experiencia en este tipo de proyectos. Además, al adquirir las licencias del proveedor, éste suele encargarse también de la implementación de la solución.
  • Empresa externa de software: esta forma de personalizar es la menos común. Normalmente, cuando se acude a una empresa externa puede ser por 2 motivos: primero, porque hubo una mala relación con la empresa proveedora (pero gusta el software); o, segundo, porque la empresa ya había adquirido las licencias (quizás impuesta desde la matriz) y tienen que hacer el desarrollo. Por ejemplo, esto puede darse con soluciones como SharePoint o Alfresco. La desventaja de esta forma de personalizar es el desconocimiento del modus operandi de la empresa por parte del equipo externo de personalización, lo que requerirá hacer muchas reuniones y ralentizará el proceso.

Problemas derivados de la personalización de software

Las personalizaciones ayudan a que el software se ajuste más a las empresas y estas puedan trabajar mejor. No obstante, hay que estudiar muy bien cuáles son totalmente necesarias y cuáles son prescindibles. Hacer personalizaciones en exceso puede terminar generando más problemas que beneficios. En el siguiente vídeo, Paco, CTO de Geotexan nos cuenta cuáles son los dos principales peligros que él percibe de la personalización de software:

Además de los peligros mencionados por Paco, también hay una serie de desventajas comunes de personalizar demasiado una solución de software:

  • Cuantas más personalizaciones, más coste: esto se debe al coste de las horas del personal involucrado en esta tarea. Por ejemplo, las horas de consultoría que hay que emplear con el proveedor para que comprenda qué hay que hacer y las horas de trabajo de sus desarrolladores.
  • Pueden dejar de funcionar al haber una actualización: esto puede pasar tanto si la actualización es del sistema operativo como si es del software. Si la personalización está hecha sobre el propio software, no suele repercutir. Pero, a veces, las personalizaciones se realizan utilizando plug-ins y add-ons. En estos casos es probable que, al actualizar, ya no funcionen en el nuevo sistema y se tengan que hacer de nuevo.
  • Mayor peso del programa: cuanto más se modifique el código, más pesará el sistema. Esto puede influir negativamente no sólo en la carga del sistema, sino también en su rapidez.
  • Dificultades para el mantenimiento del software: todas las empresas, a lo largo de su vida, afrontan momentos en que necesitan una reorganización de su modo de trabajo. Cuanto mayor sea el nivel de personalización, mayor será el trabajo de modificación necesario para readaptar el software a las nuevas necesidades operativas de la empresa.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 10 junio). Personalización de software. TIC Portal. https://www.ticportal.es/glosario-tic/personalizacion-software

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