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¿Qué es el Fin de Vida Útil de un software?
El Fin de vida útil, más conocido por su término inglés End Of Life (EOL), es un término que se refiere a la caducidad de un producto de software. Es decir, es el momento en el cual un software deja de tener mantenimiento y soporte.
Un software, como cualquier otro producto, tiene un ciclo de vida. Las fases por las que pasa un software son las siguientes:
- Salida del software (Lifecycle Start Date);
- Aviso del EOL;
- Fin de venta del software (End Of Sale, EOS);
- EOL.
En ocasiones, el EOL se puede dividir en 2 fechas diferentes dependiendo de lo que se tenga contratado. Estas fechas serían:
- Fecha general de EOL (Mainstream Support End Date);
- Fecha extendida de EOL (Extended Support End Date).
Los proveedores de software pueden ofrecer una fecha extendida de EOL, pero la empresa deberá pagar un coste por ese mantenimiento que será superior al que solía pagar cuando el software aún estaba vigente.
Importante: el End Of Life se da también en softwares de vital importancia para el funcionamiento de una empresa, como el software ERP. De hecho, las empresas que tuvieran SAGE Murano y ContaPlus ya tuvieron que cambiar por este motivo a otros softwares. Otro caso similar muy conocido es el de la empresa SAP que en 2025 dejará de dar soporte a algunos de sus softwares.
¿Por qué tienen un fin de vida útil los softwares?
La tecnología avanza y, por tanto, también deben hacerlo los softwares. Las empresas cada vez tienen mayores exigencias de los softwares y con una interfaz que sea más fácil de usar. Por ello, los fabricantes de software tienen que estar continuamente desarrollando e instalando actualizaciones de sus productos para mejorar sus funcionalidades y seguridad.
Sin embargo, llega un momento en el que la cantidad de actualizaciones sobre la versión original del software es tanta que supone un gran peso de carga y es más ligero y sencillo crear un software con una base nueva.
¿Qué opciones tiene una empresa cuando llega el EOL?
Dependiendo del fabricante y/o el proveedor, las empresas serán avisadas con meses o años de antelación de la fecha de fin de vida útil. De esta forma, la empresa ya sabe cuándo dejarán de recibir mantenimiento y soporte. No obstante, algunos proveedores ofrecen una fecha extendida del fin de vida útil del software. Este EOL extendido no durará por siempre, sino que suele otorgarle unos años más.
Por ejemplo, en el caso de NAV 2018, que salió a la venta en 2017, ya se conoce que el fin de vida general de este software será el 1 de octubre de 2023 y el fin de vida extendido terminará el 1 de noviembre de 2028.
¿Llega su software empresarial al End of Life? El centro de conocimiento EKCIT puede ayudarle por vía telefónica para ver qué posibilidades son las más viables para su situación específica: (+34 954 040 045).
Por tanto, cuando se acerca la fecha de EOL las empresas deben considerar qué hacer a continuación. Las posibilidades son las siguientes:
Cuando el fabricante de un software anuncia la fecha de EOL de uno de sus software, eso significa que ya está desarrollando uno nuevo para sacar al mercado. Este nuevo software no tiene por qué contener las funcionalidades que incluía el que se usa actualmente en la empresa. Además, los desarrollos a medida y los flujos establecidos tampoco estarán y el proveedor que haga la migración deberá encargarse de hacerlos en la nueva versión.
La ventaja de migrar al nuevo software del fabricante es que, si te gusta el proveedor que ya tienes, puedes seguir con ellos. Asimismo, el traspaso del historial, el lenguaje de una herramienta y otra será muy parecido, por lo que la migración será más fácil y llevará menos tiempo.
Hay muchos softwares en el mercado y casi cada día siguen saliendo nuevos. Por tanto, es importante comparar opciones ya que puede haber un software que se adapte mejor a la actividad de la empresa que el software que ya está utilizando actualmente, o a la nueva versión de este.
El hecho de mirar otras opciones no significa que se tenga que rechazar por completo el nuevo software del proveedor actual. No obstante, al mirar otras opciones, se puede descubrir alguna solución que tenga funcionalidades más enfocadas al sector. También puede ocurrir que no haga falta hacer un desarrollo propio porque el otro software ya incluye la funcionalidad que se tuvo que desarrollar para el software actual. Un software que se adapte mejor a la forma de trabajar de la empresa hace que haya menos tiempo y coste de desarrollo y que los empleados lo adapten de forma más rápida.
En el momento en el que un software llega a su fin de vida, los proveedores dejan de hacerse responsables de su soporte y mantenimiento. En ocasiones, hay empresas que contratan a desarrolladores para que hagan “parches” cuando lo necesiten. Los parches son pequeños desarrollos que sirven para hacer actualizaciones de seguridad, corregir fallos (de seguridad, por ejemplo, bugs), añadir una funcionalidad, …
Sin embargo esta opción puede servirle a la empresa durante cierto tiempo, ya que hacer muchos parches también puede provocar fallos. Un símil sería el de la rueda de una bicicleta. Si se le pone un parche, puede funcionar. En el momento que la rueda ya tiene 2 o 3 parches, es muy probable que deje de funcionar bien pronto.
Esta opción sólo es posible con aquellos softwares que no sean de tipo SaaS. Cuando una empresa que tiene un software comprado desea continuar a pesar de que pare el mantenimiento y el soporte, tiene que saber que está corriendo un gran riesgo.
Este riesgo se debe a que no habrá actualizaciones ni de seguridad ni de funcionalidades. Además, el proveedor deja de ser responsable en la fecha de fin de vida útil. Por tanto, si ocurriese cualquier cosa con el software, la empresa no tendría ningún tipo de ayuda.
Nota: si se va a implementar un nuevo software hay que tener una serie de condiciones en mente para que el presupuesto final no aumente de forma desproporcionada. En la Guía ERP hay consejos para ahorrar tiempo y dinero durante una implementación de software ERP.
¿Qué consecuencias tiene seguir usando un software después de su EOL?
Cuando un software llega a su EOL, eso significa que el proveedor ya no tiene responsabilidad sobre lo que pudiera ocurrir con el software, ni da mantenimiento ni soporte. Por tanto, en el caso de que hubiera algún fallo, se quisiera ampliar el número de licencias o añadir una funcionalidad, no se podría. Además, si se quisiera conectar con otro software, la posibilidad de la compatibilidad baja drásticamente.
Sin embargo, seguir usando el software después del EOL es especialmente grave por motivos de seguridad TIC. Bajo ninguna circunstancia debe fugarse la información que contiene un software empresarial como un ERP, un sistema de gestión documental, un CRM o un software de RRHH. Si eso ocurriera, no sólo afectaría enormemente a la actividad de la empresa, sino que también a su reputación frente a los (posibles) clientes, e incluso podrían enfrentarse a multas de gran valor. Un ejemplo de multa muy grave sería si los datos que se fugaran fueran de carácter personal, ya que no se estaría cumpliendo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
