Software

Categoría: Glosario TIC|04/09/2018

Software, una herramienta imprescindible para empresas

Se conoce como software al componente lógico del que está constituido un equipo informático. Es decir, se trata de una herramienta imprescindible, ya que está formada por todos los componentes del sistema que no se pueden tocar, pero que hacen posible la realización de tareas específicas, como por ejemplo: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores de imágenes, sistema operativo, etc. Todo esto se complementa con el hardware, que en contraposición con el software, hace referencia a los componentes físicos, como por ejemplo: la pantalla, el teclado, disco duro, etc. La interacción entre el software y el hardware permite la operatividad de un equipo informático.

Tipos de software

Existen numerosas formas de clasificar los tipos de software, pero desde un punto de vista de un conocimiento básico se podría diferenciar entre los estos tres tipos principales:

Software de sistema: hace referencia al sistema operativo (Windows, Linux, Mac, etc.).
Software de programación: este tipo de software ayuda en la creación y desarrollo de aplicaciones, haciendo uso del lenguaje de programación que hemos comentado anteriormente.
Software de aplicación: constituido por cada uno de los programas, aplicaciones, o utilidades que se encuentran en el equipo informático. Unos ejemplos de software de aplicación en el ámbito empresarial son:

Softwares de recursos humanos
Softwares de gestión documental
Softwares de ERP
Softwares de relaciones con el cliente (CRM)
Softwares de gestión electrónica de calidad
Softwares de Gestión de procesos empresariales (BPM)

¿Cómo se desarrolla el software?

El software se desarrolla mediante distintos lenguajes de programación, que hacen posible el control del comportamiento de una máquina. Este tipo de lenguaje consiste en un conjunto de símbolos y unas reglas sintácticas y semánticas que definen el significado de sus elementos y expresiones. Esto resulta de gran utilidad a los programadores del software, para que puedan especificar sobre qué datos debe operar un equipo informático. Un ejemplo de ello es el Código VS. En la actualidad, los lenguajes de programación más conocidos son:

Java: debido a su simplicidad es de los lenguajes más utilizados.
C y C++: se ejecuta en la mayoría de sistemas operativos, con lo cual es muy flexible. El lenguaje C++ aparece como continuación del lenguaje C.
Python: su similitud con el inglés hace que sea asequible para los usuarios principiantes.
Javascript: importante, no confundir con Java. Se utiliza para la creación de programas que más tarde se incluyen en páginas web.
PHP: es un lenguaje que resulta fácil para los principiantes y, a su vez, ofrece un amplio abanico de posibilidades a aquellos que son expertos.
Assembly language (ASL): es utilizado para que interactúe con hardware informático.

Algunos lenguajes de programación de la lista anterior están disponibles como código abierto (open source). Eso significa que, al contrario de lo que ocurre con un código cerrado, con el código abierto los usuarios tienen acceso al código fuente y por lo tanto pueden hacer modificaciones. Uno de los principales beneficios que reporta la adquisición de un software de código abierto es el alto grado de personalización del que se puede dotar al contenido, todo acorde a las necesidades empresariales requeridas en cada caso. Por norma general, la descarga de las aplicaciones de código abierto está permitida, así como uso uso o modificación y posterior adaptación para futuras necesidades más concretas.

¿Qué es importante tener en cuenta antes de adquirir un software?

La adquisición de un software no es una tarea fácil y hay muchísimos aspectos a tener en cuenta antes de ponerse en la búsqueda del software más adecuado. Cada empresa tiene un perfil concreto, se encuentra en una situación determinada y tiene diferentes prioridades. Por lo tanto, las organizaciones deberían elegir un software según el perfil de cada uno. Hay algunos aspectos que son importantes a tener en cuenta a la hora de decidirse sobre la implementación de un paquete.

¿El sistema cubre las necesidades concretas que son requeridas?

Esto depende de la actividad empresarial de cada caso. No es lo mismo un software de ERP dirigido a una empresa distribuidora de alimentación que un Software ERP para el sector del comercio textil, por ejemplo.

Lugar de almacenamiento: solución local o en la nube

En un mundo que está cada vez más ‘en línea’, la mayoría de las empresas y proveedores eligen una solución en la nube. Sin embargo, es una decisión que hay que meditar de antemano. Hay tres elementos que influyen: costes, conocimiento técnico y seguridad de datos.

Costes: la diferencia en costes entre una solución local y otra en la nube puede ser considerable, todo esto depende del tiempo que una empresa utilizará dicho software, y de la cantidad de usuarios. En el caso de una solución local, depende de si la empresa cuenta ya con un hardware. En caso negativo tendrá que adquirirlo primero. Normalmente se suele hacer un único pago comprando el paquete. Esto permite a la compañía ser propietaria del software, sin importar el número de empleados que usen el paquete. La compra suele implicar un presupuesto considerable. Después, solo se le agrega anualmente una cuota del 15% del coste original para el mantenimiento (esta cantidad es aproximativa, pues entran en juego muchísimos factores que harán que varíe el precio), el soporte técnico y las actualizaciones. Otro coste puede ser la adquisición de un servidor donde almacenar el programa y los datos, en el caso de que no esté aún disponible.

En el caso de una solución en la nube, se suele cobrar una cuota mensual o anual. Esta cuota se calcula dependiendo de la cantidad y el tipo de usuario. (Para un usuario limitado se paga menos que para un usuario completo.) El coste de la cuota total cubre tanto la infraestructura como el soporte técnico, el mantenimiento y las actualizaciones. Por lo tanto, la implementación requiere menos inversión inicial. Al usar la herramienta por muchos años, sin embargo, puede ocurrir que la solución al final de su vida haya tenido un coste superior que una solución local.

Conocimiento técnico: algunas (grandes) empresas tienen su propio departamento TIC, y por lo tanto podrán encargarse del mantenimiento y soporte técnico de la nueva herramienta. Estas empresas no suelen encontrar muchas limitaciones a la hora de instalar un software localmente. Importante en este caso es que el departamento técnico tenga tiempo para dedicarse al estudio del nuevo paquete y para cargar las tareas extras. Las empresas que no tienen este tipo de conocimiento en casa tendrán que colaborar con otra empresa externa para todo lo que se refiere a mantenimiento y soporte. Por lo tanto, este tipo de empresas a menudo elige soluciones en la nube y según el modelo SaaS. Así el mismo proveedor del paquete se encarga del almacenamiento, las actualizaciones, el mantenimiento y el soporte técnico en el caso de preguntas o problemas.

Seguridad de datos: ¿es confiable la nube? Esta sigue siendo la pregunta clave de muchas empresas. Hay muchas opiniones acerca del tema en cuestión. En general, podemos decir que la nube es cada vez más segura. Los proveedores suelen ser empresas con mucha experiencia que saben proteger los datos mejor que lo que las empresas mismas saben hacerlo de forma local. En caso de que sea necesario, un proveedor podría desarrollar un espacio virtual solo para el almacenamiento de los datos de una empresa determinada, un private cloud. Sin embargo, puede darse el caso en que algunas empresas tengan medidas de seguridad tan estrictas que también se garantizaría la protección de datos internamente. Por lo tanto, cada empresa tendrá que decidir por su cuenta cuál será la manera más adecuada de proteger sus datos.

Consejo: Las empresas que adquieran un software instalado en servidores alojados fuera de Europa tendrán que tener en cuenta la ley de protección de datos GDPR (o RGPD). Esta normativa determina que todas las empresas, independientemente de su país de origen o de su actividad, deberán cumplirla si recogen, guardan, tratan, usan o gestionan algún tipo de dato de los ciudadanos de la Unión Europea. Por eso, es importante informarse bien acerca de las medidas de seguridad de servidores extranjeros.

¿El paquete es modulable?

Un aumento de la actividad de la empresa puede traer consigo la necesidad de ampliar el sistema. Un sistema modulable no obliga a las empresas a adquirir todas las funcionalidades posibles de golpe, si no que permite agregar módulos cuando sea necesario. Por ejemplo, si una empresa comerciante que antes trabajaba solo con revendedores ahora también abre tiendas propias, podrá agregar un módulo para un Terminal de punto de venta (TPV).

¿Cuánto valor agrega el software a la empresa?

Mientras que algunos sistemas pueden resultar muy útiles para ahorrar gastos innecesarios o para acumular más ganancias, otros no valdrán la pena para ciertas empresa. Por eso, hay que tener en consideración el retorno de la inversión (ROI). Este depende, tanto del software mismo como del precio que tenga y la situación específica de la empresa. La mayoría de softwares no reportan un aumento de su valor hasta que llevan un tiempo implantados en la empresa. Esto se consigue gradualmente, pero en muchos casos la urgencia puede llevar a descartar un software antes incluso de que se hayan llegado a optimizar los procesos de negocio de forma clara, y se opte por adoptar otra solución. El coste que esto conlleva puede tener consecuencias en los presupuestos de una empresa y por ello es mejor analizar el rendimiento de forma detallada.

¿Dónde está localizado el proveedor?

Dependiendo del tipo de software que se esté buscando, la localización puede ser un punto importante a tener en cuenta a la hora de elegir un software. Empresas que tienen un servicio técnico local para el mantenimiento y la resolución de posibles problemas o imprevistos, no necesariamente necesitarán un proveedor que se encuentre cerca. Esto ocurre de igual forma en los casos de software que permiten actualizaciones y mantenimientos a distancia. Como regla general se podrá decir que una solución en la nube combinada con el modelo SaaS elimina la necesidad de tener el proveedor cerca.

Aunque la mayoría de las empresas hoy en día opta por soluciones en la nube, en algunos casos sigue siendo importante que el proveedor se encuentre cerca. Puede darse el caso en el que sea imprescindible la realización de una demostración del programa en vivo, conectando con máquinas de producción u otros sistemas que estén ya presentes en la empresa. Otro ejemplo es un proveedor de paquetes RRHH que se encuentre en el extranjero, y no conozca los aspectos básicos de leyes nacionales.

Consejo: Aquellas empresas que elijan un proveedor en otro país tendrán que tener en cuenta algunos aspectos logísticos adicionales. Si, por ejemplo, la empresa opera en España y el proveedor se encuentra en México, esto será un hándicap a la hora de resolver cualquier tipo de contratiempo que pudiera surgir. En este caso, también es importante negociar sobre algunos aspectos los términos de los pagos como la conversión de moneda, la diferencia horaria y las leyes vigentes en los dos países.

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