Índice:

1. Software como herramienta empresarial
2. Tipos de software
3. ¿Cómo se desarrolla el software?
4. Consideraciones al adquirir software
   1. ¿Cubre las necesidades?
   2. Lugar de almacenamiento
   3. ¿El paquete es modulable?
   4. Aporta valor a la empresa
   5. Localización del proveedor

Software, una herramienta imprescindible para empresas

Se conoce como software al componente lógico del que está constituido un equipo informático. Es decir, se trata de una herramienta imprescindible, ya que está formada por todos los componentes del sistema que no se pueden tocar, pero que hacen posible la realización de tareas específicas, como por ejemplo: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores de imágenes, sistema operativo, etc. Todo esto se complementa con el hardwareUn hardware es el componente material que conforma un equipo informático, es decir, todo aquello que se puede tocar, como por ejemplo: la pantalla, el ratón, el teclado, etc. Esto actúa en contraposición al software, que se refiere al componente lógico de un equipo informático (todos los componentes que no se pueden tocar pero que hacen posible la realización de tareas específicas): sistema operativo, procesadores de texto, etc. Gracias a la combinación de software y hardware, un equipo informático funciona correctamente., que en contraposición con el software, hace referencia a los componentes físicos, como por ejemplo: la pantalla, el teclado, disco duro, etc. La interacción entre el software y el hardware permite la operatividad de un equipo informático.

Tipos de software

Existen numerosas formas de clasificar los tipos de software, pero desde un punto de vista de un conocimiento básico se podría diferenciar entre los estos tres tipos principales:

1. Software de sistema: hace referencia al sistema operativo (Windows, Linux, Mac, etc.).
2. Software de programación: este tipo de software ayuda en la creación y desarrollo de aplicaciones, haciendo uso del lenguaje de programación que hemos comentado anteriormente.
3. Software de aplicación: constituido por cada uno de los programas, aplicaciones, o utilidades que se encuentran en el equipo informático. Unos ejemplos de software de aplicación en el ámbito empresarial son:
   • Softwares de recursos humanosEl software de recursos humanos se utiliza en empresas que disponen un departamento de RRHH o un responsable dedicado a planificar y administrar la gestión del personal. Dentro de las funciones de este departamento puede encontrarse la atención al personal, el registro de ausencias, bajas y horas trabajadas, la gestión de nóminas y salarios, la asignación de vacaciones y otras solicitudes directas del personal. Además, también pueden encargarse de los distintos procesos de selección para puestos vacantes, las evaluaciones de desempeño de trabajadores o la planificación de ascensos.
   • Softwares de gestión documentalUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
   • Softwares de ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros.
   • Softwares de relaciones con el cliente (CRM)La gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente.
   • Softwares de gestión electrónica de calidadUn sistema de gestión electrónica de calidad o Electronic Quality Management Systems (EQMS) se encarga de administrar electrónicamente la estrategia de calidad de una empresa. Las tareas específicas del sistema dependen en gran medida del tipo de paquete y de la organización que trabaja con él. Sin embargo, podemos distinguir una serie de tareas básicas: organizar los procesos empresariales para imposibilitar que surjan errores; cumplir los controles de calidad (o dar consejos para los controles manuales); guardar los resultados de auditoría; ajustar los procesos en base a los resultados de la auditoría; gestionar las quejas; cumplir los análisis de riesgo de tareas nuevas y de las ya existentes (periódicamente); y revisar continuamente los procesos empresariales y la estrategia de calidad.
   • Softwares de Gestión de procesos empresariales (BPM)La gestión de procesos empresariales (Business Process Management, BPM) se usa para mapear, evaluar y optimizar todas las estructuras, procesos y flujos de trabajo dentro de una empresa. A través de un enfoque de BPM, los procesos empresariales también se analizan, visualizan y, ocasionalmente, se registran desde un nivel global. Por lo tanto, la gestión de procesos empresariales es muy holística, pero los detalles de procesos empresariales específicos no se pierden de vista.

¿Cómo se desarrolla el software?

El software se desarrolla mediante distintos lenguajes de programación, que hacen posible el control del comportamiento de una máquina. Este tipo de lenguaje consiste en un conjunto de símbolos y unas reglas sintácticas y semánticas que definen el significado de sus elementos y expresiones. Esto resulta de gran utilidad a los programadores del software, para que puedan especificar sobre qué datos debe operar un equipo informático. Un ejemplo de ello es el Código VSEl nombre código VS viene del término inglés Visual Studio Code. Es un editor con código fuente libre (open source) de Microsoft, con él se puede desarrollar aún más los códigos fuente de Microsoft, Linux o Apple. A través del código VS, un servicio interno TIC o un partner adecuado puede realizar personalizaciones rápidas y de forma simple en el software de la empresa. El código toma forma de extensión para los lenguajes de programación más comunes. Quien escriba en el software con ayuda del código VS, tiene que tener, en principio, suficiente conocimiento básico de programación.. En la actualidad, los lenguajes de programación más conocidos son:

1. Java: debido a su simplicidad es de los lenguajes más utilizados.
2. C y C++: se ejecuta en la mayoría de sistemas operativos, con lo cual es muy flexible. El lenguaje C++ aparece como continuación del lenguaje C.
3. Python: su similitud con el inglés hace que sea asequible para los usuarios principiantes.
4. Javascript: importante, no confundir con Java. Se utiliza para la creación de programas que más tarde se incluyen en páginas web.
5. PHP: es un lenguaje que resulta fácil para los principiantes y, a su vez, ofrece un amplio abanico de posibilidades a aquellos que son expertos.
6. Assembly language (ASL): es utilizado para que interactúe con hardware informático.

Algunos lenguajes de programación de la lista anterior están disponibles como código abierto (open source)Open source o código abierto es el término empleado al software distribuido bajo una licencia que permite al usuario acceso al código fuente. Este tipo de licencia posibilita el estudio y la modificación del software con total libertad. Además, su redistribución está permitida siempre y cuando esta posibilidad vaya en concordancia con los términos de licencia bajo la que se adquiere el software.. Eso significa que, al contrario de lo que ocurre con un código cerrado, con el código abierto los usuarios tienen acceso al código fuente y por lo tanto pueden hacer modificaciones. Uno de los principales beneficios que reporta la adquisición de un software de código abierto es el alto grado de personalización del que se puede dotar al contenido, todo acorde a las necesidades empresariales requeridas en cada caso. Por norma general, la descarga de las aplicaciones de código abierto está permitida, así como su uso o modificación y posterior adaptación para futuras necesidades más concretas.

¿Qué es importante tener en cuenta antes de adquirir un software?

La adquisición de un software no es una tarea fácil y hay muchísimos aspectos a tener en cuenta antes de ponerse en la búsqueda del software más adecuado. Cada empresa tiene un perfil concreto, se encuentra en una situación determinada y tiene diferentes prioridades. Por lo tanto, las organizaciones deberían elegir un software según el perfil de cada uno. Hay algunos aspectos que son importantes a tener en cuenta a la hora de decidirse sobre la implementación de un paquete.

¿El sistema cubre las necesidades concretas que son requeridas?

Esto depende de la actividad empresarial de cada caso. No es lo mismo un software de ERP dirigido a una empresa distribuidora de alimentaciónUn sistema ERP para las empresas de alimentos y bebidas (food & beverage) se elige teniendo en cuenta los procesos empresariales. Algunas organizaciones producen los alimentos, mientras que otras están especializadas en el comercio de productos alimentarios. Por eso, ciertos paquetes ERP se centran específicamente en la producción o en el comercio. Además, existen soluciones completas que integran ambos procesos empresariales en el mismo sistema. Un error muy común que cometen las empresas es el de subestimar los procesos empresariales, por lo que terminan eligiendo un paquete muy limitado. que un Software ERP para el sector del comercio textilUn sistema ERP para la moda no debe dar servicio para los procesos comerciales específicos de la industria textil. En este sector es muy importante poder llevar un control de las matrices de variantes (tallas, color, especificaciones) y de la numeración de referencias de los artículos para llevar un buen inventario (también online). Además, ahora hay que gestionar un total de hasta doce colecciones anuales, por lo que es imprescindible controlar que estén en tienda y se vendan lo antes posible., por ejemplo.

Lugar de almacenamiento: solución local o en la nube

En un mundo que está cada vez más ‘en línea’, la mayoría de las empresas y proveedores eligen una solución en la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet.. Sin embargo, es una decisión que hay que meditar de antemano. Hay tres elementos que influyen: costes, conocimiento técnico y seguridad de datosLa seguridad TIC, o Information Technology Security (IT security) en inglés, se encarga de implementar las medidas de seguridad para proteger la información usando diferentes tipos de tecnología. La seguridad TIC protege los datos empresariales, que comprenden tanto los de formato electrónicos como en papel..

Costes: la diferencia en costes entre una solución local y otra en la nube puede ser considerable, todo esto depende del tiempo que una empresa utilizará dicho software, y de la cantidad de usuarios. En el caso de una solución local, depende de si la empresa cuenta ya con un hardware. En caso negativo tendrá que adquirirlo primero. Normalmente se suele hacer un único pago comprando el paquete. Esto permite a la compañía ser propietaria del software, sin importar el número de empleados que usen el paquete. La compra suele implicar un presupuesto considerable. Después, solo se le agrega anualmente una cuota del 15% del coste original para el mantenimiento (esta cantidad es aproximativa, pues entran en juego muchísimos factores que harán que varíe el precio), el soporte técnico y las actualizaciones. Otro coste puede ser la adquisición de un servidorUn servidor es un aparato informático que almacena, distribuye y suministra información. Los servidores funcionan basándose en el modelo “cliente-servidor”. El cliente puede ser tanto un ordenador como una aplicación que requiere información del servidor para funcionar. Por tanto, un servidor ofrecerá la información demandada por el cliente siempre y cuando el cliente esté autorizado. Los servidores pueden ser físicos o virtuales. donde almacenar el programa y los datos, en el caso de que no esté aún disponible.

En el caso de una solución en la nube, se suele cobrar una cuota mensual o anual. Esta cuota se calcula dependiendo de la cantidad y el tipo de usuario. (Para un usuario limitadoEl usuario limitado es aquel que puede consultar el software, pero que no pueden hacer ningún cambio (grande). De esta manera, los empleados del departamento de producción pueden, por ejemplo, consultar en el sistema ERP la planificación de la producción, que se encuentra en el módulo de Shop Floor Control (SFC) o control de planta en español. A veces, se les puede ofrecer la oportunidad de completar ciertas tareas que difieren de sus ocupaciones. Sin embargo, un usuario completo tiene más derechos y poderes (a menudo, completos). se paga menos que para un usuario completoUn usuario completo es aquel que puede consultar y editar los datos de un sistema de software. Un usuario completo no tiene acceso inmediato a toda la información almacenada en el software, solo a aquella a la que tenga derecho de acceso. Además de la diferenciación entre usuario completo y usuario limitado, también están las autorizaciones. Los trabajadores de recursos humanos puede ser, por ejemplo, usuarios completos, pero sólo ven los datos de los trabajadores de los que son responsables. Los datos personales de los trabajadores de los que se encarga un compañero se protegen a través de controles de acceso..) El coste de la cuota total cubre tanto la infraestructura como el soporte técnico, el mantenimiento y las actualizaciones. Por lo tanto, la implementación requiere menos inversión inicial. Al usar la herramienta por muchos años, sin embargo, puede ocurrir que la solución al final de su vida haya tenido un coste superior que una solución local.

Conocimiento técnico: algunas (grandes) empresas tienen su propio departamento TIC, y por lo tanto podrán encargarse del mantenimiento y soporte técnico de la nueva herramienta. Estas empresas no suelen encontrar muchas limitaciones a la hora de instalar un software localmente. Importante en este caso es que el departamento técnico tenga tiempo para dedicarse al estudio del nuevo paquete y para cargar las tareas extras. Las empresas que no tienen este tipo de conocimiento en casa tendrán que colaborar con otra empresa externa para todo lo que se refiere a mantenimiento y soporte. Por lo tanto, este tipo de empresas a menudo elige soluciones en la nube y según el modelo SaaS. Así el mismo proveedor del paquete se encarga del almacenamiento, las actualizaciones, el mantenimiento y el soporte técnico en el caso de preguntas o problemas.

Seguridad de datos: ¿es confiable la nube? Esta sigue siendo la pregunta clave de muchas empresas. Hay muchas opiniones acerca del tema en cuestión. En general, podemos decir que la nube es cada vez más segura. Los proveedores suelen ser empresas con mucha experiencia que saben proteger los datos mejor que lo que las empresas mismas saben hacerlo de forma local. En caso de que sea necesario, un proveedor podría desarrollar un espacio virtual solo para el almacenamiento de los datos de una empresa determinada, un private cloud. Sin embargo, puede darse el caso en que algunas empresas tengan medidas de seguridad tan estrictas que también se garantizaría la protección de datos internamente. Por lo tanto, cada empresa tendrá que decidir por su cuenta cuál será la manera más adecuada de proteger sus datos.

Consejo: Las empresas que adquieran un software instalado en servidores alojados fuera de Europa tendrán que tener en cuenta la ley de protección de datos GDPRDesde el 25 de mayo de 2018 se aplica el Reglamento general de protección de datos (GDPR, General Data Protection Regulation) en toda la Unión Europea. Esta ley uniforme transpone las leyes nacionales de protección de datos, como la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). El objetivo final de la nueva legislación es la protección de los derechos básicos de privacidad de los implicados.  (o RGPD). Esta normativa determina que todas las empresas, independientemente de su país de origen o de su actividad, deberán cumplirla si recogen, guardan, tratan, usan o gestionan algún tipo de dato de los ciudadanos de la Unión Europea. Por eso, es importante informarse bien acerca de las medidas de seguridad de servidores extranjeros.

¿El paquete es modulable?

Un aumento de la actividad de la empresa puede traer consigo la necesidad de ampliar el sistema. Un sistema modulableUn software modular es aquel que se construye únicamente a partir de las funcionalidades requeridas por el cliente. De esta forma, solo se tiene y se paga por lo que se necesita. Si se desea, se pueden ampliar o disminuir las funcionalidades contratadas del software para ajustarse a sus requisitos. no obliga a las empresas a adquirir todas las funcionalidades posibles de golpe, si no que permite agregar módulos cuando sea necesario. Por ejemplo, si una empresa comerciante que antes trabajaba solo con revendedores ahora también abre tiendas propias, podrá agregar un módulo para un Terminal de punto de venta (TPV)Un terminal de punto de venta (TPV) o Point-of-Sale System (POS) es un sistema de pago controlado por ordenador. Una caja registradora clásica está destinada solamente para realizar el cobro de los bienes. Un sistema POS también lo hace, pero, además, también ofrece información extra como una indicación del inventario actual, los datos de los clientes y las estadísticas de compra..

¿Cuánto valor agrega el software a la empresa?

Mientras que algunos sistemas pueden resultar muy útiles para ahorrar gastos innecesarios o para acumular más ganancias, otros no valdrán la pena para ciertas empresa. Por eso, hay que tener en consideración el retorno de la inversión (ROI)El retorno de la inversión (ROI, Return On Investment), sirve para calcular la eficiencia de una inversión. Es decir, con la fórmula de ROI se analizan los costes y beneficios de una inversión para estudiar si es o será positiva o negativa una inversión. Con la compra de un software, los jefes de proyecto reciben órdenes de la dirección para que realicen una estimación del ROI. En este caso, el retorno de la inversión es una medida de ayuda para determinar si una inversión de software concreta merece la pena.. Este depende, tanto del software mismo como del precio que tenga y la situación específica de la empresa. La mayoría de softwares no reportan un aumento de su valor hasta que llevan un tiempo implantados en la empresa. Esto se consigue gradualmente, pero en muchos casos la urgencia puede llevar a descartar un software antes incluso de que se hayan llegado a optimizar los procesos de negocioUn proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización. de forma clara, y se opte por adoptar otra solución. El coste que esto conlleva puede tener consecuencias en los presupuestos de una empresa y por ello es mejor analizar el rendimiento de forma detallada.

¿Dónde está localizado el proveedor?

Dependiendo del tipo de software que se esté buscando, la localización puede ser un punto importante a tener en cuenta a la hora de elegir un software. Empresas que tienen un servicio técnico local para el mantenimiento y la resolución de posibles problemas o imprevistos, no necesariamente necesitarán un proveedor que se encuentre cerca. Esto ocurre de igual forma en los casos de software que permiten actualizaciones y mantenimientos a distancia. Como regla general se podrá decir que una solución en la nube combinada con el modelo SaaSEl SaaS (Software as a Service, o software como servicio, en español) es una modalidad para la adquisición de software. Con esta modalidad, la empresa que implementa el software no es dueña del sistema, pero consigue acceso a distancia a un paquete de software que está instalado en el servidor del proveedor. Este acceso se realiza a través de una conexión en la nube. Por lo tanto, el modelo SaaS pertenece a la categoría de “Todo como servicio” o XaaS (Anything as a Service). elimina la necesidad de tener el proveedor cerca.

Aunque la mayoría de las empresas hoy en día opta por soluciones en la nube, en algunos casos sigue siendo importante que el proveedor se encuentre cerca. Puede darse el caso en el que sea imprescindible la realización de una demostración del programa en vivo, conectando con máquinas de producción u otros sistemas que estén ya presentes en la empresa. Otro ejemplo es un proveedor de paquetes RRHHLos proveedores de software de recursos humanos son siempre una parte importante de todo el proceso de selección de un programa. Existen varios tipos de software de recursos humanos. Por lo tanto, cualquier proveedor que se mencionase podría corresponder a un tipo distinto de software de recursos humanos, y no a una visión global del mercado. Software de nóminas, sistemas de gestión de talento, sistemas integrados en ERPs, sistemas de gestión de recursos humanos independientes, en la nube, on-premise, etc., son tantas las posibilidades, que hay grandes diferencias entre los proveedores de cada sistema. Y dentro de los proveedores también existen una gran cantidad de nombres: SAP (SuccessFactors), Oracle (Fusion HCM), Meta4 (PeopleNet), Workday (Workday), Unit4, Cezanne, etc. que se encuentre en el extranjero, y no conozca los aspectos básicos de leyes nacionales.

Consejo: Aquellas empresas que elijan un proveedor en otro país tendrán que tener en cuenta algunos aspectos logísticos adicionales. Si, por ejemplo, la empresa opera en España y el proveedor se encuentra en México, esto será un hándicap a la hora de resolver cualquier tipo de contratiempo que pudiera surgir. En este caso, también es importante negociar sobre algunos aspectos los términos de los pagos como la conversión de moneda, la diferencia horaria y las leyes vigentes en los dos países.