Intercambio electrónico de datos (EDI)

¿Qué es EDI?

Al intercambio electrónico de datos también se le conoce por su término en inglés, Electronic Data Interchange (EDI). Esta tecnología se encarga de que la comunicación entre empresas sea estándar y electrónica. Generalmente, las empresas mayoristas B2B y las del sector de producción son las que hacen uso del software EDI.

¿Por qué usan EDI las empresas?

La estandarización de la comunicación a través de EDI reduce la cantidad de documentos que se intercambian. Los mensajes que se mandan a través de EDI se llaman transacción. Esta transacción comunica claramente todos los detalles de un pedido o facturaLa facturación se manda cada vez más de forma electrónica, pero no es suficiente para llamarlo factura electrónica. Una versión PDF de una factura sí que es un documento electrónico, pero no se procesa automáticamente de manera inmediata. En una factura electrónica sí que sucede esta factura automática. El software de contabilidad de la empresa que lo envía, crea un archivo digital estructurado que hace que el sistema de contabilidad de la empresa que lo recibe lo pueda procesar electrónicamente. al proveedor o cliente. Normalmente, el software EDI se encuentra integrado en el sistema ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros.. De esta manera, puede empezar inmediatamente la recogida de pedidosEl término recogida de pedido (o en inglés order picking) proviene del comercio y la producción, pero también puede surgir en cualquier empresa con almacén. La recogida de pedido es el proceso por el cual un trabajador del almacén recoge los artículos descritos en el albarán que están en el almacén. Lo que después hace el trabajador, conocido como picker, es preparar el pedido para enviárselo al cliente o para uso interno. Además, el picker debe indicar en el inventario el artículo que ha recogido y, con frecuencia, este mismo empleado es el mismo que se encarga para entregar el pedido y reponer los bienes en el almacén. o enviarse directamente las facturas a contabilidad.

El siguiente video (3:47 minutos, en inglés), aclara cómo EDI estandariza y facilita la comunicación empresarial externa:

El software EDI se puede comparar con un teléfono. Para utilizar todos los medios de comunicación, la primera condición será que tanto el que envía como el que recibe el mensaje tengan el software. En principio, el software EDI se encuentra de forma independiente de los paquetes de software. Esto significa que las empresas que tengan distintos sistemas ERPs también podrán comunicarse a través de EDI. Sin embargo, para las mismas empresas es más importante que el software EDI sea compatible con el sistema ERP (ya existente). De esta manera, las transacciones EDI se incluyen directamente con el ERP.

En segundo lugar, el formato y el “idioma” de las transacciones también deben cumplir algunas condiciones. Una combinación de cifras y, ocasionalmente, letras forman “palabras” y “frases” entendibles para el software EDI. De esta forma, las empresas no tienen que preocuparse por las lenguas naturales. Por ejemplo, un comerciante de ropa de Japón puede usar el software sin ningún problema para tramitar los pedidos de un cliente empresarial en Hungría.

¿Se usa EDI solo para la compra-venta?

El software EDI es usado, a menudo, por empresas que están en el mundo de las ventas, pero también puede establecerse comunicación para otros tipos de negocios. Por ejemplo, las oficinas de contabilidad pueden realizar transacciones financieras a través del software, y las empresas de transporte pueden entregar los documentos de la aduana o de confirmación de recibo. Con frecuencia, estos últimos tipos de documentos se incluyen inmediatamente con el sistema de gestión documentalUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla., a través de la integración.

¿Es el EDI un lenguaje informático universal?

A menudo, EDI se refiere a los estándares EANCOM y EDIFACT. Estos lenguajes son utilizados por el software EDI para las empresas de comercio, transporte y administración. Además de EANCOM y EDIFACT, también existen otros estándares. Por ejemplo, está el HL7 para el sector sanitario y VDA y ODETTE para la industria del automóvil. Al elegir el software EDI, asegúrese de verificar qué estándares son compatibles.