Therefore: ¿para qué proyectos de digitalización es adecuado este software de ECM de Canon?

La cantidad de información en las empresas sigue creciendo exponencialmente. Cuando una empresa no tiene un enfoque claro de todos los flujos de información, puede crear una jungla de documentos desordenados. La modernización de la gestión de documentos suele implicar un proyecto de digitalización amplio y de gran impacto para la organización. Un software profesional de gestión de documentos resulta entonces adecuado para gestionar todo el contenido y crear flujos de trabajo. El sistema Therefore de Canon es un ejemplo de ello. Pero, ¿qué ofrece exactamente esta solución? ¿Y para qué empresas es adecuado?

Índice

1. ¿Qué es Therefore?
2. Público objetivo
3. Optimizando procesos
4. Módulos y funcionalidades
5. Sobre el proveedor Canon
6. Versión nube y local
7. Experiencia de usuario
8. Compatibilidad e integraciones
9. Costes y licencias
10. Implantación
11. Seguridad y acceso
12. Pros y contras
13. Resumen

¿Qué es Therefore?

Therefore es un sistema de ECM (Enterprise Content ManagementLa gestión de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM) se encarga de recopilar de forma automática y central, además de gestionar la información de la empresa. El ECM consiste en la combinación de políticas, estrategias y métodos de trabajo. El software de ECM se encarga del seguimiento del funcionamiento práctico de los procedimientos establecidos.) del proveedor Canon que permite a las empresas gestionar su información, archivos y documentos. El sistema le ayuda con un flujo de información eficienteEn el contexto de los gestores documentales, los flujos de trabajo son movimientos automatizados de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial. Dicho de una forma más sencilla, con un gestor documental que controla los flujos de trabajo cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en todo momento., acceso seguroEl control de acceso es una técnica de seguridad que verifica el permiso que tiene una persona o dispositivo para entrar en un área y hasta qué punto. Esta función se encuentra dentro de la gestión de identidad y acceso de una empresa. Existen 2 tipos de control de acceso: Físico y Lógico. El físico consiste en recibir autorización para entrar a lugares concretos, como determinados departamentos o áreas de la empresa. El control de acceso lógico, sin embargo, permite el acceso al usuario o dispositivo a unas determinadas redes informáticas, archivos del sistema y datos., almacenamientoTodas las empresas tienen una razón específica para querer archivar algunos documentos. Un archivo digital está bien diseñado cuando se puede acceder fácilmente. Un empleado puede buscar en el sistema a través de metadatos o contenido y, de esta forma, encontrará rápidamente el documento deseado. Por ejemplo, en una discusión sobre una duda de una herencia, un notario puede ver rápidamente los documentos que aclaran legalmente qué persona tiene el derecho respecto a algo., captura, edición y procesamiento.

Alrededor de 11.500 empresas de todo el mundo trabajan con Therefore. Entre las referencias globales se encuentran Uber, Scania, BBC Digital, Clarke Energy, Deloitte, Legoland Alemania, Peugeot Azur y, por supuesto, la propia Canon. Para referencias locales españolas, se puede pensar en Redur, Howden, Neumaticos Soledad, Oro y Volkswagen Financial Services.

Elegir un sistema de gestión de contenido empresarial demasiado rápido puede tener consecuencias costosas. Solicite la Guía de Gestión Documental gratuita para comparar los distintos paquetes ECM del mercado actual.

Actualmente, Therefore 2023 es la última versión tanto para la variante on-premise como online. Canon lanza dos versiones anuales de la versión online y una on-premise. Los clientes pueden descargar los parchesUn parche es una pieza de software que se puede descargar de forma adicional en un paquete de software, y que se instala en el software. Estos softwares se usan para hacer mejoras, actualizaciones, reparar errores o añadir una nueva funcionalidad. Pueden ser desarrollados por el propio proveedor de software, o por otros desarrolladores, que, generalmente, disponen del código fuente (software open source).  y actualizar el sistema (no es obligatorio) o hacerlo a través del servicio de asistencia. No obstante, el contrato de mantenimiento debe ser válido; de lo contrario, no se permitirá la actualización.

¿Para qué empresas es adecuada Therefore?

Técnicamente, la plataforma funciona a partir de 2 usuarios, pero en la práctica vemos que las empresas obtienen el rendimiento adecuado a partir de 50 usuarios. Canon no tiene límite máximo de usuarios.

Therefore es una aplicación multisectorial. Si tenemos que destacar algún sector donde tiene más presencia, podría ser el sector manufacturero, logístico, comercio al por mayor/menor, construcción o inmobiliario.

El sistema también es adecuado para organizaciones internacionales, ya que la interfaz de usuario del sistema está disponible en 30 idiomas.

Therefore no es adecuado para empresas con necesidades sencillas en torno a la gestión de documentos, como el mero almacenamiento digital de documentos. Para esto, otras opciones son más adecuadas y baratas, como OneDrive o DropBox. El punto fuerte de Therefore se pone de manifiesto en proyectos de gestión documental medianos y complejos. La personalización también es un punto fuerte de Canon, para garantizar que el sistema de ECM se adapta bien a los procesos documentales de una organización.

Solicite la Guía de Gestión Documental para conocer los requisitos que se deben buscar al seleccionar un software de gestión de contenido empresarial.

¿Qué procesos pueden optimizarse con Therefore?

Algunos procesos documentales que puede automatizar Therefore en diferentes departamentos:

Módulos y funcionalidades

El sistema de gestión documental dispone de una amplia gama de características, módulos y funcionalidades. Por ejemplo, acceso desde cliente de escritorio, web y móvil; plug in con Office y Microsoft 365; integración con Teams; integración con Power BI; flujos de trabajo; tareas; formularios web dinámicos; acceso a API y WEB API; Solution Designer; módulo de exportación.

Si tuviéramos que destacar dos características interesantes, serían:

1. los flujos de trabajo (fáciles de adaptar a las distintas necesidades de cada cliente, administrar, configurar o modificar por el administrador de la aplicación en caso necesario o incluso de crear nuevos)
2. los formularios dinámicos (permiten que cualquier persona pueda contestarlos, añadir información y subir documentos)

Canon, el proveedor de Therefore

Canon es un proveedor líder de cámaras e impresoras/escáneres, pero también ofrece software de gestión documental para complementar su gama de soluciones empresariales. La razón por la que Canon ofrece un sistema de ECM es proporcionar una solución integral para las empresas que desean gestionar los documentos de forma eficaz: desde el escaneado de un documento en papel hasta la gestión digital del ciclo de vida del documentoEl ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera que se crea un documento, este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para determinar su eliminación o retención..

Las cifras de Canon de un vistazo

Fundada: en 1937 y en España desde 1963 (sede en Madrid)

Número de empleados: más de 190.000 en todo el mundo y más de 1.000 en Canon Iberia
Oficinas internacionales: en 256 países

El mercado de sistemas de ECM ha crecido significativamente a lo largo de los años, con una demanda creciente por parte de las empresas que buscan formas eficientes de gestionar sus documentos digitales. Algunos de los competidores directos de Canon en la gestión de documentos digitales son Docuware, Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), DocShare, OpenTextOpenText Content Suite Platform es la solución de OpenText para la gestión documental o Enterprise Content Management (ECM). Su evolución pasa por la adquisición de múltiples empresas que son las causantes de su éxito actual. Las casi cuarenta empresas que han ido comprando desde el año 2000 albergaban diferentes soluciones que se han ido añadiendo a su producto base. Actualmente es una de las soluciones que ofrece un mayor número de funcionalidades del mercado.  y AlfrescoAlfresco es un sistema de gestión de contenidos de código abierto que permite a las organizaciones capturar, almacenar, buscar y colaborar en documentos de muchos tipos distintos. Se habla de gestión de contenidos porque no sólo ofrece a las empresas herramientas de gestión documental, también se ocupa de la gestión de contenido web, records management, trabajo colaborativo, flujos de trabajo (mediante Activiti o jBoss jBPM), gestión de procesos empresariales, etc..

On-premise versus la nube

En la actualidad, muchos de los nuevos clientes de Canon optan por la variante en la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet.. Sin embargo, algunos clientes siguen optando por la versión localEl término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ.. En términos de funcionalidades, las versiones en la nube y local son similares; también se añaden nuevas funcionalidades en ambos entornos.

Tanto si su sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) está alojado en la nube como si se ejecuta localmente dentro de la organización, la seguridad de la información de su empresa es crucial. La Guía de Gestión Documental contiene 5 consideraciones esenciales para mantener seguro su gestor documental.

Entorno de usuario (capturas de pantalla)

Therefore permite acceder a documentos y datos desde cualquier entorno. Hay disponibles un cliente de escritorio, un cliente web y una aplicación móvil/tablet para dispositivos Android e iOS.

Compatibilidad e integraciones

Existe la integración nativa con sistemas ERPEl término ERP se refiere a Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”. Estos programas se hacen cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Los sistemas ERP suponen una gran inversión para las empresas., por ejemplo, de SAPSAP es una de las mayores empresas de software para negocios, con sedes en más de 140 países, cerca de 75.000 empleados y una cartera de más de 200.000 clientes. SAP fue fundada por cinco exempleados de IBM en 1972 y su nombre proviene del alemán Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamientos de datos). El ERP de SAP fue lanzado por primera vez en 1973, bajo el nombre SAP R/1, y ofrecía un sistema único para distintas tareas propias de un negocio. Este sistema fue mejorado en 1979 y 1992, y durante esos años la popularidad de SAP como solución para empresas creció, llegando incluso a salir a bolsa en 1988., Microsoft Navision y Business CentralNAV 2018 y Business Central son softwares ERP de Microsoft para las pymes. NAV 2018 y Business Central también se centran más en la integración de CRM y el uso de inteligencia artificial (IA) y Business Intelligence (BI).Además de las mejoras generales de rendimiento y el incremento de las posibilidades de informes que Microsoft ha implementado, también hay cambios en las funcionalidades.. Se dispone además de un conector universal para la integración con otro tipo de aplicaciones y también de servicios web (Web API y APIUna interfaz de programación de aplicaciones (Application Programming Interface, API) hace posible que haya una interfaz entre sistemas. Se encarga de que las peticiones de una aplicación se comuniquen eficientemente a la otra. La aplicación solicitante consigue acceso a la información o funcionalidad de la otra.).

Therefore tiene una integración con Microsoft 365Microsoft 365 es una solución de software para gestión documental y suite ofimática en la nube. Con la parte de ofimática, Microsoft pone a disposición de sus usuarios sus conocidas herramientas de Word, Excel y PowerPoint. No obstante, gracias a la gestión documental, se pueden crear y colaborar en documentos de distintos formatos en la nube. Este tipo de solución mixta no es de lo más corriente, pero tiene su competencia, como Google Workspace., Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams y OneDrive. Esto permite un trabajo colaborativo, poniendo un documento a disposición de varias personas para que trabajen en él de forma simultánea. Tras dar por finalizada la colaboración, el documento se actualiza en el sistema.

Pregunta frecuente

¿Puede una organización utilizar Canon Therefore como un sistema ECM si utiliza impresoras y escáneres de otras marcas?

Sí, la solución no depende del tipo de impresora o escáner, aunque existe integración con equipos Canon.

Costes y licencias

Cuando las organizaciones se plantean el paquete Canon Therefore durante su orientación hacia el sistema de ECM, surge la pregunta: ¿cuánto cuesta Therefore?

El importe de la inversión es, en efecto, una consideración importante. Una empresa debe tener en cuenta los costes de implantación, licencias, mantenimiento y asistencia y posibles extras (como la formación de los empleados).

En la Guía de Gestión Documental encontrará ejemplos de precios de diferentes paquetes de gestión de contenido empresarial (tanto en la nube como on-premise), un planificador de presupuestos, y los costes ocultos de un trayecto de gestión documental.

Un ejemplo para hacerse una idea: para un trayecto de ECM, una empresa debería considerar un mínimo de 40.000-50.000 euros para los primeros cinco años. Esto es independiente del coste de las licencias y del mantenimiento.

Para Therefore on-premise, los clientes tienen que pagar licencias, servicios profesionales y mantenimiento anual.

Una empresa debe tener en cuenta los costes del servidor, base de datos, almacenamiento, licencias SO y políticas de copias de seguridad. En el caso de actualizaciones, está incluida la descarga siempre que tengamos el mantenimiento al día, pero no están incluidos los costes de la instalación. En el caso de upgrades se irá incrementado el coste de licencias y servicios en el caso que el proyecto vaya requiriendo nuevas funcionalidades.

En el caso de Therefore Online, los clientes pagan las licencias (coste mensual incluido el mantenimiento) y los servicios profesionales. En la versión online está incluido todo excepto los upgrades y el almacenamiento adicional que se requiera.

El coste total depende realmente de su plan de proyecto específico. Póngase en contacto con TIC Portal para obtener una estimación de costes, o para comparar diferentes paquetes de ECM.

Implantación de Therefore

Una vez que la empresa ha elegido Therefore, comienza la fase de implantación. En primer lugar, los consultores de Canon realizan un análisis detallado de la situación actual de la organización: ¿qué documentos están implicados, ¿cuáles son los flujos documentales? También se optimizan los procesos documentales: ¿cuáles son redundantes o pueden simplificarse? Paso a paso, se concibe y esboza un proceso, por ejemplo, el de facturación. Una vez que el proceso está completo, pasa al implementador, que configura el sistema.

El punto fuerte de Canon es la personalización, que puede hacer variar mucho el tiempo de implantación. Esto se debe a que la configuración depende de las necesidades del cliente. Obviamente, hay todo tipo de caminos diferentes, desde los más sencillos a los más complejos, pero por lo general Canon entrega una base viable en un plazo de 3 a 6 meses.

El sistema se puede implantar de tres formas:

1. Online (nube pública)
2. On-premise (local)
3. External data center (nube privada)

Medidas de seguridad y acceso

La seguridad está basada tanto en política de directorio activo como de roles, y está auditado para el cumplimiento de la GDPRToda empresa, desde una empresa unipersonal hasta una multinacional, tiene que tratar con datos personales. Un sistema de gestión documental (DMS) puede ayudar a una empresa a cumplir técnicamente con su política de privacidad. Este sistema controla la mayor parte del tratamiento de datos de una empresa, y muestra lo que ocurre con la información personal. . Se mantiene la trazabilidadEl control de trazabilidad consiste en el seguimiento de un elemento desde su origen hasta que llega a su destino final. Cada vez más exigido por ley a las empresas. Por tanto, muchas empresas contratan un software de gestión documental que incluya la función de control de trazabilidad. Así pueden comprobar las empresas el historial de un documento y rastrearlo durante el ciclo de vida del documento. Es decir, desde el momento de su creación hasta que está totalmente listo. Esto es muy útil para casos en los que se tiene que respetar un plazo final o para se respete la ley vigente de protección de datos. de qué usuario ha hecho qué en todo momento.

El usuario tiene acceso vía cliente de escritorio, cliente web y dispositivos móviles/tablets Android e IOS. También es posible el uso de Single Sign-OnEl inicio de sesión único, o Single Sign-On (SSO), es el método de trabajo por el cual los trabajadores consiguen acceso a diferentes aplicaciones empresariales a través de un procedimiento de registro. Por ejemplo, al iniciar sesión desde su ordenador se conectan directamente a todo el software del ordenador. (SSO; inicio de sesión único).

Puntos fuertes y el área de mejora:

Puntos fuertes:

El sistema contiene muchos puntos fuertes que cabría esperar de esta importante opción del mercado:

• Fácil de adoptar por los usuarios.
• Flexibilidad: la plataforma es capaz de adaptarse a las necesidades actuales o futuras. Esta flexibilidad permitirá a un usuario administrador, configurar nuevas categorías documentales, expedientes o flujos de trabajo.
• Integrable: permitirá la integración con otras aplicaciones a través tanto de conectores nativos como de estándares de mercado como servicios web.
• Segura: una plataforma con una seguridad robusta para poder controlar el acceso a los documentos y su compartición, así como integrarse con el directorio activo/LDAP de los clientes.
• Sea cual sea la licencia que el usuario esté utilizando (nominal, concurrente o de lectura), existe una trazabilidad de quién ha realizado qué en todo momento.
• Customización: la plataforma permite crear y adaptar el proceso a las necesidades de cada cliente.

El sistema también está preparado para el futuro: Therefore actualiza su versión anualmente y va incluyendo nuevas funcionalidades que requiere el mercado, como ocurrió con la implementación del módulo de inteligencia artificial IA, Smart Capture que permite la extracción de datos de documentos no semiestructurados.

Áreas de mejora:

A pesar de que Therefore se ha conectado con Salesforce en diferentes clientes, un área de mejora es la integración nativa. A nivel global, hay clientes que lo están pidiendo. Canon la ha integrado recientemente con Microsoft Teams, por lo que se espera que la integración con Salesforce no tarde mucho.

Resumen / conclusión

Therefore es una solución de ECM completa con un proveedor sólido detrás, lo que le permite innovar y desarrollarse rápidamente. Además, Canon cuenta con una amplia cartera de soluciones complementarias de escaneado e impresión que pueden cubrir muchas de las necesidades relacionadas con la gestión de la información empresarial.

Si se está orientando sobre un nuevo sistema de gestión documental y quiere saber si Therefore se adapta a su forma deseada de gestionar la información y los flujos documentales específicos, contacte con TIC Portal y le ayudaremos a empezar con la selección gratuita de sistemas de gestión documental.