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Solicitud de propuesta (Request for Proposal)

Compilación de ofertas para servicios o productos específicos

La Solicitud de propuesta, o Request For Proposal (RFP) en inglés, es el documento que una empresa crea para pedir propuestas a posibles proveedores de productos o servicios TIC para el proyecto. Un enfoque que suelen tomar las empresas es la combinación de una RFP con una presentación y/o demostración de la solución ofrecida. El RFP suele ir precedido de una solicitud de Información (Request for Information, RFI), una solicitud de información sobre el paquete y el proveedor más informal.

¿Quién escribe una RFP?

En principio, todas las empresas pueden redactar una Solicitud de Propuesta. Sin embargo, este método no resulta de igual utilidad para todas las compañías. Una Pyme no perderá el tiempo escribiendo una RFP si puede reunirse con unos pocos buenos proveedores. Por otra parte, una empresa que quiere adquirir un sistema ERP, un sistema de gestión documental o un software de recursos humanos bastante grande y complejo, necesita analizar todas las opciones minuciosamente. Por ejemplo, una Solicitud de Propuesta puede ser de gran ayuda para hacer una primera selección cuando hay una licitación.

Recuerda: Una RFP se centra en los costes de un determinado servicio o producto. Aunque esto es importante, hay que tener en cuenta el Retorno de la Inversión (ROI). Más vale una gran inversión que amortiza mucho y rápido, a una pequeña que no dé mucho rendimiento.

¿Qué contiene una RFP?

Al igual que en las RFI, las RFP no tiene una forma establecida. Sin embargo, se suele dividir en tres partes:

  1. Directrices: aquí se incluyen las “reglas” para completar el RFP, aclara conceptos y explica el procedimiento de la compañía de la toma de decisión final de la compra.
  2. Información de la empresa solicitante: en esta parte, la empresa aclara qué servicio o producto pide del proveedor. Se especifican y explican los deseos y requisitos. Esta información se describe, por lo general, de manera muy detallada para que así la empresa se asegure que el proveedor que elija realice una implementación óptima. Hay empresas que a propósito no ponen una información demasiado detallada para dar la oportunidad a los proveedores de aclarar su propio enfoque e ideas.
  3. Preguntas al proveedor: consiste en una lista de preguntas específicas sobre qué productos y servicios ofrecen y su precio. Aquí, las empresas solicitantes suelen pedir las condiciones generales del acuerdo de nivel de servicio (ANS).

¿Qué diferencia hay entre una solicitud de propuesta o una solicitud de cotización?

Los términos RFP y Solicitud de Cotización (Request for Quotation, RFQ) se suelen utilizar indistintamente. Eso ocurre porque están muy relacionados, pero, sin embargo, una RFQ es menos compleja. La empresa redacta una RFQ cuando sabe lo que quiere comprar y solo está interesado en el precio. Esto es frecuente en el caso del hardware, ya que no necesita mucha personalización. Otro ejemplo sería el de una oficina que ya tiene un determinado tipo de escáner y desea comprar una decena de ellos, en este caso se puede hacer un RFQ a diferentes proveedores.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 16 abril). Solicitud de propuesta (Request for Proposal). TIC Portal. https://www.ticportal.es/glosario-tic/solicitud-propuesta-rfp