Solicitud de propuesta (Request for Proposal)

Compilación de ofertas para servicios o productos específicos

La Solicitud de propuesta, o Request For Proposal (RFP) en inglés, es el documento que una empresa crea para pedir propuestas a posibles proveedores de productos o servicios TIC para el proyecto. Un enfoque que suelen tomar las empresas es la combinación de una RFP con una presentación y/o demostración de la solución ofrecida. El RFP suele ir precedido de una solicitud de InformaciónLa Solicitud de Información es más conocida por sus siglas del término anglosajón, RFI (Request for Information). El RFI es un documento con el que una empresa solicita información sobre un producto o servicio a los proveedores. Con la respuesta de los proveedores, la empresa obtiene una idea de las posibilidades que le ofrece cada proveedor. La empresa también puede comparar a los distintos proveedores (de manera superficial). (Request for Information, RFI), una solicitud de información sobre el paquete y el proveedor más informal.

¿Quién escribe una RFP?

En principio, todas las empresas pueden redactar una Solicitud de Propuesta. Sin embargo, este método no resulta de igual utilidad para todas las compañías. Una Pyme no perderá el tiempo escribiendo una RFP si puede reunirse con unos pocos buenos proveedores. Por otra parte, una empresa que quiere adquirir un sistema ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros., un sistema de gestión documentalUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla. o un software de recursos humanosEl software de recursos humanos se utiliza en empresas que disponen un departamento de RRHH o un responsable dedicado a planificar y administrar la gestión del personal. Dentro de las funciones de este departamento puede encontrarse la atención al personal, el registro de ausencias, bajas y horas trabajadas, la gestión de nóminas y salarios, la asignación de vacaciones y otras solicitudes directas del personal. Además, también pueden encargarse de los distintos procesos de selección para puestos vacantes, las evaluaciones de desempeño de trabajadores o la planificación de ascensos. bastante grande y complejo, necesita analizar todas las opciones minuciosamente. Por ejemplo, una Solicitud de Propuesta puede ser de gran ayuda para hacer una primera selección cuando hay una licitación.

Recuerda: Una RFP se centra en los costes de un determinado servicio o producto. Aunque esto es importante, hay que tener en cuenta el Retorno de la Inversión (ROI)El retorno de la inversión (ROI, Return On Investment), sirve para calcular la eficiencia de una inversión. Es decir, con la fórmula de ROI se analizan los costes y beneficios de una inversión para estudiar si es o será positiva o negativa una inversión. Con la compra de un software, los jefes de proyecto reciben órdenes de la dirección para que realicen una estimación del ROI. En este caso, el retorno de la inversión es una medida de ayuda para determinar si una inversión de software concreta merece la pena.. Más vale una gran inversión que amortiza mucho y rápido, a una pequeña que no dé mucho rendimiento.

¿Qué contiene una RFP?

Al igual que en las RFI, las RFP no tiene una forma establecida. Sin embargo, se suele dividir en tres partes:

1. Directrices: aquí se incluyen las “reglas” para completar el RFP, aclara conceptos y explica el procedimiento de la compañía de la toma de decisión final de la compra.
2. Información de la empresa solicitante: en esta parte, la empresa aclara qué servicio o producto pide del proveedor. Se especifican y explican los deseos y requisitos. Esta información se describe, por lo general, de manera muy detallada para que así la empresa se asegure que el proveedor que elija realice una implementación óptima. Hay empresas que a propósito no ponen una información demasiado detallada para dar la oportunidad a los proveedores de aclarar su propio enfoque e ideas.
3. Preguntas al proveedor: consiste en una lista de preguntas específicas sobre qué productos y servicios ofrecen y su precio. Aquí, las empresas solicitantes suelen pedir las condiciones generales del acuerdo de nivel de servicio (ANS)Un acuerdo de nivel de servicio (ANS), o en inglés Service Level Agreement (SLA), es un documento que establece los acuerdos sobre las normas de un servicio o producto. En el mundo TIC, este tipo de documento se encuentra en forma de un contrato formal entre el partner de implementación y la empresa que adquiere el software. Un ANS se encarga de que ambas partes sepan qué esperar, y también, es un medio judicial para hacer que estos pactos se cumplan..

¿Qué diferencia hay entre una solicitud de propuesta o una solicitud de cotización?

Los términos RFP y Solicitud de Cotización (Request for Quotation, RFQ) se suelen utilizar indistintamente. Eso ocurre porque están muy relacionados, pero, sin embargo, una RFQ es menos compleja. La empresa redacta una RFQ cuando sabe lo que quiere comprar y solo está interesado en el precio. Esto es frecuente en el caso del hardwareUn hardware es el componente material que conforma un equipo informático, es decir, todo aquello que se puede tocar, como por ejemplo: la pantalla, el ratón, el teclado, etc. Esto actúa en contraposición al software, que se refiere al componente lógico de un equipo informático (todos los componentes que no se pueden tocar pero que hacen posible la realización de tareas específicas): sistema operativo, procesadores de texto, etc. Gracias a la combinación de software y hardware, un equipo informático funciona correctamente., ya que no necesita mucha personalizaciónPersonalizar un software consiste en hacer adaptaciones en el software para que se ajuste a los procesos y a la cultura de una empresa. Estas adaptaciones ayudan a que el sistema cumpla con las necesidades de la empresa y evitan tener que hacer tareas manualmente. Cuando se contrata un software, éste tiene unos módulos y unas funcionalidades estándares. No obstante, no hay una forma “estándar” de trabajar, sino que cada empresa tiene su propia forma de proceder.. Otro ejemplo sería el de una oficina que ya tiene un determinado tipo de escáner y desea comprar una decena de ellos, en este caso se puede hacer un RFQ a diferentes proveedores.