WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Best Value Procurement: ¿cómo se aplica en un proyecto de software?

Índice

  1. ¿Qué es?
  2. Fases
    1. Preparación
    2. Selección
    3. Resolución de dudas
    4. Ejecución

¿Qué es el Best Value Procurement?

El Best Value Procurement (BVP) es una metodología de compra que consiste en conseguir el máximo valor de un producto o servicio por el menor precio posible. Esta metodología está muy extendida en los proyectos de licitación, pero también hay empresas privadas que realizan BVP.

Con el BVP las empresas que buscan adquirir un servicio o producto no sólo se fijan en las prestaciones (valor), sino que también en términos de calidad, experiencia (facilidad de uso del producto/servicio) y tiempo de realización (lo que se tarda en fabricar el producto o lo que se tarda en implementar el software). Es decir, se busca contratar el producto o servicio que incluya más prestaciones, de mejor calidad y en el menor tiempo y coste posible.

Las 4 fases de BVP

Para poder adquirir un producto o servicio hay 4 fases que se han de completar:

fases proceso best value procurement bvp

Fase de preparación

Durante esta fase, la empresa se prepara para el proceso de compra. Para ello, define los objetivos y los criterios de calidad. En el caso de una contratación de software, este sería en el que las empresas se orientan sobre qué necesitan (los requerimientos que debe cumplir el software).

El jefe o grupo de proyecto debe reunirse con los distintos departamentos para hacer un análisis de requisitos. De esta forma, podrán estudiar cómo son los procesos empresariales ahora, cómo quieren mejorarlos y qué necesitan (a nivel de personal, software y/o hardware) exactamente para llegar a esa mejora.

etapas analisis requisitos

Atención: para cada tipo de sistema, hay muchos programas distintos. Algunos sistemas incluyen más funcionalidades que otros, llaman distinto a las funcionalidades o, incluso, pueden tenerlas más dirigidas para un sector u otro. La recopilación de estas funcionalidades no siempre es tarea fácil. Por eso, TIC Portal ha creado los siguientes Premium digiBooks donde los jefes o grupos de proyecto pueden indicar cuáles son las funcionalidades que requieren:

  • Sistemas RRHH: funcionalidades clave
  • Gestión Documental: funcionalidades clave
  • Sistema CRM: funcionalidades clave
  • Sistema financiero: funcionalidades clave
  • Funcionalidades ERP: Comercio o Funcionalidades ERP: Producción

Fase de selección

Una vez que se han recopilado los deseos y requisitos de la empresa, es hora de buscar qué proveedores pueden ofrecer la solución. En este punto, no se atiende tanto a cuánto cuestan las distintas opciones, sino a si cumplen con lo que se requiere.

En las empresas públicas, éste proceso se hace mediante un proceso de solicitud de información (RFI). En esta solicitud se encuentran los datos de la organización y los requisitos que buscan. Los proveedores envían la información sobre qué productos y servicios ofrecen (que estén relacionados con el proyecto de licitación de la organización).

No todos podrán cumplir con todos los requisitos. Por ello, cuando se estudia la información recibida de los distintos proveedores, mandan una solicitud de propuesta (RFP) a aquellos que puedan llevar a cabo todos los requisitos. Para agilizar este proceso de solicitud de información y de compras hay organizaciones que se ayudan de un portal de proveedores. Las propuestas de los proveedores incluyen las funcionalidades requeridas y el presupuesto final.

¡Ojo! Generalmente, las empresas privadas no le pueden dedicar mucho tiempo al proceso de búsqueda y selección de software. Por lo que, con frecuencia, cometen el fallo de ver soluciones y proveedores conocidos, pero quizá no adecuados. TIC Portal estudia los diferentes sistemas de software y los proveedores que hay en el mercado español. Si lo desea, puede contactar a TIC Portal y un asesor le ayudará con una selección de soluciones para su proyecto: +34 954 040 045.

Los criterios de evaluación de las propuestas se componen del:

  • Nivel de experiencia del proveedor (tanto del sector como el mismo tamaño de la empresa);
  • Evaluación de riesgos asociados a la contratación (si podría haber vendor lock-in, si el proveedor no tiene experiencia en el sector o si no reúne todos los requisitos);
  • Valores añadidos que incluyen en la propuesta;
  • Precio.

En las empresas privadas, normalmente no se tiene una propuesta hasta que no se han reunido con el proveedor para tener una demo y se haya hablado de los requisitos de la empresa. Por tanto, ese “filtro” de propuestas ocurre luego. Además, hasta que finalmente se escoge al partner, se tienen varias demos hasta que finalmente se escoge el software. Comparar proveedores requiere mucho tiempo y experiencia. Para facilitar el proceso, TIC Portal ha creado el Premium digiBook ¡Ayuda, tengo una demo!. En su interior se revela cómo prepararse para una demo, qué cuestiones son importantes tratar durante la demo y consejos para saber cómo evaluar a cada proveedor con el que se ha reunido.

Clarificación de las dudas del proyecto con el proveedor seleccionado

La solución y el partner ya han sido seleccionados y ahora toca sentarse con ellos para ver cómo se va a proceder. En esta etapa, el proveedor seleccionado tiene reuniones con el jefe o grupo de proyecto para ver cómo se pueden plasmar los procesos en el software. Por ejemplo, se establece qué personalizaciones se van a llevar a cabo, el número y tipo de licencias, se estudian cómo van a ser los flujos de trabajo, etc. Una vez que está todo aclarado, se firma el contrato y se puede empezar con la siguiente fase.

Atención: los contratos de softwares son muy vinculantes. Es crucial conocer los aspectos legales más importantes y a qué prestar atención para no tener una excesiva dependencia del proveedor en el futuro. Para ayudar con esta fase del proyecto, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Asuntos legales de una contratación TIC. En él se encuentran los diferentes tipos de contratos TIC, vídeos y consejos de abogados especializados en las TICs, plantillas para orientarse y una tabla de los elementos que no se deben olvidar tratar.

Ejecución y puesta en marcha del proyecto

Esta fase final consiste en la implementación y revisión de los KPI’s del proyecto de software. Es decir, a medida que avanza la puesta en marcha del software, periódicamente se hace un informe sobre si el proyecto va según lo planeado. Además, durante esta fase pueden surgir desviaciones del plan: bien porque no se hubiera tenido algo en cuenta o porque hayan aparecido nuevos requisitos. Estas modificaciones hay que estudiarlas para ver cómo se puede adaptar el proyecto sin que lo retrase o sin que suba (mucho) el coste.

¿Quiere usar este artículo como fuente? Haga clic para copiar.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2022, 12 mayo). Best Value Procurement: ¿cómo se aplica en un proyecto de software? TIC Portal. https://www.ticportal.es/glosario-tic/best-value-procurement