La Solicitud de Información como ayuda en la fase de orientación
La Solicitud de Información es más conocida por sus siglas del término anglosajón, RFI (Request for Information). El RFI es un documento con el que una empresa solicita información sobre un producto o servicio a los proveedores. Con la respuesta de los proveedores, la empresa obtiene una idea de las posibilidades que le ofrece cada proveedor. La empresa también puede comparar a los distintos proveedores (de manera superficial).
La solicitud de información resulta especialmente útil para las empresas que, en la fase de orientación, desean o tienen que investigar a muchos posibles socios. Un RFI precede, generalmente, a una solicitud de propuesta (más conocida por sus siglas inglesas RFP, Request For Proposal). El RFP es el documento en el que las empresas solicitan información sobre el precio de un producto o servicio. Aunque, como mencionado anteriormente, normalmente el RFI precede al RFP, también pueden combinarse en ciertos casos. Debido a las licitaciones, esta combinación ocurre frecuentemente en los organismos gubernamentales. Al hacerlo de esta manera, se reune toda la información relevante para realizar la primera selección.
¿Qué información se solicita en una RFI?
No hay una manera establecida a la hora de configurar una RFI. Cada empresa decide qué información específica quiere recopilar sobre diferentes proveedores. También, ésta elige la cantidad de detalles que quiere mostrar sobre el motivo de la solicitud.
Elementos fijos
El hecho de que no haya una manera establecida a la hora de hacer un RFI no significa que cada RFI sea diferente. Hay una serie de elementos que suelen aparecen:
- Información básica de la empresa solicitante ya incluida (como actividad comercial y detalles de contacto).
- Información básica a completar del proveedor (como actividad comercial y detalles de contacto).
- Un Acuerdo de Confidencialidad (CA, Confidentiality Agreement), es decir, una cláusula de confidencialidad para evitar que los proveedores transmitan la información a terceros.
- Una serie de preguntas específicas sobre las posibilidades del proveedor.
Elementos comunes
Aparte de los elementos anteriormente expuestos, hay una gran variedad de cosas diferentes que una empresa puede comunicar o solicitar una RFI. Aquí abajo, se expone una lista indicativa no exhaustiva de elementos comunes que suelen surgir:
- Presentación de la empresa solicitante.
- Exposición del motivo de la RFI.
- Preguntas sobre la experiencia con proyectos similares del proveedor.
- Preguntas acerca del plan de acción del proveedor.
- Preguntas sobre la situación financiera del proveedor.
- Preguntas acerca del proveedor y sus competencias técnicas.
- Referencias de proyectos / clientes similares.
- Matriz de criterios de selección en la cual se basará la empresa solicitante para la elección del proveedor.
¿Sabías qué? Algunas empresas ofrecen resolver a los proveedores un caso basado en un escenario realista. De esa manera, se obtiene la ventaja de la prueba la dedicación del proveedor para el proyecto. Sin embargo, al hacerlo de esta forma, se necesita más trabajo para comparar a los diferentes proveedores y sus técnicas.